Webbasierte Projektmanagementlösungen liegen im Trend. Sie bieten interaktiven Bedienkomfort und lassen sich zunehmend genauso bequem wie Desktopanwendungen bedienen. Mit der Version 6.0 hat sich auch die Multiprojekt- und Portfoliomanagementsoftware KLUSA noch weiter in diese Richtung entwickelt. Sie präsentiert sich nun mit einem komplett neu entwickelten Portfoliomanagement-Modul. Die vom Münchner Beratungs- und Softwareentwicklungshaus OPUS Business Solutions entwickelte Software kam 2001 auf den Markt. Heute finden sich unter den Referenzen bekannte Namen wie Bayer Business Services GmbH, Infineon Technologies AG oder die Schweizer Krankenversicherung Visana Services AG.
Weboberfläche mit acht Modulen
Bis zu acht Module stehen dem Anwender je nach seiner Rolle zur Verfügung. KLUSA führt diese in einer Leiste am oberen Rand des Browserfensters auf. Bereits die Bezeichnung der Module mit "Projektideen", "Projekte", "Management", "Portfolio" und "Ressourcen" verdeutlicht, dass die Software den Anspruch vertritt, den kompletten Lebensweg von Projekten abzudecken und allen am Projektmanagement Beteiligten etwas zu bieten - den Projektleitern, dem Management, dem PMO und den Ressourcenverantwortlichen in der Linie, wie etwa Abteilungsleitern.
Die weiteren Module wie "My KLUSA" für die eigene Arbeitsorganisation, das Modul "TRACC" (Time Recording and ACCounting) für die Zeiterfassung und "Administration" für die technische Administration der Software richten sich an Projektmitarbeiter bzw. Administratoren.
Bild 1: Nachdem der Anwender in der linken Menüleiste ein Projekt ausgewählt hat, erscheinen in der Leiste rechts daneben die Funktionen zur Bearbeitung.
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Innerhalb der einzelnen Module greift der Anwender über die am linken Fensterrand platzierten Navigationsspalten auf die einzelnen Funktionen der Software zu. Hier findet er beispielsweise im "Projekte"-Modul eine Liste seiner Projekte. Sobald er eines dieser Projekte anklickt, erscheint rechts neben der Liste eine weitere Navigationsleiste, welche die verschiedenen Funktionen zur Bearbeitung des Projekts aufführt – etwa die Risikobewertung, die Kosten- und Ressourcenplanung oder die Projektstruktur- und Terminplanung mit dem Gantt-Diagramm (Bild 1).
Von der Anforderung zum Projekt
Wer eine Idee für ein neues Projekt oder eine neue Anforderung an ein bestehendes Projekt hat, kann diese im Modul "Demands" erfassen. In einem Formular trägt der Anwender die wichtigsten Eckdaten der Projektidee und sinnvollerweise eine kurze Beschreibung dazu ein. Auch die zuständigen Personen für die Bearbeitung der Anforderung oder der mögliche spätere Projektleiter können direkt ausgewählt werden.
Mit der Eingabe dieser Anforderungen startet der Bearbeitungs-Workflow, in dessen Verlauf die Idee nach und nach verfeinert und präzisiert werden kann. Um die Ziele der Idee, den damit verbundenen Nutzen sowie etwaige Risiken fundiert und systematisch bewerten zu können, stellt KLUSA beispielsweise eine Nutzwertanalyse ("Scoring") zur Verfügung. Die Schätzwerte für Kosten und Nutzen lassen sich zudem in einer Rentabilitätsberechnung gegenüberstellen. Neben der quantitativen Bewertung einer Projektidee kann auch eine qualitative Beurteilung abgegeben werden. Die Bewertungskriterien, ihre Gewichtung sowie die jeweils verwendete Werteskala sind frei definierbar. Zudem können die Bewertungen von verschiedenen Personen oder Teams abgegeben werden. Ist die Idee schließlich für gut befunden und genehmigt worden, kann sie alleine oder gebündelt mit weiteren Anforderungen als Projekt umgesetzt werden.
Zu diesem Zweck erstellt der Anwender aus der bestehenden Idee mit wenigen Klicks ein neues Projekt, für das die Software wichtige Eckdaten - etwa den Ausführungszeitraum oder die Kostenplanung zunächst direkt aus der Idee übernimmt.
Komplett überarbeitetes Portfoliomanagement
Ob ein Projekt realisiert wird oder nicht, richtet sich häufig nicht nur danach, ob es insgesamt vorteilhaft ist. Oft führen auch eine begrenzte Personalkapazität oder ein limitiertes Budget dazu, dass nicht alle Projekte umgesetzt werden können, die für sich genommen als sinnvoll angesehen werden. Es gilt dann, Nutzen und Ressourcenverbrauch in Relation zu setzen und aus den laufenden Projekten sowie den neuen Ideen ein ausgewogenes Projektportfolio zusammenzustellen.
Mit Version 6.0 verfügt KLUSA über ein komplett neu entwickeltes Portfoliomanagement-Modul, das die Technik von Adobe Flex nutzt. Während Flash-Animationen auf Webseiten vielen vertraut sind, ist derzeit noch wenig bekannt, dass sich der Flash-Player in Verbindung mit Flex auch für interaktive Webanwendungen leistungsfähiger Business Software eignet. Auch KLUSA bietet auf dieser Basis nun im neuen Portfoliomanagement eine Bedienung wie auf dem Desktop. Das Navigationskonzept der übrigen Module mit den Navigationsspalten am linken Fensterrand wurde im Wesentlichen übernommen, so dass sich das neue Modul gut in die Gesamtanwendung einpasst.
Bild 2: Im neuen Portfoliomodul analysiert der Anwender interaktiv die Auswirkungen, die verschiedene Projektzusammenstellungen haben.
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Das Portfoliomodul (Bild 2) ist in die Bereiche Administration, Planung und Analyse unterteilt. In der Planung wählt der Anwender aus, aus welchen Ressourcen-Pools die Mitarbeiter stammen sollen, welche die Projekte später umsetzten. Außerdem kann er sogenannte Hüllkurven definieren. Dies sind Kapazitätsgrenzen, die sein Portfolio bezogen auf die Anzahl der laufenden Projekte, das Budget oder die Ressourcenkapazität begrenzen. Dazu trägt er die jeweils zulässigen monatlichen Maximalwerte in eine Tabelle ein. Auf diese Weise lässt sich z.B. definieren, dass im laufenden Jahr ein Projektbudget von 250.000 Euro monatlich verfügbar ist, das sich ab April des Folgejahres auf 280.000 Euro erhöht. Die verfügbare Ressourcenkapazität kann der Portfolio-Planer wahlweise manuell eingeben oder automatisch aus den zuvor ausgewählten Ressourcenpools berechnen lassen.
Im nächsten Schritt stellt der Anwender aus Projektideen und laufenden Projekten das Portfolio zusammen. KLUSA erlaubt es Projektplanern, mehrere Varianten ihrer Planung parallel zu pflegen. In diesem Fall findet der Anwender neben der jeweils aktuellen Planung auch die entsprechenden Varianten in seiner Projektliste und kann selbst entscheiden, welche davon er für die weiteren Überlegungen und Analysen heranziehen möchte.
Das erstellte Portfolio visualisiert KLUSA anschließend im Balancing Scenario (Bild 2) als Balkendiagramm. Die resultierenden Bedarfe an Budget und Ressourcen stellt die Software ebenso wie die zuvor definierten Hüllkurven als Histogramm dar. Der Anwender kann nun verschiedene Situationen für sein Projektportfolio durchspielen, indem er mit der Maus z.B. einzelne Projekte auf der Zeitachse verschiebt. Sollen neue Projekte in das Portfolio aufgenommen oder Projekte daraus entfernt werden, reicht ein Klick in der Symbolleiste, um eine komplette Projektliste einschließlich möglicher Projektvarianten zu erhalten. Daraus stellt der Anwender dann das Projektportfolio zusammen, indem er alle Projekte, die aufgenommen werden sollen, mit einem Häkchen kennzeichnet. Die Konsequenzen für Projektanzahl, Budget und Ressourcenbedarf verdeutlicht KLUSA dann wieder im Histogramm.
Insgesamt lassen sich mit der Funktion "Balancing Scenario" die Auswirkungen verschiedener Projektkombinationen gut durchspielen. Das Histogramm wird je nach Bedarf mittels zweier Auswahllisten schnell angepasst. So zeigt das Ressourcen-Histogramm entsprechend der Auswahl in der ersten Liste beispielsweise unter anderem Planaufwände, Restaufwände oder freigegebene Aufwände an und gruppiert diese gemäß der Einstellung der zweiten Liste etwa nach Projekten und Projektideen, Ressourcen-Pools, Fähigkeiten der Ressourcen (Skills) oder auch Kostenstellen. Die begrenzende Hüllkurve zeigt allerdings derzeit immer die Gesamtkapazität aller Ressourcen und differenziert noch nicht entsprechend der Gruppierung.
Mit den Analysefunktionen verfügt der Anwender über weitere hilfreiche Werkzeuge, um auch in eine große Anzahl von Projektideen und Projektvarianten im Unternehmen Klarheit zu bringen. Die Projektbewertungen fasst KLUSA übersichtlich tabellarisch zusammen. So bekommt der Anwender rasch einen Überblick über die Einschätzungen zum strategischen Nutzen, dem Risiko oder den finanziellen Eckdaten der einzelnen Projekte. Wer lieber auf Grafiken setzt, findet mit der Bubble-Chart-Funktion eine Möglichkeit, alle Projektbewertungen auch flexibel zu visualisieren.
In vielen Unternehmen wird das Projektportfolio in regelmäßigen Intervallen überprüft. Falls notwendig, beschließt dann ein Entscheidungsgremium die erforderlichen Anpassungen. Auf diese Termine kann sich der KLUSA-Anwender vorbereiten, indem er verschiedene Szenarien-Analysen und Auswertungen abspeichert, auf die er später z.B. während einer Präsentation zurückgreifen kann. So können alternative Entscheidungsszenarien bei Bedarf auch direkt aus dem Tool heraus präsentiert werden. Ist die Entscheidung für eine der zuvor entwickelten Portfoliovarianten gefallen, kann der Anwender sie direkt als aktuelle Planung für die weitere Arbeit übernehmen.
Risiken, Ressourcen und eine renovierte Terminplanung
Neben der Termin- und Ressourcenplanung bietet KLUSA im Modul "Projekte" auch die Möglichkeit, die wesentlichen Rahmendaten der Projekte an zentraler Stelle zusammenzuhalten. Dazu gehört beispielsweise zuallererst eine Projektbeschreibung mit Zielen und Liefergegenständen. Die Risiken eines Projekts erfasst der Anwender in einer Liste, zusammen mit der Einschätzung zu Auswirkungen und Eintrittswahrscheinlichkeiten in den Stufen "niedrig", "mittel" und "hoch". Das Risikomanagement umfasst darüber hinaus eine finanzielle Bewertung der Risiken und eine Verfolgung des Risikostatus. Die Risiken visualisiert KLUSA entsprechend dieser Bewertung als Risikomatrix. Auch Änderungsanträge verwaltet der Anwender in diesem Modul – ihre Abwicklung unterstützt KLUSA mit einem einfachen Workflow. Außerdem wird bei Änderungsanträgen die jeweils aktuelle Planung als Referenz für spätere Vergleiche gespeichert.
Trotz aller beschriebenen Möglichkeiten – für die konkrete Planung der einzelnen Projekte ist auch die Ablauf- und Terminplanung wichtig. Bislang mussten Anwender hier oft auf den Microsoft Project Client setzen, der sich über eine bidirektionale Schnittstelle mit KLUSA verbinden lässt. Dies dürfte für komplexere Projektplanungen auch heute noch sinnvoll sein. Eine große Anzahl von Projekten sollte sich allerdings bereits mit dem in Version 6.0 ebenfalls komplett überarbeiteten Gantt-Diagramm (Bild 1) planen und steuern lassen. Wie schon beim Portfoliomodul kommt auch hier die Technik von Adobe Flex zum Einsatz. Das Ergebnis ist ein einfaches Planungswerkzeug, mit dem sich Projektpläne geringer Komplexität, beispielsweise ausschließlich mit Ende-Anfangs-Beziehungen, komfortabel im Browser bearbeiten lassen.
Funktionen für den Projektstatusbericht, die automatische Protokollierung von Terminen und Kosten für Meilenstein- und Kostentrendanalyse oder die Phasenübersicht (Bild 3) bieten dem Management einen raschen Überblick und runden das Produkt ab.
Bild 3: Die Farbgebung für die einzelnen Projektphasen erleichtert die Multiprojekt-Übersicht.
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Die Fortschrittsverfolgung der einzelnen Projekte kann wahlweise automatisch aus den Zeitkontierungen der Projektmitarbeiter oder manuell durch den Projektleiter ermittelt und festgehalten werden. Ist-Kosten berechnet die Software wahlweise ebenfalls aus den Zeitbuchungen oder übernimmt sie aus externen ERP-Systemen wie SAP.
Für die Ressourcenplanung kann der Projektleiter auf das Skillmanagement von KLUSA zurückgreifen. Ob Ressourcen direkt durch den Projektleiter eingeplant werden dürfen oder eine Anfrage beim zuständigen Ressourcenmanager erforderlich sein soll, ist – auch softwareseitig – eine Einstellungsfrage. Mit einer Workflow-Unterstützung und den speziellen Funktionen für Ressourcenmanager ist die Software bei der Ressourcenplanung auch für Anfrage- und Freigabeprozesse gut gerüstet. In den kommenden Versionen soll auch das Ressourcenmodul überarbeitet und mit Adobe Flex umgesetzt werden.
Vielseitiges Reporting – auch in Word
Projektideen, Projekte, Portfolioszenarien, Änderungsanträge, Auslastungsübersichten für Ressourcen oder Kosten-Budget-Vergleiche – eine komplexe Multiprojektmanagement-Landschaft erfordert eine Vielzahl an Berichten. Die Gesamtübersicht über die Projekte bietet unter anderem das Modul "Management" mit zahlreichen Tabellen und Grafiken, die direkt als Dashboard im Browser eingesehen werden können. In der Praxis ist es von vielen Berichtsempfängern allerdings oft gar nicht erwünscht, sich Informationen selbst aus dem System heraussuchen zu müssen. Hier kommt KLUSAs Reporting-Konzept ins Spiel.
Bild 4: Mit dem übersichtlich strukturierten Report Designer vermag das PMO den Anwendern flexible Auswertungen zur Verfügung zu stellen.
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Zum einen bietet die Software einen herkömmlichen Berichtsgenerator, mit dem der Systemadministrator Vorlagen definieren kann. Der "Report Designer" (Bild 4) ist eine Windowsanwendung – also nicht webbasiert – im Office-2007-Layout und bietet zeitgemäßen Komfort für den Entwurf tabellarischer und grafischer Berichte. Diese stellt der Administrator über die Weboberfläche des Programms zur Verfügung, von wo aus die Anwender sie im HTML- oder PDF-Format aufrufen können.
Bild 5: Zusätzlich zum Report Designer können Berichte mittels eines Add-Ons direkt in Word erstellt werden. Diese Montage zeigt oben die Entwurfsvorlage, unten das fertige Dokument.
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Zusätzlich zum Report Designer bietet KLUSA auch eine Erweiterung für Microsoft Word (Bild 5), mit der sich Berichtsvorlagen direkt in der Textverarbeitung erstellen lassen. Der Berichtsentwickler zieht Platzhalter für Projektdaten – z.B. die Projektbezeichnung – oder Grafiken – wie z.B. eine Meilensteintrendanalyse – einfach per Drag and Drop an die gewünschte Stelle seines Word-Dokuments. Anwender können die so erstellten Vorlagen später selbst in Word öffnen, wobei KLUSA die Platzhalter mit den aktuellen Werten des jeweiligen Projekts füllt. Individuelle Projektstatusberichte im gewünschten Layout des Kunden sind auf diese Weise rasch erstellt. Durch das Word-Format können die Dokumente direkt weiterverarbeitet oder in andere Dokumente integriert werden.
KLUSA gestattet es nicht nur, Auswertungen bei Bedarf kurzfristig anzupassen oder Zahlen für individuelle Einzelauswertungen nachzubereiten, sondern bietet an vielen Stellen auch die Möglichkeit, Daten im Excel- oder CSV-Format zu exportieren. Auf diese Weise lassen sich z.B. Daten aus Termin- und Ressourcenplänen sowie Kostenübersichten weiterverwenden.
Abgerundet wird das Reporting durch die KLUSA Web-Services, die alle relevanten Projektdaten für den automatisierten Zugriff über das Internet zur Verfügung stellen. Externe Reportinglösungen, wie z.B. ein Business Data Warehouse, können sich dieser Daten somit auf technisch einfache und standardisierte Weise bedienen.
Systemvoraussetzungen
Als webbasierte Software erfordert KLUSA auf Anwenderseite lediglich eine aktuelle Version des Internet-Explorers. Für die mittels Adobe Flex neu entwickelten Teile der Software, wie das Gantt-Chart oder das Modul "Portfoliomanagement", ist zusätzlich der Adobe Flash Player erforderlich.
Serverseitig benötigt KLUSA ein Windows-Serverbetriebssystem mit dem Internet Information Server und .NET-Unterstützung. Als Datenbank kommt Oracle zum Einsatz. Zum Versand von Workflow-Benachrichtigungen via SMTP lässt sich KLUSA an E-Mail-Server anbinden; für Informationen zu Nutzerkonten greift das Programm auf Microsoft Active Directory oder LDAP-Server zurück. Der SAP-Connector erlaubt den Austausch von Kosten-, Ressourcen- oder Personaldaten mit der ERP-Suite.
Lizenzbedingungen
KLUSA steht in drei Varianten mit jeweils unterschiedlichem Funktionsumfang zur Verfügung. Die Starter Edition ermöglicht es einem kleinen Team von bis zu fünf Benutzern, die Software für ein halbes Jahr lizenzkostenfrei zu testen. Langfristig produktives Arbeiten in gering vernetzten Multiprojektumgebungen wird mit der Professional Edition ermöglicht. Die Enterprise Edition erschließt den gesamten Funktionsumfang der Software inklusive Ressourcenmanagement, Risikomanagement und Demand Management. Mit ihr können auch parallel mehrere KLUSA-Portale, beispielsweise je Abteilung, aufgebaut werden.
KLUSA kann lokal beim Kunden betrieben oder als Software-as-a-Service remote bereitgestellt werden. Diese Möglichkeit vereinfacht und beschleunigt die Einführung und ist häufig gerade in der Anfangsphase attraktiv.
Grundsätzlich richten sich die Preise nach der Edition, der Anzahl der Benutzer sowie ihrer Rolle. So kann ein kleineres Unternehmen mit beispielsweise zehn Benutzern (Projektleiter, Management) bereits mit 180 Euro pro Benutzerlizenz mit der Professional Edition starten. Größere Installationen, in denen der volle Funktionsumfang von KLUSA ausgeschöpft werden soll, beginnen dann mit 300 Euro pro Lizenz bei 100 Anwendern in den Rollen Projektleiter, Manager oder Ressourcenmanager.
Fazit
KLUSA eignet sich, um in komplexen Unternehmensstrukturen über mehrere Abteilungen oder Standorte hinweg die Übersicht über die Projektlandschaft zu bewahren. Dabei helfen die periodischen Projektberichte und die umfangreichen Funktionen für das Berichtswesen mit ihren zahlreichen Variationsmöglichkeiten. Anforderungen und Projektideen können in einem klar gegliederten Prozess bewertet und im Zuge des Portfoliomanagements eingeplant werden. Um diesen Überblick zu ermöglichen, setzt die Software eher auf eine breite Abdeckung vieler Funktionen, etwa Risikomanagement, Dokumentenmanagement oder Änderungsantragsmanagement, als auf die sehr detaillierte Umsetzung der einzelnen Funktionen. Dies macht die Software beispielsweise für Unternehmen mit heterogenen Projekttypen interessant, in der das Projektbüro vor der Herausforderung steht, eine komplexe Projektlandschaft koordinieren zu müssen.
Dennoch geht die Entwicklung bei KLUSA derzeit (und sicherlich auch in Zukunft) weiter in die Tiefe, wie die überarbeitete Terminplanung (Gantt-Diagramm) oder das komplett neu entwickelte Portfoliomanagement-Modul zeigen. Beide stehen zudem für den technischen Trend, die Anwendung nach und nach auf Adobe Flex umzustellen, was den Anwendern eine sehr komfortable, interaktive Web-Oberfläche bietet.
Kontakt
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