Der internationale Wettbewerb wird intensiver, die Erwartungen von Analysten und Aktionären an Unternehmen wachsen. Wegen des Kostendrucks verändern immer mehr Firmen gewachsene Strukturen und Prozesse. Es ist inzwischen nichts Ungewöhnliches mehr, dass einzelne Bereiche ausgegliedert werden. Unternehmerische Entscheidungen wie diese verändern das Arbeitsumfeld der Belegschaft jedoch stark. Entsprechend groß sind der Informationsbedarf und das Bedürfnis nach Kommunikation und Transparenz.
Gleichzeitig arbeiten gerade größere Unternehmen immer häufiger mit verteilten Teams. Ihre Mitglieder sitzen in unterschiedlichen Abteilungen, Unternehmensbereichen oder auch in Partnerfirmen, z.B. bei Zulieferern. Diese sind in vielen Fällen vom Ausland aus für gemeinsame Projekte tätig.
Diese beiden Entwicklungstendenzen wirken sich auch auf die Auswahl eines geeigneten Projektmanagement-Tools aus. Die Fraport Cargo Services GmbH hat sich deshalb bei ihrem Programm "Smart Cargo" für die internetbasierte Projektmanagement-Software Projectplace entschieden. Projektmanager Christian Kalusche berichtet in diesem Beitrag von seinen Erfahrungen.
Organisations- und Prozessreform in der Frachtabfertigung
Im Juli 2004 wurde die Fraport Cargo Services GmbH als selbständige Tochter des Fraport-Konzerns ausgegründet. Sie kümmert sich um die Frachtabfertigung am Frankfurter Flughafen Fraport für den Im- und Export und ist der zweitgrößte Anbieter dort. Als einziges Unternehmen am Frankfurter Flughafen fertigt sie auch Gefahrgut ab. Darüber hinaus ist sie mit einer eigenen Tochtergesellschaft am Flughafen Frankfurt-Hahn aktiv.
Zweck der konzerninternen Verlagerung in eine Tochtergesellschaft war, die Frachtabfertigung für den Mutterkonzern künftig kostengünstiger abzuwickeln und eigenständig erfolgreich am Markt zu bestehen. Vor allem die Lohnkosten für die Mitarbeiter der mehrheitlich in öffentlicher Hand befindlichen Fraport AG sollten auf diese Weise gesenkt werden, nachdem der Konzernbereich Fracht seit Jahren rote Zahlen geschrieben hatte. Die rund 600 Mitarbeiter wurden in eine Auffanggesellschaft überführt. Ziel ist, sie im Lauf der Jahre in die Fraport Cargo Services GmbH zu übernehmen.
"Smart Cargo": Programm mit drei Projekten
Im Frühjahr 2004, kurz vor der Ausgründung der GmbH, setzte die Fraport AG "Smart Cargo" auf, ein Programm mit ehemals fünf Projekten, von denen zwei bereits abgeschlossen sind. Das übergeordnete Ziel heißt "Kostensenkung", zu erreichen durch überarbeitete Strukturen und Prozesse der GmbH. IT-Projekte, Organisationsprojekte, Projekte zur Verbesserung der internen Betriebsprozesse - vieles musste gleichzeitig angepackt werden.
Das Budget beträgt circa zwei Millionen Euro, rund 40 Projektbeteiligte sind ständig in das Programm involviert. Ende März 2006 möchte die Gesellschaft es offiziell abschließen und die Projektorganisation auflösen. "Die Chancen stehen gut, das zu schaffen", so Christian Kalusche. Er ist mit Start des Smart Cargo Programms bei Fraport Cargo Services von extern als Projektleiter eingestiegen. Als Ergänzung zu den vielen erfahrenen Frachtexperten bringt er somit viel Objektivität und Querdenken in die Projekte Smart PEP und Smart FlightOwner ein.
Die Projekte im Einzelnen
Die fünf Projekte aus Smart Cargo, für die Fraport Cargo Services Projectplace verwendet, sind:
- Smart Orga: Organisationsveränderungen im Frachtbereich (z.B. flache Hierarchien) durchführen
- Smart PEP: Personalplanungsprozesse optimieren und Personaldispositions-Tool einführen
- Smart Ideas: Ideenmanagement einführen, Bottom-up-Integration der Mitarbeiter ermöglichen
- Smart Flight Owner: Betriebsprozesse optimieren (z.B. Abfertigung), Import und Export von Fracht effizienter gestalten, insbesondere über klare Verantwortlichkeiten (je Flug eine verantwortliche Person)
- Smart Cargo Operation (Scope): neues Frachtabfertigungssystem einführen
Smart Orga und Smart Ideas wurden bereits erfolgreich abgeschlossen.
Das umfangreichste Projekt „Scope“ war notwendig, weil die bisherige Applikation in der Frachtabfertigung technologisch nicht mehr auf dem neuesten Stand ist - sowohl hinsichtlich der Rechnerarchitektur als auch der zusätzlichen Technik. "Heute hat man in Logistik-Warehouses mit Handhelds und Barcode-Scannern eine technische Kernkomponente, die wir jetzt auch bei uns implementieren." Sie bietet dem Mitarbeiter die Informationen, die er unterwegs benötigt, und speichert die Daten, die er dort aufnimmt, wo er gerade ist. So wird beispielsweise eine fehlerfreie und schnelle Einlagerung über Einscannen der Barcodes von Fracht und Lagerorts ermöglicht.
Zentrale Anforderung: Information und Kommunikation
Um das gesamte Programm mit allen Einzelprojekten überblicken zu können, mussten Information und Kommunikation möglichst einfach und transparent organisiert werden. Die Projektmitarbeiter legten beispielsweise Wert darauf, alle Konzepte, Spezifikationen und Protokolle an einer Stelle vorzufinden, um sie einsehen zu können. Auch ein britischer Lieferant sollte von seinem Firmensitz aus Zugang zu wichtigen Dokumenten erhalten.
Beschäftigte im operativen Bereich, von denen viele schon seit Jahrzehnten im Unternehmen tätig sind, interessierten sich dagegen eher für den jeweiligen Projektstand und die nächsten Schritte. Sie wollten möglichst zeitnah wissen, was sich in ihren gewohnten Aufgaben und Arbeitsabläufen ändern wird. "Wir greifen mit mehreren Projekten gleichzeitig an vielen verschiedenen Stellen an. Deshalb verändert sich für die Menschen in unserem Unternehmen permanent etwas", so Christian Kalusche. Personaldisposition, IT-Unterstützung in der Halle, neue Rollenbezeichnungen wie "FlightOwner" und "Supervisor" - alles war zunächst ungewohnt. Deshalb galt es, die Betroffenen möglichst gut zu informieren, damit sie die Veränderungen eher akzeptieren. "Alles, was wir tun, soll transparent sein. Die Mitarbeiter können zum Beispiel nachlesen, was in den Lenkungsausschüssen entschieden wird", erklärt der Projektleiter.
Zwar haben nur die unmittelbar an den Projekten Beteiligten mit der Software zu tun. Aber auch 25 "Key usern" - Mitarbeitern aus dem operativen Bereich - ließ Kalusche einen Zugang zu Projectplace einrichten und Zugriffsrechte erteilen. Diese Mitarbeiter tragen die gewonnenen Informationen in persönlichen Gesprächen an die restliche Belegschaft weiter. Außerdem stellen sie sich ihren Kollegen als Ansprechpartner bei monatlichen Dialogveranstaltungen zur Verfügung.
Warum Projectplace?
Projectplace ist ein Onlinedienst für Projektmanagement und Zusammenarbeit in standort- und organisationsübergreifenden Projektteams. Um ihn zu nutzen, ist lediglich ein Browser nötig. Die Software selbst läuft auf einem zentralen Server des schwedischen Mutterunternehmen Projectplace. Unternehmen bezahlen für den Dienst, so lange sie ihn brauchen. Projektteams können auf Projectplace als zentraler Plattform ihre Kommunikationsstruktur einrichten und alle Beteiligten aktiv einbinden.
Webfähigkeit
Die Entscheidung für Projectplace als Tool für die Projektorganisation fiel bei Fraport Cargo Services aus mehreren Gründen. Der wichtigste war seine Webfähigkeit. Der Projektleiter suchte ein Tool, das nicht an das IT-Netzwerk des Unternehmens integriert werden musste und Projektmitarbeitern die Möglichkeit bot, sich auch außerhalb des Büros einzuloggen, etwa am Wochenende oder abends. Ein für das Projektteam tätiger Student kommt beispielsweise nur einmal pro Woche in die Firma, kann aber mittels Projectplace auch von zuhause Aufgaben erledigen.
Ebenso wichtig war die Möglichkeit, einen externen Lieferanten aus Großbritannien einzubinden. Dazu musste Christian Kalusche lediglich die entsprechenden Zugriffsrechte erteilen, so dass dieser wichtige Dokumente wie Lastenhefte und Spezifikationen einsehen konnte. "Wenn wir eine interne Plattform gewählt hätten, wäre das nicht so einfach gewesen", resümiert er.
Weitere Argumente
Projcetplace eignete sich nach Angaben von Christian Kalusche auch deshalb gut für Fraport Cargo Services, weil es eine Projektplattform ist, die von "von jetzt auf gleich" aufgesetzt werden kann. "Man muss nicht lange Software installieren und herausfinden, wie man sie administriert. Man bestellt und kann eine Stunde später anfangen," so der Projektleiter. Noch ein Vorteil: Alle Projektinformationen liegen zentral an einem Ort, so dass sie schnell aufzufinden sind.
Das Tool enthält einige zusätzliche Elemente, die das Team für die Projektzusammenarbeit braucht. Man kann
- ein Dokumentenarchiv aufbauen,
- Aktivitäten planen und
- Issues (Englisch: Angelegenheit, Thema, Problem) aufnehmen und verfolgen.
Dokumentenarchiv aufbauen
In einem so umfassenden Programm wie "Smart Cargo" fallen unzählige Dokumente an, auf die mehrere oder viele Beteiligte zugreifen müssen. Eine Möglichkeit, sie zu hinterlegen, wäre ein Verzeichnis auf einem File Server als zentralen Speicherort gewesen, so Kalusche. Er hat sich stattdessen für Projectplace entschieden. "Denn bei einem File Server muss man in komplizierten Verfahren Zugriffsberechtigungen je Verzeichnis erteilen, um sicherzustellen, dass niemand Dokumente unerlaubt ändert. Diesen Aufwand hat man bei Projectplace nicht." Außerdem können die Benutzer bei Projectplace komfortabler Dokumente sortieren und suchen.
Aktivitäten planen
Die Mitarbeiter planen die Aktivitäten für ihre Projekte je Projektphase mit Microsoft Project. Die Zahl dieser Aktivitäten kann durchaus einmal dreistellig sein, und jede von ihnen reicht meist über drei bis vier Monate. Hier ergänzt sich Microsoft Project gut mit Projectplace. Denn für Ad hoc-Aktivitäten gibt es in Projectplace eine einfache Funktion zur Aktivitätenplanung. Sie lassen sich mit Verantwortlichkeiten, Terminen und Controllingdaten unterlegen und verfolgen. Jeden Mitarbeiter, der für eine solche Aktivität als Verantwortlicher benannt wurde, erinnert Projectplace wöchentlich daran, dass er einen Fortschrittsbericht abgeben muss.
Issues aufnehmen und verfolgen
Jeder Projektbeteiligte kann seine Ideen und Anliegen im Projekt einfach und schnell als "Issue" in Projectplace platzieren. Wenn ein Mitarbeiter ein Problem oder eine Befürchtung melden oder einen Vorschlag einreichen möchte, formuliert er eine solche Mitteilung. Schickt er diese per E-Mail an das Projekt, landet sie sofort in dem gemeinsamen Arbeitsbereich "Issues". Dort kann der Projektmanager die Mitteilung ansehen, bewerten, mit verschiedenen Attributen wie zum Beispiel Priorität oder Issue-Art belegen und verfolgen, bis das Problem bearbeitet ist. Beispiele für Issues sind:
- Verbesserungsvorschläge (z.B. Übersetzungsliste der am meisten benötigten Fachbegriffe anlegen)
- Funktionale Erweiterungswünsche (z.B. Kundenrechnungen im PDF-Format bereitstellen)
Erfahrungen in der Praxis: Was sich bewährt hat
In der Praxis hat sich Projectplace für Christian Kalusche bewährt, er würde sich wieder für das Tool entscheiden. Dafür nennt er mehrere Gründe.
Dokumente bearbeiten via Browser
"Sehr positiv fällt mir auf, dass man in Projectplace mit Dokumenten wie im Windows-Explorer arbeiten kann. Das gesamte Dokumentenmanagement findet im Browser statt und verfügt über viele nützliche Zusatzfunkionen." Klickt man in Projectplace auf ein Word-Dokument, wird es in MIcrosoft Word geöffnet und anschließend wieder in Projectplace gespeichert. "Das führt zu hoher Akzeptanz bei den Benutzern. Man muss nicht den Umweg machen, es zum Bearbeiten auf der Festplatte abzulegen und nachher wieder auf einen Server hochzuladen."
Versionierung und Historie
Hilfreich für wichtige Dokumente findet er die Versionierung. Wenn man auf ein beliebiges Verzeichnis klickt und die Versionierungsfunktion einstellt, legt Projectplace automatisch bei jedem Bearbeiten eine neue Version an und hinterlegt ab diesem Zeitpunkt die Historie. Die Teammitglieder können also nicht versehentlich an veralteten Versionen arbeiten.
Dokumente als Link versenden
Aus Projcetplace können Dokumente wahlweise als Anhang oder als Link auf den Speicherort in Projectplace gesendet werden. Letzteres reduziert die Mailgröße auf ein Minimum und kombiniert diese Funktion mit der Versionierungs-Funktion.
Skalierbarkeit
Ein weiterer Vorteil aus Christian Kalusches Sicht: Projectplace ist beliebig skalierbar. Als im Verlauf eines Projekts der Lieferant aus Großbritannien zum Team stieß, ließen sich dessen Mitarbeiter leicht in Projectplace einbinden.
Umschalten zwischen mehreren Sprachen
Auch die Mehrsprachigkeit des Tools hat sich bewährt, seit der britische Lieferant dazu gestoßen ist. Per Mausklick kann jeder Mitarbeiter die Anzeigesprache umschalten und die Benutzeroberfläche auf seine Landessprache ändern.
Erfahrungen in der Praxis: Verbesserungswünsche
Es gibt aber auch Dinge, die sich verbessern oder ausbauen ließen, sagt der Projektmanager.
Dokumente sortieren
Das Dokumentenarchiv weist eine hierarchische Verzeichnisstruktur auf, die man in beliebig viele Ebenen herunterbrechen kann. "Es wäre schön, wenn man die Dokumente per Mausklick nach bestimmten Kriterien sortieren lassen könnte, zum Beispiel Autor oder Datum", findet Kalusche. So, wie es zum Beispiel bei Lotus Notes möglich sei.
Expand-Funktion
Außerdem fände er es sinnvoll, mit einem Klick alle Verzeichnisse "aufklappen", also sichtbar machen (Expand-Funktion) und umgekehrt wieder "zusammenklappen" zu können. Bisher muss man auf jedes Verzeichnis klicken, um an die darunter liegenden Verzeichnisse heranzukommen. Das sei etwas mühselig, wenn man einen Gesamtüberblick brauche.
Issues und Aktivitäten verschicken
Projectplace erlaubt es Dokumente per E-Mail als Link weiterzuleiten. Dazu klickt man auf die Datei und schickt sie an den ausgewählten Teilnehmerkreis. Dies wünscht sich der Projektleiter auch für Issues und Aktivitäten.
Einarbeitung
Die Firma Projectplace unterstützt ihre Kunden mit gemeinsamen - im Preis enthaltenen - Online-Workshops bei der Einarbeitung in das Tool. Christian Kalusche empfiehlt, diesen Service intensiv zu nutzen. "Es gibt einige komfortable, aber trickreiche Funktionen, die sich einem nicht auf Anhieb erschließen und eine gewisse Einarbeitung erfordern. Man braucht eine hohe Affinität zu der Technik, damit man auf diese Funktionen selbst kommt." Ein Beispiel: das Reporting einrichten. Dazu definiert der Projektleiter Aktivitäten und legt fest, dass zu bestimmten Zeitpunkten ein bestimmter Mitarbeiter aufgefordert wird, einen Statusbericht zu schreiben. "Wie diese Systematik abläuft, können Sie nicht auf Anhieb erkennen. Das muss man im Benutzerhandbuch nachlesen - was technisch versierte Anwender aber oft nur als allerletztes Mittel ansehen."
Fazit: Adäquate Unterstützung für verteilte Projekte
Die Frage, ob er insgesamt glücklich darüber ist, Projectplace eingeführt zu haben, beantwortet Christian Kalusche mit einem klaren "Ja". Das Tool sei eine adäquate, hundertprozentig geeignete Unterstützung, um Projekte mit vielen unterschiedlichen Teilnehmern transparent zu halten. Es eigne sich sehr gut, wenn man an verteilten Standorten arbeitet, eine schnelle, per Knopfdruck eingerichtete und transparente Lösung braucht. Auch wenn verschiedensprachige Mitarbeiter zum Team gehören, sei Projectplace die richtige Wahl.
Weiterführende Informationen
- Gisela Müller, "Ein internationales Projekt für starke Nerven: Microzonation gegen Erdbebenschäden", Projekt Magazin, Ausgabe 05/03
