Das Projektmanagement-Tool Asta Powerproject ist seit November 2010 in der Version 11 erhältlich. Das Hauptaugenmerk lag bei der Weiterentwicklung vor allem darauf, die Benutzerfreundlichkeit der Software zu optimieren und die Darstellung und Strukturierung der Projektdaten weiter zu verbessern – und dies, ohne vorhandene Features oder die Oberfläche in ihrer bisherigen Funktionalität einzuschränken.
Besonders zeichnet das Programm aus, dass es den Bogen schlägt zwischen einer einfachen Bedienung und der Verarbeitung komplexer Daten und Zusammenhänge. Das liegt u.a. daran, dass Asta Powerproject ursprünglich für das Baugewerbe entwickelt wurde und gezielt Menschen ansprechen sollte, die häufiger auf der Baustelle als im Büro anzutreffen sind – so ist die gesamte Bedienung darauf ausgerichtet, dass der Anwender fast ausschließlich mit der Maus bzw. mit dem Mousepad des Notebooks arbeiten kann.
Mit über 50.000 Lizenzen wird die Software heute in Planungs- und Ingenieurbüros, bei Projektsteuerern, im Hoch- und Tiefbau, im Maschinen- und Anlagenbau, in der Industrie sowie von Einrichtungen der öffentlichen Hand eingesetzt.
Das Unternehmen "Asta Development"
Seit 1986 bietet das britische Unternehmen Asta Development plc. die Software Asta Powerproject an. Im deutschsprachigen Raum wird das Produkt seit 1991 von der Asta Development GmbH mit Sitz in Karlsruhe vertrieben. Die Asta Development GmbH betreut über 8.000 Unternehmen in Deutschland mit 20.000 Installationen und ca. 60.000 Anwendern.
Bedienbarkeit
Eine einfache Bedienung hat in Asta Powerproject höchste Priorität. Dabei kann der Anwender in den Voreinstellungen zwischen einem Einsteiger- und einem Fortgeschrittenen-Modus wählen, wobei ersterer alle Ansichten, Menüs und Dialogfenster auf die wesentlichen Funktionen wie z.B. Aufgaben-, Termin- oder Ressourcenplanung reduziert.
Asta Powerproject lässt sich größtenteils ohne Zuhilfenahme der Tastatur bedienen. So kann der Benutzer mit der Maus Bezüge und Verknüpfungen herstellen oder Reihenfolgen und Zuordnungen verändern. Rund 80% der Projektplanungsaufgaben, so die Schätzung des Herstellers, lassen sich erledigen, ohne in der Menüleiste einen Dialog öffnen zu müssen. Einige Dialoge wurden zudem in der neuen Version abgespeckt.
Erweiterte Symbolleiste
Da viele Anwender lieber auf ein Symbol klicken als ein Feature über das Menü aufzurufen, hat der Hersteller die Symbolleiste noch einmal um einige Icons erweitert. Damit kann der Nutzer z.B. jetzt auch Formatierungen des Projektplans vornehmen: Will ich im Balkenplan die Pufferzeiten sehen oder mir den kritischen Weg anzeigen lassen? Sollen Verknüpfungen oder die Kalenderanzeige eingeblendet sein? Dafür genügt ein Klick auf das entsprechende Icon.
Hintergrundinformationen auf den ersten Blick
Ebenfalls neu hinzugekommen ist die Option, sich unterhalb des Balkenplans Eigenschaften von Zeilen und Vorgängen anzeigen zu lassen und dort auch bearbeiten zu können (Bild 1). Auf diese Weise kann der Anwender Meilensteine ändern, Kosten eintragen oder Vorgänger und Nachfolger definieren. Der Bildschirm füllt sich zwar dadurch zusätzlich; wer aber lieber kurze Wege geht, wird sich über dieses Feature freuen.
Bild 1: Balkenplan mit detaillierten Vorgangsinformationen.
Projektplanung
Vorgänge in einer Zeile
Eine Stärke von Asta Powerproject ist es, aufeinanderfolgende Vorgänge hintereinander in einer Zeile darzustellen, was den Umfang des Projektplans reduziert und ihn kompakt aussehen lässt (Bild 2). Mit dieser Funktion kann der Benutzer auch Vorgänge, die sich z.B. nur auf Gewerke oder Bauteile beziehen, in eine Reihe schieben.
Bild 2: Vorgänge, in einer Zeile angezeigt, erleichtern die Übersicht.
Dieses Features wurde in der neuen Version erneut ausgebaut: Jetzt lassen sich auch überlappende Vorgänge in der gleichen Zeile anzeigen (Bild 3). Projektmanager können diese Funktion zur Verdichtung des Projektplans nutzen oder auch, um unerwünschte Überschneidungen besser zu erkennen. Die Entscheidung muss übrigens nicht zu Beginn der Planung fallen: Vorgänge können jederzeit während des laufenden Projekts in einer Zeile zusammengefasst oder wieder auf mehrere Zeilen verteilt werden.
Bild 3: Überlappende Vorgänge in einer Zeile.
"Alternative" Projektstruktur erstellen
In der neuen Version von Asta Powerproject setzte der Hersteller eine Funktion um, die ganz oben auf der Wunschliste etlicher Kunden stand: So lassen sich jetzt den einzelnen Vorgängen Bezüge zuweisen, um daraus einen "alternativen" Projektstrukturplan zu erzeugen. Damit ist es z.B. möglich, den Vorgängen im ursprünglich nach Gebäudeteilen strukturierten Projektplan die ausführenden Firmen zuzuordnen und auf diese Weise bei Bedarf einen nach Auftragnehmern gegliederten Projektstrukturplan zu erstellen.
Diese Funktion wurde gerade von Kunden aus der Bau- und Anlagenbaubranche so intensiv eingefordert, weil diese häufig in Parallelstrukturen denken müssen, also einerseits in Gebäude- bzw. Anlagenteilen, Stockwerken oder Räumen und andererseits in Gewerken oder Firmen. Um einen solchen "Schatten"-Projektstrukturplan zu erstellen, muss der Anwender im Menü "Eigenschaften" des Vorgangs im Eingabefeld "WBS-Code" den entsprechenden Bezug eingeben, wie z.B. "Firma Maier" oder "2.Stock".
Visuelle Orientierungshilfen
Zwei weitere neue Features sollen dabei helfen, den Überblick in einem komplexen Projektstrukturplan zu erleichtern. So lassen sich Sammel-, Summen- und erweiterte Vorgänge als spezielle Balken oder als fett markierte Überschriften in der Vorgangsspalte darstellen. Zudem ist es mit der Sortierfunktion möglich, zusammengehörenden Vorgängen eine Randmarkierung zuzuteilen, welche die Vorgänge optisch – in Bild 4 mit einem blauen und einem grauen Balken – miteinander verbindet.
Bild 4: Vorgänge lassen sich über farbige Balken optisch strukturieren.
Formeln für Tabellenspalten zuweisen
Mit der neuen Funktion, Tabellenspalten eine Formel zuzuweisen, geht Powerproject einen Schritt auf die Excel-Anwender zu. Damit lassen sich Änderungen von Planungsdaten oder in den Berichten, z.B. Ausweisung von Netto statt Brutto, komfortabel umsetzen. Umgekehrt kann der Anwender damit schnell nachvollziehen, wie sich eine Position errechnet.
Dokumentation und Berichtswesen
Bei größeren Projekten kommt es heutzutage häufig zu Rechtsstreits. Infolgedessen kann der Auftraggeber z.B. versuchen, vereinbarte Zahlungen zu reduzieren oder sogar Schadenersatz zu fordern. Um bei solchen Streitigkeiten eine gute Ausgangsposition zu haben, ist es u.a. wichtig, über eine lückenlose Dokumentation zu verfügen. Asta Powerproject unterstützt den Anwender dabei, indem es jederzeit eine saubere Dokumentation der Projektplanung und -durchführung ermöglicht.
Um Verläufe festzuhalten und z.B. die Auswirkungen von Entscheidungen auf die Terminplanung zu dokumentieren, ermöglicht es Powerproject, jederzeit den Projektstand als "Schnappschuss" festzuhalten und zu speichern. Damit wird hinterher auch für Nicht-Projektfachleute nachvollziehbar, welche Änderungen sich wann und woraus tatsächlich ergeben haben.
Berichtsformate und andere Ansichten als Vorlage
Ein weiteres hilfreiches Feature besteht darin, dass der Anwender alle Ansichten individuell bearbeiten und als Vorlage speichern kann. So lassen sich z.B. bei Berichten für den Auftraggeber der kritische Weg oder Pufferzeiten im Gantt-Diagramm ausblenden. Auch die Ansichten von Datentabellen, Formeln, Filtern oder Sortierungen kann der Benutzer formatieren und als Vorlage definieren.
Mit der Version 11 wird dem Benutzer über Registerkarten angezeigt, welche Ansichten er gerade geöffnet hat – in älteren Versionen konnte der Anwender dies nur im Menü "Fenster" nachvollziehen. Einzelne Ansichten lassen sich auch für Änderungen sperren – eine Möglichkeit, die einige Firmen zur Vereinheitlichung im Multiprojektmanagement nutzen.
Berichte in Powerdraw oder Excel
Das mitgelieferte Modul Asta Powerdraw hilft dabei, individuell standardisierte Vorlagen im Corporate Design des jeweiligen Unternehmens zu erstellen – Schrift, Farbgebung oder Logos erscheinen so durchgängig wie "aus einem Guss". Bei Bedarf kann der Anwender einzelne Felder des automatisch aus den Projektdaten erzeugten Berichts öffnen und zusätzliche Informationen eintippen.
Eine eingebaute Standardschnittstelle ermöglicht es, Tabelleninformationen z.B. im Excel-Format oder im CSV-Format als kommaseparierten Text abzuspeichern und in andere Programme zu exportieren und dort weiter zu verarbeiten. In der Menüleiste gibt es nun in Asta Powerproject V11 ein eigenes Icon für alle wichtigen Berichte, die der Nutzer mit einem Klick aufrufen kann. Außerdem ist die Möglichkeit eines Exports wichtiger Berichte in Excel-Dateien bereits automatisch integriert, das Erzeugen aussagekräftiger Diagramme wird damit erleichtert.
Bild 5. Berichte, erzeugt mit Hilfe von Excel, basieren auf Powerproject-Daten.
Individuelle Anpassungen und Erweiterungen
Der Hersteller von Asta Powerproject hat sich bewusst gegen einen modularen Aufbau seiner Software entschieden und alle wichtigen Features, die Kunden erfahrungsgemäß nutzen, in einer Software integriert. Mit dem Fokus auf ein einziges Tool und nicht mehrere, aufeinander aufbauende Programme, möchte Asta Development die Komplexität auch bei der Kundenbetreuung und Wartung gering halten.
Der Anwender kann zudem die Menüleiste in Asta Powerproject individuell anpassen – Befehle, die seltener gebraucht werden, lassen sich z.B. mit einer Suchfunktion finden und dauerhaft in die Menüleiste integrieren.
VBA – die kreative Schnittstelle für die IT
Für Anwender mit Programmierkenntnissen, wie z.B. Administratoren, bietet die in Asta Powerproject integrierte Standardprogrammiersprache Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) weitere interessante Möglichkeiten, Übersichten und Features zu entwickeln oder mit Programmierungen Verknüpfungen zu anderer Unternehmenssoftware herzustellen.
Auf diese Weise hat z.B. ein Powerproject-Kunde eine komplexe Wartungsplanung eingerichtet: So kann ein Mitarbeiter der Produktion z.B. in SAP den Auftrag anlegen, dass beim nächsten Maschinenstillstand bestimmte Wartungsarbeiten an seiner Maschine durchgeführt werden sollen. Dieser Auftrag geht automatisch über die VBA-Schnittstelle als Arbeitspaket in einen Projektplan für die nächste Wartung ein. Zeichnet sich an der betroffenen Maschine eine Wartungspause ab, setzen die Mitarbeiter der Instandhaltung die Wartung auf Basis dieser Informationen als eigenes Projekt mit minutengenauen Arbeitspaketen auf. Die Planung berücksichtigt einerseits die Dauer der Wartungspause und andererseits die Verfügbarkeit der Spezialisten. Der finanzielle Aspekt wird dann wiederum z.B. in SAP geregelt, wo alle Vorgänge ebenfalls bereits angelegt sind.
Ergänzungen aus der Asta-Werkstatt
80% der Kunden arbeiten nach Angaben des Herstellers als Einzelprojektbearbeiter. Für Unternehmen, die ein Multi-User-Projektmanagementtool vorziehen, liefert der Hersteller das ergänzende Produkt Asta Enterprise. Diese Server-Software ermöglicht es, dass viele Powerproject-Clients auf eine gemeinsame Datenbank zugreifen; dadurch wird der parallele Zugriff auf alle projektrelevanten Daten möglich – dies bietet Vorteile für die projektübergreifende Ressourcenplanung oder für die Erstellung von speziellen Reports für das Multiprojektmanagement.
Einarbeitungsaufwand und Hilfeunterstützung
Für eine gründliche Einarbeitung in das Programm bietet der Hersteller Schulungen an. Aber auch eine intuitive Einarbeitung in "Eigenregie" ist für den Anwender möglich. Das Programm selbst enthält ein detailliertes Trainingshandbuch, ein Tutorial sowie eine ausführliche Hilfefunktion, die auch eine Einführung in grundlegende Projektmanagement-Prozesse bietet. Zudem verfügt das Tool über eine Direkthilfe: Fährt der Benutzer mit der Maus über Felder bzw. Funktionen, erhält er dazu kurze Erklärungen.
Bei Problemen kann sich der Anwender an die kostenpflichtige Hotline wenden. Ist ein eigener Wartungs- und Supportvertrag abgeschlossen, sind dort in der Premium-Version Fernwartung, Downloads und Einführungsseminare inbegriffen.
Lizenzen und Systemvoraussetzungen
Asta Powerproject benötigt ein Microsoft-Windows-Betriebssystem – eine Installation auf Mac- oder Linux-Systemen ist nicht möglich. Einige Funktionen setzen für einen reibungslosen Betrieb den Microsoft Internet Explorer 5.5 oder höher voraus. Bei Einsatz des Asta Lizenzservers ist es möglich, Powerproject unter Citrix oder Windows Terminalserver zu betreiben.
Die Software kann zunächst ohne Lizenzierung für einen 30-tägigen Test installiert werden. Die Einzelplatzlizenz kostet 1.490 Euro zzgl. MwSt. Möchte der Kunde Powerproject im Netzwerk einsetzen, kostet die Lizenz 1.790 Euro zzgl. MwSt für jeden gleichzeitig arbeitenden Benutzer. Für die Enterprise-Version unterbreitet Asta individuelle Angebote.
Fazit: Komfortable Projektplanung und Steuerung für alle Branchen
Der Schwerpunkt der Software liegt auf der Projektplanung: Balkendiagramme lassen sich einfach erstellen, Termine und Ressourceneinsatz hat man immer im Blick. Keine Unterstützung gibt es für die kreative Phase vor dem eigentlichen Projekt, also für die Projektzieldefinition oder die Priorisierung von Projekten. Auch die kaufmännischen Funktionen einschließlich der Stammdatenverwaltung sind bewusst auf die Kernelemente reduziert.
Optimal geeignet ist Asta Powerproject für Nutzer, die auf eine komfortable Terminplanung und eine gute Visualisierung von Abläufen Wert legen sowie eine hochwertige grafische Darstellung zu schätzen wissen. Menschen in und jenseits der Baubranche, die ihre Programme gerne mit Maus oder Mousepad des Notebooks steuern, bekommen mit Asta Powerproject eine praktische Oberfläche, die einiges dazu beiträgt, dass das Arbeiten mit der Software Spaß macht.
Die Unterstützung der virtuellen Zusammenarbeit, also einen Zugriff über das Internet, gibt es bisher nicht. So eine Web-Funktionalität steht allerdings bereits auf der Liste geplanter Erweiterungen in der nahen Zukunft.
Kontakt
Asta Development GmbH, Gablonzer Str. 4, 76185 Karlsruhe, Tel. +49 721 9525-0, Fax +49 721 9525-100, info@astadev.de, www.astadev.de
