Zeit ist Geld - das gilt insbesondere in Bauprojekten. Das Projektmanagement ist komplex. Hier müssen Hunderte von Abläufen, Materialbestellungen und -lieferungen sowie der Personaleinsatz möglichst exakt aufeinander abgestimmt werden. Vor allem wenn viele Projekte gleichzeitig durchgeführt werden, ist ein effizientes Projektmanagement notwendig. Das Anlagenbauunternehmen Envitec Biogas GmbH setzt seit April 2006 die Projektmanagement-Software Asta Powerproject der Asta Development GmbH ein und konnte so seine Arbeitsprozesse wesentlich effizienter gestalten - ein Gewinn für das Unternehmen, seine Lieferanten und Kunden.
Envitec Biogas GmbH: Viele Projekte effizient managen
Die Envitec Biogas GmbH stellt u.a. schlüsselfertige Biogasanlagen für die Landwirtschaft, Kommunen und Industrie her. Das Unternehmen arbeitet nahezu 100% projektorientiert und wickelt derzeit etwa 60 Projekte gleichzeitig ab. Ein Projekt hat ein durchschnittliches Volumen von 1,2 Millionen Euro und hat eine Laufzeit von vier bis fünf Monaten. Es vereinigt Fachgewerke wie den Hochtiefbau, Rohrleitungsbau, Apparatebau und umfasst bei Standardprojekten insgesamt 206 Vorgänge, die über die Projektmanagement-Software gesteuert werden müssen.
Die Envitec Biogas GmbH
Die Envitec Biogas GmbH hat sich auf den Bau von Biogasanlagen spezialisiert, weitere Schwerpunkte sind die Erstellung von Düngemittelaufbereitungsanlagen und der Behälterbau. Das Unternehmen besteht seit über 30 Jahren, es hat seinen Sitz im nordrhein-westfälischen Saerbeck und beschäftigt derzeit rund 130 Mitarbeiter. Neben Vertriebsbüros in Kiel und in den Niederlanden hat es Tochterunternehmen in Tschechien, Ungarn, Italien und Indien. Der Jahresumsatz liegt bei ca. 140 Millionen Euro.
Derzeit größtes Projekt der Envitec Biogas GmbH ist der Aufbau des weltweit größten Biogasparks in Penkun; im Auftrag der Nawaro AG ist die Envitec Biogas GmbH für dessen Realisierung verantwortlich.
Bild 1: Biogasanlage Anklam. Quelle: Envitec Biogas.
Früher kam bei der Envitec Biogas GmbH eine Kombination aus zwei gängigen Büroanwendungen zum Einsatz, mit deren Hilfe das Projektmanagement gestemmt wurde. Im Jahr 2005 stieg die Anzahl der Projekte stark an, die Mitarbeiterzahl verdoppelte sich nahezu. Dadurch war es mit den bisherigen Tools nicht mehr möglich, die Gesamtübersicht über die Projekte zu behalten. Es ließ sich nur schwer erkennen, wie sich Verzögerungen oder Planänderungen in einem Projekt auf andere Projekte auswirkten. Dies führte z.B. dazu, dass Lieferanten über Bestelländerungen nicht rechtzeitig informiert wurden und deshalb zu spät lieferten. Die Folge waren wiederum temporäre Stillstände auf den Baustellen. Auch der Aufwand für unternehmensinterne Arbeiten erhöhte sich mit dem Wachstum. So musste z.B. der Materialbedarf bei jedem Projektleiter einzeln angefragt und für die Lieferanten zusammengefasst werden - bei der hohen Zahl von Projekten ein großer Zeitaufwand.
Envitec brauchte eine Software, die eine Gesamtübersicht über alle laufenden Projekte lieferte. Es sollte möglich sein, die Konsequenzen von Änderungen in den Projekten in Echtzeit zu verfolgen, um darauf schnell und adäquat reagieren zu können. Zudem war es wichtig, die Lieferanten immer auf dem aktuellen Informationsstand zu halten und so Leerlaufzeiten auf den Baustellen zu vermeiden.
Biogasanlagen
In Biogasanlagen vergärt Biomasse (z.B. Altholz, Futtermittel oder Gülle); die entstehenden Gase sind ein natürliches Abbauprodukt und werden in einem angeschlossenen Blockheizkraftwerk verbrannt, aus ihnen entsteht Energie in Form von Wärme oder Strom. Reststoffe können zu Flüssigdünger oder Kompost weiterverarbeitet werden.
Asta Powerproject: Aktuelle Projektinformationen auf einen Blick
Seit April 2006 ist die Projektmanagement-Software Asta Powerproject bei der Envitec Biogas GmbH im Einsatz. Der Software-Hersteller Asta Development GmbH hatte bereits 2001 seine Produkte bei Envitec vorgestellt, die Investitionsentscheidung war damals aber aus Kostengründen noch zurückgestellt worden. Als das Wachstum von Envitec die Anschaffung einer neuen Softwarelösung unumgänglich machte, ging man wieder auf Asta zu.
"Zentrale Anforderung an die Software und gleichzeitig die größte Herausforderung in unseren Projekten ist die Koordination und Überwachung aller Projekte gleichzeitig, und zwar im Hinblick auf zeitliche, personelle und materielle Ressourcen", erklärt Jürgen Tenbrink, Technischer Leiter bei der Envitec Biogas GmbH. Asta Powerproject überzeugte Envitec vor allem durch seine umfangreichen Möglichkeiten, Projektdaten miteinander zu verbinden. Die Verknüpfung von Projektplanung, der Ressourcenplanung, der Auslastung der einzelnen Mitarbeiter und des Gesamtunternehmens, der Lagerverwaltung und der Urlaubsplanung in Echtzeit bietet mehrere Vorteile: Die Informationen zu den Projekten müssen nun nicht bei jedem Projektleiter einzeln eingeholt werden, sondern können zentral abgerufen werden. Der schnelle Informationsfluss wirkt sich auch positiv auf die Projektabwicklung auf den Baustellen aus: Die internen und externen Monteure bzw. gewerblichen Mitarbeiter können ohne Leerlauf eingesetzt werden, weil das Material rechtzeitig an die richtige Stelle geliefert wird und es keine Stillstandzeiten mehr gibt. "Die Zeitpläne werden zum Teil um Wochen unterschritten, weil die Abläufe wesentlich effizienter umgesetzt werden können", erläutert Jürgen Tenbrink. "Vor dem Einsatz von Asta Powerproject hat ein Projektleiter fünf bis sechs Projekte pro Jahr durchgeführt. Jetzt schafft er sechs bis acht."
Dreimonatige Testphase
Für die Implementierung der Software vereinbarten die Envitec Biogas GmbH und die Asta Development eine dreimonatige Testphase, von deren erfolgreichem Verlauf die Kaufentscheidung abhängig gemacht wurde. "Die Anpassung und Einrichtung der Software durch Asta verlief im Hinblick auf die Geschwindigkeit und die Qualität ebenso gut wie die Schulung unserer Mitarbeiter, so dass uns die Entscheidung zugunsten des Programms kein weiteres Kopfzerbrechen bereitete", berichtet Tenbrink.
Asta Powerproject ist als reine Server-Lösung installiert, die alle Daten in einer zentralen Datenbank speichert und verwaltet. Über die Software werden die Termin- und Ressourcenplanungen der Projekte miteinander verknüpft und gelenkt, außerdem wird die Einhaltung der Zeiten überwacht. Asta Powerproject ist nicht in die sonstige IT-Infrastruktur eingebunden. Das Controlling wird über Navision gesteuert, auch die Qualitätsbewertung eines Projekts ist bei Envitec Biogas anders gelöst. Ein zentrales Projektbüro gibt es nicht. Alle Anwender greifen individuell auf die Software zu, in der Lieferanten, Personal und Material in einzelnen Datensätzen erfasst sind.
Überblick über den Projektstatus
Die Erstellung einer Biogasanlage ist in verschiedene Betriebseinheiten gegliedert, diese wiederum in Funktionseinheiten. Auf der nächsten Ebene erfolgt die Gliederung in Baugruppen, die "kleinste" Einheit bilden die Stücklisten. Um es an einem Beispiel zu illustrieren: Innerhalb der Biogasanlage ist eine zentrale Betriebseinheit - quasi das "Herzstück" - der Fermenter, ein beheizter und wärmeisolierter Stahlbetonbehälter, in dem die Biomasse vergärt. Die dazugehörige Funktionseinheit ist die Entschwefelung (zur Reduzierung des Schwefelwasserstoffanteils durch Filter oder die kontrollierte Zufuhr von Luft), deren Baugruppe aus Verdichtern, entsprechenden Armaturen und einer Sensorik besteht. Die nachfolgende Einheit bilden die Stücklisten, in denen bis auf die kleinste Schraube alles aufgelistet ist, was für die Erstellung des Fermenters benötigt wird.
Die zu den Betriebseinheiten gehörigen Arbeits- bzw. Vorgänge sind farblich codiert in Asta Powerproject abgebildet. Hierzu gehören beispielsweise der Einbau von Heizungen, von Pumpen und Rührwerken in den Fermenter oder die Anbringung der Isolierung. "Mit der Software ist es beispielsweise möglich, an alle Lieferanten eine wöchentlich aktualisierte Information über die relevanten Termine und das benötigte Material zu schicken", berichtet Jürgen Tenbrink. "So weiß jeder, wann er was und wohin zu liefern hat."
Aber nicht nur die Materialressourcen und sowie das Produktions- und Lagerwesen werden über Asta Powerproject gesteuert, sondern auch das Personal. Dies betrifft sowohl die eigenen, als auch die externen gewerblichen Mitarbeiter bzw. Partnerfirmen der Envitec Biogas GmbH, die u.a. aus den Bereichen Stahlbau, Heizung und Elektrotechnik stammen. Deren personelle und materielle Ressourcen verwaltetet Envitec zum Teil mit. Auch die Urlaubsplanung des Envitec-Personals ist in Asta Powerproject erfasst. Dies trägt ebenfalls zur Entlastung bei, denn die Führung eines gesonderten Urlaubskalenders bzw. -planers entfällt.
Formulare, Filter, Kalender
Die Asta Development GmbH übernahm es, für Envitec die Projektvorlagen einzurichten und die Einstellungen vorzunehmen. So wurden z.B. Formulare für die tagesgenaue Ansicht der Projektzeiten eingerichtet, aber auch Filter, mit deren Hilfe sich gewünschte bzw. benötigte Ressourcen ermitteln lassen ("Wann müssen welche Baustellen von welchem Lieferanten beliefert werden?", "Wann sind wo welche Inbetriebnahmen geplant?" oder "Wer ist wann und wo eingesetzt?"). Meilensteine wie die Propangasinbetriebnahme kann man sich "quer" zu allen Baustellen anzeigen lassen.
Jedes Projekt hat zudem einen (bundes-)länderspezifischen Kalender, so dass auch die jeweiligen Feiertage bei der Planung eines Projekts berücksichtigt werden können. Ergeben sich Änderungen im Ablauf, können die Anwender diese in die entsprechenden Felder oder Diagramme eingeben und das System berechnet nicht nur die Auswirkungen auf den Fertigstellungstermin eines Projekts, sondern auch auf die nachfolgenden Dienstleister oder Lieferanten.
Im Fall der aktuellen Großbaustelle - in Penkun in Mecklenburg-Vorpommern realisiert die Envitec Biogas GmbH den weltweit größten Biogaspark - wurde eine Standleitung installiert, über die die Mitarbeiter Zugriff auf Asta Powerproject haben und vor Ort z.B. Ablaufänderungen eingeben können.
All diese Einstellungen hätte Envitec auch selbst vornehmen können, mit der Unterstützung von Asta ging es aber schneller und war im Endeffekt kostengünstiger.
Disziplin erforderlich
Der Aufwand für die Pflege von Asta Powerproject beträgt wenige Stunden pro Woche. Zwei so genannte "Key User" sind bei der Envitec Biogas GmbH dafür zuständig; sie legen beispielsweise die Datensätze für neue Lieferanten oder Ressourcen an. Neue Projekte legen die Projektleiter selbst an und halten die jeweiligen Daten auf dem aktuellen Stand. Der Aufwand für die Anwenderschulung liegt bei zwei Tagen. Die Asta Development GmbH leistet - falls nötig - Support via Hotline. "Diese Unterstützung verläuft reibungslos, schnell und gut", lobt Jürgen Tenbrink.
Beim Einsatz von Asta Powerproject sei es wichtig, das Neuanlegen eines Projekts sehr sorgfältig durchzuführen, betont Jürgen Tenbrink. "Alle Vorgänge innerhalb eines Projekts müssen genau geprüft und alle Ressourcen angelegt werden. Nur so ist gewährleistet, dass alles benötigte Material bei den Lieferanten bestellt werden und auch die Lagerhaltung reibungslos laufen kann." Um die Leistung der Software voll ausschöpfen zu können, müssen die Anwender die Daten aktuell eingeben und konsequent pflegen. Nur so kann gewährleistet werden, dass alle Anwender jederzeit den aktuellen Projektstatus abrufen, Probleme oder Engpässe rechtzeitig erkennen und den Notwendigkeiten entsprechend reagieren können.
Ausblick
Offene Wünsche an die Leistungsfähigkeit der Software hat Jürgen Tenbrink bisher nicht. "Asta Powerproject kann alles, was wir wollen und brauchen. Der Umgang damit war für uns am Anfang zwar etwas ungewohnt. Das lag aber nur daran, dass wir alle die ungleich komplizierter zu bedienenden Büroanwendungen gewöhnt waren und erst einmal umdenken mussten." Eine "Roadmap" für den weiteren Einsatz der Software gibt es derzeit noch nicht. Eines steht dennoch fest: Die Envitec Biogas GmbH möchte Asta Powerproject konzernweit und damit organisationseinheitenübergreifend einführen.
