Projektumfeldanalyse

Falls in einer anstehenden Gremiensitzung eine wichtige Entscheidung getroffen werden muss, kann der Projektleiter die Entscheidungsfindung in seinem Sinne beeinflussen, indem er Mikropolitik betreibt. Das bedeutet, er spricht die relevanten Personen im Vorfeld der Sitzung an, um sie von seiner favorisierten Lösung zu überzeugen. Sehr hilfreich dabei ist die Taktikmatrix. In diese werden die wichtigsten Gesprächspartner, ihre Prioritäten, Entscheidungskriterien und Vertrauenspersonen eingetragen, so dass der Projektleiter sein Vorgehen systematisch planen kann. Olaf Hinz stellt die Taktikmatrix vor und beschreibt, wie man sie in der Praxis einsetzt.

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Nachhaltigkeit ist der neue Trend im Projektmanagement. Aber was bedeutet Nachhaltigkeit im Projektmanagement überhaupt und welche Vorteile haben Unternehmen davon? Roland Gareis, österreichischer Professor und Unternehmensberater, hat ein Forschungsprojekt zu diesem Thema gestartet. Dr. Georg Angermeier und Jessika Herrmann sprachen mit ihm über werteorientiertes Management und den Nutzen einer langfristigen Sichtweise.

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Stakeholder können den Erfolg eines Projekts stark beeinflussen, für Projektmanager ist es deshalb wichtig, deren Interessen zu kennen. Die hier vorgestellte Methode der Stakeholderanalyse verwendet die Faktoren "Macht", "Beeinflussbarkeit" und "Einstellung zum Projekt", um mögliche Verhaltensweisen der Stakeholder zu prognostizieren. Sie eignet sich sowohl für kleine Projekte als auch für komplexe Projektorganisationen. Christopher Seinecke, Fabian Koark und Björn Engelhardt beschreiben die Methode anhand eines Beispiels aus ihrer Beratungspraxis.

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Wer in einem Unternehmen eine Veränderung umsetzen möchte, muss mit Widerstand rechnen. Es gibt immer Personen, die der Veränderung misstrauisch oder sogar ablehnend gegenüberstehen. Diese so genannten "Skeptiker" können das Projekt gefährden – insbesondere wenn sie viel Einfluss im Unternehmen haben. Die Change Managerin Angelika Collisi stellt verschiedene Typen von Skeptikern vor und beschreibt Maßnahmen, um sie für das Projekt zu gewinnen oder – falls das nicht möglich ist – ihren negativen Einfluss zu minimieren.

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Das Projektmanagement gibt Regeln vor, mit deren Hilfe sich Projekte geordnet und somit effizienter durchführen lassen. Manche Projekte aber müssen schneller abgeschlossen werden, als dies aufgrund der Regeln möglich ist – zum Beispiel weil davon die Erschließung eines wichtigen Marktes abhängt oder gar die Existenz des Unternehmens. In diesen Fällen muss man die Regeln brechen. Wichtig ist aber, dass man dabei überlegt vorgeht. Stephan Hock und Anette Gerboth erklären, in welchen Situationen man im Projektmanagement Regeln brechen darf, welche Arten von Regelbrüchen es gibt, wer über den Regelbruch entscheidet und wie man sicherstellt, dass ein Regelbruch nicht zur Aufweichung des gesamten Regelsystems führt.

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Kommunale Bauvorhaben scheitern leicht an politischen Unstimmigkeiten. Das wussten auch die Initiatoren des Projekts "Errichtung Ferry Porsche Congress Center" in der Stadtgemeinde Zell am See, Österreich. Sie legten bei Planung und Bau des Kongresszentrums deshalb großen Wert darauf, alle Stakeholder von Anfang an einzubeziehen. Das Konzept ging auf: Das Vorhaben konnte erfolgreich durchgeführt werden, obwohl es in früheren Jahren mehrmals am mangelnden politischen Konsens gescheitert war. Außerdem erhielt Zell am See für das Projekt den pma award 2007 der Projekt Management Austria. Projektleiter Anton Unterluggauer berichtet, welche Aspekte des Stakeholdermanagements für den Projekterfolg ausschlaggebend waren.

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Projektkrisen kommen nicht aus heiterem Himmel, sondern kündigen sich im Vorfeld an. Je früher der IT-Manager solche schwachen Signale erkennt, desto größer ist der Handlungsspielraum, um eine Krise abzuwenden. Es ist jedoch schwierig zu unterscheiden, ob die Signale tatsächlich auf eine Krise hinweisen oder nur auf ein normales Problem ohne Auswirkung auf den Projekterfolg. Randolph Kappes zeigt, welches Instrumentarium ein IT-Manager dafür benötigt, um schwache Signale zu erkennen, zu analysieren und auf diese Weise Projektrisiken zu vermeiden.

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Bei der Einführung eines Projektmanagement-Systems konzentrieren sich viele Unternehmen nur auf die harten Faktoren, also u.a. auf Strategie, Struktur und Systeme. Die weichen Faktoren wie eine gemeinsame Sicht der Problemlage oder eine von den Mitarbeitern getragene Lösung werden wenig oder gar nicht beachtet. Das kann dazu führen, dass die Lösung von den Mitarbeitern nicht akzeptiert wird. Christoph Bauer stellt in seinem Beitrag ein Modell für Veränderungsprozesse vor, das die weichen Faktoren berücksichtigt. Um das Vorgehen in der Praxis zu veranschaulichen, erläutert er die einzelnen Modellphasen anhand eines Fallbeispiels aus der Software-Entwicklung.

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Kolumbus' Seefahrt nach Indien war ein voller Erfolg - dachte immerhin er selbst. Sehen wir einmal großzügig darüber hinweg, dass er sein eigentliches Ziel - nämlich Indien - nie erreichte, hat er sich als hervorragender Projektleiter erwiesen, insbesondere bei der Vorbereitung und beim Stakeholdermanagement. Aus Kolumbus' Vorgehen hat Markus Körner zwölf Lektionen für die Abwicklung von Projekten mit extremer Unsicherheit abgeleitet. Lesen Sie, was Veränderungsprojekte mit Expeditionen gemeinsam haben, wie Sie Könige überzeugen und Matrosen dazu bewegen, mit Ihnen bis ans Ende der Welt zu segeln.

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In projektfeindlichen Unternehmenskulturen heißt es für den Projektleiter oft: Allein gegen viele. Wenn die Teammitglieder vorgeben, einfachste Aufgaben nicht erledigen zu können, bei Zeitverzug keine Warnmeldung abgeben und die Linienvorgesetzten abfällig über das Projekt sprechen, sind das Projekt und die Position des Projektleiters akut gefährdet. Frank Lüschow zeigt in seinem Beitrag, dass in solchen Situationen ein strategisches Stakeholder-Management – unabhängig vom fachlichen Können und der Einsatzbereitschaft des Projektleiters – ein wesentlicher Erfolgsfaktor sein kann. Darüber hinaus liefert er erste konkrete Ansätze für die Umsetzung in der Praxis.

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Das Projektmanagement im Non-Profit-Bereich zeigt viele Parallelen zum "kommerziellen" Projektmanagement, allerdings gibt es auch einige Besonderheiten. Zu diesen gehört z.B. der Logical Framework Approach (LFA), ein wichtiges Instrument zur Planung und Durchführung von Projekten, das in der Wirtschaft weitgehend unbekannt ist. Der LFA wird von überstaatlichen und nationalen Organisationen eingesetzt, darunter die UN-Organisationen, die EU-Kommission und die Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ). Dr. Franz Donhauser stellt den LFA vor und erläutert seinen Einsatz am Beispiel eines fiktiven Projekts.

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Sie sind Projektleiter, haben sich in der Projektarbeit bewährt, können Projekte planen und steuern und beherrschen alle Tools des Projektmanagements – und doch will die Zusammenarbeit mit den Kollegen im virtuellen Team nicht so recht klappen. Woran das liegen könnte, beschreibt Martin Kärner im zweiten Teil der Artikelreihe zum Thema "Virtuelle Teams". Er zeigt, wie tragfähige Teamstrukturen aussehen können, welche Bedeutung das Kernteam besitzt und wie der Projektleiter die Zusammenarbeit der verschiedenen Funktionen im Projekt regeln kann.

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Wenn Sie in Ihrem Unternehmen eine ERP-Software einführen möchten, sollten Sie die Schwierigkeiten kennen, die mit diesem Vorhaben verbunden sind. Mitarbeiter, die dem neuen System skeptisch gegenüberstehen oder es sogar blockieren, können die Einführung ebenso zum Scheitern verurteilen wie inkonsistente Daten im Altsystem oder eine ungünstige Gestaltung von Geschäftsprozessen. Cornelia Niklas zeigt in ihrem Artikel die häufigsten Fallstricke auf und beschreibt, wie Sie Ihre ERP-Sofware sicher in den Echtbetrieb führen.

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Projekte jedweder Art sind unterschiedlichen Einflussfaktoren ausgesetzt. Zu diesen Einflussfaktoren gehören auch die so genannten Stakeholder - also Personen oder Organisationen, die am Projekt beteiligt sind oder deren Interessen von der Projektdurchführung oder dem Projektergebnis berührt werden. Um einen reibungslosen Projektablauf zu gewährleisten, ist es wichtig, die Stakeholder und ihre Interessen bei der Projektplanung und durchführung zu berücksichtigen. Simone Weilacher beschreibt in ihrem Artikel, wie man effizientes Stakeholdermanagement betreibt und die Interessen von Stakeholdern und die Projektziele miteinander in Einklang bringt.

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Internationales Projektmanagement stellt Projektleiter vor besondere Herausforderungen: Neben der fachlichen Qualifikation und der Belastung durch häufige Reisen erfordert die Arbeit im Ausland internationale Handlungskompetenz und ein Gespür für interkulturelle Wechselbeziehungen. Die Anforderungen sind hoch, doch abschrecken lassen sollte man sich davon nicht. Dr. Wolfgang Cronenbroeck ermutigt Projektleiter, mit Sensibilität und Offenheit an internationale Projekte heranzugehen und stellt einige Regeln vor, die den Grundstein für ein erfolgreiches internationales Projektmanagement legen.

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Gerät ein Projekt wegen unerwarteter Schwierigkeiten aus dem Plan, kann das die Beteiligten schnell demotivieren. Ob sie das Projekt trotzdem weiter unterstützen, hängt sehr davon ab, wie Projektleitung und Management offiziell mit den Schwierigkeiten umgehen. Mit einer effektiven Kommunikationsstrategie können sie die demotivierende Wirkung von Umsetzungsproblemen begrenzen. David Kremer vom Fraunhofer IAO beschreibt in seinem Beitrag, was zu einer professionellen Veränderungskommunikation gehört und zeigt, wie sich die Gratwanderung zwischen offensiver Vermarktung des Projekts und sensiblem Umgang mit möglichen Problemen meistern lässt.

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Mehr als die Hälfte aller erfolglosen IT-Projekte scheitern an Widerständen aus dem Projektumfeld, speziell seitens der zukünftigen Nutzer. Allein dieses Argument sollte als Motivation für eine Projektumfeld-Analyse genügen und wird häufig auch ausschlaggebend für deren Durchsetzung sein. Die Projektumfeld-Analyse leistet aber wesentlich mehr, denn sie verdeutlicht nicht nur frühzeitig Probleme, sondern zeigt auch nutzbare Potenziale im Umfeld des Projekts auf. Dr. Peter Duwe stellt einen systematischen Ansatz zur Projektumfeld-Analyse vor und zeigt die praktische Vorgehensweise. Eine mitgelieferte Microsoft Excel-Vorlage erleichtert die Strukturierung und lässt sich auf die persönlichen Bedürfnisse anpassen.

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Firmen, die schnell wachsen, stellt dieses Wachstum vor neue Herausforderungen im Projektmanagement, die oft unterschätzt werden. Die Projekte werden zwangsläufig größer, Wachstum will sich rechnen. Größere Projekte führen zu größeren Projektteams mit steigendem Koordinationsbedarf, höheren Projektsummen und mehr Budgetverantwortung, längeren Projektphasen und strengerer Strukturierung. In ihrem Artikel beantwortet Gisela Müller die Frage: Was bedeutet das für die fachlichen Anforderungen an das Projektmanagement?

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Die Projekt Management-Berater von PricewaterhouseCoopers sind überzeugt, dass die Zukunft heutiger Firmen von erfolgreichem Projektmanagement abhängt. Anhand einer formalisierten Vorgehensweise wurden tausende sehr unterschiedliche Projekte verglichen: Das Ergebnis dieser Untersuchung nennt PricewaterhouseCoopers die "7 Schlüssel zum Erfolg". Diese können Unternehmen helfen, Warnsignale frühzeitig zu erkennen, wenn das Projekt aus dem Ruder läuft und rechtzeitig Maßnahmen zur Gegensteuerung zu implementieren. Mit einem Exklusivinterview mit Bill Smillie.

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Wer seinen Projektauftrag bewusst als Bewährungsprobe im Hinblick auf zukünftige Führungsaufgaben wahrnimmt, sollte sich einerseits um die drei Wirkungsbereiche seines Projekts kümmern: Projektaufgaben und –ziele, Teamführung und Public Relations. Damit wird das Projekt zum Erfolg geführt. Andererseits gilt es, das Projekt als Karrieresprungbrett zu nutzen. Dafür ist es sinnvoll, sich eine Erfolgsstrategie zurecht zu legen. Hierzu gehört u.a. die Analyse der eigenen Fähigkeiten sowie des politischen und technischen Umfelds. Hedwig Kellner beschreibt, wie Sie die Wirkungsbereiche des Projekts bearbeiten und in welchen Schritten Sie zu einer Erfolgsstrategie gelangen.

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Als Projektleiter sind Sie gleichzeitig Risikomanager. Je besser es Ihnen gelingt, Risiken rechtzeitig zu erkennen und zu entschärfen, desto seltener müssen Sie sich als Krisenmanager in Stress bringen lassen. Auch bei Softwareprojekten gilt: "Gefahr erkannt - Gefahr gebannt." Wenn Sie diese Checkliste von Hedwig Kellner bei Ihrer Projektplanung berücksichtigen, dürften Sie schon sehr gut auf eventuell eintretende Risiken vorbereitet sein.

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