Projektron BCS 6.24: Die Allroundlösung für projektorientierte Dienstleister

Projektron BCS ist eine webbasierte Projektmanagement-Software für die Projektplanung und ‑steuerung in Multiprojektumgebungen. Das Kürzel "BCS" im Namen steht dabei für "Business Coordination Software" und drückt den Anspruch aus, auch Anforderungen aus Bereichen jenseits des reinen Projektmanagements zu unterstützen. Projektron BCS lässt sich mit betriebswirtschaftlichen und vertrieblichen Aspekten verknüpfen. Das hilft vor allem Unternehmen, in denen PM-Software als Basis für die Unternehmenssteuerung dient. Projektron BCS bietet z.B. ein Kontaktmanagement für Vertriebsmanager, einen Workflow für die Qualitätssicherung, eine Wissensdatenbank zur Erfahrungssicherung oder ein Tool für die Spesenabrechnung im Außendienst. Im klassischen Projektmanagement deckt die Software das komplette Spektrum von der Angebotsplanung über die Termin- und Ressourcenplanung bis hin zur detaillierten Fakturierung ab. Portfolio- und Multiprojektmanagement werden u.a. mit einer Systematik für die Risikoeinschätzung unterstützt.

Ausgeklügelte Features bietet die Software, um die Rentabilität der Projekte über den gesamten Lebenszyklus im Auge zu behalten. Dazu zählen vielfältige Möglichkeiten der Kostenerfassung, wie die Möglichkeit, einem externen Mitarbeiter für verschiedene Aufgaben verschiedene Stundensätze zuzuordnen, ein integriertes Ticketsystem sowie eine Artikelverwaltung, die eine buchhalterische Einbeziehung der im Rahmen des Projekts verkauften Produkte oder Dienstleistungen erlaubt. Das macht die Software sowohl für IT-Systemhäuser als auch für kostenbewusste IT-Abteilungen in größeren Unternehmen attraktiv. Projektron ging noch einen weiteren Schritt auf diese IT-Zielgruppen zu, denn seit 2009 wird auch das agile Arbeiten nach Scrum mit Features wie elektronischen Product Backlogs und Burndown Charts unterstützt. Auch serviceorientierte Unternehmen außerhalb der IT-Branche sowie Forschungs- und Entwicklungsabteilungen schätzen diese Möglichkeiten.

Projektron entwickelt das Produkt beständig weiter: Seit 2009, als die letzte Softwarebesprechung hier im Projekt Magazin erschien, sind drei neue Versionen auf den Markt gekommen, in denen das Entwicklerteam sowohl praxisorientierte neue Features als auch zahlreiche Verbesserungen und Erweiterungen vorhandener Leistungsmerkmale umsetzte. Dazu gehören die Mehrwährungsfähigkeit bei der finanziellen Projektabwicklung, die Integration der Angebotserstellung, die Erweiterung der Ressourcenplanung und eine verbesserte Volltextsuche. Zusätzlich zeigt eine dynamische Eingabeprüfung jetzt frühzeitig fehlerhafte Eingaben an. Ein weiteres Highlight bezieht sich auf die Zeiterfassung: Projektron BCS-Anwender mit Smartphone können ihre Arbeitszeiten jetzt per Fingerzeig über ihren Handy-Bildschirm buchen.

Bedienkomfort

Projektron BCS ist webbasiert und bietet damit die Vorteile einer wartungsfreundlichen Installation auf einem zentralen Server und den unkomplizierten Zugang per Browser für die Projektbeteiligten. Damit trotz der umfassenden Funktionen der Einarbeitungsaufwand gering bleibt und der Überblick nicht verloren geht, bietet die Software beim Öffnen je nach Rolle eine unterschiedliche Sicht auf die Daten an. Ob Programmleiter, Entwickler, Personalmanager, Vertriebsmitarbeiter, Controller oder Vertragsmanager – jeder findet in seiner Oberfläche schnell die für seine Rolle relevanten Informationen und Masken. Excel-ähnliche Tabellenlayouts sorgen bei der Darstellung der Daten schnell für Vertrautheit. Bei vielen Aktivitäten erleichtern elektronische Projektassistenten den Einstieg.

Bild 1: Projektüberblick.

Komfortable Tabellenfunktionen

Eine weitere Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit, die man aus klassischen Tabellenkalkulations-Programmen kennt, betrifft die Gestaltungsmöglichkeiten von Tabellen: Die Nutzer von Projektron BCS können sowohl Spaltenbreiten anpassen als auch Spalten verschieben und in einer anderen Reihenfolge anordnen. Die Änderungen lassen sich speichern und bei Bedarf zurücksetzen. Um wiederkehrende Eingaben abzukürzen, verfügen alle Suchfelder über eine Autovervollständigen-Funktion.

Schneller Zugriff über Tastaturkürzel

Wer es gewohnt ist, in webbasierten Umgebungen mit Lesezeichen zu arbeiten, kann diese in der aktuellen Version 6.20 auch über Tastenkombinationen festlegen und aufrufen. Da diese Funktion durch den verwendeten Browser Einschränkungen unterliegen kann, empfiehlt der Hersteller, diese Abkürzungen vor der Verwendung zu testen. Die Vergabe von Tastaturkürzeln ist auf Administrator- und auf Anwenderebene möglich.

Fehlertolerante Suchfunktion

Für den Fall, dass ein Benutzer eine Information benötigt, jedoch nicht weiß, wo diese gespeichert ist, bietet Projektron BCS eine Volltextsuche über die gesamte Datenbank. Ab der aktuellen Version 6.20 ist diese Suche fehlertolerant: Sie korrigiert Tippfehler und bietet nicht nur eine Vorschlagsliste mit passenden Einträgen zum Originalbegriff, sondern auch zu ähnlichen Schreibweisen. So kann "Mayer" finden, wer Maier gesucht hat, und unterschiedliche Schreibweisen des Kunden "XY Monitor" oder "XYmonitor" führen beide zum gewünschten Ergebnis.

Komfortable Zeiterfassung über Smartphones

Immer mehr Anwender greifen über mobile Smartphones auf ihre Anwendungen zu. Projektron hat darauf reagiert. BCS bietet die unterwegs besonders häufig genutzte Funktion "Zeiterfassung" jetzt in einer speziellen Variante für Blackberry, iPhone & Co an: Das System erkennt automatisch, wenn sich der Nutzer mit einem mobilen Endgerät anmeldet und bietet ihm dann eine entsprechende Ansicht an. Die Bestätigung ruft eine schlanke Version der bewährten Zeiterfassung auf, die für kleine Bildschirme optimiert ist.

Klassische Projektmanagement-Funktionen

Vor dem Projekt steht die Entscheidung, welche der vorliegenden Projektideen bzw. ‑vorschläge ein Unternehmen überhaupt realisieren kann und möchte. Projektron BCS unterstützt diesen Prozess, indem es für jede Projektidee anhand von insgesamt 24 Fragen u.a. zu Komplexität und Dynamik des Projektumfeldes oder zu der Erfahrung des Projektleiters ein Komplexitäts- bzw. Risikowert ermittelt. Dieser stellt in Kombination mit dem zu erwartenden Nutzen ein hilfreiches Entscheidungskriterium für das Portfoliomanagement dar.

Aufgaben- und Terminplanung

Der Projektstrukturplan kennt Teilprojekte, Arbeitspakete und Aufgaben. Unternehmen mit wiederkehrenden Projekten können diese ebenso wie typische Aufgaben einschließlich Zeit-, Kosten- und Aufwandsplandaten sowie Ressourcen als Vorlagen anlegen. Eine besonders für internationale Aktivitäten nützliche Funktion ist der projektspezifische Feiertagskalender.

Um das beste Vorgehen herauszufinden, kann der Projektleiter in der Planungsphase verschiedene Basispläne abspeichern und paarweise miteinander vergleichen. In der Realisierungsphase kann er mit Hilfe dieser Funktion Planstände speichern – per Hand oder automatisch in festgelegten Zeitabständen – und bekommt damit eine jederzeit abrufbare Planungshistorie.

Bild 2: Projektstrukturplan.

Grundsätzlich geht das Nutzungskonzept davon aus, dass der Projektleiter die Planung ausführt. Doch auch Mitarbeiter können für ihre Kompetenzbereiche Aufgaben einschließlich der dazugehörigen Termine und Aufwände definieren. Spätere Änderungen an diesen Datensätzen bleiben dann wieder dem Projektleiter vorbehalten. Bei der Darstellung des Projektplans als Gantt-Diagramm hat der Projektleiter verschiedene Auswahlmöglichkeiten, z.B. kann er Auswertungszeitraum und Verzweigungstiefe bestimmen. Zudem kann er sich Detailinformationen oder die zugeordneten Mitarbeiter zu Aufgaben im Projekt anzeigen lassen. Aufgaben, bei denen Ressourcenengpässe auftreten, sind rot hervorgehoben und damit deutlich sichtbar.

Ein weiteres nützliches Feature besteht darin, den aktuellen Planungsstand mit einem zuvor gespeicherten zu vergleichen und sich das Ergebnis grafisch anzeigen zu lassen.

Bild 3: Gantt-Diagramm mit eingeblendetem Basisplan.

Die Aufwandsplanung wurde im aktuellen Release um eine hilfreiche Funktion ergänzt: Der Projektleiter kann den Bearbeitungsstatus der einzelnen Aufgaben jetzt im Projektplan nicht nur sehen, sondern bei Bedarf an Ort und Stelle ändern und abspeichern. Seit der Version 6.16 steht mit der "ressourcentreuen Terminplanung" eine weitere nützliche Funktionalität zur Verfügung, die auf der Verknüpfung von Aufgaben- und Ressourcenplanung basiert. Sie kommt zum Tragen, wenn die erste Basisplanung erstellt ist und der Projektleiter feststellen muss, dass Ressourcenverfügbarkeit und Terminvorstellungen nicht zusammenpassen. Zunächst hilft ein automatischer Kapazitätsabgleich, der auch über mehrere Projekte hinweg möglich ist, Engpässe und Ressourcenkonflikte zu erkennen. Dieser unterstützt den Projektleiter auch bei der kniffligen Lösungssuche – und zwar nach Regeln, die dieser individuell definiert. So kann er z.B. entscheiden, Aufgaben, denen mehrere Mitarbeiter zugewiesen sind, nicht zu verschieben, wenn er weiß, dass neue Personal-Terminvereinbarungen aktuell schwierig sind.

Bild 4: Der Anwender legt die Prioritäten für die ressourcentreue Terminplanung fest.

Ressourcen- und Finanzplanung

Der Anspruch, BCS-Anwender konsequent dabei zu unterstützen, die Rentabilität von Produktentwicklungs- oder Serviceprojekten zu beurteilen, hat in Projektron BCS zu einer Fülle hilfreicher Features mit betriebswirtschaftlichem Bezug geführt. Diese Hilfen bei der Ressourcen- und Finanzplanung gehen über das übliche Maß hinaus und gehören zu den Stärken dieser Software.

Projektron BCS ermöglicht fundierte Auslastungsprognosen, die auf den hinterlegten Arbeitszeitinformationen der einzelnen Mitarbeiter sowie weiteren Daten basieren, wie nicht verplanbare Grundlast, Urlaub und geschätzter Restaufwand der Mitarbeiter. Projektleiter und Teamleiter können die Auslastungen ihres Teams gezielt anhand einer gut aufbereiteten Grafik beurteilen. Die bereits oben erwähnte ressourcentreue Kapazitätsplanung hilft bei der Auflösung der Engpässe.

Dem einzelnen Mitarbeiter stehen in der auf ihn zugeschnittenen Projektsicht komfortable Buchungsmasken zur Verfügung, die in der Version 6.20 um eine praktische Zeitmessung ergänzt wurden: Der Mitarbeiter öffnet die aktuelle Aufgabe oder das Ticket, klickt auf die "globale Stoppuhr" und die Zeiterfassung beginnt. Nach der Arbeit oder bei Unterbrechungen genügt ein erneuter Klick und die Zeit ist gebucht, weitere Eingaben sind nicht erforderlich.

Um sich vor unliebsamen Überraschungen auf dem Ausgabenkonto zu schützen, kann der Projektleiter für einzelne Positionen Buchungssperren definieren, und zwar sowohl in Geld- als auch in Zeiteinheiten. Ist ein definiertes Maximum erreicht, sind Buchungen auf diese Position des Projekts vorerst nicht mehr möglich.

Das integrierte Ticketsystem ist für Systemhäuser eine große Hilfe, die bei ihren Kunden neue Software einführen und den damit verbundenen Support exakt erfassen und in der Projektkalkulation berücksichtigen möchten. Seit der Version 6.18 ist es möglich, diese Tickets statt nach Aufwand auch nach Festpreisen abzurechnen.

Dass Projektron BCS die gesamte Buchhaltung für das Projekt einschließlich der Rechnungsstellung unterstützt, erleichtert die Arbeit in Projekten mit hohem Rentabilitätsdruck deutlich. Durch die enge Verknüpfung der finanziellen Abwicklung mit der Verfolgung von Fortschritt und Aufwänden ist ein effizientes Kostencontrolling möglich, das frühzeitig signalisiert, wenn die Gewinnziele des Projekts in Gefahr geraten. Zahlreiche Einzelfunktionen helfen, projektspezifische Eigenheiten im System abzubilden. So kann das System die in Kundenprojekten üblichen Abrechnungsarten wie Festpreis, Aufwand oder eine Kombination von beidem verrechnen und Verkäufe von Software, Hardware oder Lizenzen im Rahmen des Projekts in die Kalkulation mit einbeziehen. Es unterscheidet Einkaufs- und Verkaufspreise, erlaubt die Verrechnung verschiedener Währungen innerhalb eines Projekts und speichert die grundlegenden kundenspezifischen Vertragsinformationen, die dann systemunterstützt in die Rechnungsstellung eingehen.

Projekt- und Portfolioberichte

Projektron BCS bietet alle gängigen Standardberichte an, sowohl bezogen auf Einzelprojekte als auch projektübergreifend. Beispielsweise gibt es einen Standardbericht "Projektübersicht", der den zeitlichen Verlauf, die finanzielle Entwicklung und den aktuellen Fortschritt eines Projekts zusammenfasst. Der "Projektkostenbericht" listet beauftragte und intern geplante Kosten, Ist- und Restkosten detailliert nach der Projektstruktur auf. Der "Projektfortschritt" bietet eine Übersicht zum aktuellen Stand des Projekts einschließlich der anstehenden Meilensteine und Kommentare des Projektleiters zum Projektverlauf. Die Berichtsvorlagen bieten sachliche, übersichtliche Informationen im typischen Tabellenlayout von Projektron BCS. Über eine Schnittstelle zum systeminternen Berichtsdesigner können Projektleiter bzw. Administratoren die Dokumente an das Corporate Design anpassen und eigene Wünsche an deren Aufbau umsetzen.

Berichte können automatisch zu vorgegebenen Zeitpunkten oder jederzeit auch manuell erstellt und über die integrierte E-Mail-Funktion von Projektron BCS an zuvor festgelegte Adressaten verschickt werden. Seit Version 6.20 steht zusätzlich eine "Monatsübersicht" über die Arbeitszeiten der Projektmitarbeiter zur Verfügung. Diese zeigt nach Auswertung aller Arbeitszeitbuchungen Plus- und Minusstunden, Urlaub und Krankheitszeiten. Der einzelne Mitarbeiter erhält in der Arbeitszeitauswertung auf einen Blick eine Übersicht über sein aktuelles Urlaubsbudget und seine Arbeitszeiten.

Hilfreiche Zusatzfunktionen

Projektron BCS wurde über die gesamten zehn Jahre seines Bestehens hinweg in intensivem Kontakt mit den Anwendern kontinuierlich um Features aus Aufgabenbereichen erweitert, die eine Schnittstelle zum Projektmanagement haben. Kunden können Lizenzen mit dem passenden Funktionsumfang erwerben, um Systembrüche während der täglichen Arbeit zu vermeiden. Zusatzfunktionen sind zum Beispiel:

Angebotserstellung

In diesem Modul lassen sich Angebote Schritt für Schritt unter Einbeziehung der Stamm- und Planungsdaten anlegen. Vorschläge für Textblöcke und eine automatische Preisermittlung helfen bei der Umsetzung z.B. von Rabatten und spezifischen Vereinbarungen. In Version 6.18 wurde dieses Feature so eng mit der Planung verbunden, dass der Projektleiter nun einfach und schnell aus der Projektstruktur Angebote und aus Angeboten beauftragte Positionen ableiten kann.

Rechnungsstellung

Das Faktura-Modul bietet umfassende Möglichkeiten der Rechnungsstellung. Dabei berücksichtigt es automatisch Positionen aus der Projektarbeit sowie manuelle Eingaben. Rechnungen werden als PDF-Dateien erstellt und können als solche per Mail versendet werden.

Kontaktmanagement

In dieser Adressdatenbank lassen sich die Zugriffe auf Kundendaten über eine Rechteverwaltung regeln und Kunden individuelle Betreuer zuweisen. Vorlagen für Memos, Termine und Wiedervorlagen helfen Kontakte systematisch zu pflegen.

Softwareentwicklung nach Scrum

Scrum ist eine agile PM-Methode, die vor allem in der Softwareentwicklung zunehmend Beliebtheit erfährt. Projektron hat auf diese Entwicklung reagiert und 2009 eine Scrum-Systemunterstützung integriert. 

Bild 5: Burndown-Chart für Scrum-Projekte.

Weitere Module gibt es zu den Themen Arbeitsorganisation, Dokumentenmanagement, Qualitätsmanagement, Vertragsmanagement, Urlaubsmanagement, Spesenmanagement, Kundenzugang und Support-System.

Systemvoraussetzungen und Schnittstellen

Anwender von Projektron BCS benötigen einen aktuellen Browser, der das Ausführen von Javascript zulässt. Der Hersteller empfiehlt den Microsoft Internet Explorer oder Mozilla Firefox. Die Server-Software Projektron BCS basiert auf offenen Standards und ist daher in jeder Umgebung einsetzbar, die Unterstützung für folgende Standards bietet: Sun Java SE 6.0, Servlet API 2.5, JSP 2.0, SQL-92, HTML 4.01, CSS 2.0 oder JavaScript 1.5/DOM 1.0. Informationen zu den unterstützen Datenbanksystemen finden sich auf der Website von Projektron.

Projektron BCS bietet eine Vielzahl von Schnittstellen, um sich nahtlos in bestehende IT-Umgebungen einzufügen. Über die Schnittstellen kann das Programm Daten mit anderen Anwendungen wie Microsoft Exchange, SAP, Navision, Sage KHK, E-Mail-Konten oder Wikisystemen austauschen. Dass eine gewünschte Installation an Schnittstellenproblemen scheitert, erscheint vor diesem Hintergrund extrem unwahrscheinlich.

Lizenzmodell

Die Lizenzkosten sind abhängig vom jeweiligen Funktionsumfang und bewegen sich zwischen 100 Euro für Nutzer, die ausschließlich die einfache Zeiterfassung verwenden und 600 Euro für Programmleiter. Diese Lizenzen sind nicht personengebunden: Hat das Unternehmen z.B. fünf Projektmitarbeiter-Lizenzen gekauft, können sich pro Tag fünf Projektmitarbeiter anmelden, unabhängig davon, wer das ist. Neben den Lizenzen für die Projektbeteiligten gibt es Zusatzlizenzen für die genannten Erweiterungen wie Rechnungserstellung. Die Updategebühr für 12 Monate beträgt 18 Prozent des Lizenzpreises. Die Updates enthalten die neuen Funktionen der jeweiligen Lizenzen.

Fazit: Komfortable Projektplanung und Steuerung für alle Branchen

Die Software Projektron BCS erfüllt den Anspruch einer Rundum-Unterstützung für Kunden aus Unternehmen, deren Wertschöpfung schwerpunktmäßig im Projektgeschäft geschieht. Im Zentrum steht ein bedienerfreundliches Projektmanagementsystem, das den Anspruch an sich stellt, auch nicht-alltägliche Bedürfnisse zu erfüllen. Daran angeflanschte Module decken die Standardfunktionen angrenzender Bereiche, wie Angebots- oder Rechnungserstellung, Dokumenten-, Vertrags- und Kontaktmanagement ab. Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen, die ihre Umsätze und Gewinne im Projektgeschäft erzielen, finden für alle Anforderungen jenseits der reinen Bürokommunikation mit dieser Software eine gute, bedienerfreundliche IT-Unterstützung. Für die Anbindung an bereits im Unternehmen vorhandene IT-Lösungen sind zahlreiche Schnittstellen vorhanden, um ohne große Zusatzkosten eine gute Integration zu gewährleisten.

Kontakt

Projektron GmbH, Charlottenstraße 68, 10117 Berlin, Tel.: +49  30  3474764-0, info@projektron.de, www.projektron.de .