Wertvolle Helfer für Microsoft Project Server: Campana & Schott EPM Extensions

Projektmanagement-Software ist aus dem heutigen Projektalltag kaum mehr wegzudenken. Vor allem bei Projekten mit vielen Beteiligten, bei hoher Projektkomplexität oder der Integration von unternehmensweiten und -übergreifenden Systemen leistet sie wertvolle Hilfe. Dabei bemisst sich ihr Nutzen vor allem daran, in welchem Umfang sie bei der Projektarbeit dabei hilft, Zeit zu sparen, Transparenz zu schaffen und die Komplexität zu verringern.

Produkte, wie z.B. Microsofts Projektmanagement-Lösung, erfüllen den Anspruch nach einem hohen Maß an Klarheit und Transparenz nicht in allen Bereichen vollständig. So müssen Projektverantwortliche und deren Mitarbeiter oft noch viele Stunden für administrative oder wiederkehrende Tätigkeiten aufbringen, wie z.B. das Einsammeln von Terminen, Fertigstellungsgraden und Aufwänden für Arbeitspakete oder die Aufbereitung von Informationen für Berichte.

Campana & Schott, ein Microsoft Gold Certified Partner, hat sich dieses Themas angenommen und Lösungen und Erweiterungen entwickelt, um die Projektmanagement-Lösung von Microsoft leistungsfähiger und nutzerfreundlicher zu gestalten. Inspiriert wurden die Entwickler dabei durch Gespräche mit Projektleitern über deren Projektalltag sowie durch entsprechende Anfragen von Kunden. Heraus kamen insgesamt zwölf Erweiterungsmodule - die sogenannten "CS EPM Extensions" - für unterschiedliche Anforderungen des Projektalltags. Um deren Möglichkeiten darzustellen, werden hier beispielhaft folgende fünf Module ausgewählt und näher beschrieben:

• CS Project Status Reporting (CS PSR) - Ausführliche Projektstatusberichte inkl. Historie und Trends
• CS Proposal & Portfolio Extension (CS PPE) - Projekte beantragen, priorisieren und genehmigen
• CS Collaborative Project Management (CS CPM) - Unternehmensübergreifende Projekte planen
• CS Program Management Extension (CS PME) - Effiziente Steuerung von Programmen mit mehreren hundert Einzelprojekten
• CS Project Management Dashboard (CS PMD) - Business Intelligence für das Projektmanagement

Konzipiert wurden die CS EPM Extensions für Großunternehmen sowie für Unternehmen des gehobenen Mittelstands, die umfangreiche Projektportfolien, komplexe Programme, oder strategische Projekte budgetieren, planen und umsetzen. Charakteristisch für solche Projektportfolien ist deren Komplexität, da in der Planung vielschichtige Beziehungen und Abhängigkeiten abgebildet werden müssen. Die Projektverantwortlichen benötigen in einem solchen Umfeld durchdachte und einheitliche Lösungen, die Projekt-, Unternehmens- und Ländergrenzen überwinden können.

Die CS EPM Extensions fügen sich reibungslos in bestehende Microsoft-Lösungen ein und zeichnen sich durch eine einfache Bedienoberfläche aus. Dies ist eine gute Voraussetzung für die Akzeptanz bei den Anwendern, denn diese benötigen keine langen Schulungsserien, um sich mit dem Produkt vertraut zu machen. Mit Hilfe der Erweiterungen werden viele mühevolle Aufgaben der täglichen Projektarbeit standardisiert, so dass der Anwender Zeit und Kosten spart - z.B. durch die automatische Verdichtung aktueller Projektinformationen zu Status- und Managementberichten. Da es zu weniger Medienbrüchen kommt, werden Fehl- und Doppeleingaben reduziert und die Datenqualität verbessert sich.

CS Project Status Reporting (CS PSR)

Eine der Schwierigkeiten des Projektberichtswesens besteht darin, Informationen über das Einzelprojekt oder das Portfolio in aussagekräftigen Berichten für die diversen Adressaten zusammenzustellen. Sind die dafür benötigten Projektdaten in mehreren verschiedenen Anwendungen abgelegt, kann es schnell zu Inkonsistenzen und unterschiedlichen Datenständen kommen, was die Aussagekraft der Berichte in Frage stellt.

Hier setzt das Modul CS Project Status Reporting (Statusberichtswesen) an. Der Microsoft Project Server bietet zwar in der Standard-Version vielfältige Ansichten und Auswertungen zu den Projektinformationen, kann jedoch keinen integrierten Statusbericht mit Ergänzungen des Projektleiters zum Projektverlauf und keine Historisierung der Daten erzeugen.

Mit CS PSR lassen sich je nach Informationsbedarf Berichte mit unterschiedlichen Schwerpunkten zusammenstellen. Diese können verschiedenartige Elemente enthalten, wie z.B. Ampeldarstellungen, Performance-Indikatoren, grafische Auswertungen und freie Texte, mit denen der Projektleiter das Management informiert. Außerdem ist es durch die automatische Historisierung der einzelnen Statusberichte möglich, für einzelne Projekte Trendverläufe zu erstellen, z.B. für Fertigstellungsgrad, Kosten, Meilensteine etc. Diese können dann beispielsweise als PDF-Datei gespeichert oder ausgedruckt werden.

CS Proposal & Portfolio Extension (CS PPE)

Die Verwaltung von Neuprojekten und deren Genehmigungsprozess findet häufig dezentral mit mehreren Beteiligten statt. Dies hat zur Folge, dass wichtige Dokumente, die für die Erstellung des Projektantrags benötigt werden (z.B. Beschreibung der Projektinhalte, Stammdaten etc.), an den unterschiedlichsten Stellen archiviert werden - und später, wenn diese nachträglich eingesehen werden sollen, schwer oder gar nicht mehr auffindbar sind. Wurden keine unternehmensweiten Vorgehensweisen definiert, können sich leicht Fehler bei der Ablage der verschiedenen Unterlagen und Dokumentationen einschleichen.

Das Modul CS Proposal & Portfolio Extension unterstützt die Stammdatenverwaltung der Projekte über ihren gesamten Lebensweg, ebenso wie die Beantragung und Genehmigung von Neuprojekten. Somit eignet sich das Modul für die verteilte Erfassung des Projektportfolios (z.B. im Rahmen der Jahresplanung bzw. Budgetplanung) oder im Rahmen eines Ideenmanagements. Dabei wird nicht nur eine Beschreibung des geplanten Projekts gespeichert, sondern es werden zusätzlich auch Kapazitätsbedarf, Business Cases, Nutzwertanalysen und Stammdaten erfasst. So finden sich alle wichtigen Daten an einer zentralen Stelle. Im weiteren Prozessverlauf können diese Ideen bzw. Anträge bewertet und priorisiert werden.

Wird ein beantragtes Vorhaben schließlich genehmigt, kann es inkl. der Antragsdaten automatisch in Microsoft Project Server angelegt werden. Der Nutzen des Moduls liegt somit in der Kostenersparnis, da sich Abstimmungen und manuelle Tätigkeiten durch die Integration von Projekt- und Portfoliomanagement-Systemen verringern.

CS Collaborative Project Management (CS CPM)

Besonders Projekte, die über Unternehmensgrenzen hinaus geplant und gesteuert werden, besitzen einen hohen Grad an Komplexität und Abstimmungsbedarf. Die Trends mancher Branchen (kürzere Innovationszyklen in Verbindung mit neuer Technologie und räumlich entfernt arbeitenden Teams) machen eine übergreifende Projektkommunikation notwendig.

Das auf Microsoft SharePoint-Technologie basierende Modul CS CPM unterstützt gezielt Projekte mit mehreren beteiligten, autonomen Organisationen - z.B. bei der gemeinsamen Produktentwicklung in der Automobilindustrie. Die Projektpartner können dabei ihre eigenen Projektmanagement-Methoden und ‑Prozesse beibehalten, da das Datenaustauschmodell des Moduls die Informationsflüsse zwischen den Unternehmen standardisiert. Basis für die Standardisierung sind die dem Referenzmodell des ProSTEP iViP-Vereins (www.prostep.org) zugrundeliegenden Werkzeuge, Methoden und Prozesse.

Ein "Interaction Plan" dient z.B. dazu, gemeinsam vereinbarte Meilensteine zu planen und zu steuern. Rollen und themenbasierte Verantwortlichkeiten der Partner lassen sich als Basis für Workflows und Eskalationen in der "Communication Matrix" festhalten und abbilden. Die "Issue List" stellt eine gemeinsame Liste offener Punkte dar. Zudem lassen sich Dokumente des gemeinsamen Projekts verwalten.

Zentrales Prinzip für gemeinsame Meilensteine, Issues, Dokumente etc. ist der "Handshake": Jeder Vorschlag eines Partners wird erst dann gültig, wenn der andere Partner dem Vorschlag zugestimmt hat.

CS Program Management Extension (CS PME)

Das Modul CS Program Management Extension erweitert die Fähigkeiten von Microsoft Project Server für die Verwaltung umfangreicher Projekte. Innerhalb mehrstufiger Projekthierarchien lassen sich projektübergreifende Abhängigkeiten flexibel und performant erfassen, überwachen und steuern. Mit dieser Erweiterung können Anwender Meilenstein- und Fortschrittsinformationen aus verschiedenen Projektplänen in Übersichtsplanungen überführen.

Auf diese Weise kann MS Project Server logische oder terminliche Verknüpfungen für umfangreiche Programme verwalten, die aus Hunderten von Projekten und Tausenden von Vorgängen bestehen, wie es z.B. beim Flugzeug- oder Schiffsbau üblich ist. Die Synchronisationen über alle Projekte finden über die gesamte Programmhierarchie hinweg statt und aktualisieren die jeweiligen Übersichten. Wichtig ist, dass es sich hierbei um bidirektionale Soft-Links handelt: Dadurch lassen sich bspw. unverrückbare Ecktermine über das gesamte Projekt top-down vorgeben und deren Einhaltung bottom-up überwachen; oder aber komplexe Lieferbeziehungen zwischen Teilprojekten transparent abbilden und überwachen. Terminänderungen, die durch derartige Abhängigkeiten verursacht werden, werden anhand von graphischen Indikatoren angezeigt, sollen die resultierenden Verschiebungen in die Planung übernommen werden, muss dies der Projektleiter aktiv bestätigen.

CS Project Management Dashboard (CS PMD)

Eine leistungsfähige Business Intelligence-Applikation zur Überwachung des gesamten Projektportfolios bietet das Modul CS Project Management Dashboard (CS PMD). Damit reagierte Campana & Schott auf den Wunsch nach stetig verfügbaren, aktuellen Informationen aus Projektportfolios - aussagefähige Key Performance-Indikatoren sind auf einen Blick erfassbar und lassen sich bei Bedarf weiter flexibel analysieren.

Alle relevanten Informationen werden aus verschiedenen Systemen (z.B. Microsoft Project Server und SAP ERP) in ein Project Data Warehouse integriert. Anhand dieser Datenbasis stellt das Modul u.a. vierdimensionale, interaktive Scorecards bereit, die in den einzelnen Quadranten differenzierte Einblicke zum Status einzelner oder mehrerer Projekte ermöglichen. Die zu analysierenden Elemente (Projekte, Ressourcen, Zeitabschnitte) stellt der Benutzer dabei je nach Bedarf mit wenigen Klicks individuell zusammen oder er verwendet vordefinierte Ansichten oder Portfolios. Auch kann er individuell festlegen, auf welche Ausschnitte der Gesamtdaten sich die Key Performance-Indikatoren beziehen sollen. Auf diese Weise ist es möglich, die Informationsbedürfnisse der einzelnen Adressaten zu berücksichtigen, ohne ihnen hochkomplexe BI-Anwendungen zumuten zu müssen.

Weitere Informationen

Installations- und Einarbeitungsaufwand, Anpassungsfähigkeit

Alle CS EPM Extensions sind konfigurierbare Standardprodukte, die auf gängigen Microsoft-Applikationen aufbauen und leicht zu installieren sind. Sollten sich nach einer Installation noch Lücken ergeben, können diese durch eine gemeinsame Analyse der individuellen Bedürfnisse des Kunden (z.B. durch Workshops) geschlossen werden. Campana & Schott passt das jeweilige Modul dann entsprechend an.

Eine Anpassung der Grundinstallation durch den Kunden ist generell möglich. Drag and Drop-Funktionen ermöglichen es z.B., die Form von Berichten für das Management leicht und schnell anzupassen. Die Erfahrung von Campana & Schott bei der individuellen Konfiguration zahlt sich aber fast immer aus.

Hilfefunktionen

Eine Online-Hilfe unterstützt die Anwender bei zusätzlichen Fragen. Darüber hinaus bietet Campana & Schott Support Services an, die in definierten Service Levels je nach Anforderung der Kunden abgerufen werden können.

Soft- und Hardware-Voraussetzungen

Alle CS EPM Extensions sind Web-Applikationen, die auf der Grundlage von Microsoft Project Server aufbauen. Jede Erweiterung ist als Sharepoint- oder auch als .NET-Lösung verfügbar.

Kosten und Lieferumfang

Campana & Schott ermittelt gemeinsam mit den Kunden in Workshops den tatsächlichen Bedarf. Neben der eigentlichen Software, die vom Kunden selbst installiert werden kann, bietet Campana & Schott beispielsweise die Installation oder Konfiguration der Software vor Ort, die Schulung oder Einweisung der Anwender und Administratoren, einen SLA-basierten Service Desk oder die operative Übernahme von Projektmanagement-Aufgaben an, wie z.B. die Besetzung von Positionen im Project Management Office. Ein individuelles Kostenangebot erstellt Campana & Schott auf Anfrage.

Fazit

Die CS EPM Extensions sind für die tägliche Projektarbeit eine nützliche Ergänzung der vorhandenen Microsoft PM-Standardumgebung. Gerade die Möglichkeit, ständig wiederkehrenden Tätigkeiten zu standardisieren, ist eine große Hilfe bei der Arbeit in komplexen Projektumfeldern. Während die meisten vergleichbaren Produkte durch die Erstellung von Statusberichten eine Momentaufnahme des Projekts zeigen, ermöglichen die EPM Extensions beispielsweise durch die Abbildung von Trends bei Statusberichten ein umfassenderes Bild der Projektsituation. Die hier beschriebenen Erweiterungen helfen den Projektbeteiligten, Fehler zu vermeiden und eine bessere Übersicht über die Situation im Projekt zu erhalten.

Kontakt

Campana & Schott, Gräfstraße 99, 60487 Frankfurt; Tel: +49 69 977883-0, info@campana-schott.com, www.campana-schott.com

Weitere Informationen zu den CS EPM Extensions unter: www.campana-schott.com/de/technologien