Das ist neu am Microsoft Project Server 2010

Microsoft Project ist eines der Projektmanagement-Tools mit der höchsten Marktdurchdringung weltweit sowohl im Bereich der rein Client-basierten Tools als auch bei den Client-Server-Lösungen. Seit der ersten Client-Version 1986 und der ersten Server-Version 2000 hat Microsoft die Software technisch und funktionell kontinuierlich weiterentwickelt. Für Projektleiter, Project Management Offices (PMOs) und Entscheidungsträger lohnt jetzt ein Blick voraus auf die kommende Markteinführung im ersten Halbjahr 2010. Dieser Artikel beleuchtet die Potentiale von Project 2010 für einzelne Anwendergruppen mit Schwerpunkt auf den Funktionalitäten von Project Server 2010.

Eine der augenfälligsten Neuerungen beim Project Server 2010 betrifft das Portfoliomanagement. In den Vorgängerversionen standen die dafür notwendigen Komponenten noch als eigene Produkte zur Verfügung. Die Entwickler sind jetzt den längst überfälligen Schritt gegangen, diese Komponenten in den Project Server 2010 zu integrieren. Insbesondere für Portfoliomanager und für viele PMO wird Project dadurch deutlich interessanter.

Klar verbessert hat sich auch die Leistungsfähigkeit des Berichtswesens, das bei einer Projekt- und Portfoliomanagement-Software eine wichtige Rolle einnimmt. Oft fordern Controlling- und Management-Vertreter spezielle Berichte, die hohe technische Anforderungen an Berichtsgeneratoren stellen und eine Datenintegrationen mit Dritt-Systemen, wie z.B. SAP, voraussetzen. Um solchen Anforderungen gerecht zu werden, hat Microsoft grundlegende Umbauten im Project Server 2010 vorgenommen. Dieser nutzt jetzt verstärkt Business Intelligence- bzw. Reporting-Funktionen von Microsoft Excel Services und Performance Point Services (werden durch den Microsoft SharePoint Server bereitgestellt) sowie die Reporting Services (diese kommen aus dem SQL Server).

Ein Überblick: Was gibt es Neues in Project 2010?

Der Project Client ist in der Version 2010 weiterhin ein wichtiger Bestandteil des Client-Server-Systems. Die Mehrheit der Projektleiter dürfte mit Client und Server-Zugang arbeiten; deswegen werden die wichtigsten Neuerungen im Project Client hier kurz genannt.

Die weitreichende Flexibilisierung der Projektplanungslogik im Project Client ist eine wesentliche und fast schon revolutionäre Neuerung für Projektleiter. Project 2010 hat mit der Option der sogenannten "Pinned Tasks" ("festgesteckte Vorgänge") viele Eigenschaften von Excel übernommen. "Pinned Tasks" ermöglichen eine stellenweise Deaktivierung der internen Project-Berechnungslogik. Damit umgeht der Planer die automatische Integration von Ablaufmodellierung, Terminrechnung, Aufwandsplanung und Ressourcenzuweisungen mit deren vielfältigen, z.T. schwer zu durchschauenden Optionen.

Welchen Nutzen hat diese Neuerung? Die "Pinned Tasks" erleichtern im Wesentlichen den Umstieg von Microsoft Excel nach Microsoft Project. Zudem machen sie eine schnelle und unkomplizierte, vorläufige Projektplanung möglich, bei der zunächst nur rudimentäre Eckwerte festgehalten werden. Auf diese Weise werden komplexe Zusammenhänge beherrschbarer, so dass mit einer steigenden Akzeptanz des Systems bei Projektleitern zu rechnen ist.

Akzeptanzsteigerung ist wohl auch das Motiv für die neue, bereits von Microsoft Excel, Word und Powerpoint 2007 her bekannte Bedienung, die sich an der sogenannten Ribbon-Technologie anlehnt. Für PMOs wichtig: Microsoft präsentiert jetzt ein durchgängiges "Look and Feel" - sowohl für den Project Client als auch den Web Client bzw. Browser-Zugang zum Project Server. Insbesondere Projektteams und PMO-Mitarbeiter, die mit beiden Systemkomponenten arbeiten, werden sich so wohler fühlen.

Nicht nur Projektleitern sondern auch den höheren Management-Ebenen wird die innovative "Timeline-Ansicht" gefallen. Damit lassen sich zentrale Abschnitte eines Projektplans verdichten und z.B. für Management-Präsentationen weiterverwenden. Die allgegenwärtige Projektplan-"Malerei" in Powerpoint dürfte damit deutlich zurückgehen.

Die neue "Team Planner"-Ansicht, die mehr Möglichkeiten bei der Ressourcenplanung und endlich praxisgerechte Möglichkeiten zur Aufgabensynchronisation mit SharePoint-Task-Listen bietet, runden die Neuerungen im Angebot vom Project-Client ab.

(Weitere Informationen zum Client von Microsoft Office Project 2010 finden Sie im Artikel "Microsoft Office Project 2010: Die wichtigsten Neuerungen im Überblick", Ausgabe 22/2009)

Verzahnung von Projekt- und Portfoliomanagement

Eine der zentralen Änderungen beim Project Server 2010 ist die von Anwendern und Entscheidungsträgern schon seit langem geforderte Prozessintegration von Projektmanagement (PM) und Projektportfoliomanagement (PPM). Mit der neuen Version werden die entsprechenden Funktionalitäten in einem Projektmanagement-Tool vereint; der Portfolio Server wird als eigenständiges Produkt vom Markt verschwinden. Mit dieser PM-PPM-Verbindung kann Microsoft endlich auch die Portfoliomanagement-Funktionen im bekannten Microsoft "Look and Feel" präsentieren.

Das Portfoliomanagement startet mit der Aufnahme von Projektideen. Sowohl die Masken der Datenerfassung als auch der dahinter liegende Workflow können vollständig an individuelle Unternehmensbedürfnisse angepasst werden. Ein zentraler Schritt ist dabei die Bewertung der Projektideen aus Sicht des Managements, um eine Einschätzung zu erhalten, wie viel ein Projekt zu den strategischen Geschäfts- bzw. Wertschöpfungstreibern ("Business Driver") beiträgt.

Nachdem die Projektideen erfasst sind, folgt im nächsten Schritt eine Optimierung, bei der auf Grundlage von eingestellten Kriterien der monetäre Nutzen der einzelnen Ideen miteinander verglichen wird. Ziel ist, zu einem Portfolio mit einer möglichst hohen Wertschöpfung zu gelangen. Leider ist es bei der Erfassung und Optimierung nicht möglich, Projektkosten und -erträge detailliert zu berücksichtigen. Project bietet nur an, die Gesamtwerte zu erfassen. Dies wird nicht für alle Anwendungszwecke ausreichen. Erweiterungen durch Konfigurationen oder Add Ons von Systemintegrationsunternehmen sind daher zu erwarten.

Im Anschluss an die monetär ausgerichtete Optimierung des Portfolios lässt sich dieses weiter verfeinern, indem anhand der Ressourcenauslastung die Durchführbarkeit geprüft wird. Diese neuen, bereits im Standard vordefinierten Funktionen sind in Zeiten knapper Ressourcen ein Gewinn, da das Management damit besser vorbereitet über die Freigabe und Budgetierung von Projekten entscheiden kann.

Direkt nach der Managementfreigabe lassen sich genehmigte Projektvorhaben in Projektpläne umwandeln. Projektleiter werden so entlastet, da bereits erfasste Daten aus der Beschreibung der Projektidee für die nachfolgende Bearbeitung eines Projektplans weiter verwendet werden können, redundante Dateneingaben sind nicht notwendig. Ferner können PMOs die Freigabe von Projektvorhaben in Project 2010 mit einem entsprechend gestalteten Workflow koppeln, der je nach Projektart automatisch spezifische Projektplanvorlagen anwendet. Somit hat Project 2010 auch Auswirkungen auf PMOs; doch dazu später mehr.

Erweiterte Berichtsfunktionen für Controller und Führungskräfte

Der Betrieb von professionellen Projektmanagement-Softwaresystemen führt zu wachsenden Anforderungen an Berichte und Management-Reports. Oft stellen Entscheidungsträger oder deren Controller Ansprüche an das Berichtswesen, die für herkömmliche Reportgeneratoren schwer erfüllbar sind. Dabei stehen meist zwei Forderungen im Mittelpunkt:

1. druckbare Berichte mit hochwertigem Layout und
2. aussagekräftige Gesamtberichte, die Daten aus Drittsystemen, wie z.B. SAP, einbeziehen.

Microsoft schlägt in diesem Zusammenhang eine ganz neue Richtung ein: Project 2010 integriert im sogenannten Business Intelligence Center bewusst Reporting-Infrastrukturen mit dem Projektmanagement-System. Business Intelligence (BI) für Projekte, so könnte man das neue Paradigma nennen. Die alten Office Web Components für Project Server haben ausgedient. Damit ist es auch nicht mehr nötig, gesonderte Darstellungskomponenten auf jedem Rechner auszurollen. Als Plattformhersteller bedient sich Microsoft mit der neuen Version konsequent vorhandener BI-Komponenten des SQL- und des SharePoint Servers. Für die Darstellung von Berichten nutzt Microsoft die Plattform noch tiefer: Hier wird auf Excel und Excel-Services zurückgegriffen. Auch ein Projektassistent kann auf diesem Weg schnell und einfach Berichte für Projektteams, Controlling und Management erzeugen. Ebenso ist eine direkte Nutzung denkbar: Nach einer entsprechenden technischen Qualifizierung sollten auch Fachabteilungen, wie z.B. das Controlling selbst, in der Lage sein, entsprechend den fachlichen Anforderungen Reports zu erstellen.

Die diversen Reporting-Features sollten im Unternehmen nicht nur dazu dienen, optimierte Berichte für das Projektstatus-Reporting und das Portfoliomanagement-Reporting zur Verfügung zu stellen. Das Ziel muss ebenso sein, flexibel auf kurzfristige Bedarfe reagieren zu können. Umgekehrt wird sich das Management schnell an Ad hoc-Anfragen gewöhnen, da sich diese jetzt ohne Zusatzprogrammierung beantworten lassen. Bei der Vielzahl aller Möglichkeiten wird es für die Unternehmen wichtig werden, generelle Spielregeln und Standards für die Umsetzung von Berichten aufzustellen.

Was ändert sich für Projektleiter?

Abgesehen von den bereits erwähnten Änderungen am Project Client, insbesondere durch die sogenannten "Pinned Tasks" und die neue Menüführung mit "Ribbons", gibt es für Projektleiter auch interessante Neuerungen im Zusammenhang mit dem Project Server.

Ein gängiges Problem für den Projektleiter ist, dass er für den Zugriff auf seine Projekte keine Berechtigungen vergeben darf, sondern dafür immer die Hilfe eines Administrators benötigt. Das kann zu erheblichem Verwaltungsaufwand führen. In Version 2010 wird es für Anwender endlich selbst möglich sein, für eigene Projekte Zugriffsrechte zu vergeben, z.B. für Stellvertreter oder Projektplanungs-Assistenten. Der Administrationsaufwand dürfte damit deutlich zurückgehen.

Ebenfalls neu in Project 2010 sind die umfangreichen Funktionen zum "Web-based Planning": Planer bearbeiten Projektpläne in diesem Fall nur noch in Web-Masken im Browser. Ein Project-Client ist in diesem Szenario nicht mehr erforderlich. Die Planungsfunktionen in Project Web Access haben allerdings nicht den gleichen Umfang wie die herkömmlichen Funktionen im Project-Client, so dass diese Alternative nur für einfach strukturierte Pläne bzw. Projekttypen empfehlenswert ist. Potentiell lassen sich mit der Option des Web-based Planning Lizenzkosten einsparen, da eventuell weniger Client-Lizenzen benötigt werden.

Indirekt profitieren werden Projektleiter auch davon, dass in Project Web Access die Menüs zur Aufwands- und Fortschrittserfassung überarbeitet wurden. Einerseits sorgt die Optimierung der Menüs "My Tasks" und "My Timesheet" für mehr Bedienkomfort. So können Projektmitarbeiter geplante Abwesenheitszeiten nun direkt in den "Timesheets" erfassen, ohne ein separates Menü öffnen zu müssen. Andererseits ist jetzt eine automatische Synchronisierung der Daten zwischen "My Timesheet" und "My Tasks" möglich, was den Prozess der Datenerfassung deutlich vereinfacht. Bisher waren dazu Add On-Produkte von Drittherstellern erforderlich.

Doch was bedeutet das konkret für den Projektleiter? Wenn die Projektmitarbeiter Aufwand und Projektfortschritt einfacher und bequemer rückmelden können, wird sich auch deren Rückmelde-Disziplin verbessern, was letztendlich zu einer höheren Qualität der Ist-Daten führt. Da der Projektleiter diese Daten für das Projektcontrolling und die Projektsteuerung heranzieht, profitiert letztendlich auch er von der zu erwartenden höheren Datenqualität.

Auch von den oben genannten verbesserten Möglichkeiten zum Berichtswesen werden Projektleiter letztendlich profitieren können. Oft betreiben Unternehmen gesonderte und aufwendige Berichtssysteme für Projektstatus-Reports ohne direkten Bezug zum Projektmanagement-Softwaresystem. Projektleiter geben in diesen Systemen erneut Daten ein, die sie in der PM-Software bereits hinterlegt haben. Solche Aufwände und die mit dem Prozess verbundene Gefahr der Dateninkonsistenz können durch ein Projektstatus-Reporting direkt aus dem PM-Softwaresystem heraus vermieden werden. Für viele Projektleiter wäre dies eine große Arbeitserleichterung.

Für anwendende Unternehmen ist zu empfehlen, die vielfältigen Reporting-Features von Microsoft für ein Projektstatusberichtswesen zu nutzen, um Projektleiter nicht mit Sonderberichten und redundanter Datenhaltung inklusive Doppelerfassungen zu belasten.

Zugewinn für PMOs

Die fachliche Verantwortung für Projektmanagement-Tools liegt häufig bei den PMOs. Diese profitieren vor allem von der oben beschriebenen Durchgängigkeit des Portfoliomanagements, da sie mit Project 2010 weitreichende Möglichkeiten haben, mit einer einheitlichen Plattform neue Projektideen zu erfassen und zu bewerten, Projektportfolios zu optimieren und Szenarien mit Blick auf vorhandene Mitarbeiter und Budgets auszuarbeiten. Der Arbeitsaufwand bei den PMOs für die Abwicklung dieser Prozesse in einem Tool wird sinken, da ein einheitliches Projektmanagement-Tool genutzt wird und manuelle Datenaufbereitungsschritte in Drittsystemen oder Microsoft Office-Produkten wegfallen.

Auch müssen nicht unterschiedliche Systeme für Projekt- und Portfoliomanagement parallel betrieben werden. Dies sollte die Akzeptanz des Projektmanagement-Tools durch das PMO und durch die gesamte Organisation deutlich verbessern. Eine höhere Akzeptanz erleichtert wiederum eine erfolgreiche Implementierung und die Verankerung der Managementprozesse im PM und PPM. Mit einer verbreiteten Nutzung und erhöhten Sichtbarkeit des Projektmanagement-Tools wächst wiederum auch die Bedeutung eines PMOs in einer Organisation.

Auch die Verbesserungen bei den Planungsfunktionen, insbesondere die Einführung von "Pinned Tasks" und Web-basierter Planung nützen den PMOs indirekt. Dies wird die Hemmschwelle für den Einsatz von Project 2010 als Alternative zur allgegenwärtigen "Schattenplanung" in Excel herabsetzen. Projektleiter geben zukünftig relevante Planungsdaten verstärkt in das Projektmanagement-Tool ein, anstatt solche wertvollen Informationen lediglich in separaten Dateien ohne Mehrwert für ein Gesamtsystem zu speichern.

Dadurch gewinnt das Projektmanagement-Tool mit Hinblick auf die Datenqualität im Bereich der Projekt- und Portfolioplanung. Die verbesserte Datengrundlage ermöglicht es dem PMO wiederum, bessere Steuerungsinformationen für Planungsprozesse im Unternehmen zu liefern.

Fazit

Mit dem Project Server 2010 und den optionalen Microsoft-Komponenten aus SharePoint, Excel usw. steht eine wesentlich überarbeitete und verbesserte Plattform für unternehmensweites Projektmanagement zur Verfügung. Auch wenn aus Anwendersicht noch Wünsche offen bleiben (siehe Kasten), lässt sich zusammenfassen:

Es ist zu erwarten, dass mit den verbesserten System-Funktionen von Project 2010 die Anwenderakzeptanz steigt. Eine höhere Akzeptanz dürfte sich wiederum in einer verbesserten Datenqualität niederschlagen. Mit den weitreichenden Szenario- und Berichtsmöglichkeiten kommt Project 2010 ebenfalls den Bedürfnissen des Managements entgegen.

Insbesondere die jetzt im Project Server zusammengefassten Funktionen zum Projekt- und Portfoliomanagement werden für viele Unternehmen und PMOs den Weg ebnen, um das Projektmanagement-Tool weitreichender einzusetzen.

Technische Grundlagen

• Der Project Client wird in den Versionen Standard oder Professional angeboten; nur die Professional-Version kann sich mit dem Server verbinden.
• Der Project Client ist als 32-bit oder 64-bit-Version verfügbar und läuft auf den Betriebssystemen Windows XP, Vista und Windows 7.
• Project Server 2010 basiert auf SharePoint Server 2010 (Enterprise Edition); ein Betrieb mit Windows SharePoint Services ist nicht mehr vorgesehen.
• Der Server bedingt den Einsatz von Windows Server 2008 und verwendet als Datenbank-Managementsystem Microsoft SQL Server 2005 oder 2008.
• Project Server 2010 ist nur noch als 64-bit Version verfügbar.
• Project Web Access benötigt keine Installation von lokalen Komponenten (z.B. ActiveX) und unterstützt die Browser-Versionen Internet Explorer 7 oder 8.