Blue Ant 8.2 – Rundumlösung für den Mittelstand

Die webbasierte PM-Software Blue Ant ist seit Mai 2011 in der neuen Version 8.2 erhältlich. In nunmehr zehn Jahren hat sich das Tool des Software-Herstellers proventis GmbH zu einer Rundumlösung für mittelständische Unternehmen entwickelt. Blue Ant umfasst die gängigen Projektmanagement-Funktionen zu Termin- und Ressourcenplanung sowie Möglichkeiten zur Unterstützung des gesamten Projektlebenszyklus bis hin zur Abrechnung der erbrachten Leistungen.

Blue Ant zeichnet sich durch seine intuitiv zu bedienende Oberfläche aus und eignet sich besonders für das Management von Projekten mit leichtem bis mittlerem Komplexitätsgrad. Das Programm ist vor allem für kleine bis mittelgroße Unternehmen interessant, die stark projektorientiert arbeiten, wie IT-Dienstleister oder Bauprojektsteuerer. Diese Unternehmen wünschen häufig eine Software, mit der sich nicht nur einzelne Projekte kontrollieren lassen, sondern die auch im Hinblick auf Personalressourcen und Finanzen eine projektübergreifende Sicht haben, um z.B. Ressourcenkonflikte frühzeitig zu erkennen. Seit der Version 8.1 hat der Hersteller zudem die Möglichkeit integriert, mehrere Projekte in Portfolios zusammenzufassen bzw. größere Projekte in mehrere Teilprojekte zu zerlegen.

Intuitive Benutzerführung

Die Software ist übersichtlich gestaltet und lässt sich einfach bedienen. So ermöglicht eine auf der linken Seite permanent eingeblendete Navigationsspalte eine komfortable Benutzerführung zu den einzelnen Modulen, wie z.B. "Zeiterfassung", "Projekte", "Controlling" etc. Durch die intuitive Bedienung gelangen die Anwender in den einzelnen Masken schnell zu den für sie wichtigen Features.

Schneller Einstieg über den Browser

Aus technischer Sicht ist Blue Ant eine webbasierte Multiprojektmanagement-Software; es wird keine Software auf dem Anwender-PC ausgeführt. Seit Anfang 2011 können die Benutzer zusätzlich über eine iPhone- bzw. iPad-App ihre Arbeitszeiten melden, Tickets einsehen und den Projektstatus abfragen.

Der Startbildschirm bietet jedem Benutzer einen personalisierten Zugang und zeigt aktuelle Ereignisse an. Er erhält auf einen Blick alle wichtigen Informationen, um in den Projektarbeitstag zu starten: Ein Nachrichtenfeld zeigt eingegangene Mails an oder ein News-Fenster informiert – sofern die Unternehmenskommunikation dieses Angebot nutzt – über interessante Neuigkeiten aus den einzelnen Projekten oder aus dem Unternehmen. Ein weiteres Fenster zeigt diejenigen Projekte an, in die der Anwender selbst involviert ist und wie viele Aktivitäten in den jeweiligen Projekten noch offen sind. Das Feld "Aktivitäten auf einen Blick" listet die aktuell anstehenden Vorgänge mit Start- und Endtermin sowie den Fertigstellungsgrad übersichtlich auf, gegliedert in "überfällig", "aktuell", "nächste Woche". Die Fenster lassen sich in Größe und Position verändern.

Bild 1: Individualisierbarer Einstieg über den Startbildschirm.
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Quicklinks für schnellen Zugriff

Eine Besonderheit des Startbildschirms ist das Fenster "Quicklinks": Hier kann sich jeder Anwender einen Direktzugriff auf die persönlich am häufigsten verwendeten Funktionen anlegen. Das geht sehr einfach: In allen wichtigen Arbeitsmasken, wie z.B. Zeit- oder Belegerfassung, ist die Quicklink-Option in Form eines Icons präsent. Ein Klick darauf sowie ein zweiter zum Abspeichern des vorgeschlagenen oder selbst eingegeben Quicklink-Namens, und umgehend verfügt der Anwender über diesen Favoriten auf der persönlichen Einstiegsseite. Manche Blue-Ant-Anwender navigieren nach Erfahrung des Herstellers ausschließlich über diese Quicklinks.

Integrierte Planung von Projekt- und Linienaufgaben

Das integrierte Ticketsystem, das der Anwender über das Modul "Tickets" aufrufen kann, gehört zu den großen Stärken von Blue Ant. Darin können berechtigte Personen über eine Maske alle anfallenden Arbeiten als Auftrag neu anlegen, einem Mitarbeiter und/oder einem Projekt zuweisen und bis zur Erledigung überwachen. Der einzelne Mitarbeiter erhält damit im Fenster "Aktuelle Tickets" im Startbildschirm stets eine aktuelle Liste seiner Aufgaben aus allen Projekten und Fachbereichen. Viele Unternehmen bzw. Fachabteilungen verwalten nach Erfahrung des Herstellers auch ihre Linienaufgaben mit Blue Ant. Dies ermöglicht eine Sicht auf beide Seiten – also Linien- und Projektorganisation, wodurch sich Ressourcenprobleme im Vorfeld erkennen lassen.

Werden die Aufgaben grundsätzlich über das Ticketsystem verwaltet und nicht verbal oder per E-Mail verteilt, dann sorgt der hinterlegte Workflow dafür, dass keine Aufgabe vergessen und vereinbarte Reaktionszeiten angemahnt werden. Der Bearbeitungsstatus ist stets einsehbar. Der Begriff der "Aufgabe" ist dabei etwas weiter gefasst: Denn beim Anlegen eines Tickets lässt sich die "Art" der Aufgabe unterscheiden, also ob es sich um einen Auftrag, eine Fehlermeldung oder eine Frage handelt – oder einfach nur um eine Idee, zu der man sich Feedback wünscht.

Zeiterfassung über Eingabemaske oder Stoppuhr

Für das konsequente Reporting der Arbeitszeiten bietet Blue Ant das intuitiv bedienbare Modul "Zeiterfassung". Der Mitarbeiter kann hier die geleistete Arbeitszeit einem Projekt oder einem Ticket zuordnen, einen Fertigstellungsgrad in Prozent benennen oder den geschätzten Restaufwand ins System eingeben. Besonders interessant für den Projektleiter: Möchte ein Projektmitarbeiter für eine Aufgabe mehr Zeit einbuchen als kalkuliert wurde, ist es über eine Voreinstellung möglich, dies automatisch zu blocken. Die gewünschte Bearbeitungszeit des Mitarbeiters ist dann nur nach persönlicher Rücksprache und einer Änderung der Plandaten möglich.

Alternativ zur Arbeitszeiterfassung über die Maske kann der Projektmitarbeiter beim Start einer Arbeit auf das Stoppuhr-Symbol klicken, das sich neben jeder offenen Aktivität und jedem Ticket auf dem Startbildschirm befindet. Mit einem Klick auf das Uhr-Symbol kann der Mitarbeiter die Uhr wieder anhalten. Die geleistete Zeit wird dann automatisch ins System übernommen.

Blue Ant aus der Perspektive der Projektleitung

Ressourcenplanung für echte und virtuelle Mitarbeiterressourcen

Neben der Zeiterfassung verfügt Blue Ant über weitere nützliche Funktionen für die Ressourcenplanung. So kann jeder Mitarbeiter z.B. im Modul "Abwesenheiten" seine Urlaube planen bzw. den Genehmigungs-Workflow dazu anstoßen, Servicezeiten erfassen und bei Bedarf auf ein Projekt buchen oder bei Teilzeit die grundsätzlich freien Tage hinterlegen. Wird dieses Modul konsequent von allen Mitarbeitern genutzt, entsteht eine unternehmensweite, aktuelle Sicht auf die Mitarbeiterverfügbarkeit. Damit steht dem Projektleiter ein wichtiger Planungswert mit zuverlässigen und aktuellen Daten zur Verfügung.

Darüber hinaus stellt Blue Ant ein praktisches Feature zur Planung mit virtuellen und simulierten Mitarbeitern zur Verfügung: Mit virtuellen Ressourcen planen Projektleiter, wenn die benötigten Skills bereits bekannt sind, aber noch kein konkreter Mitarbeiter ausgewählt wurde. Simulierte Ressourcen sind dagegen konkret benannte Mitarbeiter; die Zuordnung zu Projektaufgaben löst jedoch noch keinen entsprechenden Genehmigungs- und Reservierungs-Workflow aus.

Aktuelle Kostenerfassung und Fakturierung

Mit Blue Ant sollen Projektleiter bzw. Controller den Kostenstatus der einzelnen Projekte jederzeit erkennen können. Dazu bietet die Software die Möglichkeit an, zwischen fakturierbaren und nicht fakturierbaren Aufwänden zu unterscheiden: So ist es z.B. möglich, für jeden Mitarbeiter oder jede Rolle einen Stundensatz für die Kostenplanung zu hinterlegen sowie einen (höheren) Stundensatz, der dann in die Kundenrechnung einfließt. Seit der Version 8.2 lässt sich zudem mit einem Klick neben jeder einzelnen Aufgabe und neben allen erfassten Reisespesen ein Häkchen setzen, das entscheidet, ob die jeweilige Position fakturierbar ist. Das Modul "Projektabrechnung" stellt diese Daten automatisch zusammen und liefert auf Knopfdruck einen Überblick über alle abrechnungsrelevanten Positionen.

Vorlagen für die Projektplanung

In Blue Ant lassen sich Musterprojekte basierend auf dem unternehmensinternen Projektmanagement-Standard hinterlegen, die der einzelne Projektleiter dann individuell um die jeweils relevanten Daten und Punkte ergänzen kann. Eine Übersicht über alle Vorlagen ist als Auswahlliste im Modul "Planung" in der Maske "Neues Projekt" integriert. Dabei lässt diese Funktion viel Spielraum: Es werden nicht einfach pauschal alle Punkte der Vorlage in das neue Projekt übertragen; der Projektleiter kann hier eine Auswahl treffen.

Bild 2: Altprojekte sowie Vorlagen aus früheren Projekten können komplett oder teilweise übernommen werden.

Projektabwicklung mit Tabellen, Gantt-Diagrammen und Steuer-Cockpits

Zur Projektbearbeitung gelangt der Projektleiter über das Modul "Projekte". Hier erhält er eine Übersicht über sämtliche Projekte, an denen er beteiligt ist, wahlweise als Tabelle, die einige Grunddaten wie Name oder Anfangs- und Enddatum enthält, oder als Gantt-Diagramm, das die Laufzeit der Projekte optisch vor Augen führt. Über den Button "Information" links neben dem Projektnamen gelangt der Anwender zum Cockpit des jeweiligen Projekts (Bild 3), von wo aus er über Links zu Templates kommt, wie z.B. "Zur Aufwandprognose" oder "Zum Projektplan".

Bild 3: Das individualisierbare Projekt-Cockpit hilft bei der Navigation zwischen den Projektdaten.
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Im einzelnen Projekt kann sich der Projektleiter die Aktivitäten in einem klassischen Projektstrukturplan anzeigen lassen. Als Alternativen stehen ein Netzplan sowie eine Darstellung der Abhängigkeiten zur Auswahl. Blue Ant unterstützt hierfür Anfang-Ende-Beziehungen. Abhängigkeiten lassen sich aber auch zu Vorgängen in anderen Projekten definieren – auf diese Weise ist eine Zerlegung größerer Projekte in Teilprojekte möglich. Eine nützliche Funktion ist, den Netzplan als PDF zu speichern, der sich dann in diesem Format verschicken lässt.

Blue Ant erlaubt es, beliebig viele Basispläne abzuspeichern. Damit lassen sich verschiedene Planungsalternativen, etwa die Verfügbarkeit von mehr oder weniger Ressourcen durchspielen und festhalten und über eine Tabellenfunktion vergleichen.

Hohe Anpassungsfähigkeit

Die Anpassungsfähigkeit der Software an firmenspezifische Belange und Anwenderwünsche wurde in der Version 8.2. erheblich erweitert und zählt damit ebenfalls zu den Stärken dieser Software. Die vorgegebenen Datenfelder eines Projekts, einer Aktivität, eines Tickets, einer Ressource usw. können vom Administrator mit entsprechenden Rechten firmen- oder projektspezifisch erweitert werden. Dafür stehen frei definierbare Datenfelder in unterschiedlichen Formatvarianten wie z.B Memo-, Text- und Datumsfelder, List- oder Checkboxen zur Verfügung. So können z.B. Projekte mit einer Standortkennung versehen oder die Aktivitäten um branchenspezifische Eigenschaften ergänzt werden. Diese individuellen Informationen lassen sich innerhalb des Blue-Ant-Reportings auswerten oder in Berichte einbinden. Auch die Begrifflichkeiten lassen sich projektbezogen anpassen. So können kundenspezifische Sprachregelungen hinterlegt werden, die z.B. „Aktivitäten“ in „Aufgaben“ und „Projekte“ in „Maßnahmen“ umbenennen.

Reportings über den Berichtsgenerator BIRT

Berichte lassen sich auf zweierlei Arten erzeugen. Zum einen gibt es in vielen Masken einen "Drucken"-Button, der die Ausgabe von Ad-hoc-Berichten ermöglicht. Zum anderen können Projektleiter, PMO-Leiter oder Administratoren vorab bestimmte Berichtsformate definieren, diese mit eigenen inhaltlichen Elementen gestalten und festlegen, wer welche Dokumente aufrufen darf. Technisch erzeugt werden diese Reports über den Berichtsgenerator BIRT, ein Add-on, das in der Version 8.2 für einige Verbesserungen sorgt: Damit kann der Anwender nun Listen, Folien, Diagramme etc. aus anderen Programmen wie z.B. Microsoft Excel oder Powerpoint in die Berichte einbinden. Je nach Einstellung greift der Berichtsgenerator auf aktuelle Daten zu oder er dokumentiert den Zustand zu einem gewählten Datum. Das lässt sich nicht nur für die regelmäßigen Statusberichte nutzen, sondern auch für Protokolle, Leistungsscheine, Abnahmeprotokolle o.ä.

Eine weitere interessante Berichtsmöglichkeit bietet die Funktion "Prognose": Hier kann sich der Projektleiter für ein in der Zukunft liegendes Datum anzeigen lassen, wie der Stand laut Planung sein müsste und wie er auf Grundlage der bisher erfassten Aufwände und Fortschritte voraussichtlich sein wird.

Übersichtliches Projektportfoliomanagement

Für das Controlling des Projektportfolios gibt es seit der Version 8.1 den Menüpunkt "Portfolio". In Blue Ant können projektübergreifende Übersichten wahlweise als Ad-hoc-Abfragen durchgeführt oder als Vorlagen erstellt und abgefragt werden. Diese Vorlagen sind jederzeit bearbeitbar. Das Portfolio wird in Blue Ant tabellarisch oder grafisch ausgegeben, wobei der Anwender selbst entscheidet, welche Parameter in der X- und Y-Achse darstellt werden und welcher Wert die "Bubble-Größe" (Z-Achse) darstellt. Kombiniert mit den Möglichkeiten, projektübergreifende Abhängigkeiten in die Projektplanung mit aufzunehmen und Berichte auf Portfolios zu beziehen, erhalten die Anwender damit eine praktische Lösung zur Überwachung mehrerer Projekte.

Multi-Projektmanagement auch für agile Projekte

Mittlerweile möchten immer mehr Unternehmen Projekte agil, oder zumindest teilweise agil, durchführen. Dabei besteht allerdings häufig das Problem, dass agile Projektteams auf großen Wandtafeln planen. Diese Arbeiten werden dann nicht im Planungstool des Unternehmens erfasst, wodurch es schließlich bei der Ressourcenplanung oder im Berichtswesen zu Konflikten bzw. Fehlern kommen kann.

Um auch agile Projekte in die unternehmensweite Ressourcenplanung und in das Berichtswesen zu integrieren, bietet Blue Ant entsprechende Basisfunktionen an: Wählt der Projektleiter beim Anlegen des Projekts das Attribut "agil" aus, kann er im projektspezifischen Menüpunkt "Einstellungen" z.B. feste Zeiträume für die Sprints definieren. Im Projektplan können die Teammitglieder dann diesen Perioden konkrete Aufgaben zuordnen. Burndown-Charts zeigen ihnen während des Sprints an, welche Tasks schon geleistet oder noch offen sind (Bild 4).

Bild 4: Burndown Chart aus einem agilen Projekt.
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Schnittstellen

Blue Ant verfügt über Schnittstellen zu allen gängigen Unternehmens-Programmen wie Excel oder SAP. Fremdapplikationen lassen sich über Webservices anbinden und in die Menüleiste integrieren. Die Schnittstelle zu Microsoft Project wurde in der aktuellen Version optimiert. So werden z.B. Vorgangsnamen aus Microsoft Project nicht mehr in Blue Ant abgeschnitten, diese können nun bis zu 255 Zeichen lang sein.

Systemvoraussetzungen und Lizenzen

Die proventis GmbH bietet ein gestaffeltes Lizenzsystem für die Software an, die als Express-, Standard- oder Enterprise-Version verfügbar ist.

• "Blue Ant Express" kostet ab 1.590 Euro (zzgl. MwSt.) und richtet sich an kleine Unternehmen und Agenturen. Das Angebot beinhaltet den vollen Funktionsumfang aller Module, Anpassungen durch das Kundenunternehmen sind nicht möglich.
• In der Standardlösung, für bis zu 150 Anwender empfohlen, sind eine zusätzliche Rechteverwaltung, umfangreiche individuelle Anpassungsmöglichkeiten und administrativer Zugang inbegriffen.
• Die Enterprise-Lösung ist laut Hersteller für bis zu 1.000 Anwender geeignet, verfügt ebenfalls über umfassende Anpassungsmöglichkeiten in allen Masken und zusätzliche Schnittstellen in bestehende Systemlandschaften inkl. Webservices.

Alternativ lässt sich Blue Ant auch als Software as a Service (SaaS) für bis zu 100 Anwender mieten – dies ist für kleine und mittlere Unternehmen interessant. Die proventis GmbH bietet Blue Ant als SaaS ab 1.990 Euro (zzgl. MwSt.) jährlich an.

Um mit Blue Ant arbeiten zu können, benötigen die Anwender lediglich eine Hardware mit Internetanschluss sowie einen Browser; um alle Funktionen voll wahrnehmen zu können, muss das Ausführen von JavaScript zugelassen sein. Das Programm läuft auf allen gängigen Betriebssystemen wie Windows, Unix, Linux, AIX oder SunSolaris. Unternehmen, die Blue Ant auf ihrem eigenen Server hosten, brauchen vor allem eine Datenbank und den Apache/Tomcat-Webserver in Verbindung mit einer Java-Laufzeitumgebung.

Fazit

Die besondere Stärke der Software liegt darin, die Anwender durch einfache Handhabung und benutzerfreundliche Oberflächen zur konsequenten Planung und Dokumentation ihrer Aktivitäten zu motivieren. Empfehlenswert ist Blue Ant besonders für Unternehmen, die ihre Mitarbeiter in Kundenprojekten einsetzen, wie z.B. Beratungsunternehmen oder technische Dienstleister, die Ressourcen optimal planen wollen und während des Projekts stets einen Blick auf aktuelle Kosten und fakturierbare Leistungen wünschen. Insbesondere, wenn das Unternehmen über diese Ressourcen- und Finanzplanung portfoliobezogen oder unternehmensweit verfügen möchte, finden Mitarbeiter, Controller, Projektleiter und Unternehmenslenker hier eine hilfreiche technische Unterstützung zu einem attraktiven Preis-Leistungsverhältnis.

Kontakt

proventis GmbH, Neue Grünstraße 25-26, D-10179 Berlin, Tel. +49 (0)30 2936399-0,
Fax +49 (0)30 2936399-50, www.proventis.net, www.blue-ant.de, kontakt@proventis.net