Als einer der ersten Anbieter am Markt setzte Projectplace darauf, PM-Software als flexible Dienstleistung über das Web anzubieten. Die technische Plattform existiert bereits seit 1998; inzwischen ist der Begriff der "Cloud" in aller Munde und auch Projectplace hat sich kontinuierlich weiterentwickelt. Heute nutzen rund 150.000 aktive Anwender die Software. Unter den Kunden finden sich sowohl kleine Einzelprojektgruppen als auch Firmen wie E.ON, Vodafone, Avis oder KPN Telecom. Ihnen bietet Projectplace eine moderne Webanwendung für die Zusammenarbeit im Projektteam. Wer ein Projekt planen und steuern will, meldet sich und seine Projektmitstreiter an und kann sofort loslegen. Ein Zusatzmodul kann zudem Projektvorlagen liefern, etwa nach PRINCE2, und erlaubt es, eigene Vorlagen zu erstellen.
Zusammenarbeit im Projekt
Der Einstieg in Projectplace fällt leicht. Neue Teammitglieder lädt der Projektleiter direkt unter Angabe der E-Mail-Adresse ein. Diese erhalten dann eine Nachricht mit einem Anmeldelink. Nach der ersten Anmeldung erläutert ein Assistent die wichtigsten Elemente der Bedienoberfläche.
Die in schwarz gehaltene Oberfläche des Programms führt am linken Rand des Programmfensters die einzelnen Arbeitsbereiche "Persönliche Daten", "Projekte" und "Projektbüro" auf. Alle Projekte, in denen der Anwender tätig ist, finden sich ebenfalls in dieser Liste. Mit Klick auf einen Projektnamen gelangt der Anwender zur Projektübersicht des betreffenden Projekts (Bild 1). Die Übersicht zeigt auf einen Blick die wichtigsten Informationen zum aktuellen Projektgeschehen. Auf horizontal angeordneten Karteireitern am oberen Bildschirmrand findet der Anwender alle Arbeitsbereiche des Projekts, etwa die Dokumentenverwaltung, die Liste offener Punkte und die Aufgabenübersicht mit dem Balkenplan.
Bild 1: Die Projektübersicht zeigt die wichtigsten Projektaktivitäten auf einen Blick.
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Die Projektübersicht verdeutlicht bereits die Philosophie des Herstellers: Projectplace betont besonders die Zusammenarbeit im Projekt. Auch wenn das Programm durchaus Projektplanungsfunktionen zu bieten hat, liegt der Schwerpunkt der Funktionen klar auf der Teamarbeit. So stellt die Projektübersicht z.B. die wichtigsten Projekttermine auf einem Zeitstrahl jeweils als Meilensteine dar und zeigt die Fotos der Projektbeteiligten. Eine Liste der geplanten Arbeiten im Projekt zeigt anstehende Besprechungen, Offene Punkte, Aufgaben und Meilensteine des Projekts an. Als wichtige Neuerung fällt in der Übersicht besonders das "Conversation Tool" auf.
Social Media im Projektmanagement
Das "Conversation Tool" ist eine projektbezogene Nachrichtenliste, quasi eine Mischung aus Diskussionsforum und Chat. Auf diese Weise fungiert es als Schwarzes Brett für das Projektteam. Über eine Eingabezeile oberhalb der vorhandenen Einträge wird ein neuer Text an der Spitze der Liste eingefügt. Die Einträge in der Nachrichtenliste sind dabei keineswegs auf reinen Text begrenzt. Auch die aus Diensten wie Twitter bekannten Steuerzeichen können verwendet werden. Mit der Raute ("#") als sogenanntem "Hashtag" lassen sich Schlagworte vergeben, die dann auf einer eigenen Registerkarte namens "Tags" in Form eines Schlagwortregisters aufgeführt werden (Bild 2). So lässt sich sicherstellen, dass der Eintrag "Der #Projektauftrag ist unterschrieben zurückgekommen" zusammen mit anderen Informationen zum "Projektauftrag" im Schlagwortregister unter dem entsprechenden Begriff leicht gefunden werden kann.
Bild 2: Worte mit vorangestellter Raute nimmt die Software automatisch in das Schlagwortregister auf.
Grundsätzlich richten sich sämtliche Beiträge an alle Teammitglieder. Projectplace ermöglicht es allerdings auch, Gruppen anzulegen und Beiträge speziell an sie zu adressieren, etwa z.B. mit "@Entwickler: Die neuen Muster sind eingetroffen". Alle Anwender, die dieser Gruppe angehören, finden die Information dann zusätzlich auch unter der Überschrift "Meine" in einer gefilterten Liste, die nur die selbst geschriebenen oder ausdrücklich an sie adressierten Nachrichten enthält. Hilfreiche Funktion für Gelegenheitsnutzer: Projectplace versendet optional auch eine E-Mail mit der neuen Botschaft, so dass der Empfänger diese nicht erst beim nächsten Anmelden im Programm zur Kenntnis nimmt.
Alle Beiträge können zudem kommentiert werden. Die Kommentare zeigt die Software dabei immer unmittelbar neben dem Ursprungseintrag an, was deutlich zur Übersichtlichkeit beiträgt. Dass sich an einen Beitrag auch eine Datei anhängen lässt, dürfte denjenigen Anwendern entgegen kommen, die auf das eingebaute Dokumentenmanagement verzichten wollen.
Insgesamt bietet das neue "Conversation Tool" eine durchdachte Anpassung personenbezogener Dienste – wie z.B. Twitter – an die professionelle, projektbezogene Kommunikation im Projektalltag. Es bedarf sicherlich einiger Übung, die Wichtigkeit der Nachrichten einzuschätzen und nicht mit einer als "Wichtig" markierten Nachricht (auch diese Funktion gibt es) zu informieren, dass der Kaffee teurer geworden ist. Ist jedoch allen Beteiligten die Begrenzung auf projektrelevante Informationen klar, dürfte das Werkzeug hilfreich sein, um das Projektteam über die Entwicklungen im Projekt auf dem Laufenden zu halten und das Gemeinschaftsgefühl zu unterstützen.
Teammitglieder, die privat bereits Social-Media-Dienste benutzen, werden die Umsetzung dieser Ideen in der Projektwelt als naheliegend und für die Benutzung der Software auch motivierend empfinden. Projectplace bietet außerdem eine mobile App für das iPhone an, mit der Kontaktdaten sowie die Projektkommunikation auch unterwegs verfügbar sind. Eine für mobile Geräte optimierte Webanwendung oder Anwendungen für Android und Blackberry sind hingegen noch nicht verfügbar.
Offene Punkte, Besprechungen und Dokumentenmanagement
Für viele einfache Aufgaben reichen die Offenen Punkte in Projectplace bereits zur Planung aus. Mit dieser Funktion lassen sich kleinere Aktivitäten übersichtlich strukturieren. In vier Phasen (Posteingang, Untersuchung, Durchführung und Abgeschlossen) schleust Projectplace die Aufgaben durch den Bearbeitungsprozess, wobei je Phase die verantwortliche Person benannt und ein Fälligkeitsdatum für jeden Schritt angegeben werden kann. Damit eignen sich die Offenen Punkte auch hervorragend, um kleinere Dinge, die neben den größeren Aufgaben in fast jedem Projekt auftreten, im Blick zu behalten.
Insbesondere verteilt arbeitende Teams werden das Online-Meeting zu schätzen wissen. Projectplace arbeitet mit Citrix zusammen und integriert deren Produkt "Netviewer" in seine Software. Über den Karteireiter "Meetings" erreichen die Anwender Funktionen, mit denen sich Besprechungen abstimmen und durchführen lassen. Auch ein Online-Meeting, bei dem das Projektteam und eingeladene Dritte über das Internet die Bildschirme der anderen Teilnehmer sehen können, wird direkt von hier aus gestartet. In einer Telefonkonferenz können auf diese Weise auch gemeinsam Dokumente in MS Office bearbeitet, Präsentationen gezeigt oder Protokolle geführt werden.
Unter dem Reiter "Dokumente" findet sich die Dateiablage eines Projekts. Im Browser können hier Ordner angelegt und Dateien zum Hochladen ausgewählt werden. Noch bequemer wird es, wenn das Projectplace-Plug-In installiert ist. Dann kann der Anwender auch Dokumente per Drag & Drop von seinem PC in die Dateiablage verschieben. Das Plug-In ergänzt die Office-Programme von Microsoft um einen neuen Menüpunkt, mit dem sich beispielsweise eine Kostenübersicht direkt aus Excel in Projectplace speichern lässt. Um konkurrierende Dokumentversionen zu vermeiden, reicht bei Projectplace ein Klick auf "Sperren" im Kontextmenü des entsprechenden Dokuments. Bis dieses dann nach erfolgter Änderung wieder freigegeben wird, kann es kein Kollege überschreiben – aber lesen. Ältere Versionen lassen sich zudem dank der Versionierung jederzeit wieder herstellen.
Neben diesen Grundfunktionen des Dokumentenmanagements bietet Projectplace auch Workflow-Funktionen. Falls wichtige Dokumente, z.B. Protokolle, im Projektteam verteilt und verbindlich zur Kenntnis genommen werden sollen, wählt der Anwender in der Dokumentprüfung die Teammitglieder aus, die das Dokument erhalten sollen. Sobald er die Anfrage versendet hat, finden die Empfänger einen Link auf das Dokument, mit der Bitte um Prüfung, als Aufgabe in ihrem individuellen Arbeitsbereich. Haben alle Teilnehmer das Dokument eingesehen und die Prüfung bestätigt, wird der Initiator der Prüfung per E-Mail informiert und das Dokument mit einem Signaturvermerk versehen.
Projektplanung und Steuerung
Auch wenn Projectplace vor allem die Teamarbeit unterstützt, bietet das Programm eine ganze Reihe spezieller Projektmanagement-Funktionen. Unter dem Register "Aufgaben" findet sich beispielsweise die Projektplan-Ansicht, mit welcher der Anwender Balkenpläne erstellen kann (Bild 3). Zwar sind hier einfache Ende-Anfangs-Beziehungen möglich, Projectplace führt jedoch keine Terminrechnung durch. Das Programm weist allerdings auf Unstimmigkeiten hin, wenn etwa der eingegebene Starttermin für die Testphase vor dem Ende der als Vorgänger benannten Entwicklung liegt.
Einfache Projektpläne können alternativ auch im "Planner" erstellt werden, einem eigenständigen Modul, das zahlreiche von Desktopanwendungen gewohnte Komfortfunktionen bietet. Beispielsweise lassen sich Arbeitspakete per Drag & Drop verschieben. Schließlich besteht für umfangreichere Projekte die Möglichkeit, die Ablaufplanung zunächst in Microsoft Project vorzunehmen. Auf diese Weise erstellte Pläne importiert Projectplace einschließlich der Ende-Anfangs-Abhängigkeiten und der Ressourcen.
Bild 3: Für die Projektplanung steht das Gantt-Diagramm zur Verfügung.
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Unabhängig davon, wie der Projektplan letztlich angelegt wurde, gilt: Sind Ressourcen und Planstunden erst einmal zugewiesen, finden die Teammitglieder ihre Aktivitäten in der Zeiterfassung wieder (Bild 4). Hier lassen sich die aktuellen Ist-Aufwände intuitiv erfassen. Eine Restaufwandsabschätzung würde diese Funktion abrunden.
Bild 4: Auch die Ist-Aufwände vermag Projectplace zu erfassen.
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Einfache Navigation mit dem PowerTab
Windows-Anwender können sich das sogenannte PowerTab als Plug-In installieren. Es vereinfacht den Zugriff auf die Software nochmals deutlich. Einmal gestartet, macht es sich nur durch ein unauffälliges Projectplace-Symbol am oberen Bildschirmrand bemerkbar. Klickt der Anwender dieses Symbol an, erscheint das komplette Fenster des PowerTab als Pull-Down-Menü (Bild 5).
Bild 5: Mit dem PowerTab wird der Zugriff auf Projectplace beschleunigt.
Die PowerTab-Funktion bietet dem Anwender den direkten Zugriff auf wichtige Dokumente und Ordner, die ihm zugewiesenen Aufgaben oder individuell erstellte Verknüpfungen zu den am häufigsten benötigten Seiten. Es ist nicht notwendig, den Browser dazu zu öffnen: Weil sich das PowerTab den Nutzernamen und das Passwort merken kann, gelangt man ohne gesonderte Abfrage direkt zu den entsprechenden Funktionen von Projectplace.
Enterprise-Edition für Multiprojektmanagement
Projectplace eignet sich gut für den raschen Einstieg in ein Projekt. Unternehmen, die mehrere Projekte gleichzeitig mit dem Programm abwickeln und im Blick behalten möchten, fehlt allerdings möglicherweise die Gesamtübersicht. Diese projektübergreifende Sicht liefert die Enterprise-Edition der Software. Darin wird die Navigation am linken Fensterrand um den etwas unglücklich benannten Punkt "Projektbüro" ergänzt. Die dahinter verborgene Funktionalität wäre mit dem Begriff "Projektmanagement-Büro" treffender beschrieben.
Firmenkonto-Administratoren finden im Projektbüro die Nutzerverwaltung und eine Projektliste. Außerdem stellt Projectplace hier eine Portfolio-Übersicht (Bild 6) und einen Projektkatalog zur Verfügung. Vor allem die Portfolio-Übersicht dürfte in größeren Projektumgebungen hilfreich sein, denn damit lassen sich beliebige Projekte zu Portfolios zusammenfassen. Die Projekte eines solchen Portfolios führt Projectplace dann in Tabellen mit den wesentlichen Eckdaten auf. In der Ressourcenübersicht ist zudem leicht zu erkennen, welche Mitarbeiter derzeit in welchen Projekten eingesetzt sind und wie hoch die jeweils geplanten Aufwände sind. Für eine effektive Multiprojektsteuerung ist dies eine unverzichtbare Funktion.
Bild 6: Die Portfolio-Übersicht in Projectplace..
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Im Projektkatalog führt Projectplace schließlich sämtliche im System befindlichen Projekte auf, ob laufend, abgeschlossen oder archiviert.
Systemvoraussetzungen
Projectplace läuft als Software as a Service (SaaS) ausschließlich auf den Servern des Herstellers. Für die Nutzung ist daher nur ein Anwendercomputer erforderlich, der unter einem beliebigen Betriebssystem laufen kann, solange er mit einem der gängigen, JavaScript unterstützenden und einigermaßen aktuellen Browser ausgestattet ist (etwa dem Internet Explorer ab Version 7, Firefox ab Version 2 oder Safari). Das Komfort-Plug-In für den einfachen Dateiaustausch per Drag and Drop, das auch das Projectplace PowerTab enthält, kann auf einem Rechner mit Windows-Betriebssystem installiert werden.
Wer eigene Unternehmensdaten mit der Software verbinden möchte, dem bietet das Programm eine REST-Anbindung, über die externe Programme durch spezielle Web-Aufrufe auf die Projektdaten zugreifen können. Diese Schnittstelle befindet sich noch im Aufbau, erlaubt es aber beispielsweise bereits, automatisiert Dokumente auszutauschen oder anstehende Benutzeraufgaben abzufragen.
Lizenzbedingungen
Projectplace wird ausschließlich als "Software as a Service" vertrieben. Die monatliche Gebühr je Mitarbeiter variiert je nach Vertragslaufzeit und der Anzahl der Mitarbeiter. Für drei bis zehn Mitarbeiter und einen Zeitraum von einem Monat fallen beispielsweise je Benutzer 21,50 Euro an. Wer z.B. mehr als 50 Benutzer für einen Zeitraum von 12 Monaten lizenziert, zahlt pro Monat und Benutzer 15,50 Euro. Für Unternehmen, die das Tool flexibel in verschiedenen Projekten einsetzen möchten, bietet Projectplace die Enterprise Edition an. Sie wird individuell nach der Anzahl der unternehmensinternen Nutzer berechnet und erlaubt es, externe Projektpartner kostenlos in Projekte einzubinden.
Fazit
Projectplace ermöglicht den schnellen Start in ein Projekt. Eine Installation entfällt, es muss lediglich ein Benutzerkonto beim Anbieter eingerichtet werden. Die Anmeldung dauert nur wenige Minuten, unmittelbar danach kann der Anwender sein Projektteam zusammenstellen und mit der Planung beginnen. Projectplace bietet nur grundlegende Planungsfunktionen, etwa für eine einfache Termin- und Ressourcenplanung. Dadurch bleibt die Software übersichtlich und der Einstieg fällt leicht. Das Programm eignet sich somit auch für die gelegentliche, vorübergehende Nutzung, beispielsweise in einem unternehmensübergreifenden Team. Die Enterprise-Version bietet zusätzliche Funktionen für Multiprojekt-Umgebungen, die in einfachen Fällen durchaus ausreichend sein kann. So lässt sich das Programm im Unternehmen auch als Standardplattform für die Projektabwicklung nutzen. Umfangreiche Multiprojektumgebungen mit komplexer Ressourcen- oder Portfolioplanung sind sicher nicht das Ziel des Anbieters.
Besonderen Nutzen bietet Projectplace vor allem abseits der Projektplanung. Die Organisation und Koordination des Projektteams, bei der es darum geht, das Team und die Projektleitung auf dem Laufenden zu halten, ist eine klare Stärke des Programms. Dazu trägt die Projektplanung ebenso ihren Teil bei, wie die Verwaltung offener Punkte, die Besprechungsunterstützung, das Dokumenten-Management und die Zeiterfassung. Vor allem aber das neue "Conversation Tool" als intelligent konzipiertes "Schwarzes Brett" integriert Social-Media-Funktionen, die viele Anwender privat längst täglich nutzen, auf clevere Weise in den Projektalltag.
Kontakt
Projectplace GmbH, Werfthaus, Speicherstraße 55, 60327 Frankfurt am Main, Tel.: +49 69 380700000, Fax: +49 69 25627538; sales@projectplace.de, www.projectplace.de
