Die Rekrutierung qualifizierter und motivierter Mitarbeiter wird für Unternehmen immer wichtiger. Dies weiß auch die Allianz SE, einer der weltweit führenden Versicherungs- und Finanzdienstleister. 2006 wurde deshalb beschlossen, eine globale eRecruiting Plattform auf SAP-Basis einzuführen und in 36 Landesgesellschaften auszurollen. Mit dieser Plattform soll das globale Employer Branding erleichtert werden. Im Vordergrund stehen dabei Prozessverbesserungen sowie der Aufbau eines globalen Stellenmarkts und Bewerberpools. Mit der Plattform werden Synergieeffekte erschlossen und die Attraktivität der Marke Allianz als Arbeitgeber gestärkt. Denn bisher agierten die einzelnen Unternehmen der Allianz-Gruppe bei der Mitarbeitersuche weitgehend dezentral.
Allianz SE
Die Allianz SE (Societas Europaea, europäische Aktiengesellschaft) zählt zu den weltweit führenden Versicherungs- und Finanzdienstleistern. Die 1890 gegründete Gruppe ist heute in über 70 Ländern aktiv. Ihr Gesamtumsatz betrug im Jahr 2006 101.129 Millionen Euro. Über 70 Millionen Geschäfts- und Privatkunden nutzen das Angebot der Allianz in den Bereichen Schaden- und Unfallversicherungen, Lebens- und Krankenversicherung sowie Bankgeschäft und Vermögensmanagement.
Projectplace
1998 von Matthias Hällström, Magnus Ingvarson und Peter Engstedt gegründet, ist Projectplace heute europäischer Marktführer bei internetbasierten Projektmanagement- und Collaboration-Lösungen. Zu den Kunden zählen Projektleiter, IT-Abteilungen und projektorientierte Organisationen aus den unterschiedlichsten Branchen und Bereichen. Die webbasierte On-demand-Anwendung wird weltweit von über 300.000 Anwendern genutzt.
Das schwedische Unternehmen hat Tochtergesellschaften in Deutschland, England, Frankreich, den Niederlanden und Norwegen.
Schneller Zugriff für externe Mitarbeiter
Spätestens 2008 soll die Plattform mit modernster Technologie und SAP-Anwendungen fertig gestellt sein. Verantwortlich dafür ist Stefan Laube-Wendler (PMP), International Program Manager eRecruiting bei der Allianz in München. Gemeinsam mit einem Team aus wechselnden Projektmitarbeitern verfolgt er das Ziel, die Plattform so schnell wie möglich zu realisieren. "Je nach Projektphase arbeiten 10 bis 30 interne und externe Mitarbeiter an diesem Projekt", erläutert Laube-Wendler.
Dabei wechselt die Zusammensetzung des Teams zum Teil recht kurzfristig. Tauchen beispielsweise spezielle Fragestellungen auf, die innerhalb des Teams bzw. des Konzerns nicht beantwortet werden können, werden kurzfristig hochgradige Spezialisten hinzugezogen. Diese benötigen schnell den umfassenden Zugriff auf alle relevanten Daten - und dies möglichst ohne hohen administrativen Aufwand, der Zeit kostet. Hinzu kommt der hohe Anspruch an die Datensicherheit. Der Zugriff auf Projektdaten ist deshalb nur mit der Allianz-Infrastruktur über gesicherte Verbindungen möglich. Dazu zählen unternehmenseigene PCs und Laptops. Externe Mitarbeiter mit diesen auszurüsten, ist sowohl aus organisatorischen als auch aus Gründen der Informationssicherheit nicht möglich.
Deshalb suchte Laube-Wendler nach einer Alternative. Gefunden wurde diese in der webbasierten Anwendung Projectplace, die vor dem Einsatz ausgiebig getestet und von den konzerninternen Verantwortlichen für Sicherheit auditiert wurde. Alle Projektmitglieder haben von ihrem jeweiligen Standort aus Zugriff auf die im "Projektraum" bei Projectplace hinterlegten Daten und damit auf alle für sie relevanten Informationen zum Projektstatus. Um mit dem System zu arbeiten, muss keine spezifische Software installiert werden, Internetzugang und ein aktueller Web-Browser reichen aus. Nach der Authentifizierung durch Benutzernamen und persönliches Kennwort können die Mitarbeiter auf einer personalisierten Website alle "workspaces" (Arbeitsbereiche) sehen, auf die sie Zugriff haben. Zudem zeigt eine Liste die zu erledigenden Aufgaben innerhalb der Projekte sowie eine Übersicht der zuletzt geänderten Dokumente.
Scheidet ein Teammitglied aus - beispielsweise weil die IT-technischen Fragen geklärt wurden - wird der Zugang einfach wieder gesperrt. Auf der anderen Seite können kurzfristig benötigte Experten innerhalb von Minuten Zugang auf die webbasierte Plattform erhalten. Für Laube-Wendler bedeutet dies ein Höchstmaß an Flexibilität, das ihn bei der Einhaltung des Zeitplans unterstützt. Weitere Aspekte, die für Projektplace sprachen, sind der geringe administrative Aufwand und die damit verbundenen Kosteneinsparungen.
Ein Vorteil von Projectplace ist zudem der selbsterklärende Aufbau des Tools. "Bei der Entwicklung der Recruting-Plattform arbeiten wir zum Teil mit Experten, die bisher keinerlei Erfahrung in der Projektarbeit haben. Diese finden sich aufgrund der einfachen Struktur von Projectplace schnell zurecht und können sich ohne lange Einarbeitungszeit einbringen", erläutert Laube-Wendler.
Dokumentenmanagement schafft Transparenz
Die Allianz SE nutzt Projectplace hauptsächlich im Bereich Dokumentenmanagement sowie zur dezentralen Steuerung der Projektteams. Alle projektspezifischen Dokumente, beispielsweise Spezifikationen, Protokolle oder fachliche und technische Konzepte, werden online hinterlegt. Die Teammitglieder können jederzeit darauf zugreifen, sie bearbeiten und kommentieren. Möglich wird dies durch das Dokumentenarchiv mit seinem Ordnersystem, in dem die Dokumente gespeichert und verwaltet werden können. Damit nicht mehrere Teammitglieder gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, können diese zeitweise gesperrt werden.
Ein wesentlicher Vorteil von Projektplace ist für Laube-Wendler der weitgehende Verzicht auf E-Mail-Anhänge, da die Dokumente online hinterlegt sind und nicht mehr zu den einzelnen Teammitgliedern geschickt werden müssen. "Durch den zentralen Zugriff auf die Dokumente werden Versionskonflikte vermieden, da alle automatisch mit der aktuellsten Version arbeiten. Damit wird die Arbeit an dem Projekt effizienter und kostengünstiger."
Online-Konferenzen für den persönlichen Austausch
Trotz Datenmanagements ist der persönliche Austausch der Teammitglieder untereinander für Laube-Wendler ein entscheidendes Kriterium für das Gelingen des Projekts. Aufgrund der unterschiedlichen regionalen Standorte der einzelnen internen und externen Mitarbeiter greift das Team dafür regelmäßig auf die von Projektplace angebotenen Online-Konferenzen zurück.
Bis zu zehn Teammitglieder können an einem Online-Meeting teilnehmen und durch gemeinsamen Zugriff auf einen Bildschirm gleichzeitig Dokumente bearbeiten. Der Dialog findet über die Chatfunktion statt, so dass jeder Teilnehmer sich mit Ideen und Anregungen einbringen kann.
Möglichkeiten nicht ausgeschöpft
Obwohl Projectplace die Möglichkeit der Projektplanung anbietet, verwendet Laube-Wendler aufgrund der Komplexität des Projekts für diese Aufgabe lieber Microsoft Project - ebenso wie für die Projektüberwachung sowie für das Kosten- und Budgetmanagement. Die Projektpläne exportiert er aus Microsoft Project und hinterlegt sie in Projectplace, so dass die Teammitglieder Zugriff darauf haben. Trotzdem ist er mit der Entscheidung für Projectplace zufrieden: "Wesentliche Ansprüche, die wir an Projetplace stellen, werden erfüllt. Allerdings fehlt uns ein effektives Kostenmanagement. Gerade im Bereich Sachkosten hat das Tool Schwächen, weshalb wir nicht ausschließlich mit Projectplace arbeiten. Trotzdem bin ich davon überzeugt, dass wir die Recruiting-Plattform mit einer internen Lösung innerhalb dieser Zeit nicht so weit nach vorne gebracht hätten."
