Projektsekretariat
Das Projektsekretariat ist die "zentrale Anlaufstelle der Projektleitung für Kommunikation, Entlastung des Projektleiters, Stellvertretung, Sicherung, Betreuung, Archivierung und Sicherung der Dokumentation" (DIN 69905). Der Betrieb des Projektsekretariates gehört zu den Aufgaben der Projektassistenz. Je nach Umfang und Art des Projektes ist das Projektsekretariat ein eigener Raum oder wird anteilig in einem bestehenden Sekretariat der Linienfunktion betrieben. Auch der Betrieb eines virtuellen Projektsekretariats / Projektbüros ist möglich.
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| Englischer Begriff |
Project Office |
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Weiterführende Beiträge im Projekt Magazin
Projektcontrolling: Der Informations- und Datenfluss
Schlecht organisierte und abgestimmte Informations- und Datenflüsse können selbst das ausgefeilteste Controllingsystem zu Fall bringen. Ein solches System kann nur funktionieren, wenn alle Beteiligten es akzeptieren und ihre Pflichten kennen. Dr. Martin Kärner beschreibt in seinem Beitrag die Schnittstellen im System der Daten- und Informationsflüsse und erklärt, was Projektleiter beim Aufbau einer Projektkommunikation zu Controllingzwecken beachten sollten. Mehr lesen
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Eine Branche im Umbruch: Projektmanagement bei Energieversorgern
Die deutschen Energieversorger stehen vor großen Veränderungen: Die Liberalisierung der Energiemärkte, Zusammenschlüsse, Kooperationen und Vorschriften der EU erfordern neue Strukturen und Strategien. Aus dieser Entwicklung ergeben sich zahlreiche neue Projekte, zum Beispiel Organisations-, Investitions- oder IT-Projekte. Oliver Verspohl berichtet, wie sich die Unternehmen der Energiebranche auf professionelles Projektmanagement umstellen, in welchen Unternehmensbereichen Projekte derzeit vorrangig anfallen, wo es Defizite beim Projektmanagement gibt, wann externe Projektmanager helfen können und welche Kriterien diese erfüllen sollten. Mehr lesen
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Project Management Offices im Unternehmen einführen
Project Management Offices (PMOs) sind mittlerweile in vielen Unternehmen etabliert. Sie dienen als zentrale Anlaufstelle für alle PM-Fragen. Die Unternehmen erhoffen sich, dass sie mit Hilfe von PMOs typische Fehler wie den Mangel an einheitlichen Planungsstandards, schlechte Vergleichbarkeit von Projekten, ungenügende Entscheidungsunterstützung für das Management oder Ressourcen-Überlastung mangels Transparenz vermeiden können. Marc Lappe erläutert in seinem Beitrag, was Sie bei der Einrichtung eines PMOs bezüglich Positionierung im Unternehmen, Organisation, Aufgabenzuordnung und Anforderungen an die Mitarbeiter beachten sollten. Mehr lesen
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Zeit sparen mit intelligenten Word-Formularen
Egal, ob es sich um eine einfache Checkliste, eine Reisekostenabrechnung oder einen Statusbericht handelt – Formulare findet man in der Projektarbeit überall. Einen Beitrag zur effizienten Arbeit leisten sie jedoch nur, wenn sie ein einheitliches Erscheinungsbild aufweisen. Schon einfache, zentral verwaltete Formulare erfüllen diese Anforderung. "Intelligente" Formulare nehmen dem Team zusätzlich Hand- bzw. Rechenarbeit ab. Tanja Kuhn führt Sie in diesem Beitrag Schritt für Schritt durch die Erstellung eines Projektauftrag-Formulars in Microsoft Word. Sie erfahren außerdem, wie sich bestimmte Funktionen durch einfache VBA-Routinen vereinfachen und automatisieren lassen. Mehr lesen
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Wie Sie Projektmanagement zur Kernkompetenz Ihres Unternehmens machen
Die Zeiten, in denen Projektmanagement nur als Methode für große, seltene Vorhaben fernab vom normalen Betriebsgeschehen galt, sind vorbei. Der professionelle Umgang mit Projekten sollte heute jedem Unternehmen geläufig sein. Doch das falsche Verständnis von Projektmanagement als "gesunder Menschenverstand, angereichert um einige Methoden" ist noch immer weit verbreitet. Heinz Scheuring räumt in seinem Artikel mit diesem Irrglauben auf und zeigt, wie Sie Projektmanagement in Ihrer Organisation verankern können, worauf Sie bei der Gestaltung und Optimierung achten sollten und wie Sie gefährliche Klippen umschiffen. Mehr lesen
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Projektbüros in IT-Organisationen
In der Regel müssen mehrere Projekte parallel oder zumindest phasenverschoben abgewickelt werden. Projektleiter sind der Doppelbelastung von organisatorischer wie auch fachlicher Verantwortung ausgesetzt. Einen Weg aus dem Chaos bietet die Einrichtung eines übergreifenden Projektbüros. Torsten Pritz von der Pcubed Program Planning GmbH erläutert in seinem Artikel, was ein Projektbüro ist. Er stellt die wesentlichen Aufgaben eines zentrales Projektbüros vor und zeigt, wie es die Projektarbeit transparenter, kontrollierbarer und effizienter werden lässt. Mehr lesen
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