Berichtswesen

Sie müssen einen Text formulieren und wissen nicht, wo und wie Sie anfangen sollen? Jessika Herrmann zeigt, wie Sie in drei Schritten einen gut gegliederten und leicht verständlichen Text erstellen. Wenn Sie Ihre Texte auf die jeweilige Zielgruppe ausrichten und überlegt formulieren, finden Sie nicht nur schnell einen guten Einstieg, sondern vermeiden auch Missverständnisse bei den Empfängern. Im Beitrag finden Sie dazu konkrete Anleitungen und anschauliche Textbeispiele. Mehr lesen

Auf was sollen Kunde und Auftragnehmer achten, damit ein externes Software-Einführungsprojekt ein Erfolg wird? Dr. Christoph Zahrnt ging dieser Frage nach und befragte insgesamt mehr als 200 Personen - vorwiegend Projektmitarbeiter von Auftragnehmern - nach deren Erfahrungen. Ziel war zum einen, die Erfolgsfaktoren aus Auftragnehmersicht zu ermitteln, zum anderen herauszufinden, wer letztendlich die Verantwortung für deren Umsetzung trägt. Der Beitrag stellt die Ergebnisse der Befragung vor. Mehr lesen

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor im Projekt ist das menschliche Verhalten. Bestimmte, meist unbewusste Handlungsweisen – so genannte Verhaltensmuster – sind jedoch für den Projektfortschritt hinderlich und können letztendlich zum Scheitern eines Projekts führen. Ein ausuferndes Berichtswesen, das die eigentliche Projektarbeit lähmt, ist z.B. eine häufig anzutreffende Folge solcher Muster. Chris Rupp und Christian Pikalek beschreiben in diesem Artikel, welche Ursachen für diesen so genannten "Reportismus" verantwortlich sind, wie man ihn frühzeitig erkennt und was man tun kann, um ihn von Anfang an wirkungsvoll zu vermeiden. Mehr lesen

In den meisten Projekten fallen sehr viele Dokumente an, die von den Projektbeteiligten erstellt und in elektronischer Form untereinander ausgetauscht werden. Da Dokumente häufig jedoch nicht leserfreundlich gestaltet sind, übersehen die Empfänger leicht wichtige Informationen. Das geschieht insbesondere dann, wenn der Text nur am Bildschirm gelesen wird. Norbert Hanke stellt in seinem Artikel typische Probleme mit Bildschirmtexten dar und erläutert, wie Berichte, Konzepte und Beschreibungen so erstellt werden, dass die anderen Projektbeteiligten sie zügig am Bildschirm lesen und die Inhalte leichter erfassen können. Mehr lesen

Gerät ein Projekt in Schwierigkeiten und können zugesagte Leistungen nicht erbracht werden, muss das früher oder später auch an den Kunden kommuniziert werden. Ob der Kunde daraufhin verärgert aus dem Vertrag aussteigt oder bereit ist, "im Boot" zu bleiben und den Auftragnehmer bei der Lösung der Probleme zu unterstützen, hängt entscheidend von der richtigen Kommunikationsstrategie ab. Ralf Wallner gibt in diesem Artikel praktische Tipps, was Sie als Projektleiter des Auftragnehmers bei der Kommunikation mit dem Kundenprojektleiter beachten sollten, wenn Ihr Projekt z.B. nicht planmäßig beendet werden kann oder wenn Leistungskürzungen anstehen. Mehr lesen

Nicht immer ist die Zentralisierung der Informationstechnologie ein Allheilmittel, mit dem Unternehmen Synergieeffekte erreichen und ihre Kosten senken können. Vor allem wenn über Landesgrenzen hinweg Datenverarbeitung und Prozesse zusammengelegt werden, birgt dies Risiken, die den langfristigen operativen Nutzen dieser Strategie in Frage stellen. Diese Erfahrung machte auch eine international tätige Bank, deren zentralisierte Anwendungs- und Datenarchitektur zur Kosten- und Qualitätsfalle zu werden drohte. Aus strategischen Gründen entschied sich die Bank für ein Dezentralisierungsprojekt, um lokale Anwendungen von konzernweit verwendeten zu trennen. Peter Esposito schildert das Projekt aus Sicht der deutschen Niederlassung. Mehr lesen

Schlecht organisierte und abgestimmte Informations- und Datenflüsse können selbst das ausgefeilteste Controllingsystem zu Fall bringen. Ein solches System kann nur funktionieren, wenn alle Beteiligten es akzeptieren und ihre Pflichten kennen. Dr. Martin Kärner beschreibt in seinem Beitrag die Schnittstellen im System der Daten- und Informationsflüsse und erklärt, was Projektleiter beim Aufbau einer Projektkommunikation zu Controllingzwecken beachten sollten. Mehr lesen

Projektberichterstattung wird oft als lästige Pflichterfüllung betrachtet. Dabei ist sie eine Visitenkarte des Projekts nach außen und gleichzeitig ein wesentliches Marketing-Instrument. Wie in Marketing und Werbung gilt auch hier: Unterschiedliche Ziele und Zielgruppen erfordern unterschiedliche, individuell angepasste Maßnahmen. Manager müssen ins Boot geholt, Controller beruhigt, Mitarbeiter motiviert werden. Doch wie sieht ein Berichtswesen aus, das mit vertretbarem Aufwand eine optimale Wirkung erzielt? Dr. Peter Duwe zeigt in seinem Beitrag, worauf es dabei ankommt und gibt Tipps, wie Sie ein eigenes wirkungsvolles Berichtssystem entwerfen. Mehr lesen

Wichtiger Baustein erfolgreicher Projektarbeit ist eine funktionierende und effektive Kommunikation. Hierzu gehören Projektberichte, die meist in periodischen Abständen präsentiert und häufig mit Microsoft PowerPoint angefertigt werden. Verwendet man dafür Vorlagen, sichert das einerseits ein einheitliches Erscheinungsbild der Projektberichte und spart andererseits Zeit, die sonst für langwierige Formatierungsarbeiten aufgewendet wird. Dieter Schiecke zeigt in diesem Artikel, wie Sie dabei in Microsoft PowerPoint 97/2000 vorgehen. Zwei Beispielvorlagen zum Herunterladen helfen Ihnen bei der praktischen Umsetzung. Mehr lesen

"Beim nächsten Projekt wird alles anders!" – und dann passieren doch wieder dieselben Fehler wie beim letzten Mal. Ein guter Vorsatz garantiert eben noch keine Verbesserung. Wer aus gemachten Erfahrungen klug werden will, muss diese nachvollziehen, analysieren und bewerten können. Eine gute Grundlage hierfür liefert das Projekttagebuch. Gisela Müller zeigt in ihrem Artikel die verschiedenen Möglichkeiten, ein solches Projekttagebuch zu führen. Mehr lesen