Im wesentlichen liegen dem Dokumentenmanagement zwei Fragen zu Grunde:

• Wo steht die Information?
• Wohin kommt das Dokument?

Die Güte des Dokumentenmanagements wird bestimmt durch die Zugriffszeit auf eine gesuchte Information und durch die Vollständigkeit des Dokumentenpools.

Dokumentenmanagement bedeutet aber noch mehr. So verändern sich Projektdokumente beständig bis sie ihren endgültigen Zustand erreicht haben. Es müssen also verschiedene Versionen des Dokuments aufbewahrt werden, damit man nachvollziehen kann, was sich verändert hat. Außerdem muss gewährleistet werden, dass nicht zwei oder mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten und ihre Arbeitsergebnisse im schlimmsten Fall gegenseitig vernichten.

Diesen Anforderungen versuchen EDV-gestützte Dokumentenmanagementsysteme (EDM-Systeme) gerecht zu werden. Sie archivieren die unterschiedlichen Versionen der Dokumente, überwachen den Zugriff, indizieren und strukturieren die Dokumente. Fortschrittliche Funktionen sind beispielsweise die automatische Nachrichtenfunktion bei Veränderung des Dokuments oder die Möglichkeit, verschiedene Versionen eines Dokumentes miteinander zu vergleichen und die Unterschiede hervorzuheben (z.B. technische Zeichnungen).

Für Projekte, bei denen die Beteiligten aus vielen verschiedenen Organisationseinheiten kommen bzw. räumlich verteilt arbeiten, bieten sich EDM-Systeme im Internet an. Dort wird das Dokumentenmanagement oft mit Kommunikationsprozessen verbunden (Nachrichtenfunktion per E-Mail, Diskussionsforum, Terminplanung usw.).

Das Dokumentenmanagement ist eine unverzichtbare Voraussetzung für das Konfigurationsmanagement, kann es aber nicht ersetzen.