Mit Asta Powerproject Solarstromanlagen planen

Sie bauen da, wo die Sonne scheint: Die Phoenix Solar AG plant und realisiert als Generalunternehmer Solarstromanlagen bis in den Megawatt-Bereich. Vom bayerischen Sulzemoos aus hat sich das Unternehmen zu einem weltweiten Anbieter von Solaranlagen und zum Marktführer beim Bau von Solarkraftwerken entwickelt. Im Geschäftsjahr 2007 erzielte der Phoenix-Solar-Konzern im In- und Ausland einen Gesamtumsatz von 260 Millionen Euro.

Erheblich an diesem Wachstum beteiligt ist die Kraftwerksparte von Phoenix Solar in der Niederlassung Ulm. Dort planen die Ingenieure Bau und Inbetriebnahme von Solarkraftwerken und bereiten sie vor, hauptsächlich für Industriekunden und kommunale Kunden. Der Schwerpunkt des Solarkraftwerkbaus liegt im sonnenreichen Südeuropa. Die Ingenieure des Unternehmens konzentrierten sich bei der Konzeption und beim Bau der Solarkraftwerke auf die technischen Aspekte. Die Schritte bis zur Inbetriebnahme eines Kraftwerks wurden bis 2007 mit Microsoft Project geplant, protokolliert und überwacht. Für die Projektplanung war die Software als Einzellizenz auf verschiedenen Rechnern installiert. Mit zunehmendem Auftragsvolumen stiegen jedoch auch die Anforderungen an die Projektplanungssoftware an. Die Projekte selbst bzw. deren bloße Anzahl waren nicht problematisch. Allerdings wurden damit auch die Anforderungen an die Logistik und Kommunikation größer. Eine schlanke Vorhaltung und die Beschaffung von Komponenten "just in time" wurden immer wichtiger. Zum einen sollte eine verbesserte Logistik die Effizienz der Projektabwicklung unterstützen, zum anderen wollte man durch effiziente Abläufe Kosten sparen. Ein weiteres Ziel war es, das Controlling stärker in den Informationsfluss einzubinden, damit beispielsweise Teilprojekte umgehend nach deren Abschluss in Rechnung gestellt werden konnten.

Um diese Ziele zu realisieren, benötigte Phoenix Solar eine funktionierende Kommunikation, in welche die an Bau und Inbetriebnahme beteiligten Ingenieure, die Logistik-Verantwortlichen und die Controller eingebunden werden konnten. Bislang gaben die Projektverantwortlichen einen Projektstatus per E-Mail oder Telefon weiter. Die Weitergabe von Informationen an die Logistik- und Controlling-Mitarbeiter sollte nun automatisiert werden. Zwei wichtige Aspekte bei der Auswahl der Software waren die schnelle Erlernbarkeit und eine geringe Einarbeitungszeit. Außerdem stand eine Schnittstelle für eine Integration in das Warenwirtschaftssystem von Phoenix Solar ganz oben auf der Wunschliste.

Bild 1: Die Photovoltaik-Freiflächenanlage in Miegersbach in Bayern mit einer Kraftwerksleistung von 5,3 Megawatt Peak (MWp). Geplant und realisiert wurde die Anlage von der Phoenix Solar AG im Jahr 2006. Das Kraftwerk erzeugt umweltfreundlichen Solarstrom für 2.000 Haushalte.

Die Vernetzung der Beteiligten konnte durch eine Projektplanungssoftware erreicht werden. Man musste eine Serverlösung finden, über die alle Beteiligten auf die Projektinformationen zugreifen konnten. Die Software sollte außerdem für alle Mitarbeiter einfach zu bedienen sein, unabhängig davon, ob sie bereits Erfahrung beim Umgang mit Projektmanagement-Software hatten oder nicht. Die Investition in eine Serverlösung bot sich auch als Gelegenheit an, alternative Projektsoftware zu prüfen.

Ein Mitarbeiter der Phoenix Solar AG kannte die Projektmanagement-Software Asta Powerproject des Anbieters ASTA DEVELOPMENT GmbH und schlug die Serverversion als leistungsfähige und bedienerfreundliche Alternative vor. Die Mitarbeiter nahmen die Software eingehend und kritisch unter die Lupe; mehr als einmal wurde die vom Hersteller vorgesehene Testzeit verlängert. Schließlich beurteilten sie die Software als geeignet für ihre Zwecke; maßgebend war die Einmütigkeit bezüglich Funktionalität und Bedienerfreundlichkeit.

Arbeiten mit Asta Powerproject: angenehm und praktisch

Stefan Schütz, Arbeitsvorbereiter bei der Phoenix Solar AG, und seine Kollegen arbeiten nun seit etwas mehr als einem Jahr mit der Serverlizenz von Asta Powerproject. Schütz bereitet in der Niederlassung Ulm den Bau von Kraftwerken vor und überwacht ihn. In das Programm trägt er alle Schritte bis zur Fertigstellung eines Kraftwerks in den Terminplan ein. Powerproject stellt diesen wahlweise als Netzplan oder als Balkenplan (Gantt-Chart) dar. Das Balkenformat kann über die Projektdaten gesteuert werden; so lässt sich z.B. anhand der Farben erkennen, zu welchem Gewerk der jeweilige Vorgang gehört. Die komplexen Projektpläne des Anlagenbaus, an denen zahlreiche Unternehmen beteiligt sind, lassen sich dadurch übersichtlich gestalten. Die Projektbeteiligten können den Projektablauf mit einem Blick erfassen.

Einen neuen Vorgang, wie das Anschließen von Wechselrichtern, die den Gleichstrom aus den Solarzellen in Wechselstrom für das Stromnetz umwandeln, kann Schütz durch einfaches Klicken und Ziehen mit der Maus in das Diagramm eintragen. Punktuelle Ereignisse, wie eine Bestellung oder ein Liefertermin, werden als Meilensteine eingetragen und in der Darstellung entsprechend symbolisiert. Vorgänge können aufeinander bezogen oder als voneinander abhängig gekennzeichnet werden: Eine Schaltanlage z.B. wird zuerst bestellt, dann ausgeliefert und am Ende eingebaut. Auf diese Weise entsteht ein Diagramm, das die zeitliche und inhaltliche Abfolge eines gesamten Kraftwerkprojekts abbildet. Die Terminplanung ist das zentrale Steuerinstrument für Projekte im Anlagenbau. Logistische Abläufe, Just-in-time-Lieferungen und die Koordination der Montagetätigkeiten lassen ­sich nur mit professioneller Netzplantechnik bewältigen. Kostspielige Zwischenlagerungen, unnötige Ressourcenvorhaltungen oder strafbewehrte Verzögerungen können auf diese Weise vermieden werden. In Powerproject kann man auch - wahlweise per Drag & Drop oder über ein Eingabefenster - eintragen, wie weit ein Vorgang abgeschlossen ist. Dies erlaubt ein effizientes Projektcontrolling sowohl für Kosten als auch für Termine. Außerdem lassen sich Vorgänge mittels eines Summenvorgangs zusammenfassen oder in Sammelvorgängen spiegeln. Beispielsweise ist der Transport von Kraftwerkskomponenten zur Montage vor Ort ein Vorgang, der aus mehreren Detailvorgängen besteht. Der Projektverantwortliche kann diese Details nach Bedarf ausblenden und stattdessen den Transportvorgang als ganzen einblenden. Außerdem ist es möglich, nach einzelnen Gewerken zu filtern sowie nach abgeschlossenen, laufenden oder noch nicht begonnenen Arbeiten. Jeder Projektbeteiligte kann sich dadurch den für ihn relevanten Teilplan im jeweils benötigten Detaillierungsgrad schnell und einfach ausgeben lassen. Er sieht die für ihn relevanten Vorgänge und muss sich nicht durch den umfangreichen Gesamtplan arbeiten.

Bild 1: Ausschnitt aus einem Bauzeitenplan.

Planen und Beschaffen

Bereits in der Vorbereitungsphase neuer Kraftwerksprojekte, zu der auch die Erstellung von Angeboten gehört, werden die zeitlichen Abläufe der Arbeitsschritte berücksichtigt: von der Konzeption über den Bau bis zur Inbetriebnahme des Kraftwerks. Dabei ist neben den technischen Aspekten zu beachten, welche Ressourcen (Mitarbeiter oder Dienstleister) einzuplanen sind oder welche Vorlaufzeiten für Herstellung und Beschaffung von Komponenten gelten. Für die Kalkulation ist es notwendig, die zeitlichen Vorgaben für die Fertigstellung und die veranschlagten Kosten für Arbeitsleistung und Material miteinander abzugleichen, um eine realistische Grundlage für das Angebot zu erhalten. Aus dieser Planung ergibt sich der erwartete Ressourcenbedarf. Diesen können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Logistikabteilung bequem abrufen, da sie über Leserechte verfügen und die Planungsdaten in Powerproject einsehen können. Somit sind sie in den Fortschritt der Planungen eingebunden und sowohl über die langfristige Planung als auch über aktuelle Änderungen bei einzelnen Projekten informiert. In der Folge erübrigt sich das Erstellen von gesonderten Bedarfslisten für die Logistik. Darüber hinaus fließen Informationen über den aktuellen Bedarf an Material unmittelbar, so dass die Logistiker "just in time" planen oder auf Änderungen vor Ort reagieren können.

Anzeige- und Kalenderfunktionen

Besonders hilfreich findet Schütz die verschiedenen Anzeigeoptionen: "Wir können uns per Mausklick die kritischen Pfade anzeigen lassen. Wenn es irgendwo klemmt, wissen wir gleich, an welcher Stelle im Plan wir ansetzen müssen." Entstehen Engpässe, weil beispielsweise Solarmodule zu spät geliefert wurden, versetzt Asta Powerproject auch die davon abhängigen Vorgänge im Plan nach hinten. Der Projektverantwortliche kann im Plan somit alle Auswirkungen der Verzögerung erkennen und zielgerichtete Maßnahmen ergreifen. Trägt er z.B. zusätzliche Kräfte oder Überstunden für Montagearbeiten in das Programm ein, verkürzt sich die Dauer, die für die Erledigung des Vorgangs benötigt wird. Auch dies zeigt Asta Powerproject an. Nach Bedarf berechnet das Programm die Arbeitskosten und erstellt Statistiken, wer wie lange wofür gebraucht hat.

Hilfreich ist dabei die Möglichkeit, den Mitarbeitern, Dienstleitern und dem Material Informationen zuzuordnen. Einem Dienstleister beispielsweise können Informationen über Honorarsätze und Verfügbarkeit zugewiesen werden. Zu einer Platine oder Schaltanlage kann man anmerken, welche Frist der Hersteller zur Lieferung benötigt (Beschaffungsfrist). Wird einem Vorgang zur Beschaffung zu wenig Zeit eingeräumt, gibt Asta Powerproject eine Warnmeldung aus. "Das schließt Planungsfehler aus", sagt Schütz. Allerdings lässt das Programm die Eingabe zu, wenn der Mitarbeiter darauf besteht.

Die Zuordnung von verschiedenen Kalendern zu Ressourcen, Vorgängen und Projekten ist eine weitere zentrale Funktion. In den Kalendern wird unter anderem festgelegt, welche Arbeitstage für das Projekt gelten (z.B. 5-Tage- oder 7-Tage-Woche) und an welchen Tagen und zu welchen Zeiten die einzelnen Mitarbeiter dem Projekt zur Verfügung stehen. Powerproject berücksichtigt in- und ausländische Feiertage sowie tariflich oder individuell vereinbarte Arbeitszeiten und löst eine Warnung aus, wenn solche Zeiten überschritten werden.

Darüber hinaus erleichtert das Programm die zügige Rechnungsstellung bei abgeschlossenen Teilprojekten. Die Projektbeteiligten geben den Arbeitsfortschritt bei den Gewerken, die sie überwachen, in das Diagramm ein. Sobald eine Arbeit abgeschlossen ist, wird dies in der Darstellung sichtbar. Damit erübrigt sich die Recherche, welche Teilschritte vor Ort fertig gestellt sind und eventuell früher als geplant abgerechnet werden können. Umgekehrt lässt sich auch sofort erkennen, wann Zahlungen an Lieferanten und Nachunternehmer fällig sind.

Schulung: In zwei Tagen handlungsfähig

Die Schulung erfolgte durch einen Dozenten des Softwareanbieters ASTA DEVELOPMENT. "Der kam für zwei Tage zu uns heraus", berichtet Schütz. "Danach konnte ich im Wesentlichen das eingeben, was ich brauche." Lobend erwähnt Schütz die didaktische Qualität der Schulungsmaterialien und dass der Dozent sich offenbar auf die Besonderheiten seines Kunden vorbereitet hatte: "Er hat uns die grundsätzliche Handhabung erklärt und unsere Fragen beantwortet. Darüber hinaus hat er uns aber auch immer wieder spezielle Tipps gegeben, die uns weiterbrachten." Mittlerweile können neue Mitarbeiter inhouse von Kollegen innerhalb eines Tages in die Grundzüge der Software eingewiesen werden. "Für weiterführende Schulungen kommt der Dozent wieder für einen Tag zu uns", beschreibt Schütz die Schulungspraxis.

Ausblick

Mit Asta Powerproject ist Schütz zufrieden: "Das Programm ist ein Handwerkszeug, das funktioniert wie es soll und nicht noch zusätzlich die Sachen verkompliziert." Deshalb plant er bereits einen umfassenderen Einsatz des Programms. In Zukunft soll Asta Powerproject auch für die Ressourcenplanung verwendet werden. Man soll dann z.B. schnell abgleichen können, welche Mitarbeiter ganz oder nur teilweise zur Verfügung stehen, weil sie bereits in anderen Projekten gebunden sind. Schütz trifft derzeit die Vorbereitungen, um Powerproject für die Ressourcenplanung einzusetzen. Die Einbindung von Powerproject in das Warenwirtschaftssystem (WWS) von Phoenix Solar steht noch aus. Die Schnittstelle dafür bilden die Logistiker; sie übertragen die Informationen aus den Projektdarstellungen in das WWS. Es ist vorgesehen, dafür zukünftig die vorhandenen Schnittstellen von Powerproject zu benutzen.