Besprechung

Konferenzen können mit enormer Zeitverschwendung verbunden sein: Das Ziel einer Besprechung ist nicht klar definiert oder nicht jedem Teilnehmer bekannt. Es gibt keine Tagesordnung, so dass niemand vorbereitet ist. ... Mehr lesen

In vielen Firmen wird bei Besprechungen zuviel Augenmerk darauf gelegt, wer welche Argumente gebracht hat, welche Ansichten von wem vertreten wurden und wer sonst noch seinen Senf dazu gegeben hat. Mehr lesen

Besonders IT-Infrastrukturprojekte bringen Mitarbeiter aus den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen an einen Tisch. Die verschiedenen Sichtweisen der Projektbeteiligten und das noch nicht etablierte Vertrauen untereinander führt häufig zu einer schwammigen Projektbeschreibung, die eine konkrete Umsetzung erschwert. Mehr lesen

Videokonferenzen werden als zeitsparende und kostengünstige Alternative zu Meetings immer beliebter. Eine Videokonferenz muss auf Anhieb sitzen. Wie bei einer Live-Veranstaltung gibt es keine zweite Chance. Mehr lesen

"Pünktlichkeit gehört nicht zu meinen Stärken", war die saloppe Äußerung eines Meeting-Teilnehmers, als er zwanzig Minuten nach der angesetzten Zeit mit fliegenden Unterlagen das Besprechungszimmer betrat. Aber er war nicht der einzige, der zu spät gekommen war, nur der letzte. Pünktlich zu sein gilt als uncool, wer auf sich warten lässt, signalisiert: Ich habe viel zu tun und daher bin ich wichtig; so wichtig, dass ich andere sitzen lassen kann. Mehr lesen

Gestalten Sie Ihre Vorträge spannend und regen Sie Ihr Publikum zum Zuhören an! Wie Ihnen das gelingt, dazu gibt Ihnen Gisela Müller hier ein paar nützliche Anregungen. Bereiten Sie Ihren Vortrag so vor, als würden Sie Gäste zum Essen einladen. Welche Gäste werden erscheinen (Ihre Zielgruppe) und was wollen Sie ihnen anbieten? Nachdem Sie die Fragen beantwortet haben, muss der Tisch gedeckt werden. Legen Sie Ihre Präsentationsmaterialien zurecht (Folien, Präsentationsdatei, Handouts etc.) und stellen Sie das Menü zusammen! Mehr lesen

Eine angenehme Arbeitsumgebung ist die beste Grundlage für Moderator und Teilnehmer, um ein gutes Besprechungsergebnis zu erzielen. Sie motiviert und unterstützt Ihre Mitarbeiter und Teammitglieder unbewusst bei ihrer Arbeit.Gerade bei langen, harten Arbeitssitzungen ist das Umfeld wichtig und sollte optimal gestaltet sein. Mehr lesen

Egal ob es sich um Berichte, Besprechungsprotokolle, Telefonnotizen oder sonstige Notizen handelt: Projektdokumentation ist notwendig und wichtig. Sie dient der Informationsweiterleitung und hat die Aufgabe, den jeweiligen Sachverhalt knapp und treffend zu beschreiben – getreu dem Grundsatz "In der Kürze liegt die Würze". Mehr lesen

In Besprechungen und Workshops ist das Flipchart als Arbeitsmittel bereits weit verbreitet. Doch nicht nur bei Veranstaltungen im Kreise von Projektteams sind die großflächigen Notizblöcke effektiv zu nutzen: Das Flipchart kann Ihnen gute Dienste leisten, wenn Sie alleine an kniffligen Problemen oder schwierigen Aufgaben arbeiten. Mehr lesen

Meetings sind für den Informationsaustausch während eines Projekts unentbehrlich; werden sie aber falsch eingesetzt, verbrauchen sie unnötig Zeit und Ressourcen. Im schlechtesten Fall wirken sie sogar kontraproduktiv. Frank Gürgens stellt ein paar einfache Grundregeln vor, wie man Meetings effizient einsetzt und gestaltet. Mehr lesen

Werden Einladungen per Mail verschickt, ist die Antwort-Disziplin der Mitarbeiter oft nicht besonders gut. Anwender von Lotus Notes R5 haben jedoch eine einfache Möglichkeit, diese zu verbessern: den Antwort-Agenten. Er sorgt für mehr Komfort bei der Rückmeldung und ermöglicht dem Empfänger, eine automatisch generierte Antwort-Mail mit nur einem Klick zu versenden. Regina Wolf erklärt in ihrem Tipp, wie Sie den Antwort-Agenten einrichten und verwenden. Mehr lesen

Teambesprechungen sind dann am produktivsten, wenn die Teilnehmer sich aktiv in die Diskussion einbringen, Argumente austauschen und so ein klares Bild des Sachverhalts erarbeiten. Oft verhalten sich Mitarbeiter in Besprechungen aber sehr zurückhaltend. Dr. Tomas Bohinc zeigt in seinem Tipp, wie Sie als Projektleiter dafür sorgen können, dass die Teilnehmer aktiv in die Besprechung eingebunden werden und so gemeinsam zu einem tragfähigen Ergebnis finden. Mehr lesen

Wenn Teammitglieder bei der Übergabe eines Arbeitspakets nicht alle ihre Fragen dazu stellen oder Auftraggeber ihre Wünsche an das Projektergebnis nicht vollständig darlegen, entgehen dem Projektmanager wichtige Informationen. Für ihn ist es also wichtig, dass alle Projektbeteiligten in Gesprächen möglichst offen mit ihm kommunizieren. Nur wie stellt er das an? Die 3-Sekunden-Regel hilft. Dr. Michael Franz stellt die Regel vor und zeigt, wie man sie einsetzt. Mehr lesen

Immer wieder fallen einem Dinge auf, die man gerne verbessern würde. Sei es, dass man sich effizientere Meetings wünscht, eine übersichtlichere Datenablage oder eine verlässlichere E-Mail-Kommunikation im Team. Solche Ziele sind oft nicht leicht zu erreichen: Man muss sich disziplinieren und alte Gewohnheiten mühsam ablegen – von den Gewohnheiten der anderen ganz zu schweigen. Da ist man oft nahe dran, das Handtuch zu werfen und alles beim Alten zu lassen. Jessika Herrmann erläutert in ihrem Tipp, mit welchen Unterstützungsmaßnahmen Sie Ihre Vorsätze erfolgreich umsetzen können. Mehr lesen

Mit Umstandskrämern zu arbeiten ist schwierig. Sie kommen vom Hundertsten ins Tausendste und ziehen Besprechungen unendlich in die Länge. Das ist überaus hinderlich, wenn eine Entscheidung getroffen werden muss oder das Projekt vorankommen soll. Lassen Sie sich von der konfusen Gesprächsweise eines Umstandskrämers jedoch nicht beeindrucken, sondern übernehmen Sie die Gesprächsführung und sorgen Sie für Struktur. Gitte Härter zeigt Ihnen, wie das geht. Mehr lesen

Damit Besprechungen handfeste Resultate haben, muss man festhalten, welche Aufgaben anstehen und wer diese Aufgaben bis wann erledigen soll. Das mag banal erscheinen, in der Praxis gibt es jedoch viele Treffen, an deren Ende niemand weiß, wer was zu tun hat. Nicolai Andler beschreibt, wie man Aufgaben als "Next Steps" aussagekräftig und ergebnisorientiert formuliert, um zügig zu Ergebnissen zu kommen. Außerdem zeigt er, wie "Next Steps" verwendet werden können, um nach einer Beschlussfassung Bedenken und Einwände von Besprechungsteilnehmern auszuräumen. Mehr lesen