Die fünf "S" stehen dabei für die japanischen Worte "Seiri", "Seiton", "Seiso", "Seiketsu" und "Shitsuke".

Seiri (Ordnung schaffen / sortieren / aussortieren)

Die Arbeitsabläufe sollen durch nichts Unnötiges beeinträchtigt werden. Deshalb sind alle nicht benötigten Dinge vom Arbeitsplatz zu entfernen. Wenn z.B. für einen Montageschritt nur ein 5mm-Imbusschlüssel benötigt wird, darf an diesem Arbeitsplatz nicht der ganze Schlüsselsatz liegen. Zum einen nimmt dies unnötig Platz weg, zum anderen besteht die Gefahr, dass man aus Versehen die falsche Größe nimmt und dadurch Zeit verliert. Dieses Prinzip gilt allgemein, z.B. soll auf einem Arbeitsplatz-PC ausschließlich die benötigte Software installiert sein.

Seiton (Ordnungsliebe, Aufräumen)

Dieses Grundprinzip der Arbeitsplatzorganisation lässt sich prägnant mit der Formel: "Einen Platz für jedes Ding, jedes Ding an seinen Platz." beschreiben. Dies bedeutet, dass für jedes Werkzeug ein spezifischer Platz reserviert sein muss, so dass z.B. auf einen Blick erkannt werden kann, wenn ein Werkzeug fehlt. Weiterhin müssen alle Arbeitsmittel in einem einwandfreien, einsatzbereiten Zustand gehalten werden.

Seiso (Sauberkeit / säubern / Arbeitsplatzsauberkeit)

Wo gehobelt wird, fallen zwar Späne, diese dürfen aber nicht liegen bleiben. Den Arbeitsplatz stets sauber zu halten ist nicht nur eine Frage der Ästhetik, sondern vor allem ein wesentlicher Beitrag zur Reduzierung von Fehlern.

Seiketsu (Persönlicher Ordnungssinn / Selbstdisziplin üben / Anordnung zur Regel machen)

Ordnung und Sauberkeit dürfen nicht nur aufgrund äußeren Drucks gehalten werden, sondern sollen zur Gewohnheit und Selbstverständlichkeit werden. Ansonsten schleichen sich bereits nach kurzer Zeit alte Gewohnheiten wieder ein, es entsteht Schritt für Schritt Unordnung und der Arbeitsplatz verschmutzt langsam.

Shitsuke (Disziplin üben / Alle Punkte einhalten und verbessern)

Jeder muss sich an alle Regeln halten. Die Standardisierung von Arbeitsabläufen ist einer der zentralen Ansätze des japanischen Qualitätsmanagements. Standardisierung von Prozessen ist die Voraussetzung für KaizenKaizenKaizen bezeichnet eine japanische Lebens- und Arbeitsphilosophie, die auch als methodisches Konzept für das Prozessmanagement dient. Der Begriff setzt sich zusammen aus dem japanischen Wort "Kai" für "Veränderung" und "Zen" für "zum Besseren". Beim Konzept geht es um eine kontinuierliche Verbesserung. (kontinuierliche Verbesserung) und das Streben nach vollständiger Fehlerfreiheit.

Die 5S-Methode als Bestandteil von Qualitätsmanagementsystemen

Grundsätzlich gelten die 5S allgemein für die Arbeitsplatzorganisation und bedürfen keines übergeordneten Rahmens. Umgekehrt gilt, dass für produktionsorientierte Qualitätsmanagementsysteme 5S eine notwendige Voraussetzung darstellt.

So ist es für Kaizen unabdingbar, dass die elementaren Arbeitsprozesse standardisiert und mit höchster Qualität ablaufen. Nur so können Verbesserungen, die bei Kaizen meist in sehr kleinen Schritten erfolgen, identifiziert, eingeführt und überprüft werden.

Ebenso benötigt Total Productive Maintenance (TPM) die konsequente Umsetzung von 5S, da nur so die angestrebte Eliminierung von Fehlern und Produktionsausfällen möglich ist.

Lean Management, das kein durchgehendes, stringentes Managementsystem ist, sondern eher als Methodensammlung angesehen werden kann, führt die 5S-Methode explizit als wichtigen Schritt auf, um schnell nachweisbare Erfolge zu erzielen.