Projektdokumentation

Um anwenderfreundliche Formulare für die Projektarbeit zu erstellen, mussten Nutzer bis einschließlich Word 2003 mit wenigen Funktionen auskommen und eingeschränkten Komfort für den Endanwender in Kauf nehmen. Mit den Versionen 2007 und 2010 hat sich das jedoch geändert. Markus Hahner und Dieter Schiecke beschreiben in einem zweiteiligen Beitrag, wie Sie mit den neuen Funktionen ansprechende und übersichtliche Formulare erstellen können, die eine gute Benutzerführung aufweisen. Der erste Teil stellt die Neuerungen vor und zeigt, wie Sie in der Praxis damit arbeiten.

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Kein Projekt kommt ohne Besprechungen aus. Die Besprechungsinhalte werden protokolliert und an die Teilnehmer versandt. Doch bei der Vielzahl an Besprechungen können sich schnell zahlreiche Dokumente anhäufen. Wie kann man hier die Übersicht behalten? Dr. Thomas Mathoi stellt Ihnen dazu eine besonders effiziente Methode vor: Das Endlosprotokoll. Von der ersten bis zur letzten Projektbesprechung werden alle Besprechungspunkte in einer einzigen Excel-Liste erfasst. Filter ermöglichen es dem Projektleiter, u.a. schnell eine Übersicht über sämtliche Aufgaben, Termine oder Zuständigkeiten zu bekommen. Die Beispieldatei können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen.

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Ein Controlling-Konzept darf weder starres Korsett noch übertriebener Formalismus sein, wenn es im Unternehmen akzeptiert werden soll. Damit Projektcontrolling gelebt wird und die angestrebte Transparenz bewirkt, kommt es vor allem auf eine klare Linie mit leicht verständlichen Anforderungen an. Wie Sie ein solches Konzept erstellen und auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen, zeigt Cornelia Niklas in diesem zweiten Teil der vierteiligen Artikelfolge. Als Grundlagen dienen das Ergebnis des Fragebogens aus dem ersten Teil und eine Microsoft Word-Vorlage, die Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen können.

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Ohne Formulare geht nichts im Projekt: Checklisten, Fragebögen, Besprechungsprotokolle und Statusberichte gehören zur Projektdokumentation wie Meilensteine und Strukturpläne. Da das Erstellen von Formularen nicht unbedingt zum Standard-Repertoire einer PM-Software gehört, weichen viele Anwender auf alternative Programme, wie z.B. Microsoft Excel aus, das über alle benötigten Werkzeuge verfügt. Ignatz Schels erklärt in diesem Beitrag, wie die Formularwerkzeuge in Microsoft Excel funktionieren und wie man sie benutzen kann, um komfortable Projektformulare zu erstellen. Alle Beispiele können Sie als Datei gemeinsam mit dem Artikel herunterladen.

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Die Entwicklungszeit um 20% reduzieren, den größten bisherigen Kundenzuwachs erzielen und ein Rekordquartalsergebnis vorweisen – das gelang O2 mit seinem Projekt "Hermes", wobei der Bereich "Technical Delivery" einen entscheidenden Beitrag lieferte. Das Geheimrezept für die Höchstleistung hieß dort nicht Leistungsdruck und "Peitsche", sondern Motivation und "Zuckerbrot". Entscheidend für den Erfolg war, die Methoden zur Mitarbeitermotivation konsequent anzuwenden und sie zu einem integralen Bestandteil des Projektmanagements zu machen. Das Projekt "Hermes – Technical Delivery" erhielt dafür den deutschen PM Award 2005 der GPM. Josef G. Gigl beschreibt die Maßnahmen, die zur Motivationssteigerung beigetragen haben.

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Wissen wird in der heutigen Gesellschaft zunehmend zum eigentlichen Kapital der Unternehmen. Viele Firmen betreiben deshalb Wissensmanagement mit dem Ziel, das Wissen ihrer Mitarbeiter zu erfassen, zu erhalten und wieder zu verwenden. Zu diesem Zweck werden oft Gemeinschaften (Communities) gebildet, in denen sich interessierte Mitarbeiter freiwillig an einem Wissensaustausch zu einem bestimmten Thema beteiligen. Gisela Punzet leitete für einen global tätigen Konzern das virtuelle Kernteam einer solchen Community. In ihrem Erfahrungsbericht erläutert sie die Besonderheiten des Projekts und beschreibt, welche speziellen Schwierigkeiten sich durch die virtuelle Teamaufstellung ergaben und wie sie diese bewältigte.

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Das Qualitätsmanagement steht außerhalb der eigentlichen Projektarbeit und bedeutet immer einen administrativen Mehraufwand für die Teammitglieder. Der Nutzen dieser zusätzlichen Arbeit ist dem Einzelnen oft nur schwer ersichtlich, weshalb Qualitätsmanagement in der Projektpraxis häufig vernachlässigt wird. Regina Wolf legt dar, welchen Nutzen ein gutes Qualitätsmanagement für das Projekt hat und liefert praktische Ratschläge zu seiner Umsetzung.

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Das Lastenheft beschreibt das angestrebte Projektergebnis. Es wird vom Auftraggeber erstellt und ist eines der zentralen und unverzichtbaren Projektdokumente. Dennoch scheuen viele vor dem Aufwand zurück, der mit seiner Erstellung verbunden ist. Der Nutzen eines professionellen Lastenhefts übertrifft aber diesen Aufwand bei weitem. Zudem enthält bei einem systematischen Vorgehen das Lastenheft ausschließlich Informationen der ohnehin nötigen Projektplanung. Dr. Georg Angermeier beschreibt in diesem Artikel, was ein Lastenheft genau ist, welchen Nutzen es hat und was alles in ihm enthalten sein sollte.

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Projektanträge, Lastenhefte, Arbeitspaketbeschreibungen, Protokolle, Berichte – Projektverantwortliche verfassen laufend Texte. Die Verständlichkeit und Eindeutigkeit dieser Texte hat entscheidenden Einfluss auf den Projekterfolg: Schriftliche Projektdokumente haben im Zweifelsfall immer Vorrang vor mündlichen Absprachen. Dr. Georg Angermeier stellt einfache Methoden vor, mit denen es auch "Schreib-Muffeln" gelingt, ihre Anliegen und Ergebnisse in Schriftform verständlich zu übermitteln.

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Der Projektabschlussbericht beschreibt das Gesamtergebnis des Projekts und dient vor allem dazu, Erfahrungen für zukünftige Vorhaben zu sichern. Dazu analysiert das Team Stärken und Schwächen in der Projektarbeit. Berta Schreckeneder beschreibt in ihrem Tipp, was bei der Erstellung eines solchen Berichts zu beachten ist.

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Schlecht organisierte und abgestimmte Informations- und Datenflüsse können selbst das ausgefeilteste Controllingsystem zu Fall bringen. Ein solches System kann nur funktionieren, wenn alle Beteiligten es akzeptieren und ihre Pflichten kennen. Dr. Martin Kärner beschreibt in seinem Beitrag die Schnittstellen im System der Daten- und Informationsflüsse und erklärt, was Projektleiter beim Aufbau einer Projektkommunikation zu Controllingzwecken beachten sollten.

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Informationen nützen nur etwas, wenn sie schnell zu finden sind. Durch systematisches Informationsmanagement sollte die Projektleitung deshalb sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter schnell auf alles Wichtige zugreifen kann. Dazu müssen zu Projektbeginn alle Abläufe und Strukturen des Informationssystems definiert und an die Bedürfnisse der Projektbeteiligten angepasst werden. Jürgen Rohr stellt eine Architektur für ein systematisches Informationsmanagement in Projekten vor und gibt Tipps für die Umsetzung.

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In vielen Projekten gibt es keine zentrale Datenhaltung. Dokumente und Informationen sind oft schwer aufzufinden, mühsame Suchaktionen kosten Zeit und Geld. Stefan Gregorzik empfiehlt deshalb: "Kein Projekt ohne zentrale, softwaregestützte Projektakte." In seinem Beitrag erklärt er, wie Sie mit der richtigen Tool-Kombination für Ordnung im Projekt sorgen können. Er zeigt Möglichkeiten auf, um Projektdaten konsistent und aktuell zu halten, einen zentralen Datenzugriff für alle Projektbeteiligten zu ermöglichen und eine Projektplanung und -verfolgung einfach anzulegen.

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International kaum beachtet, fristet die Meilenstein-Trendanalyse (MTA) ein bescheidenes Dasein in einigen deutschen Lehrbüchern und Schulungsunterlagen. Zu Unrecht, denn diese Methode zur Überwachung des Zeitplans ist einfach anzuwenden und gibt einen Überblick über die wesentlichen Stationen des Projekts. Für Präsentationszwecke eignet sie sich besonders gut, da sie die Informationsflut auf die entscheidenden Aussagen reduziert. Dr. Georg Angermeier beschreibt in seinem Beitrag das praktische Vorgehen bei der MTA und zeigt anhand verschiedener Beispiele, welche Warnsignale Sie beim Kurvenverlauf beachten sollten. Das mitgelieferte Microsoft Excel-Beispiel gibt eine Anregung, wie Sie die Kurven ansprechend darstellen können.

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Egal ob es sich um Berichte, Besprechungsprotokolle, Telefonnotizen oder sonstige Notizen handelt: Projektdokumentation ist notwendig und wichtig. Sie dient der Informationsweiterleitung und hat die Aufgabe, den jeweiligen Sachverhalt knapp und treffend zu beschreiben – getreu dem Grundsatz "In der Kürze liegt die Würze".

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Arbeitspakete sind die Grundbausteine eines Projekts. Nur wenn sie richtig definiert sind, steht das Projektgebäude stabil. Sie sind für die Arbeitsverteilung an die Mitarbeiter notwendig und ermöglichen effizientes Projekt-Controlling. Dr. Georg Angermeier erläutert in seinem Beitrag, wie Sie Arbeitspakete definieren und bei der Projektabwicklung für die Überwachung und vorausschauende Steuerung einsetzen können. Anhand eines Praxisbeispiels verdeutlicht er die entscheidende Rolle des Arbeitspakets im Projektkontext.

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Je größer ein Projekt ist, umso schwieriger wird es, reibungslos Informationen zwischen allen Teammitgliedern und den Interessengruppen auszutauschen. Das gilt vor allem, wenn mehr als eine Person an einem Dokument arbeitet. Dieser Tipp beschreibt, was Sie beim Speichern und Verteilen von Dokumenten (Projektplan, Protokolle, Berichte, etc.) beachten sollten, damit Sie wichtige Informationen später ohne Probleme wieder finden. Nur bei einer frühzeitigen Planung lassen sich Schwierigkeiten wegen eines uneinheitlichen Dokumentenformats vermeiden.

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"Normen leisten zum Wirtschaftswachstum einen größeren Beitrag als Patente und Lizenzen", sagt eine Studie des Fraunhofer Instituts für Systemtechnik und Innovationsforschung. Wer sich jedoch im Projektmanagement an Normen orientieren will, findet sich schnell in einem Dschungel widersprüchlicher Begriffe wieder. Dr. Georg Angermeier gibt einen Überblick der wichtigsten Normen und Verbandsrichtlinien, zeigt deren Vor- und Nachteile auf und gibt praktische Empfehlungen zum Umgang mit dem Projektmanagement-Jargon.

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Ein Projekthandbuch ist die Sammlung von Dokumentationen, Regelwerken und Prozeduren, die notwendig sind, um Projektaktivitäten zu steuern und deren Implementierung nachzuweisen.

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Bei der Umsetzung eines Qualitätsplans in die Realität sind meist Kompromisse notwendig. Diese müssen dokumentiert werden, sonst verliert man schnell den Überblick über das Projekt. Hilfreich sind dabei die Methoden des Konfigurationsmanagements. Dr. Georg Angermeier zeigt im dritten Teil dieser Serie, wie man mit Änderungswünschen und Verbesserungsvorschlägen umgeht, Verzögerungen vermeidet und den Projektverlauf nachvollziehbar dokumentiert. Die vorgestellte einfache Dokumentations-Lösung kann dabei als wirkungsvolles Instrument eingesetzt werden.

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Der Statusbericht ist ein wichtiges Instrument zur Kommunikation zwischen den Verantwortlichen im Projekt. Im zweiten Teil dieser Serie beleuchtet Bernd Hilgenberg detailliert die inhaltliche Struktur und die formale Aufbereitung eines Statusberichts und stellt Ihnen für Ihre Projektarbeit zusätzlich eine individuell anpassbare Vorlage zur Verfügung.

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Der Statusbericht hilft, Entscheidungen systematisch vorzubereiten und auftretende Probleme zu dokumentieren. Als notwendiger Bestandteil des Projektmanagements sichert er sowohl die Projektleitung als auch den Auftraggeber über den gesamten Projektverlauf ab. Bernd Hilgenberg beantwortet in diesem ersten Teil allgemeine Fragen nach der Notwendigkeit, dem Zeitpunkt der Erstellung und den Empfängern.

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Obwohl heute Digitalisierung und Computerisierung unseren Arbeitsalltag weitgehend bestimmen, scheint sich die Idealvorstellung vom papierlosen Büro nicht durchgesetzt zu haben. Im Laufe eines Projekts häufen sich auf unseren "virtuellen" und "realen" Schreibtischen Unmengen an Dokumenten und Informationen und versperren oft den Blick auf das Wesentliche. Wie Sie Ordnung in Ihre Unterlagen und Transparenz in die Projektdokumentation bringen erfahren Sie im Artikel von Olaf Clausen.

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"Beim nächsten Projekt wird alles anders!" – und dann passieren doch wieder dieselben Fehler wie beim letzten Mal. Ein guter Vorsatz garantiert eben noch keine Verbesserung. Wer aus gemachten Erfahrungen klug werden will, muss diese nachvollziehen, analysieren und bewerten können. Eine gute Grundlage hierfür liefert das Projekttagebuch. Gisela Müller zeigt in ihrem Artikel die verschiedenen Möglichkeiten, ein solches Projekttagebuch zu führen.

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In vielen Firmen wird bei Besprechungen zuviel Augenmerk darauf gelegt, wer welche Argumente gebracht hat, welche Ansichten von wem vertreten wurden und wer sonst noch seinen Senf dazu gegeben hat.

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Die erfolgreiche Abwicklung eines Projekts erfordert neben einer ausgefeilten Planung auch ein Instrument zu seiner Überwachung, Steuerung und Lenkung. Diese Aufgaben nimmt das Projektcontrolling wahr. Jürgen Wedelstaedt erläutert dessen Grundlagen: Zunächst beschäftigt er sich mit dem Begriff und den Aufgaben des Projektcontrollings und mit dem Soll-Ist-Vergleich.

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Sie können aus jeder Tätigkeit doppelten Nutzen ziehen, indem Sie entweder vorhandene günstige Bedingungen ausnutzen oder neue schaffen.

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Die Projektgröße alleine entscheidet nicht, ob unerwartete Ereignisse während der Projektdurchführung auftreten. Auch kleinere Projekte können beispielsweise unter Termintreue leiden. Neben den unerwarteten Ereignissen beschäftigt sich Olaf Clausen im 3. Teil der Artikelserie mit der Dokumentation während der Projektdurchführung. Außerdem prüft er, ob sich bekannte Vorgehensweisen aus dem Projektmanagement auch für kleinere Projekte eignen und sich deren Methoden den Projektanforderungen entsprechend übertragen lassen.

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Der Autor geht in diesem Zweiteiler auf zwei sehr kritische Kernbereiche ein, die selbst bei aussichtsreichen Projekten immer wieder zu Problemen geführt haben. Ging es im ersten Teil um das "Aufsetzen" eines Projekts durch den Projekt Startup Workshop, behandelt der zweite Teil die effiziente, sichere und langfristig wertschöpfende Speicherung und Verfügbarmachung des Wissens sowie der Beziehungen innerhalb eines Projekts. Hier erfahren Sie, in welchen Bereichen das meiste Wissen verloren geht und was Sie dagegen unternehmen können. Außerdem möchte Ihnen der Autor den Geschäftserfolg durch Beziehungen näherbringen.

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Der Projektabschluss ist eine sehr wichtige und spannende Projektphase. Seine Bedeutung für das gesamte Projekt wird häufig unterschätzt. Fehler, die in dieser Phase gemacht werden, sind nicht mehr behebbar und wirken langfristig auf das Projekt. Er gliedert sich grob in zwei Teile. Zum einen geht es um den formalen Abschluss des Projekts. Diesem Thema widmet sich Bernd Hilgenberg im 1. Teil dieses Artikels. Zum anderen geht es um die Aufbereitung des Projekts, in der die Ergebnisse reflektiert und Schlüsse für folgende Projekte gezogen werden. Diese äußerst wichtige Aufgabe wird in Teil 2 behandelt.

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