Projectplace - Leichter Einstieg und starke Kommunikation

Die gleichzeitige Zusammenarbeit von Mitarbeitern an verschiedenen Standorten ist heute unverzichtbarer Bestandteil der Arbeitswelt geworden. Dies gilt vor allem für innovative, projektorientierte Bereiche. Projektmanagement zeichnet sich durch einen hohen Kommunikations- und Abstimmungsbedarf aus, da mehrere Akteure, Abteilungen und Teammitglieder gemeinsam an einer Projektaufgabe arbeiten. Hierbei ist es wichtig, die Kommunikation nachvollziehbar zu dokumentieren. Alle E-Mails, Dokumente, zugewiesenen Aufgaben und anderen Informationen müssen den Beteiligten möglichst übersichtlich zur Verfügung stehen. Projectplace ist eine Plattform, mit der man diese so genannte Teamcollaboration bewerkstelligen kann. Die Projektmanagement-Software stammt aus dem Hause Projectplace International AB und ist seit 1998 auf dem Markt. Das schwedische Unternehmen ist in vielen Ländern (Nord)-Europas vertreten, u.a. in Deutschland. Mit 380.000 Anwendern zählt Projectplace zu den weit verbreiteten Projektmanagement-Lösungen. Mit dem aktuellen Release vom Juni 2008 baute Projectplace seine bestehenden Stärken in den Bereichen Handhabbarkeit und Dokumentenmanagement weiter aus. So wurde beispielsweise das Dokumentenmanagement kompatibel für gängige Graphikformate gemacht, um auch den gehobenen Ansprüchen von Graphikern und Architekten gerecht zu werden.

Ein leichter Einstieg

Die Produktphilosophie von Projectplace besteht darin, dass jeder Anwender einfach und schnell Zugang zu seinen Projektdaten erhält. Auch aus diesem Grund ist die Software als Webservice konzipiert und erfordert keine lokalen Installationen. Der Benutzer meldet sich mit einem beliebigen Webbrowser über das Internet unter Angabe seines Benutzernamens und Kennworts in seinem Arbeitsbereich an. Dieser enthält alle Projekte und Informationsübersichten des Benutzers, so dass er direkt mit der Arbeit beginnen kann.

Die Startseite (Bild 1) von Projectplace ist übersichtlich und bietet dem Anwender Informationen zu aktuellen Dokumenten, Tätigkeiten anderer Projektmitglieder sowie den eigenen Projekten und anstehenden Aufgaben. Das Layout der Startseite kann individuell angepasst werden. Beispielsweise kann der Anwender für ihn wichtige Verknüpfungen zu Projekten und Dokumenten hier ablegen und somit leicht auf häufig benötigte Seiten zugreifen. Karteireiter am oberen Bildschirmrand bilden die Hauptnavigation. Abhängig von seinen Zugriffsrechten stehen dem Anwender dort die Reiter "Startseite", "Meetings", "Offene Punkte", "Aufgaben und Zeit", "Personen" und "Andere Werkzeuge" zur Verfügung. Weitere Ansichten und Werkzeuge bietet die darunter liegende Leiste des jeweiligen Menüs. Über eine zweite Navigation am linken Bildschirmrand gelangt der Anwender mit einem Mausklick direkt in das gewünschte Projekt. Die nun erscheinende Projektübersicht zeigt ihm die wichtigsten Informationen zum Projekt. Anhand dieser Übersicht können sofort zeitlicher Verlauf, abgearbeitete und anstehende Meilensteine sowie das Projektende auf einen Blick erfasst werden.

Wenig Aufwand: Dokumente anlegen, verfolgen und verwalten

Das Herzstück von Projectplace ist das Dokumentenmanagement. Hier können Dokumente wie Projektbeschreibungen, Skizzen und Projektpläne angelegt, bearbeitet und veröffentlicht werden (Bild 2). Die übersichtliche Ordnerstruktur ermöglicht dabei die genaue Gliederung der Dokumente in beliebig vielen Ebenen. Mit dem aktuellen Release hat Projectplace den Kundenwunsch umgesetzt, weitere Dokumentformate wie Flash, QuickTime und RealMedia hochzuladen und zu verwalten. Natürlich lassen sich die gängigen Formate wie Microsoft Excel- oder Word-Dateien sowie PDF-Dokumente ebenfalls dort verwalten. Wird Projectplace über Microsoft Internet Explorer oder Firefox verwendet und das Projectplace Plug In vom Benutzer akzeptiert, können die Dateien auf dem Projectplace Server einfach via Drag and Drop verschoben werden, ganz wie es der Anwender aus gängigen Büroanwendungen kennt. Der Administrator kann die Zugriffsrechte der Mitarbeiter auf die Ordner und die einzelnen Dokumente festlegen. Die Mitarbeiter dürfen die Dokumente entweder nur lesen, lesen und verändern oder ihnen werden Dokumente, für die sie nicht frei geschaltet sind, gar nicht erst angezeigt. Die Zugriffsrechte werden zentral für alle Mitarbeiter, Einzelpersonen oder frei definierbare Gruppen gesteuert. Beispielsweise können vertrauliche Dokumente, die nicht allen Beteiligten zugänglich sein sollen, nur für einen bestimmten Personenkreis (eine Gruppe) frei geschaltet werden. Kommt ein Mitarbeiter in diese Gruppe, erhält er automatisch die gleichen Rechte. Die definierten Gruppen gelten immer für das jeweilige Projekt und müssen für jedes neue Projekt neu definiert werden.

Wird ein Dokument zur gemeinsamen Bearbeitung angelegt, erlaubt es die automatische Versionierung von Projectplace, alle Änderungen nachzuverfolgen. Eine Bearbeitungssperre gewährleistet, dass Dokumente stets nur von einem einzigen Anwender bearbeitet werden können. Zudem hält die Software Informationen über die Dokumente bereit. So erfasst Projectplace automatisch Informationen über die gesamte Benutzerhistorie, den Ersteller, das aktuelle Speicherdatum sowie Kommentare zu den Dokumenten.

Schnelle Prozesse und einfache Genehmigungen

Soll beispielsweise ein Projektantrag durch einen Vorgesetzten genehmigt werden, kann mit Projectplace ein einfacher Workflow in Gang gesetzt werden. Der Ersteller des Antrags fügt einen (oder beliebig viele) Prüfer des Dokuments über die so genannte Signatur-Funktion hinzu. Der oder die Prüfer können aus der Liste der Projektmitglieder ausgewählt werden. Projectplace sendet die Aufforderung zur Prüfung und Genehmigung des Dokuments automatisch ins E-Mail-Fach des gewählten Prüfers bzw. der gewählten Prüfer. Das Dokument ist bis zum Abschluss der Prüfung für den Zugriff durch Dritte gesperrt. Der Begriff "Signatur" führt dabei allerdings in die Irre: Es handelt sich hier um eine Freigabe und nicht um eine elektronische Signatur zur Authentifizierung des Dokuments.

Meetings und Aufgaben: automatische Abstimmung und schneller Austausch

Zu jedem Projekt in Projectplace gehört ein Projektkalender. Dieser enthält alle wichtigen Projekttermine und Besprechungstermine der Teammitglieder. Diese werden automatisch in den Projektkalender übernommen. Jedes Teammitglied kann sich so einen schnellen Überblick über alle Projekttreffen verschaffen. Wenn alle Mitarbeiter ihre Projekttermine in Projectplace eintragen, ist es möglich, Treffen schnell abzustimmen. Um den Abstimmungsbedarf zu minimieren, bietet Projectplace die Möglichkeit, verschiedene Alternativtermine vorzuschlagen. Ähnlich wie in gängigen E-Mail-Programmen mit Kalenderfunktion stimmt die Software die Termine der einzelnen Mitarbeiter mit den Alternativterminen ab und gibt den besten Termin aus. Alle angefragten Mitarbeiter erhalten zudem eine Benachrichtigung per E-Mail. Die Termine können mittels Betätigung des Buttons "Meeting importieren" nach Microsoft Outlook oder Lotus Notes versandt werden.

Es zeigt sich in Projekten immer wieder, dass diese neben den geplanten Aufgaben und Arbeitspaketen vor allem aus kleineren "To Dos" bestehen. Projectplace berücksichtigt diesen Umstand durch die so genannten "offenen Punkte". Mit ihrer Hilfe kann jedes Teammitglied sich selbst oder anderen kleine Aufgaben zuweisen. Eine Liste mit den offenen Punkten und ihrem jeweiligen Status, dem Verantwortlichen, der Priorität und dem Enddatum findet der Anwender direkt auf seiner Startseite im Posteingang. Auf diese Weise können kleine Dinge schnell delegiert werden und bleiben dem Ausführenden im Gedächtnis. Der Ersteller und der Verantwortliche können den Status eines offenen Punkts (z.B. "nicht begonnen", "in Bearbeitung", "abgeschlossen") festlegen und damit den Projektleiter und die anderen Teammitglieder über den Bearbeitungsstand informieren. Jeder Projektleiter hat Zugriff auf die Übersichtsseite, auf der alle offenen Punkte tabellarisch erfasst sind.

Eine kleine praktische Feinheit von Projectplace ist die projekteigene E-Mail-Adresse. Ähnlich wie in so genannten Bug-Tracking-Systemen bei der Software-Entwicklung kann man Nachrichten, Hinweise und Verbesserungsvorschläge direkt an das Projekt schicken, ohne ein bestimmtes Teammitglied zu adressieren. Diese Nachrichten gehen auf eine zentrale Emailadresse und sind für alle Mitglieder des Teams abrufbar.

Für den schnellen Austausch über räumliche Grenzen hinweg bietet Projectplace neben den E-Mails zwei weitere hilfreiche Möglichkeiten: Allen Projektmitgliedern stehen Diskussionsforen zur Verfügung. Hier können verschiedene Themen besprochen und kommentiert werden. Jeder kann Diskussionen anregen und zu diesen einen Beitrag leisten. Der Austausch der Teammitglieder erfolgt hier so ähnlich wie in einem Chatroom. Der Projektadministrator hat die Möglichkeit die Foren zu sortieren und zu gruppieren, um so übersichtliche Strukturen zu schaffen.

Ein wenig lebendiger ist die zweite Variante. Dank der Integration des Tools "Netviewer" sind Videokonferenzen und so genannte Voice over IP-Telefonate möglich. Zudem können die Teammitglieder zeitgleich in Dokumenten oder an einem Whiteboard arbeiten. Netviewer ermöglicht somit Dritten einen Blick auf den eigenen Bildschirm. Dies ist vor allem dann praktisch, wenn über räumliche Distanzen hinweg Pläne oder Projektskizzen besprochen und geändert werden müssen.

Einbeziehen und informieren: Externe Partner ins Projekt integrieren

Projectplace bietet verschiedene Möglichkeiten, externe Partner in das System zu integrieren. Selbstverständlich können Mitarbeiter des Auftraggebers sowie Kunden als normale Teammitglieder mit im Projekt agieren. Beispielsweise können Gruppen angelegt werden und mit gruppeneigenen Lese- oder Schreibrechten versehen werden. Auf diese Weise lassen sich auch der Zugriff sowie der Blick auf interne Dokumente sperren. Diese Variante verlangt jedoch große Sorgfalt vom Administrator.

Einfacher ist es, die Kunden und Mitarbeiter mit der projekteigenen Website, die Projectplace automatisch erzeugen kann, über den aktuellen Stand der Dinge zu informieren. Die URL dieser Projektwebsite wird einfach an die gewünschten Kontakte verschickt. Zusätzlich kann die Projektwebsite mit einem Passwort vor dem Zugriff Fremder geschützt werden. Auf der Website lassen sich Berichte, der Projektzeitstrahl und Kontaktdaten veröffentlichen. Der Administrator kann den genauen Inhalt der Website steuern. Er muss hierfür lediglich die relevanten Inhalte wie "Kontaktinformationen", "Entscheidungspunkte" oder "wichtige Dokumente" markieren. Zudem kann die Website - wie im Übrigen das ganze Projekt - durch ein Logo an das firmeneigene Design angepasst werden.

Projektplan und Aufgabenmanagement: auf die Übersichtlichkeit kommt es an

Über den Navigationsbereich "Aufgaben" gelangt man in Projectplace zum Bereich der Projektplanung. In der Übersicht findet der Projektleiter eine Auflistung der Arbeitspakete mit zusätzlichen Statusinformationen wie Fortschritt, Zeit und aktuelle Kosten. Für Besprechungs- und Diskussionsvorlagen bietet Projectplace eine leicht zu handhabende Druckfunktion an. Mittels Mausklick kann der Anwender die Berichte in ein übersichtliches PDF-Dokument überführen oder sofort drucken. Diese Berichte dienen als gute Vorlage für das Management und als Statusberichte für Vorgesetze. Projectplace bietet dazu drei vordefinierte Varianten an: einen Status-, einen Meilenstein und einen Situationsbericht.

Projektpläne (Ablauf- und Terminpläne) können direkt in der Software erstellt oder aus Microsoft Project importiert werden. Die Güte des Imports sollte jedoch im Einzelfall getestet werden, vor allem wenn komplexe Anordnungsbeziehungen bestehen. Der Export zu Microsoft Project ist leider nicht möglich. Alle Projekte können beliebig tief gegliedert werden. Neben der hierarchisch gegliederten Darstellung auf dem linken Bildschirmrand sind die Projektdaten und Meilensteine als Balkenplan dargestellt. Einzelne Arbeitspakete und Projekte (in Projectplace heißen sie Aufgaben und Unteraufgaben) können über einen Klick auf die rechte Maustaste in einem eigenen Fenster umgeplant werden.

Neben dem Gantt-Chart stellt Projectplace auch eine Planungssicht (mit Arbeitspaketen, zugewiesenen Ressourcen und geschätztem Restaufwand) sowie eine Situationsübersicht (inklusive Statusinformationen) als tabellarische Übersicht bereit. Alle Sichten können per Klick auf das Icon "Neuer Bericht" in ein PDF-Dokument umgewandelt oder direkt gedruckt werden. Dies dürfte vor allem Projektmanager erfreuen, die gerne ein übersichtliches und ausführliches Gantt-Chart an der Bürowand hängen haben.

Kosten und Ressourcen: einfach integrieren und verwalten

Um ein Projektteam zusammenzustellen, kann der Administrator oder Projektleiter in Projectplace auf seine Kontaktdaten aus anderen E-Mail-Programmen zurückgreifen. Die CSV-Dateien werden zu diesem Zweck aus Microsoft Outlook oder Lotus Notes exportiert und in Projectplace importiert. Die Kontaktdaten der Teammitglieder sind dann in Projectplace hinterlegt und können für die Kommunikation verwendet werden. Eine nützliche Erweiterung der Kommunikationsstrukturen ist es, dass sich neben E-Mails auch SMS-Nachrichten an die Projektmitglieder direkt aus dem System heraus verschicken lassen. Auf diese Weise können auch Teammitglieder, die gerade off-line sind, schnell informiert werden.

Zu jeder Ressource können ein Kostensatz sowie verfügbare und geplante Arbeitszeit hinterlegt werden. Projectplace unterscheidet nicht zwischen Personen und Sachressourcen. Beide lassen sich auf die gleiche Art und Weise anlegen und verwalten.

Jede Ressource hat darüber hinaus Zugang zur Zeiterfassung (Bild 4). Hier können tages- oder wochengenau die angefallenen Arbeitsstunden vermerkt werden. Diese Daten gehen direkt in das jeweilige Projekt ein. An dieser Stelle wäre es wünschenswert, auch auf nicht im Voraus spezifizierte Aufgaben rückmelden zu können. Denn zuweilen möchte der Anwender auch nicht geplante Aufwände direkt auf das Projekt buchen und diese kennzeichnen.

Preise und Lizenzen

Der Flexibilitätsgedanke von Projectplace findet sich auch in den Lizenzmodellen wieder. Für maximal drei Mitglieder in einem Projekt ist die Software sogar kostenlos. Die Anwender können innerhalb des Projekts Dokumente, Termine, Aufgaben und offene Punkte koordinieren und sogar (in begrenztem Umfang) Web-/Online-Meetings abhalten. Wächst das Projektteam, so stehen den Anwendern für je 19,50 € im Monat darüber hinaus gehende Funktionen wie Projektvorlagen oder die öffentliche Projektwebsite zur Verfügung. Der Vorteil dieser Art der Lizenzierung liegt in der Flexibilität. Verkleinert sich das Projektteam, können die einzelnen Mitglieder jederzeit wieder ausgetragen werden.

Ein umfassenderes Angebot erhalten Unternehmen, welche die so genannte "FlatRate" buchen. Ihnen stehen auch das Zusatzmodul mit der Portfolioübersicht sowie eine Archivierung der Projekte zur Verfügung. Die Flatrate ist ab zehn Anwender eines Unternehmens für 70 € pro Benutzer (inkl. Mwst.) im Monat buchbar. Den Anwendern stehen im Gegenzug alle Funktionen von Projectplace für eine unbegrenzte Anzahl an Projekten offen. Bei steigender Anwenderzahl bietet Projectplace zusätzliche Rabatte. So kostet eine Anwenderlizenz bei 100 internen Benutzern nur noch 40 € im Monat pro Benutzer. Zusätzlich können beliebig viele externe Benutzer zu den Projekten eingeladen werden.

Allen Anwendern bietet die Firma Projectplace mindestens einen Support via E-Mail, je nach Lizenzart auch einen telefonischen Support an. Zudem sind auf der Homepage des Anbieters Demofilme und Handbücher frei erhältlich.

Fazit

Projectplace ist eine webbasierte Projektplattform, deren Bedienung leicht zu erlernen ist und die bei Bedarf sofort zur Verfügung steht. Sie ist vor allem für räumlich verteilt arbeitende Teams sinnvoll, die einen hohen Kommunikationsaufwand haben und eine Vielzahl an Dokumenten verwalten müssen. Dabei eignet sich die Software besonders für ad hoc zusammengestellte Teams, die schnell und flexibel ihre Aufgaben koordinieren müssen. Die Software ist sowohl für kleine als auch große Projektteams ein guter Begleiter.

Die intuitiv gestaltete Oberfläche, die gute Verfügbarkeit über den Webzugang und der klar definierte Aktionsspielraum unterstützen dabei die Akzeptanz für die Softwarelösung. Auch ungeübte Anwender werden sich in Projectplace schnell zurechtfinden.

Ein wenig gewöhnungsbedürftig ist stellenweise die Terminologie. So kennt Projectplace z.B. keine Arbeitspakete und Vorgänge, sondern lediglich "Aufgaben" und "Unteraufgaben". Dies stellt aber kein großes Hindernis in der Benutzung dar.

Projectplace eignet sich als Ergänzung für PM-Software, deren Schwerpunkte in der Planung und Verwaltung des Multi- und Portfolio-Projektumfelds liegen. Das Hauptaugenmerk von Projectplace ist die Teamkoordination und Unterstützung der Kommunikation innerhalb einzelner Projekte. Damit ist die Software für nahezu alle Branchen und Betriebsgrößen geeignet.

Kontakt

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