Projekttagebuch im allgemeinen Sprachgebrauch
Im allgemeinen Sprachgebrauch werden die in geeigneter Form chronologisch abgelegten Notizen des Projektmanagers als "Projekttagebuch" bezeichnet. Nach Art eines Logbuchs hält er darin alle Vorkommnisse (z.B. Gesprächsergebnisse) fest und dokumentiert sie auf diese Weise für den späteren Gebrauch. Das Projekttagebuch dient einerseits dafür, frühere Abläufe nachvollziehen zu können, andererseits erleichtert es bei einem eventuellen Wechsel in der Projektleitung dem neuen Projektmanager die möglichst reibunglose Übernahme des Projekts. In diesem Zusammenhang ist das Projekttagebuch ein wichtiges Mittel, um die Auswirkungen des Riskos "Der Projektleiter fällt aus" zu minimieren. Eine wichtige Aufgabe kann das Projekttagebuch im Claims Management spielen, sowohl um Nachforderungen gegenüber den anderen Projektbeteiligten zu begründen, als auch um Nachforderungen der anderen an einen selbst abzuwehren. Hierfür ist es allerdings notwendig, dass es in einer Form geführt wird, die bei einer gerichtlichen Auseinandersetzung Bestand hat. Z.B. muss gewährleistet sein, dass es nicht nachträglich manipuliert werden kann.
Das Projekttagebuch kann ein echtes, gebundenes Buch sein, eine zentrale Datei auf dem Projektserver oder z.B. eine eigens eingerichtete Funktion einer internet-basierenden Projektmanagement-Software.
Alles, was für ein Projekt irgendwie erwähnenswert erscheint, sollte hier eingetragen werden. Somit enthält das Projekttagebuch den tatsächlichen Ablauf eines Projekts in chronologischer Reihenfolge.
Anhand des Projekttagebuchs kann rückblickend sehr genau festgestellt werden, was wann im Projekt geschehen ist und wer welche Tätigkeiten ausgeführt hat. Dies bewährt sich oft schon während der Projektlaufzeit. So können sich z.B. Mitarbeiter nach temporären Abwesenheiten schnell einen Überblick über den Projektfortschritt verschaffen.
Beim Projektabschluss dient das Projekttagebuch zum Nachvollzug des Projektablaufs. Es wird deutlich, ab wann das Projekt aus dem Ruder gelaufen ist und wann die Projektleitung hätte eingreifen müssen, um es zu retten. Deutlich wird aber auch, welche Vorgehensweisen richtig waren und zum Projekterfolg geführt haben. Auf dieser Basis können die Erfahrungen des Projekts in Form von "Lessons Learned" formuliert werden und diese Lerneinheiten Folgeprojekten zur Verfügung gestellt werden.
Projekttagebuch bei PRINCE2
Im britischen Projektmanagementsystem PRINCE2 ist das Projekttagebuch ("Daily Log") ein offizielles Projektdokument, allerdings ohne explizite formelle Anforderungen. In der Version PRINCE2:2005 war das Projekttagebuch noch ein reines Notizbuch des Projektmanagers ohne Anbindung an die Projektmanagementprozess und anderen Managementprodukte. Seine Verwendung entsprach der allgemeinen Vorstellung - PRINCE2 hatte es als "Best Practice" lediglich übernommen.
Die aktuelle Version PRINCE2:2009 wertet das Projekttagebuch hingegen deutlich auf und weist ihm eine wesentlich größere Bedeutung zu. Es dient nicht mehr nur als Notizbuch des Projektmanagers, sondern auch als Vorstufe für das Register offener Punkte und das Risikoregister.
Der Projektmanager legt bereits im Prozess "Vorbereiten eines Projekts" unmittelbar bei seiner Ernennung das Projekttagebuch an. Offene Punkte und Risiken, die während dieses Prozesses, also vor Beginn des Projekts, erkannt werden, trägt der Projektmanager in das Projekttagebuch ein. Erst wenn das Register offener Punkte und das Risikoregister im Prozess "Initiieren eines Projekts" angelegt werden, überträgt er die als wichtig erkannten offenen Punkte und Risiken in die entsprechenden Managementprodukte.
Auch während des Projekts gestattet es PRINCE2:2009 (im Gegensatz zu seinen früheren Versionen), dass der Projektmanager offene Punkte und Risiken, die er nicht formell behandeln will, im Projekttagebuch zu verwalten.
Erläuterungen und Kommentar
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