Rund 20 Jahre Projektmanagement-Erfahrung stecken in Planisware 5, das 1991 zunächst als interne Lösung für Arianespace entstand und seit 1996 vom Hersteller Planisware entwickelt und vertrieben wird. Unter seinem früheren Namen OPX2 wurde das Produkt als umfangreiche und leistungsstarke Projekt- und Projektportfoliomanagement-Software bekannt. Heute heißt die komplett webbasierte Software Planisware 5. Sie kommt vor allem in komplexen Multiprojektumgebungen zum Einsatz, z.B. bei Airbus, Bayer CropScience, Bosch Engineering, Generali Deutschland, LG Display, Schaeffler Technologies, Roche und Vattenfall. Die neueste Version, die eher unauffällig als "Servicepack 2" bezeichnet wird, bringt zusätzlich zum bereits etablierten High-EndProjekt- und Portfoliomanagement Funktionen für das Produktmanagement mit.
Planisware 5 begrüßt den Anwender in einer komplett im Browser laufenden, individuell anpassbaren Arbeitsumgebung. Sie ist modern gestaltet und bietet die heute üblichen interaktiven Annehmlichkeiten: In Tabellen kann der Anwender z.B. auch mit der Tastatur navigieren. Teile der Ansicht aktualisieren sich umgehend, falls anderswo neue Werte eingegeben wurden. Das Programm verbindet die Bedienung per Menüleiste mit den aus aktuellen Office-Anwendungen bekannten Ribbons. Die Symbolleisten sind dazu ähnlich wie Ribbons gegliedert und erlauben auch Einstellungen, wie etwa bestimmte Filterkriterien. Insgesamt ergibt sich so eine flüssige Bedienung wie auf dem Desktop, die heute bei Browseranwendungen erwartet, aber noch nicht immer vorausgesetzt werden kann.
Projekt- und Portfoliomanagement auf hohem Niveau
Es sind vor allem Unternehmen mit komplexen Produktportfolios, wie sie z.B. im F&E-Umfeld anzutreffen sind, die aus Planisware 5 den vollen Nutzen ziehen können. Die Software unterstützt dabei die Projektbeteiligten in allen Phasen des Projektlebenswegs – von der ersten Projektidee bis zur Dokumentation des abgeschlossenen Projekts. Sie bietet Projektmanagement, Ressourcenmanagement, Kosten- und Budgetmanagement, Portfoliomanagement und neuerdings auch Produktmanagement in einer Lösung.
Planisware 5 bietet für neue Projektideen Formulare, in denen Anwender ihre Vorstellungen beschreiben können. Geht die neue Idee zuerst zur Risikobewertung an einen Kollegen oder gilt es zunächst, die Kosten zu schätzen? Wer bewertet nach welchen Kriterien und Checklisten den potentiellen Nutzen, den das Projekt bringen könnte? Mit grafischen Workflow-Editoren, Bewertungsmodellen und der Möglichkeit, die Programmfenster flexibel zu gestalten, definieren Administratoren den genauen Inhalt solcher Formulare und wie mit ihnen im Einzelnen verfahren wird. Dafür brauchen sie klare Vorgaben – ein leistungsfähiges Werkzeug wie Planisware 5 erfordert zwingend ein reifes Projektmanagement mit klaren Rollen und Prozessen. Ist dies vorhanden, unterstützt die Software den Projektideen- und Antragsprozess mit automatischen Benachrichtigungen und Workflow-Funktionen. Am Ende ist die Idee entweder abgelehnt worden, als offener Punkt eines bestehenden Projekts akzeptiert oder sie wird zur Initiative, der Vorstufe eines neuen Projekts.
Portfoliobewertung und -planung
Laufende und potentielle Projekte wie die beschriebene Initiative beanspruchen Ressourcen, seien es Mitarbeiter, Anlagen oder Finanzmittel. Da diese Ressourcen in der Regel begrenzt sind, gilt es, aus den möglichen Projektideen und laufenden Projekten diejenigen auszuwählen, mit denen angesichts dieser Begrenzungen ein optimaler Nutzen für das Unternehmen erzielt wird. Um diesen Nutzen bewerten zu können, lassen sich in der Software zahlreiche Kriterien definieren. Zusätzlich zu betriebswirtschaftlichen Kennzahlen wie dem ROI (Return on Investment) oder dem NPV (Net Present Value) können auch weiche Bewertungskriterien als Fragen hinterlegt werden, etwa welchen Beitrag das Vorhaben zum strategischen Ziel der Expansion in neue Märkte leistet. Laufende und potentielle Projekte bewertet der Portfoliomanager dann aus der Gesamtschau über die Einzelkriterien. Als Ergebnis aus den Einzelkriterien erhält er für jedes Projekt jeweils eine Gesamtpunktzahl, die z.B. den strategischen Nutzen oder das Risikopotential des Projekts beschreibt. Wenn dann das Projektportfolio zusammengestellt wird, geht es darum, die so gewonnenen Kennzahlen der ausgewählten Projekte zu optimieren.
Zu diesem Zweck bietet Planisware 5 zahlreiche Hilfen. Dazu gehören Bubble-Charts ebenso wie Investitionsszenarien, mit denen der Anwender unterschiedliche Projektkombinationen zusammenstellt, um diese dann anhand von Kennzahlen zu vergleichen. So lässt sich etwa ein Bubble-Chart für den Barwert der laufenden Projekte, ihren jeweiligen strategischen Nutzen und die mit den Projekten verbundene Risikobewertung erstellen. Ein Klick auf eine der Projektkombinationen reicht, um das resultierende Gesamtergebnis für dieses Szenario anzuzeigen (Bild 1).
Bild 1: In einer Portfolio-Übersicht visualisiert Planisware 5 die Kennzahlen mehrerer Projekte. Hier werden durch die Position der Projekt-Bubbles der strategische Nutzen und der geplante Nettobarwert visualisiert.
Bild vergrößern
High-End-Funktionalität bietet das Programm mit Efficient-Frontier-Auswertungen und Sensitivitäts-Analysen. Bei der Efficient-Frontier-Auswertung stellt die Software das Portfolio auf Wunsch eigenständig zusammen. Wird beispielsweise versucht, die Gesamtbewertung der einzelnen Projekte nach Punkten für das Portfolio zu optimieren, dann kann Planisware 5 für verschiedene Investitionsvolumen die jeweils optimale Projektkombination ermitteln. Die wird zwar kein Unternehmen ungeprüft übernehmen wollen, sie bietet aber mitunter einen interessanten Vergleich zum manuell gewählten Portfolio. Gerade dort, wo große Investitionssummen in langlaufende Projekte mit hohem Risiko investiert werden, wie im von Planisware anvisierten F&E-Bereich, sind solche ausführlichen Portfoliobetrachtungen sinnvoll. Mit der Sensitivitätsanalyse lassen sich auch mehrere beschränkende Randbedingungen berücksichtigen, etwa ein begrenztes Budget und verschiedene Engpässe bei den Personalressourcen. Das Programm ermittelt dann selbstständig die wesentlichen Beschränkungen und stellt dar, welcher zusätzliche Nutzen für das Projektportfolio erzielt werden könnte, wenn für die einzelnen Engpässe mehr Personal oder Finanzmittel zur Verfügung gestellt würden.
Projektplanung und Multi-Projektmanagement
Planisware 5 deckt sowohl die Projektauswahl als auch die Projektdurchführung ab. Am Beginn des Projekts steht der Projektplan des Projektleiters. Wählt dieser ein oder mehrere Projekte in einer Liste aus, zeigt die Software deren Terminpläne als Balkenplanansicht an. Das Layout des Plans lässt sich hinsichtlich Farben, Symbolen, Sortierungen oder Filtern vom Anwender individuell anpassen und als Favorit speichern, falls die unternehmensspezifischen Layout-Vorgaben dies zulassen. Dadurch lässt sich schnell ein Meilensteinplan zu Präsentationszwecken erstellen – oder eine Planübersicht, die nur die Vorgänge für bestimmte Zulieferer darstellt.
Die gleichzeitige Ansicht mehrerer ausgewählter Projekte hilft, selbst bei sehr großen Projekten und Programmen mit vielen Teilprojekten übersichtlich zu planen. Um die Abhängigkeiten zwischen mehreren Projekten im Blick zu behalten, stehen dem Anwender verschiedene Funktionen zur Verfügung. Sollen etwa Terminänderungen bei einem anderen Projekt lediglich im eigenen Projektplan signalisiert werden, benutzt der Anwender statt der üblichen Anordnungsbeziehungen "Asynchrone Verknüpfungen". So bleibt sein Projektplan von automatischen Anpassungen verschont, ohne dass die geänderten Termine übersehen würden. Für spezielle Liefergegenstände, die zwischen den (Teil-) Projekten ausgetauscht werden müssen, lassen sich auch passende Workflows und die gesonderte Rolle des "Delivery Managers" festlegen.
Ressourcenmanagement in Matrixorganisationen ist mit Planisware 5 zumindest technisch kein Problem. Projektplaner stellen ihren Ressourcenbedarf in einer Planungsansicht, etwa "Aufwände nach Ressourcen", zusammen. Diese Aufwände gelten zunächst als unverbindliche Anforderungen. Erst dann, wenn die Ressourcenverantwortlichen, z.B. die Abteilungsleiter, zugestimmt haben, darf der Projektleiter fest mit dem Mitarbeiter rechnen. Die Anforderung brauchen Projektplaner nicht auf konkrete Personen zu beziehen – das Skill-Management erlaubt es z.B. auch, einen Konstrukteur mit spanischen Sprachkenntnissen und Erfahrung im Umgang mit einem bestimmten Simulationsprogramm anzufordern. Ist das Projekt soweit geplant, dass die Anforderungen in sich stimmig sind, versendet sie der Anwender und die Anforderung erreicht den Ressourcenverantwortlichen.
Diesem zeigt die Software die eingegangenen Anfragen in einem geteilten Fenster an (Bild 2). Die obere Hälfte zeigt dabei die Ressourcenanforderungen. Sie werden durch einen Balkenplan visualisiert, dessen Layout auch signalisiert, ob die Anforderung positiv oder negativ beantwortet wurde oder noch offen ist. In der unteren Hälfte findet der Ressourcenverantwortliche eine Liste der Mitglieder seines Teams. Per Drag-and-drop kann er diese einer Anforderung zuordnen. Falls es erforderlich ist, eine Anforderung leicht abweichend zu beantworten, reicht ein Doppelklick auf einen Anforderungsbalken, um ein Dialogfenster zu öffnen. Dort lassen sich dann abweichende Daten eingeben, wenn z.B. der angefragte Mitarbeiter nur für zwei statt für drei Wochen zur Verfügung stehen kann.
Bild 2: Ressourcenverantwortliche finden mit Planisware 5 geeignete Mitarbeiter für die Anfragen aus den Projekten.
Bild vergrößern
Flexibles Reporting – auch in Microsoft Office
Die rund 200 im Standard ausgelieferten Berichtsvorlagen decken viele typische Fragen ab. Der Administrator kann sie mit einem Reportgenerator anpassen oder ergänzen. Im Projektalltag werden allerdings immer wieder kurzfristig Auswertungen zu Präsentationszwecken benötigt. Hier vereinfacht die Software dem Anwender mit Exportvorlagen für Powerpoint das Leben. Beliebte Ansichten, z.B. einen vorgefilterten Projektplan oder die Portfolio-Übersicht, kann sich der Anwender als Favoriten in Ordnern speichern. Mit einem Klick überträgt er dann bei Bedarf alle Ansichten in eine Powerpoint-Vorlage. Da Planisware 5 die Grafiken dort nicht als Gesamtbild, sondern mit einzelnen Grafikelementen erstellt, kann der Anwender sie anschließend leicht nachbearbeiten oder ergänzen. Für individuelle Analysen bietet sich der Excel-Export an. Planisware 5 füllt die Tabellenkalkulation nicht mit festen Zahlen, sondern mit Bezügen zur Datenbank. Daher ist es leicht möglich, auch hübsch gestaltete Kalkulationsblätter später nochmals auf den aktuellen Stand zu bringen.
Projekte für Produkte
Wo Produkte entwickelt und optimiert werden, sind Projekte der Weg, dies zu tun. Es gilt, Produktstrategien und Roadmaps mit geeigneten Projekten umzusetzen. Die neueste Version von Planisware, obwohl bescheiden als "Servicepack 2" tituliert, bietet zahlreiche neue, leistungsfähige Funktionen für das Produktmanagement und verbindet somit die operative Projektwelt mit der langfristigeren Welt des Produktmanagements und der strategischen Welt des Portfoliomanagements.
Kaum ein Produkt bewegt sich alleine im Markt. Den Wettbewerb zu beobachten, ist daher eine wichtige Aufgabe für das Produktmanagement, die Planisware 5 ebenfalls unterstützt. So bietet die SWOT-Analyse (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) die Möglichkeit, verschiedene Wettbewerber zu bewerten. Auch wenn diese Funktion recht einfach umgesetzt wurde, indem für jeden Quadrant der SWOT-Matrix ein Textfeld angeboten wird, ist doch die Möglichkeit interessant, sich anschließend eine zusammengefasste Matrix für mehrere Wettbewerber anzeigen zu lassen. Traditionelle Portfoliodarstellungen ergänzen das Analyseinstrumentarium. Sie zeigen Merkmale des Wettbewerbs nicht nur als Bubble-Chart, sondern auch die Entwicklungstrends, wenn mehrere Bewertungen zu unterschiedlichen Zeitpunkten angefertigt wurden (Bild 3).
Bild 3: Das Produktportfolio zeigt die Kenngrößen von eigenen Produkten und Wettbewerbern mit ihren Trendentwicklungen.
Bild vergrößern
Produkt-Roadmapping mit Projektanschluss
Für Produkt-Roadmaps bietet das Programm einen grafischen Editor. In ihm werden Roadmaps freihändig als Balkenpläne gezeichnet. Dank zahlreicher Formatierungsmöglichkeiten und weil auch Kommentare, Icons und Bilder eingebunden werden können, entsteht so rasch eine Roadmap, welche die weitere Entwicklung eines Produkts oder einer Produktgruppe verdeutlicht (Bild 4). Mehrere Roadmaps lassen sich miteinander verknüpfen, auf diese Weise sind unterschiedlich detaillierte, hierarchische Roadmaps möglich.
Roadmaps werden – anders als Projektpläne – nicht automatisch berechnet. Auch wenn sie Projektplänen optisch ähneln, bietet die Software hier vor allem Zeichenfunktionen. Den Bezug zu konkreten Projekten stellt der Anwender her, indem er die einzelnen Roadmap-Elemente mit Projekten oder Projektphasen verknüpft. Anschließend signalisiert das Programm die aktuellen Projekttermine in der Roadmap auf Wunsch durch schmale Balken. Die eigentlichen Roadmap-Elemente bleiben allerdings unverändert. Auf diese Weise lässt sich die Produkt-Roadmap gut mit den Terminen aus dem echten Alltagsleben der Projekte vergleichen und gegebenenfalls anpassen.
Bild 4: Roadmaps bieten eine produktorientierte Sicht auf die Projekte. Sie können mit den Projekten verknüpft werden und deren aktuelle Daten zeigen.
Bild vergrößern
Die Kostenaspekte der Produktplanung deckt Planisware 5 mit dem Modul für Gewinn und Verlustrechnung ab (Bild 5). In einem frühen Planungsstadium kann der Anwender hier ähnlich wie in einer Tabellenkalkulation die prognostizierten Kosten und Erlöse periodenbezogen erfassen. Die dafür verfügbaren Kosten- und Erlösarten werden zuvor durch die Administratoren vorgegeben. Damit ist sichergestellt, dass die Berechnungen einem einheitlichen Schema folgen. Mit den eingegebenen Werten berechnet Planisware 5 Kennzahlen wie den Cash Flow oder unternehmensspezifische Metriken.
Sobald die ersten Projekte geplant sind, die mit dem Produkt in Zusammenhang stehen, kann der Anwender die Planungskosten für einzelne oder alle Kostenarten auch mit wenigen Mausklicks aus diesen Projekten in das Modul für Gewinn und Verlustrechnung übernehmen. Später gilt dann Gleiches für die Ist-Kosten. Auf diese Weise unterstützt Planisware 5 die Unternehmensverantwortlichen dabei, den wirtschaftlichen Erfolg von Produkten und Projekten auch in den Umsetzungsphasen der Projekte im Blick zu behalten.
Bild 5: Kosten und Erlöse eines Produkts werden in der Anfangsphase manuell erfasst. Später lassen sich dann konkretere Werte aus den Projekten übernehmen.
Bild vergrößern
Konfigurationsmanagement und Releaseplanung inklusive
Gerade in den frühen Produktplanungsphasen gilt es, sich zwischen verschiedenen Produkt- und Fertigungsvarianten zu entscheiden. Im Modul für Produktkonfiguration erstellt der Anwender dazu grafische Produktstrukturpläne. Diese können unterschiedliche Varianten, sprich Konfigurationen, berücksichtigen. So lässt sich z.B. das neue Mobiltelefon mit oder ohne GPS-Modul planen. Werden Veränderungen in der Produktstruktur über den Zeitverlauf aufgezeichnet, lassen sich genaue Aussagen über die Wirtschaftlichkeit eines Produkts in unterschiedlichen Konfigurationen machen. Für alle Produktbestandteile können Kosten angegeben werden. Die Software addiert diese dann je nach der gewählten Variante zu den Produkt-Gesamtkosten. Diese fließen mit den Absatzprognosen als Kosten in die Gewinn-und-Verlust-Übersicht ein. Planisware berücksichtigt auch alternative Bezugsquellen, die Einfluss auf die Herstellkosten der einzelnen Produktkomponenten haben.
Die Anforderungen an Produkte werden mittels des Anforderungsmanagements der Software strukturiert dokumentiert. Gegliederte Anforderungslisten legt der Anwender wahlweise direkt in der Software an oder importiert sie aus Word-Dokumenten. Jede der einzelnen Anforderungen lässt sich optional mit einer Projektaktivität verbinden. Dadurch wird rasch deutlich, welche Produktanforderungen wann und durch wen umgesetzt werden. Außerdem ist der Fertigstellungsgrad für die einzelnen Anforderungen während der Entwicklung sofort erkennbar, die das Programm aus den Fertigstellungsgraden der zugeordneten Aktivitäten berechnet und in entsprechenden Auswertungen anzeigt. Wer die Releaseplanung der Software benutzt, um verschiedene Anforderungen unterschiedlichen Versionen des Produkts zuzuordnen, bekommt auch den Fertigstellungsgrad der einzelnen Releases schnell heraus.
Systemvoraussetzungen
Planisware 5 läuft als dreischichtige Anwendung auf den gängigen Windows-Betriebssystemen für Server und Arbeitsplatzrechner ebenso wie unter Linux und Unix. Auch Mac OS X kommt als Client-Betriebssystem in Frage. Beim Webserver besteht die Wahl zwischen Microsoft IIS oder Apache. Dank AJAX kommt der Browser ohne Plug-in aus. Die früher eingesetzte Variante, ein Java-Applet als Client zu verwenden, ist zudem weiterhin verfügbar. Als Datenbank können Oracle ab Version 10 und der Microsoft SQL Server ab Version 2005 zum Einsatz kommen.
Lizenzbedingungen
Das Lizenzmodell mit einem Grundbetrag von 70.000 € zzgl. MwSt. für die Serverkomponente und vergleichsweise moderaten Beträgen je Benutzer legt den Einsatz in größeren Projektumgebungen nahe.
Fazit
Planisware 5 ist seit vielen Jahren eine etablierte Größe im High-End-Segment für Projekt- und Projektportfoliomanagement-Software. Wenn es um das operative Projektmanagement, Projektantragsprozesse oder Portfolioanalysen geht, dürfte die Software in kaum einem Anwendungsfall Wünsche offen lassen. Mit den nun neu hinzugekommenen Funktionen für das Produktmanagement können Entwicklungsunternehmen den gesamten Produktlebenszyklus in der Software abbilden. Angefangen etwa bei der strategischen Zielvorgabe über Forschungs- und Entwicklungsprojekte für Neuprodukte bis zur Produkt-Roadmap und den mit dieser Roadmap verbundenen Umsetzungsprojekten unterstützt Planisware 5 SP2 eine integrierte Planung und Steuerung von Terminen, Kosten, Leistungsumfang, Nutzen und Risiken.
Das Programm bietet eine moderne Oberfläche, die flexibel an die individuellen Bedingungen der Anwender und des eigenen Unternehmens angepasst werden kann. Mit Workflows lassen sich viele Abläufe wirkungsvoll unterstützen. Gleichwohl bringt die Leistungsfähigkeit der Software eine gewisse Komplexität mit sich. Der hohe Grundpreis für die Serverkomponente relativiert sich bei einer größeren Anwenderzahl. Aus diesen Gründen dürfte der Einsatz von Planisware 5 daher vor allem in großen Projektlandschaften sinnvoll sein, die entsprechend komplex sind. Vorhandene, gut etablierte PM-Prozesse vorausgesetzt, kann die Software dort ihre Leistungsfähigkeit am besten entfalten.
Kontakt
Le Bihan Consulting GmbH, Guwastr. 3,
65510 Hünstetten-Wallbach, Deutschland, Tel.: +49 6126-95917-0,
Fax: +49 6126-95917-11, E-Mail: kontakt@lebihan.de, Internet: www.lebihan.de
