Autoren des Projekt Magazins

Mit jedem neuen Projekt soll sich ein Mitarbeiter auf ein neues Projektziel, ein neues Arbeitsumfeld und ein neues Team einstellen. Und er muss den Anforderungen eines neuen Projektleiters entsprechen und ggf. auch mit seinen "Macken" umgehen. Cornelia Niklas nennt die wesentlichen Punkte, wie noch nicht so erfahrene Projektmitarbeiter proaktiv die teilweise unausgesprochenen Erwartungen erkennen und ihr Verhalten daraufhin anpassen können, um sich schneller auf die inhaltlichen Aufgaben zu konzentrieren. Mehr lesen

Zeigt das Kostencontrolling Abweichungen vom Plan, ist es notwendig, die Ursachen dafür zu klären. Doch wann spricht man überhaupt von Kostenabweichungen und wie geht man diesen auf den Grund? Im zweiten und abschließenden Teil des Beitrags erläutert Cornelia Niklas, wie Sie Abweichungen erkennen und die Ursachen dafür systematisch analysieren, um Maßnahmen zur Kostendämmung entwickeln zu können. Eine zusätzliche Checkliste möglicher Ursachen unterstützt Sie bei der Analyse. Mehr lesen

Ein elementarer Bestandteil des Projektcontrollings ist das Kostencontrolling. Es hilft dabei, das Projekt im Rahmen des vorgegebenen Kostenbudgets zu halten und liefert frühzeitig Hinweise, wenn etwas "aus dem Ruder" läuft. Cornelia Niklas erläutert im ersten Teil dieses zweiteiligen Beitrags, welche Systematik dem Kostencontrolling zugrunde liegt und stellt anhand von anschaulichen Praxisbeispielen die wichtigsten Kenngrößen vor, die in der Praxis zum Einsatz kommen. Mehr lesen

Die Istkosten im Projekt richtig zu erfassen, fällt vielen Mitarbeitern nicht leicht – besonders wenn im Unternehmen nur selten Projekte durchgeführt werden. Fehlerhafte und fehlende Buchungen gehören zum Projektalltag. Häufig müssen die grundlegenden organisatorischen Voraussetzungen und ein durchgängiges Erfassungssystem erst noch geschaffen werden. Wie ein Projektleiter die Weichen hierfür stellt und welche Regeln Projektmitarbeiter bei der Zuordnung von Kosten zu einem Projekt befolgen sollten, zeigt Cornelia Niklas im vierten Teil ihrer Artikelserie. Mehr lesen

Eine fundierte und transparente Kostenplanung, die ggf. auch spezielle Budgets für Risiken und Änderungen berücksichtigt, ist erforderlich, um später das Kostencontrolling effizient durchführen zu können. Wie ein tragfähiges Konzept für eine Kostenplanung aussehen kann und wie Sie systematisch in fünf Schritten einen Kostenplan erstellen, der die Basis für eine Projektkalkulation bildet, zeigt Cornelia Niklas anschaulich anhand vieler Beispiele aus der Praxis. Mehr lesen

Kostenmanagement gehört zu den wesentlichen Aufgaben des Projektleiters und dient dazu, das Projektbudget einzuhalten. Basis dafür ist ein schlüssiger und strukturierter Kostenplan, der auf der Projektplanung aufbaut. Welche unterschiedlichen Herangehensweisen es gibt, um einen Kostenplan zu erstellen, und welche Grundsätze in der Praxis dabei beachtet werden sollten, zeigt Cornelia Niklas in diesem zweiten Teil der Artikelfolge. Mehr lesen

Projektleiter müssen nicht nur hochgesteckte Ziele, Termine und Qualitätsanforderungen erfüllen, sondern häufig sitzt Ihnen auch noch ein Projektcontroller im Nacken und verlangt eine genaue Kostenplanung mit vollständiger Zuordnung aller Kosten. Sinn und Zweck dieser Genauigkeit sind nicht immer transparent und so mancher Projektleiter sieht dies eher als Behinderung bei der "eigentlichen" Projektarbeit. Ein Trugschluss! Denn Kostenmanagement gehört zu den wesentlichen Aufgaben des Projektleiters und dient dazu, das Projektbudget einzuhalten. Cornelia Niklas erklärt im ersten Teil dieser Artikelfolge die wichtigsten Begriffe des Kostenmanagements und zeigt, wie sich Projektkosten strukturiert und übersichtlich darstellen lassen. Mehr lesen

Wird das Budget für alle Projekte des Unternehmens gekürzt, kann es notwendig sein, einige Projekte aus dem Portfolio zu entfernen, obwohl sie wirtschaftlich gesund sind. Eine anteilige Budgetkürzung quer über alle Projekte erscheint aus Controllersicht wenig erfolgversprechend; denn so würden auch gewinnbringende und strategisch wichtige Projekte beschnitten. Cornelia Niklas beschreibt in ihrem Beitrag, wie sich aus dem Projektportfolio die Projekte identifizieren lassen, die in wirtschaftlich schwierigen Zeiten eingestellt werden sollten. Mehr lesen

Projektleiter und Controller gehen häufig nicht offen und wertschätzend miteinander um. Dabei können sie gemeinsam dafür sorgen, dass Projekte erfolgreich gesteuert werden und den optimalen Beitrag zum betriebswirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens leisten. Cornelia Niklas beschreibt in diesem Beitrag, wie sich die Zusammenarbeit von Projektleitern und Controllern verbessern lässt. Mehr lesen

Projekte werden durchgeführt, um für das Unternehmen einen wirtschaftlichen Nutzen zu generieren. Manche Projekte verlieren aber die ursprünglich erwartete Rentabilität – z.B. weil ein wichtiger Kunde abspringt, der Markt sich verändert oder unerwartet neue Gesetze in Kraft treten. Unrentable Projekte sollten nicht weitergeführt werden, denn sie schwächen das Unternehmen. Oft ist der Rentabilitätsverlust aber ein schleichender Prozess und schwer zu erkennen. Cornelia Niklas beschreibt, wie Controller kritische Projekte identifizieren und in Zusammenarbeit mit Projektleiter und Auftraggeber zu einer Entscheidung darüber gelangen, ob ein Projekt eingestellt wird oder nicht. Mehr lesen

Kundenbeschwerden können die Zusammenarbeit im Projekt belasten – besonders wenn das Team nicht professionell auf die Beschwerde reagiert und der Kunde sich nicht ernst genommen fühlt. Cornelia Niklas beschreibt, wie man richtig mit Beschwerden umgeht und welche Fehler man vermeiden sollte. Mehr lesen

Wird Projektcontrolling eingeführt, müssen die dabei geschaffenen Strukturen und Prozesse nachhaltig sein. D.h. sie müssen auch dann noch gelebt werden, wenn die erste Euphorie der Einführung verflogen ist und die Beteiligten zum Tagesgeschäft übergehen. Nach der Vorarbeit, die in den Teilen 1 bis 4 dargestellt wurde, empfiehlt Cornelia Niklas im letzten Artikel ein Stufenkonzept: In ausgewählten Teilbereichen sollten die Methoden mit den größten Nutzeffekten schrittweise und in enger Zusammenarbeit mit den Betroffenen eingeführt werden. Mehr lesen

Eine aussagekräftige Portfoliodarstellung sollte nicht nur Wirtschaftlichkeit und Strategieausrichtung der im Unternehmen abgewickelten Projekte verdeutlichen, sondern auch deren Risiken und Chancen. Letzteres ist notwendige Voraussetzung, um Projektvorschläge nach strategischen Gesichtspunkten auszuwählen. Im vierten Teil dieser Artikelfolge erklärt Cornelia Niklas, wie Sie ein Risikoportfolio erarbeiten. In Kombination mit dem Attraktivitätsportfolio (Teil 3) erlaubt dieses eine Bewertung der geplanten sowie der laufenden Projekte aus Unternehmenssicht. Damit ist die Basis für ein wirkungsvolles strategisches Projektcontrolling geschaffen. Mehr lesen

Eine Portfoliobewertung gibt einen Überblick über die Projekte im Unternehmen und ermöglicht es, für das operative Controlling Schwerpunkte festzulegen. Im dritten Teil ihrer Serie über Projektcontrolling zeigt Cornelia Niklas, wie ein so genanntes Attraktivitätsportfolio erarbeitet und analysiert werden kann. Dieses stellt den geplanten Beitrag der Projekte zu den wirtschaftlichen und strategischen Zielen des Unternehmens dar. Mehr lesen

Ein Controlling-Konzept darf weder starres Korsett noch übertriebener Formalismus sein, wenn es im Unternehmen akzeptiert werden soll. Damit Projektcontrolling gelebt wird und die angestrebte Transparenz bewirkt, kommt es vor allem auf eine klare Linie mit leicht verständlichen Anforderungen an. Wie Sie ein solches Konzept erstellen und auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen, zeigt Cornelia Niklas in diesem zweiten Teil der vierteiligen Artikelfolge. Als Grundlagen dienen das Ergebnis des Fragebogens aus dem ersten Teil und eine Microsoft Word-Vorlage, die Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen können. Mehr lesen

Mit Projektcontrolling haben Firmen einen Gesamtüberblick über Projektkosten, Ressourceneinsatz und die Tragweite von Entscheidungen. Dennoch führen viele kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) kein systematisches Projektcontrolling durch. Cornelia Niklas zeigt in ihrer Serie, wie KMU ohne großen Aufwand ein individuell angepasstes Projektcontrolling etablieren und so die Vorteile eines Controllings effizient nutzen können. Im ersten Teil wird eine Checkliste vorgestellt, mit der sich die Voraussetzungen für Projektcontrolling im Unternehmen systematisch prüfen lassen. Die Teile 2 und 3 zeigen, wie daraus ein individuelles Konzept erstellt und dieses umgesetzt werden kann. Mehr lesen

Die Führungspersönlichkeit eines Projektleiters zeigt sich darin, wie er für das Projektziel eintritt, sich für sein Team einsetzt oder gegenüber dem Management agiert. Sein Verhalten und seine innere Einstellung werden von den Beteiligten meist unbewusst wahrgenommen, beeinflussen jedoch ihr Handeln und dadurch den Projekterfolg. Diese Aspekte von Führung werden oft unter dem schillernden Begriff "Leadership" zusammengefasst. Insbesondere Projektleiter, die ihr Team ohne formelle Befugnisse führen, müssen über Leadership verfügen. Cornelia Niklas erklärt, aus welchen wichtigen Bausteinen sich Leadership zusammensetzt und warum erfolgreiche Projektleiter in sich einen Leitwolf und einen Visionär vereinen. Mehr lesen

Wann haben Sie Ihre Projektmitarbeiter zuletzt gelobt? Haben Sie sie überhaupt schon einmal gelobt? Wenn nicht, dann lohnt es sich, damit anzufangen! Lob ist ein einfaches, aber wirkungsvolles Führungswerkzeug, das häufig unterschätzt wird – genau wie Feedback. Lob und Feedback fördern die Motivation und die Zusammenarbeit und benötigen nicht viel Vorbereitung. Cornelia Niklas beschreibt, wie Sie richtig loben und Feedback geben und welche Fehler Sie dabei vermeiden sollten. Mehr lesen

Projektleiter kommen häufig in Situationen, in denen eine überzeugende Argumentation wichtig, manchmal sogar "überlebenswichtig" ist. Cornelia Niklas stellt in ihrem Beitrag eine Argumentationstechnik vor, mit deren Hilfe Sie Zuhörer oder Gesprächspartner in Teamsitzungen, bei Projektpräsentationen, Verhandlungen oder anderen Gelegenheiten für Ihr Anliegen gewinnen können. Die Autorin bringt ihre Systematik auf eine einfache, einprägsame Formel. Mehr lesen

Eine wesentliche Führungsaufgabe von Projektleitern ist das Delegieren von Aufgaben oder Arbeitspaketen. Dabei muss der Projektleiter sicherstellen, dass der Mitarbeiter alle Vorgaben verstanden hat und über die Möglichkeiten verfügt, diese umzusetzen. Das klingt einfach, in der Praxis kommt es aber häufig zu Missverständnissen und die Delegation misslingt. Dabei ist richtiges Delegieren im Grunde nicht schwer. Cornelia Niklas beschreibt einige einfache Regeln, die Projektleitern dabei helfen, Kommunikationsprobleme zu vermeiden und Aufgaben wirksam zu delegieren. Mehr lesen

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen eine ERP-Software einführen möchten, sollten Sie die Schwierigkeiten kennen, die mit diesem Vorhaben verbunden sind. Mitarbeiter, die dem neuen System skeptisch gegenüberstehen oder es sogar blockieren, können die Einführung ebenso zum Scheitern verurteilen wie inkonsistente Daten im Altsystem oder eine ungünstige Gestaltung von Geschäftsprozessen. Cornelia Niklas zeigt in ihrem Artikel die häufigsten Fallstricke auf und beschreibt, wie Sie Ihre ERP-Sofware sicher in den Echtbetrieb führen. Mehr lesen

Die Qual der Wahl - auf die Auswahl eines Enterprise Resource Planning Systems (ERP-Systems), passt diese Formulierung ausgezeichnet. ERP-Systeme ermöglichen es, die gesamte Auftragsabwicklung eines Unternehmens durchzuführen. Entsprechend vielfältig ist das Spektrum der angebotenen Lösungen. Um bei dieser Vielfalt die Software auszuwählen, die den Anforderungen des Unternehmens am besten entspricht, ist ein sorgfältig vorbereiteter Auswahlprozess erforderlich. Cornelia Niklas beschreibt in diesem Artikel anhand eines Fallbeispiels, wie ein Auswahlprojekt gestaltet werden kann, das einerseits zügig eine Entscheidung für eine passende Lösung herbeiführt und andererseits schon frühzeitig wichtige Weichen für die spätere Einführung der Programme stellt. Mehr lesen

Unternehmen verschenken ein großes Potenzial, wenn sie ein erfolgreiches Projektteam nach Projektabschluss einfach auflösen. Denn eine eingespielte Mannschaft bringt mehr Leistung als eine, die sich erst finden muss. Cornelia Niklas zeigt in ihrem Beitrag, was Projektverantwortliche und Management beachten sollten, wenn sie ein Team auf Dauer am Leben erhalten wollen, und welche Voraussetzungen erfüllt sein sollten, um es nutzbringend für Folgeaufgaben einsetzen zu können. Mehr lesen

Wichtige Entscheidungen erfordern eine gründliche Vorbereitung. Zum Beispiel muss geklärt werden, welche Risiken mit der Entscheidung verbunden sind und welche Entscheidungsvariante das geringste Restrisiko mit sich bringt. Die Entscheidungsrisiko-Analyse eignet sich besonders gut, um diese Fragen zu klären. Mit Hilfe von Schätzungen werden die möglichen Risiken einheitlich bewertet. Daraus lassen sich Gegenmaßnahmen ableitet und deren Kosten abschätzen. In ihrem Beitrag beschreibt Cornelia Niklas Schritt für Schritt die Vorgehensweise bei der Entscheidungsrisiko-Analyse anhand eines Praxisbeispiels und erläutert Nutzen und Grenzen der Methode. Mehr lesen

In Besprechungen und Workshops ist das Flipchart als Arbeitsmittel bereits weit verbreitet. Doch nicht nur bei Veranstaltungen im Kreise von Projektteams sind die großflächigen Notizblöcke effektiv zu nutzen: Das Flipchart kann Ihnen gute Dienste leisten, wenn Sie alleine an kniffligen Problemen oder schwierigen Aufgaben arbeiten. Mehr lesen

Egal ob es sich um Berichte, Besprechungsprotokolle, Telefonnotizen oder sonstige Notizen handelt: Projektdokumentation ist notwendig und wichtig. Sie dient der Informationsweiterleitung und hat die Aufgabe, den jeweiligen Sachverhalt knapp und treffend zu beschreiben – getreu dem Grundsatz "In der Kürze liegt die Würze". Mehr lesen

Es ist oft schwer, über eine Investition zu entscheiden, wenn der finanzielle Vorteil für das Projekt nicht klar erkennbar ist – zum Beispiel bei der Anschaffung von Software oder beim Einsatz externer Berater. In solchen Fällen kann die Kosten/Nutzen-Analyse eine wertvolle Unterstützung bieten. Die Methode liefert schnell eine klare Aussage über den wirtschaftlichen Vorteil eines Vorhabens und eignet sich besonders für einfache Problemstellungen, wie sie in Projekten häufig vorkommen. Cornelia Niklas beschreibt in ihrem Beitrag, wie Sie die Kosten/Nutzen-Analyse als Entscheidungshilfe in der Projektarbeit erfolgreich einsetzen können. Mehr lesen

Eine angenehme Arbeitsumgebung ist die beste Grundlage für Moderator und Teilnehmer, um ein gutes Besprechungsergebnis zu erzielen. Sie motiviert und unterstützt Ihre Mitarbeiter und Teammitglieder unbewusst bei ihrer Arbeit.Gerade bei langen, harten Arbeitssitzungen ist das Umfeld wichtig und sollte optimal gestaltet sein. Mehr lesen

Manche Tätigkeiten entwickeln sich zu wahren "Zeitfressern". Häufig verzögern solche Aktivitäten Projekte so gravierend, dass der geplante Endtermin überschritten wird. Erkennen Mitarbeiter das Problem erst im Verlauf des Projekts, ist es für Gegenmaßnahmen oft schon zu spät. Deshalb empfiehlt es sich, frühzeitig und – wenn möglich – vorbeugend etwas gegen Zeitfresser zu unternehmen. Cornelia Niklas stellt Ihnen einige typische Vertreter dieser Spezies vor. Anhand von Praxisbeispielen zeigt sie, wie Sie Zeitfresser identifizieren und deren Ursachen herausfinden können. Mehr lesen

Tatsächlich scheitern Projekte häufig an Problemen, die man mit gezieltem Risikomanagement hätte verhindern können. Doch gerade in mittelständischen Unternehmen wird Risikomanagement verhältnismäßig selten angewandt – und wenn, dann meist nur in Ansätzen. Oft erscheint der Aufwand dafür unverhältnismäßig hoch – im Gegensatz zu dem relativ geringen Nutzen, der erwartet wird. Darum verzichtet man lieber ganz darauf. Doch diese Annahme ist fatal. Risikomanagement lohnt sich immer, und sei es nur in einer "Light"-Version für kleine Projekte. Cornelia Niklas stellt Ihnen anhand eines Praxisbeispiels fünf wesentliche Vorteile für einen reibungslosen Projektablauf vor, die mit Risikomanagement zu erzielen sind. Mehr lesen

Entscheidungen gehören zum täglichen Geschäft eines Projektleiters. Da sich jede Entscheidung auf den weiteren Verlauf eines Projekts auswirkt und letztendlich für den Erfolg entscheidend sein kann, ist eine sichere Entscheidungsbasis wichtig. Gute Unterstützung bietet hierbei die Nutzwertanalyse, die verschiedene Entscheidungsalternativen vergleicht. Sie ist besonders geeignet, wenn "weiche", also in Geldwert oder Zahlen nicht darstellbare Kriterien als Entscheidungsgrundlage vorliegen. Cornelia Niklas stellt das Instrument vor und beschreibt die Durchführung anhand eines konkreten Beispiels. Mehr lesen

Auch in turbulenten Projektphasen lässt sich der Überblick bewahren und das notwendige Mindestmaß an Organisation aufrecht erhalten. Dazu muss man nur ein paar einfache Regeln befolgen. Cornelia Niklas hat für Sie einige praxiserprobte Ansätze zusammengestellt, die ohne großen Aufwand Wirkung zeigen. Finden Sie heraus, welche Methoden für Sie am besten geeignet sind und erleichtern Sie sich so die tägliche Projektarbeit. Mehr lesen

Inzwischen ist allgemein bekannt, dass Projekte nicht an der Technik scheitern, sondern an den beteiligten Menschen. Deshalb kann der Mensch zum Risikofaktor im Projekt werden. Aber kann man dieses Risiko definieren? Cornelia Niklas stellt einen Ansatz vor, wie sich die Systematik des Risikomanagements auf die menschliche Seite des Projekts übertragen lässt. Sie unterscheidet verschiedene personelle Risiken und zeigt, mit welchen Maßnahmen man ihnen wirkungsvoll begegnen kann. Mehr lesen