Das Multiprojektmanagement-System admileo entstand zunächst als interne Softwarelösung für das Management von Großprojekten im Kraftwerksbau. Dieses "Management Enterprise Information-System" wurde seit 2004 auf eine komplett neue technische Basis gestellt. Das neue Produkt wird heute vom Mindener Unternehmen Archimedon unter dem Namen admileo weiterentwickelt und vermarktet. Geblieben ist der Anspruch, ein unternehmensweites Management-Informationssystem zu bieten, welches neben dem Projektmanagement auch die Anforderungen der verschiedensten Unternehmensbereiche abdeckt und "die Sicht aufs Ganze" bietet.
Zu den Anwendern von admileo zählen Konzerne wie die ABB AG Division Energietechnik, aber auch mittelständische Unternehmen, etwa das auf Prozessautomation und Systemschränke spezialisierte Unternehmen Pasys oder der Ingenieurdienstleister INP.
18 Module für Projekt- und Unternehmensmanagement
Zwei grundlegende Module bilden den Kern des Systems: Mit dem "Multi-Projekt-Manager" greift der Anwender auf die Projektdaten zu, während der "Organisations-Manager" die Navigation durch die gesamte Unternehmensstruktur ermöglicht. Beide Komponenten lassen sich um jeweils acht weitere Module erweitern (Bild 1). Schon die Namen der Hauptmodule zeigen, dass admileo den Anspruch erhebt, das Projektmanagement mit dem Management der gesamten Organisation zu verzahnen.
Bild 1: Die 18 Module des Multiprojekt- und des Organisationsmanagers.
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Zum Multi-Projekt-Manager kommen z.B. die Module "Projektplaner" mit dem klassischen Gantt-Diagramm oder der "Anfrage- und Änderungs-Manager", mit dem Änderungsanträge erfasst und durch Workflows unterstützt systematisch bearbeitet werden können. Hinzu kommt auch der "Zukunfts-Projekt-Manager", mit dem der Anwender Projektideen und laufende Angebote in Szenarien berücksichtigt.
Den Organisations-Manager ergänzt u.a. das Modul "Ressourcen-Manager", mit dem Ressourcenanfragen aus den Projekten bearbeitet, Auslastungen von Einzelpersonen und Gruppen analysiert und Abwesenheitszeiten geplant werden. Der "Personalqualifikations-Manager" bietet unternehmensweites Skillmanagement. Mit dem "Personal-Manager" können Personalakten geführt und Urlaube verwaltet werden.
Sowohl der Organisations-Manager als auch der Multi-Projekt-Manager können auf das Modul "Dokumenten-Manager" zugreifen. Damit lassen sich Dokumente z.B. im direkten Zusammenhang mit Teams, Aufträgen, Projekten oder Vorgängen verwalten. Dank umfangreicher Möglichkeiten, vom Ein- und Auschecken der Dokumente über die Versionierung bis hin zu der Volltextsuche und der Dokumentverteilung auf verschiedene Server an mehreren Unternehmensstandorten, kann sich das Modul durchaus mit eigenständigen Dokumentenmanagement-Systemen messen.
Zwei Hauptkomponenten mit weiteren 16 Modulen - das wirkt zunächst verwirrend. In der praktischen Arbeit wirkt die Anwendung allerdings wie aus einem Guss. Die Module sind gut aufeinander abgestimmt. Eine durchgängige Bedienungslogik mit einer einheitlichen Bedienoberfläche erleichtert die Einarbeitung. Vor allem aber sind die einzelnen Module direkt miteinander verknüpft. Um einen Änderungsantrag für sein Projekt zu erstellen, klickt der Anwender z.B. einfach auf das entsprechende Icon in der Symbolleiste des Multi-Projekt-Managers. Damit startet er den "Anfrage- und Änderungs-Manager", in dem bereits automatisch das betreffende Projekt ausgewählt ist. Ähnlich läuft es bei der Leistungserfassung: Wer im Zeiterfassungs-Manager eine Arbeitszeitbuchung markiert und im Kontextmenü per rechter Maustaste den Multi-Projekt-Manager öffnet, sieht dort das von der Buchung betroffene Arbeitspaket. Wählt man im Kontextmenü stattdessen den Organisations-Manager, präsentiert admileo die Daten der Ressource, deren Aufwand gebucht wurde.
Über Strukturbäume und Registerkarten zur Information
In jedem Modul finden sich am oberen Rand des Programmfensters Menü- und Symbolleisten. Der linke Fensterrand ist jeweils einem Strukturbaum vorbehalten, dessen Inhalt variiert. So zeigt z.B. der Personal-Manager hier die Unternehmensstruktur mit den einzelnen Organisationseinheiten und ihren Mitarbeitern. Im Multi-Projekt-Manager findet der Anwender im Baum die einzelnen Projekte entsprechend der Firmenstruktur sortiert vor. Unterhalb der Projektebene zeigt der Strukturbaum dann deren Projektstrukturpläne mit Teilprojekten und Vorgängen sowie den ihnen zugeordneten Ressourcen an.
Bild 2: Detailinformationen markierter Elemente (hier im Multi-Projekt-Manager) zeigt admileo auf mehrere Registerkarten verteilt an.
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Wählt der Anwender ein Element im Strukturbaum aus, zeigt admileo alle zugehörigen Details im eigentlichen Arbeitsbereich rechts daneben an. Da kommen rasch eine Menge Informationen zusammen - bei einer ausgewählten Ressource etwa die Stammdaten, gebuchte Arbeits- und geplante Abwesenheitszeiten oder die zugewiesenen Arbeitspakete. Die Software verteilt diese auf verschiedene Registerkarten. Mit dieser Kombination aus Symbolleisten zur Modulwahl, dem Strukturbaum und den auf die Registerkarten verteilten Detailinformationen bewegt sich der Anwender nach kurzer Eingewöhnungszeit recht zügig durch seine Projektlandschaft.
Projektplanung
Am Anfang der Projektplanung steht die Projektstruktur. Hier kommt der Auftrags- und Projektstruktur-Manager (APM). Mit ihm werden zum einen die Projektaufträge erfasst. Damit wird die Verbindung zwischen den Auftragspositionen sowie dem Projekt und seinen Teilprojekten gezogen. Gerade für projektorientiert arbeitende Dienstleister ist diese Funktion von Bedeutung - egal ob es sich beim Auftraggeber um einen externen Kunden handelt oder Projektleistungen im Zuge der internen Leistungsverrechnung zu berücksichtigen sind. Im Projektstruktur-Manager werden Projekte und Teilprojekte erstellt und ihr jeweiliger Buchungsstatus oder die zugehörige Angebotskalkulation hinterlegt. Ist bereits ein ERP-System im Einsatz, kann auf den Einsatz des APM verzichtet werden. In diesem Fall übernimmt die Software die Projektaufträge und die Projektstruktur direkt aus dem ERP-System, z.B. aus SAP SD und PS als führendem System.
Für die tägliche Arbeit des Projektleiters ist der Projekt-Planer von besonderer Bedeutung. Hier ergänzt der Projektleiter die Projekte und Teilprojekte um Arbeitspakete. Im Strukturbaum signalisieren Icons gleichzeitig Typ sowie Status der einzelnen Elemente. Findet sich z.B. neben dem Icon eines Teilprojekts noch ein kleines Paket-Symbol, ist schon vor dem Ausklappen des Strukturbaums klar, dass in diesem Teilprojekt bereits Arbeitspakete vorhanden sind. Drei Säulen im Icon der Projekte dienen als Ampel und zeigen den Status der Termine, Kosten und Mitarbeiter-Stunden (Bild 3). Auf diese Weise bietet der Strukturbaum neben der Navigation auch gleich eine gute Projektübersicht.
Bild 3: Icons im Strukturbaum signalisieren Typ und Status der einzelnen Elemente.
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Wie bei den meisten PM-Softwareprodukten bildet auch in admileo das Gantt-Diagramm den zentralen Arbeitsbereich für die Projektplanung. Rechts vom Projektstrukturbaum stellt die Software die Balken der einzelnen Arbeitspakete dar. Projekttermine berechnet admileo nicht selbst, sondern überlässt die Termineingabe stattdessen dem Anwender. Verknüpft der Anwender allerdings Vorgänge per Ende-Anfang-Folge, weist die Software auf widersprüchliche Termine hin. Das Histogramm unter dem Balkendiagramm ist vielseitig: Wählt man im Strukturbaum ein Arbeitspaket, stellt es die Verteilung der Plan- und Ist-Stunden dar. Sofern noch Arbeit aussteht, zeigt admileo außerdem noch eine korrigierte Aufwandskurve für die Zukunft in grün an, welche die unerledigte Arbeit auf die Restlaufzeit verteilt. Ein Klick im Strukturbaum auf die einem Vorgang zugeordneten Ressourcen zeigt jeweils deren Auslastung.
Bild 4: Wichtige Termine im Projekt bleiben über die Zeitlinien stets im Blick.
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Auf bis zu acht unterschiedlichen Zeitlinien (Bild 4) können wichtige Projekttermine am oberen Rand des Diagramms nochmals gesondert als Meilensteine visualisiert werden. Auf diese Weise bleiben etwa wichtige Lieferungen sowie Inbetriebnahme- und Zahlungstermine jederzeit im Blick.
Auch in puncto Kosten finden admileo-Anwender zahlreiche Funktionen. Auf der Registerkarte "Kosten" eines Projekts listet admileo sowohl die Ist- als auch die Plankosten nach Kostenarten getrennt auf. Auf Bestellungen, die noch nicht abgerechnet wurden, weist die Spalte "Obligo" hin. Das Modul "Projekt-Controlling" bietet darüber hinaus noch zahlreiche Auswertungen und Statistiken.
Leistungserfassung mit vielen Extras
Die meisten Anwender von Projektmanagement-Software kommen nur mit einer einzigen Funktion intensiver in Kontakt: Der Rückmeldung von Arbeits- und Projektzeiten sowie Fertigstellungsinformationen. Diese Informationen bilden die Basis jeder Projektsteuerung. Umso wichtiger ist es, dass die Software hier schnelle und einfache Eingaben erlaubt. Lieblose Zeiterfassungstabellen ohne Komfort gehören inzwischen zwar ohnehin weitgehend der Vergangenheit an, der Organisations-Manager von admileo punktet allerdings über den Standard hinaus mit außergewöhnlich durchdachten Features, wie z.B. den virtuellen Arbeitspaketen.
Dahinter verbirgt sich keineswegs eine Arbeitsbeschaffungsmaßnahme, sondern eine im Projektalltag hilfreiche Funktion. Hilft auf Zuruf ein Kollege in einem Projekt aus, steht ihm häufig keine passende Aktivität zur Verfügung, auf die er die entsprechende Arbeitszeit verbuchen könnte. Oft muss er in einem solchen Fall warten, bis der Projektleiter ihm einen passenden Vorgang zugewiesen hat oder er bucht den Aufwand einfach auf ein gerade verfügbares Arbeitspaket. Virtuelle Arbeitspakete kann der Mitarbeiter hingegen selbst anlegen und so seine Arbeitszeit zunächst erst einmal überhaupt verbuchen. Hervorzuheben ist bei dieser Funktion die Art, wie admileo durchweg gesondert auf diese Zeiten hinweist. Sowohl dem Mitarbeiter als auch dem Projektleiter zeigen zusätzliche Spalten in Übersichten und farbig hervorgehobene Hinweise an, dass hier noch unbestätigte Zeiten auf echte Arbeitspakete umzubuchen sind.
Bild 5: Die Registerkarte für die Leistungsverbuchung überzeugt mit vielen gut durchdachten Features, wie z.B. virtuellen Arbeitspaketen und einer Automatik zum Abgleich von Arbeits- und Projektzeiten.
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In der Leistungserfassung finden sich auch an anderer Stelle gute Ideen. Offline erfasste Zeiten können z.B. nach dem Import ebenso farbig hervorgehoben werden, wie Abweichungen von der Kernzeit in der Ansicht für Abteilungsleiter. Mit einem Klick auf "Restliche Zeit verbuchen" im Zeiterfassungsblatt verbucht der Anwender die komplette an diesem Tag noch nicht auf Projekte verbuchte Arbeitszeit auf das aktuell ausgewählte Arbeitspaket. Das ist im Alltag sehr nützlich, wenn ein zusätzliches Zeiterfassungssystem zum Einsatz kommt, da der Anwender in diesem Fall die "Gehen"-Zeiten des Vortags in der Regel erst bei der admileo-Anmeldung am nächsten Morgen sieht. Mit wenigen Klicks kann er dann die Projekt-Leistungserfassung vom Vortag exakt an die tatsächliche Anwesenheitszeit anpassen. Als OEM-Partner der Firmen PCS Systemtechnik und Wicher-Digital-Technik bietet der Hersteller auch passende Zeiterfassungs-Hardware.
Ressourcen und Personal
Während Projektleiter die Ressourcensituation für ihr Projektteam direkt im Modul "Projekt-Planer" begutachten können, liefert das Modul "Ressourcen-Manager" die Ressourcenauslastungs-Sicht für komplette Abteilungen oder das Gesamtunternehmen. Ein Teamleiter, der z.B. einen seiner Mitarbeiter im Strukturbaum auswählt, findet in einem zweigeteilten Fenster oben eine Ansicht von dessen Arbeitspaketen und unten das resultierende Auslastungshistogramm. Für die Analyse greift admileo jeweils einen bestimmten Zeitraum heraus - etwa das laufende Jahr. Wer Daten außerhalb des gewählten Zeitraums sehen möchte, kann dazu nicht einfach auf der Zeitleiste nach rechts oder links scrollen, sondern muss die neuen Datumsangaben erst im Dialogfenster eingeben. Dafür ist die Ansicht auch bei größeren Projektumgebungen sehr schnell und bleibt übersichtlich. Neben der Verwaltung der eigenen Ressourcen kommt admileo dank des Moduls "Fremdleistungs-Manager" auch mit dem Management externer Projektmitarbeiter gut klar.
Bild 6: Der Ressourcenmanager verschafft Klarheit über verfügbare interne und externe Ressourcen.
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Falls noch nicht festgelegt wurde, welcher Mitarbeiter eine bestimmte Tätigkeit übernehmen soll, kann der Anwender auch ein komplettes Team als Ressource einplanen. Jedes Teammitglied darf dann auf dieses Arbeitspaket seine Arbeitszeit buchen - ideal für allgemeine Aufgaben, da hier nicht jede Änderung in der Teamzusammensetzung mühsam in den Ressourcenzuordnungen nachgepflegt werden muss.
ERP-Anbindung und individuelle Workflows
Rund um den Organisations-Manager bietet admileo eine Reihe von Funktionen, die sich typischerweise auch in ERP-Systemen finden. Personalakten und geplante Abwesenheitszeiten lassen sich z.B. mit dem Modul "Personal-Manager" führen und Mitarbeiter-Qualifikationen im Modul "Personalqualifikations-Manager" pflegen. Zur Produktphilosophie gehört, dass die betreffenden Module jeweils durch Schnittstellen zu vorhandenen ERP-Systemen ersetzt werden können. Wo solche Systeme in Betrieb sind, werden sie den Vorzug erhalten, andernfalls stehen die admileo-Module zur Verfügung. Wer z.B. SAP SD und PS nicht verwendet, findet im "Auftrags- und Projektstruktur-Manager" ein passendes admileo-Modul.
Eine ganzheitlich ausgerichtete Software wie admileo wird kaum in genau der Form eingesetzt, in der sie als Standard geliefert wird. Dank einer ganzen Reihe von Konfigurationseditoren können Administratoren die Software leicht an die individuellen Gegebenheiten anpassen.
Für Workflows, etwa für die Anfrage von Projektressourcen bei Fachabteilungsleitern, steht der Workflow-Editor zur Verfügung, der alle Abläufe übersichtlich grafisch darstellt. Eine wertvolle Hilfe für Endanwender im täglichen Umgang mit den Workflows ist das Modul "Objekt-Meldungs-Manager". Es zeigt dem Benutzer Informationen zu Workflow-Schritten an, die ihn betreffen. Das kann der genehmigte Urlaub sein, die Nachricht, dass er als Mitarbeiter für ein Arbeitspaket eingeplant wurde oder der Hinweis auf einen Änderungsantrag, für den er zuständig ist.
Systemvoraussetzungen
admileo setzt auf Java. Sowohl die Clients an den Arbeitsplätzen der Anwender als auch der Applikationsserver sind damit prinzipiell unabhängig vom jeweils eingesetzten Betriebssystem. Faktisch sind die admileo-Clients derzeit allerdings noch auf Windows als Betriebssystem angewiesen, da sie zu Performance- und Service-Zwecken auch spezielle Auslastungsdaten des Netzwerks und des lokalen Arbeitsplatzes ermitteln. Bei entsprechendem Bedarf sollten sich die Clients rasch auf Linux migrieren lassen. Dass sich die Client-Programme automatisch über das Netz aktualisieren können, vereinfacht die Wartung der Software.
Serverseitig können Administratoren bereits heute auf verschiedene Betriebssysteme setzen - etwa auf Microsoft Server 2008, Linux oder Oracle Solaris 10. Als Datenbank nutzt die Software PostgreSQL. Da die Zugriffsrechte und Abhängigkeiten zwischen den Daten im admileo-Applikationsserver verwaltet werden, dürfte ein Wechsel auf andere SQL-Datenbanken mit einem geringen Aufwand möglich sein.
Lizenzbedingungen
Bei admileo ist sowohl die klassische Software-Lizenzierung als auch die Software-Miete nach dem ASP-Modell möglich. Im letzteren Fall übernimmt der Hersteller den Betrieb und die Wartung eines individuell für den Kunden bereitgestellten Servers. Wegen der Vielzahl der vorhandenen Module wird jeweils individuell ein Angebot erstellt. Die Kosten sind dabei sowohl von der Anzahl der Anwender, die mit dem System arbeiten, als auch von der Anzahl der genutzten Module und Schnittstellen abhängig.
Fazit
Insgesamt bietet admileo umfangreiche Unterstützung für die Projektarbeit in Multiprojektumgebungen. Darüber hinaus bringt vor allem der Organisations-Manager viele Funktionen mit, die geeignet sind, neben dem Projektgeschäft auch die Aufgaben des Tagesgeschäfts zu unterstützen. Mit dem modularen Aufbau ist es möglich, einzelne Teile des Programms durch ein eventuell vorhandenes ERP-System ersetzen zu lassen. Anwender merken von diesem Aufbau dank einer einheitlichen Bedienoberfläche wenig. Ihre Stärken dürfte die Software vor allem in Multiprojektumgebungen mit umfangreichen Einzelprojekten ausspielen, bei denen der Kostensteuerung besondere Bedeutung zukommt, z.B. bei großen Investitionsprojekten des Bau- und Anlagenbaus. Die eher schwach ausgeprägte Terminrechnung könnte dabei ein begrenzender Faktor sein, dafür kommen hier die ERP-Anbindung bzw. die dementsprechenden admileo-Funktionen für Kosten- und Budgetmanagement, Änderungsanträge und die Bestellverwaltung voll zur Geltung.
Kontakt
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