Moderation

In Projekten besteht häufig nur eine vage Vorstellung von der Lösung eines anstehenden Problems. Besonders bei komplexen Themen oder schwierigen Fragen würden sich viele Projektleiter wünschen, das kollektive Wissen einer großen Gruppe ausschöpfen zu können. Dies ist mit der Methode des "World Café" möglich. Nicolai Rathmann stellt den Nutzen und die Einsatzmöglichkeiten dieser Methode in Projekten vor und zeigt, wie die richtige Umsetzung in der Praxis gelingt.

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Störer kann es in jedem Projektteam geben. Das Verhalten reicht von Desinteresse bis hin zu starken Aggressionen und zeigt sich u.a. bei Teammeetings. Damit Störer die Effizienz der Projektarbeit nicht gefährden, sollte der Projektleiter frühzeitig reagieren. Martin Maly liefert wertvolle psychologische und pädagogische Tipps zum Umgang mit Störern im Projekt. Er skizziert charakteristische Störer-Typen, nennt mögliche Ursachen für ihr Verhalten und zeigt, wie man adäquat auf die verschiedenen Arten von Störungen reagiert.

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Telefonkonferenzen sind eine kostengünstige Alternative zu persönlichen Treffen und werden immer häufiger durchgeführt. Allerdings sind sie anstrengender als Präsenzmeetings, weil die Informationen ausschließlich akustisch ausgetauscht werden und die Teilnehmer sich stark konzentrieren müssen. Dr. Tomas Bohinc stellt Regeln vor, mit denen sich Telefonkonferenzen angenehmer und effizienter gestalten lassen. Außerdem beschreibt er die Phasen einer Telefonkonferenz und erklärt, welche Aufgaben der Moderator in jeder Phase wahrnehmen muss und wie er am besten auf Störungen von Seiten der Teilnehmer reagieren sollte.

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Mit Umstandskrämern zu arbeiten ist schwierig. Sie kommen vom Hundertsten ins Tausendste und ziehen Besprechungen unendlich in die Länge. Das ist überaus hinderlich, wenn eine Entscheidung getroffen werden muss oder das Projekt vorankommen soll. Lassen Sie sich von der konfusen Gesprächsweise eines Umstandskrämers jedoch nicht beeindrucken, sondern übernehmen Sie die Gesprächsführung und sorgen Sie für Struktur. Gitte Härter zeigt Ihnen, wie das geht.

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Wenn Teammitglieder bei der Übergabe eines Arbeitspakets nicht alle ihre Fragen dazu stellen oder Auftraggeber ihre Wünsche an das Projektergebnis nicht vollständig darlegen, entgehen dem Projektmanager wichtige Informationen. Für ihn ist es also wichtig, dass alle Projektbeteiligten in Gesprächen möglichst offen mit ihm kommunizieren. Nur wie stellt er das an? Die 3-Sekunden-Regel hilft. Dr. Michael Franz stellt die Regel vor und zeigt, wie man sie einsetzt.

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Beim Planen komplexer Projekte gilt es oft, Bereiche und Menschen mit teils sehr unterschiedlichen Interessen zu integrieren. Einfach und für alle anschaulich gelingt dies mit der hier vorgestellten Methode, die zur Terminplanung lediglich einige Tapetenbahnen und Tischkärtchen erfordert und keinerlei PM-Kenntnisse voraussetzt. Als Ergebnis erhält man eine "Roadmap", die den Weg zum Projektziel bildhaft vor Augen führt. Stefan Bald beschreibt, wie die Methode funktioniert und welche Vorteile sie bringt.

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Konflikte im Team sind wie Sand im Getriebe: Sie behindern die Zusammenarbeit und gefährden den Projektfortschritt. Deshalb sollten Sie als Projektleiter möglichst früh eingreifen und für Klärung sorgen, bevor sich eine ernsthafte Krise entwickelt. Eine nachhaltige Lösung des Problem können Sie jedoch nur erreichen, wenn es Ihnen gelingt, die Konfliktparteien an einen Tisch zu bringen, damit diese gemeinsam eine Lösung entwickeln. Eine geeignete Vorgehensweise dafür liefert die sogenannte kooperative Konfliktlösung. Renate Raschke stellt die Methode vor und beschreibt, auf was es bei der Durchführung ankommt.

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Viele Streitigkeiten zwischen Projektparteien entstehen durch unerfüllte Erwartungen und mangelnde Kommunikation. So kommt es zu Missverständnissen und die Zusammenarbeit wird von beiden Seiten als unbefriedend empfunden. Eskaliert der Streit, endet er häufig vor Gericht. Eine alternative Methode der Konfliktlösung ist die Mediation. Anstatt die Konfrontation fortzusetzen, erarbeiten die Konfliktparteien Möglichkeiten der Kooperation. Christine Schmidt beschreibt in Ihrem Artikel die Vorteile der Mediation und erläutert anhand eines Beispiels den Verlauf dieses Verfahrens.

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Im Kick-off-Meeting werden die Weichen für das Projekt gestellt. Informationsflüsse, Spielregeln, Befugnisse und vieles mehr legt der Projektleiter gemeinsam mit den Teammitgliedern und anderen Projektbeteiligten bei diesem Arbeitstreffen fest. Renate Raschke befasst sich in ihrem Beitrag mit der Frage, wann es für einen Projektleiter sinnvoll ist, für diese Besprechung auf einen externen Moderator zurückzugreifen. Sie liefert Argumente für den Einsatz eines externen Moderators und zeigt auf, was Unternehmen bei der Auswahl beachten sollten.

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Widerstände gegen Änderungen, ein unterschiedliches Verständnis der Aufgaben und andere Probleme erschweren externen Beratern oft die Arbeit in Kundenprojekten. Sie sind auf die Kooperation der Mitarbeiter angewiesen, weil nur diese über die internen Abläufe Bescheid wissen. Petra Meier nutzt in ihrer Beratung für die Integration der Beteiligten in die Projektarbeit und für wesentliche Planungsschritte neben Standard-Software auch Mind Maps und den MindManager. In ihrem Beitrag beschreibt sie die Erfahrungen, die sie mit verschiedenen Einsatzmöglichkeiten während eines Logistik-Projekts gemacht hat, und gibt Tipps zur Anwendung der Software.

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Wozu noch einen Projektstrukturplan (PSP) erstellen, wenn ohnehin alles klar ist? So denkt mancher kreative Praktiker und schreitet hemdsärmelig zur Tat. Doch wer sich nur auf seine Intuition verlässt, macht solides Ressourcen-Management, Kostenschätzung und Terminplanung unmöglich. Ein einfacher methodischer Ansatz, um diesem Problem zu begegnen, ist die Verwendung von Mind Mapping zur Kreativarbeit im Team und die Erstellung des Projektstrukturplans aus den erarbeiteten Ergebnissen. Dr. Georg Angermeier zeigt in diesem Artikel Schritt für Schritt, wie Sie dabei vorgehen können.

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Projekte scheitern oft, weil nicht die Bedürfnisse und Interessen aller Beteiligten erfasst und berücksichtigt worden sind. Aber wie kann die Entscheidungs- und Konsensfindung bei Projekten mit vielen Stakeholdern effektiv ablaufen? Team Syntegrity®: ist eine Methode, mit der in einer großen Gruppe eine Fülle an Informationen und Wissen in kurzer Zeit ausgetauscht werden kann und von allen akzeptierte Lösungen erarbeitet werden. Dr. Gunter Nittbaur und Andreas Ernst vom Management Zentrum St. Gallen stellen in ihrem Artikel die Methode vor.

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"Tut mir leid, Herr Müller ist in einem Meeting." Sie rufen schon zum dritten Mal an, Herr Müller bleibt verschollen in seinem Meeting. Falls es sich nicht um eine Ausrede handelt, stellt sich die Frage: Wann arbeiten die Leute überhaupt? Nach Untersuchungen verbringen viele (Projekt)Manager bis zu 60% ihrer Arbeitszeit in Besprechungen. Jutta Voss zeigt in ihrem Artikel, warum viele Besprechungen mit enormer Zeitverschwendung verbunden sind und was man für einen effektiven Ablauf tun kann.

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Mit Übernahme einer Projektleitung steigen die Anforderungen an Teamführung, Umgang mit Konflikten und Führungsaufgaben. Erfolgs- und Termindruck kommen dazu. Neue Projektleiter werden selten auf die Probleme der Aufgabe wirksam vorbereitet. Ulrike Holzberger und Gabor Rossmann zeigen in ihrem Artikel an konkreten Beispielen, wie ein praxisnahes Coaching zum erfolgreichen Ablauf eines Projekts beitragen kann.

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Ein Meeting findet statt: Jeder weiß genau, worüber gerade gesprochen wird und welche Punkte noch offen sind. Kreative Ideen sprudeln. Keiner wird durch Bemerkungen gebremst. Die Zusammenhänge zwischen den einzelnen Beiträgen sind deutlich. Wiederholungen sind selten, da sie sofort auf bereits besprochene Punkte zurückgeführt werden. In einem Viertel der sonst üblichen Zeit werden Ergebnisse erarbeitet und Aufgaben verteilt. Das Protokoll können die Teilnehmer sofort mitnehmen. Das gibt es nicht, sagen Sie? Angelika Bodein zeigt, wie Sie das mit Mind Mapping schaffen.

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Eigentlich haben Sie alles im Kopf, was Sie für Ihren persönlichen Erfolg brauchen. Aber wahrscheinlich haben Sie trotzdem Schwierigkeiten, Ihre Gedanken übersichtlich zu ordnen. Bei der Entwicklung neuer Projekte gehen Ideen verloren, weil Sie sich in Details verzetteln. Für diese Probleme bietet Ihnen Mind Mapping Lösungen an, die leicht zu erlernen sind und auch noch Spaß machen. In dieser Artikelserie stellen wir Ihnen Einsatzmöglichkeiten von Mind Maps im Projektmanagement vor.

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Konferenzen können mit enormer Zeitverschwendung verbunden sein: Das Ziel einer Besprechung ist nicht klar definiert oder nicht jedem Teilnehmer bekannt. Es gibt keine Tagesordnung, so dass niemand vorbereitet ist. ...

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Der Autor geht in diesem Zweiteiler auf zwei sehr kritische Kernbereiche ein, die selbst bei aussichtsreichen Projekten immer wieder zu Problemen geführt haben. Der erste Bereich ist das "Aufsetzen" eines Projekts, also das Strukturieren, das Verpflichten von Ressourcen, das Gewinnen der Unterstützung durch das Management sowie das "Bepreisen". Dieses Thema wird im ersten Teil des Artikels behandelt: Der Projekt Startup Workshop.

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Brainstorming ist eine Methode, mit deren Hilfe Einzelpersonen oder Gruppen kreative Lösungen für die unterschiedlichsten Probleme entwickeln können — der Klassiker unter den Kreativitätsmethoden. Die wirklich guten Ideen werden Sie mit Hilfe von Brainstorming nur bekommen, wenn Sie und Ihre "Mitdenker" sich an bestimmte Grundsätze halten. Der wichtigste: Keine Kritik. Astrid Pfeiffer erläutert in ihrem Artikel, wie Sie ihrer Fantasie freien Lauf lassen und jede Menge gute Lösungen kreieren können.

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Eine exakte Zieldefinition ist eines der wichtigsten Schritte innerhalb der Projektinitiierung. Alles, was hier an Vorarbeit versäumt wird, muss hinterher bitter gebüßt bzw. nachgeholt werden. Nur durch ein eindeutig definiertes Projektziel wird eine realistische Planung erst möglich. Regina Wolf stellt hier eingehend fundierte Methoden zur Zielfindung und Gewichtung vor.

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Wenn Kompetenzgerangel, Misstrauen und Streit die Teamarbeit lahmlegen, kann eine Konfliktmoderation ein Lösungsweg sein. Astrid Pfeiffer stellt vor, wie ein solcher Moderationsprozess aussehen kann und erklärt, welche Rolle der Moderator einnimmt. Sie beschreibt, wie die unterschiedlichen Sichtweisen zu einem Kompromiss geführt werden, so dass Befugnisse und Zuständigkeiten für die Zukunft verbindlich geklärt sind.

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