Das Magische Dreieck besteht aus den miteinander verknüpften Dimensionen Ergebnis, Aufwand und Zeit. Diese drei Faktoren sind Variablen und stehen jeweils für die Eckpunkte des Dreiecks. Sie beeinflussen sich gegenseitig: Wird innerhalb eines Projekts ein Faktor verändert, müssen auch die anderen beiden Variablen angepasst werden, damit das Dreieck weiter funktioniert.

Sollte einer der Faktoren im Projekt verändert werden müssen, müssen auch die anderen beiden angepasst werden. Hier kommt die Projektleitung ins Spiel. Diese hat die Aufgabe, die drei Variablen des Magischen Dreiecks im Blick zu behalten und bei Bedarf anzupassen. Nur dadurch lässt sich die gewünschte Qualität erzielen.

Welche Vorteile hat die Arbeit mit dem Magischen Dreieck?

Im Projektmanagement erhöht das Magische Dreieck vor allem die Übersichtlichkeit. Somit ist eine vorausschauende Planung gewährleistet. Zudem können spezifische Anforderungen und Risiken frühzeitig erkannt werden. Das Magische Dreieck dient ferner als Basis für eine gemeinsame Kommunikation und es verbessert den Vertrieb, da die wichtigsten Faktoren für einen erfolgreichen Sales-Bereich besser ineinandergreifen.

Das Magische Dreieck als Controlling-Instrument

Dank seiner einprägsamen Visualisierung könnte man mit dem Magischen Dreieck die Überwachung und Steuerung von Projekten sehr intuitiv gestalten. 

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Welche Dimensionen umfasst das Dreieck?

Das Magische Dreieck umfasst in seiner klassischen Form drei Dimensionen:

Dimension 1: Zeit

Die Dimension Zeit steht im Projektmanagement für die Projektlaufzeit, für Deadlines, den Start des Projekts sowie das Ende. Alle terminlichen Daten, die dem Projekt einen Rahmen geben, werden dabei inkludiert. Die Projektleitung hält fest, wie viel Zeit notwendig ist, bis die Aufgaben im Projekt abgeschlossen sind. In der Regel erfolgt diese Planung in einem Zeitplan. Dafür evaluiert der:die Projektmanager:in zeitlich begrenzte Aufgaben, die in einer bestimmten Reihenfolge (meist nacheinander) abgearbeitet werden und direkt miteinander verknüpft sind. So lässt sich der Gesamtaufwand einschätzen.

Der Zeitplan kann dabei entweder starr sein und sich an festen Deadlines sowie Meilensteinen orientieren oder flexibel gestaltet werden. Die Dimension Zeit lässt sich immer reduzieren, indem die Leistung reduziert wird oder die Kosten erhöht werden. Wachsen die Leistungen oder sollen die Kosten verringert werden, benötigt ein Projekt automatisch mehr Zeit. Sollten nur Abstriche bei der Zeit gemacht werden und die anderen zwei Variablen des Magischen Dreiecks nicht angepasst werden, leidet immer die gesamte Qualität eines Projekts.

Dimension 2: Kosten

Mit der Dimension Kosten wird das Budget beschrieben, welches vor dem Projektstart festgelegt wird. Dabei ist das Ziel, das Budget nicht zu überschreiten. Die Kosten setzen sich aus unterschiedlichen Einzelposten zusammen, dazu gehören beispielsweise Ausgaben für Gehälter, Räumlichkeiten oder die Ausrüstung. Alle Ressourcen kosten Geld, aus denen sich dann ein Gesamtbudget ergibt.

Kosten werden entweder flexibel vereinbart oder können variabel angepasst werden. Sollte ein Teilbereich eines Projekts länger dauern als erwartet, steigen in der Regel die Kosten, da die Ressourcen (z.B. der Dauer des Einsatzes von Mitarbeitenden) erhöht werden müssen.

Damit die Projektkosten planbar sind, muss im Vorfeld eine Basis geschaffen werden, durch die sich ein Budget einschätzen lässt. Dazu wertet man (wenn vorhanden) bereits abgeschlossene, ähnliche Projekte aus, legt die Kosten für Ressourcen einheitlich fest und definiert Von-bis-Werte, um gegebenenfalls auf Veränderungen reagieren zu können. Dabei kann die Projektleitung mit den durchschnittlichen Preisen, Zeitaufwänden und dem durchschnittlichen Personalaufwand von Zulieferern, aber auch im eigenen Unternehmen rechnen. Werden mehr Mitarbeitende in ein Projekt aufgenommen oder verlängert sich das Projekt, wirkt sich das in der Regel auf die Kosten aus. Werden die Kosten reduziert, erhöht dieser Schritt die Projektdauer. Werden die Leistungen reduziert, können damit sowohl Kosten als auch Zeit gespart werden. Passt man die anderen Variablen dagegen nicht an, leidet die Gesamtqualität.

Dimension 3: Leistung

Die Leistungsumfang des Projekts wird durch die Stakeholder festgelegt. Diese bestimmen über inhaltliche Ziele, aus denen sich dann konkrete Aufgaben ableiten lassen, die notwendig sind, damit das Projekt erfolgreich wird. Der Projektumfang ist einer der wichtigsten Faktoren innerhalb eines Projekts und sollte immer wieder angepasst werden, da er direkte Auswirkung auf Zeit und Kosten hat. Sollte sich eine Tätigkeit von ursprünglich vier auf acht Wochen verlängern, da beispielsweise Fehler auftreten oder Änderungen durch einen Stakeholder verlangt werden, steigen in der Regel Kosten und Zeit des Projekts.

Die Projektleitung muss dabei die verschiedenen Wünsche der Stakeholder managen, besonders dann, wenn es viele unterschiedliche Stakeholder gibt. Jede neue Aufgabe benötigt zusätzliche Zeit, wodurch sich auch der Umfang verändert. In Projekten kommt es immer wieder vor, dass z.B. Produkte mittendrin angepasst oder zusätzliche Produkte hinzugefügt werden. Je mehr Umfang hinzukommt, desto mehr Zeit wird benötigt und desto höher sind die Kosten. Sollen die Deadlines trotz eines gestiegenen Umfangs noch eingehalten werden, müssen die Kosten erhöht werden, da es beispielsweise notwendig sein kann, mehr Mitarbeitende einzustellen.

Beispiele für den Einsatz des Magischen Dreiecks

Im Projektmanagement lässt sich das Magische Dreieck in unterschiedlichen Bereichen anwenden, besonders jedoch in der Planung und Steuerung von Projekten, aber auch z.B. im Controlling. Einhaltungen und Abweichungen innerhalb der drei Dimensionen lassen sich einfach messen und kontrollieren. Auf dieser Grundlage können regelmäßig Projektberichte angefertigt werden. Darüber hinaus profitiert das Risikomanagement; durch die Definition der Dimensionen lassen sich Risiken leichter identifizieren und präventiv eingrenzen. Essenziell profitiert auch das Change Management vom Magischen Dreieck: Wenn sich Änderungen ergeben, können die Veränderungen ganz einfach anhand der Dimensionen nachvollzogen werden.

Im Folgenden drei Beispiele für den praktischen Einsatz des Magischen Dreiecks:

• Familie Graaf lässt sich einen Wintergarten bauen. Dazu hat sie ein Unternehmen beauftragt, das jedoch bereits nach wenigen Tagen dem Zeitplan hinterherhängt. Der Endtermin soll allerdings unbedingt eingehalten werden, da die Familie im Anschluss in den Urlaub fliegt und den Ausbau somit nicht mehr beaufsichtigen kann. Soll der Termin noch eingehalten werden, darf der Ausbau nicht so umfangreich und hochwertig werden wie zunächst geplant. Die Leistung wird also reduziert – Zeit und Leistung stehen in einem Konflikt.

• Familie Müller baut ein Haus und hat dazu ein Bauunternehmen beauftragt. Es wurde ein festes Budget festgelegt, welches nicht überschritten werden soll. Witterungsbedingt kommt es jedoch immer wieder zu Verzögerungen, und das Unternehmen braucht für Teilbereiche des Projekts länger als geplant. Allerdings haben die Müllers ihre Mietwohnung bereits gekündigt und wollen in wenigen Monaten in ihrem neuen Haus einziehen. Daher werden mehr Fachkräfte hinzugezogen, die Überstunden leisten müssen. Das funktioniert zwar wunderbar (sodass der Zeitplan eingehalten werden kann), belastet das Budget jedoch stark. In diesem Fall gibt es einen Konflikt zwischen der Zeit und den Kosten.

• Zusätzlich soll ein Gartenhaus errichtet werden, allerdings hat der Bau des Hauses die meisten Ersparnisse verbraucht. Trotzdem müssen die Gartengeräte und Fahrräder irgendwo untergestellt werden. Nun besteht die Möglichkeit, einen minderwertigen Fertigbausatz im Internet zu bestellen. Der Auftraggeber hat jedoch höhere Ansprüche und möchte das Gartenhaus auch als Treffpunkt für Freunde und Familie ausbauen. Somit kommt es zu einem Konflikt zwischen Kosten und Leistung.

Zielkonflikte im Magischen Dreieck

Sind die Variablen des Magischen Dreiecks ausgeglichen, wird die Zufriedenheit der Stakeholder gewährleistet und die Gesamtqualität des Projekts ist so wie erwartet. Das kann jedoch nur erzielt werden, wenn wirklich alle drei Dimensionen ausgewogen ineinandergreifen. Wenn sich nur ein Faktor verschiebt, dann tritt ein Zielkonflikt auf. Zielkonflikte entstehen häufig aufgrund einer schlecht geplanten Ressourcenverteilung oder veränderten Ansprüchen von Kund:innen. Beispiele:

• Wird eine Deadline vorgezogen, kann diese nur eingehalten werden, wenn Überstunden geleistet werden oder mehr Personal eingestellt wird. Das sorgt für höhere Kosten.

• Ist die momentane Leistung nicht zufriedenstellend, wird entweder mehr Zeit benötigt oder es müssen weitere Ressourcen eingestellt werden.

• Wird das Budget eingeschränkt, müssen Leistung oder Laufzeit eines Projektes reduziert werden, da ansonsten nicht mehr wirtschaftlich gehandelt werden kann.

Immer wenn sich eine Spitze des Dreiecks verändert, wirkt sich das unmittelbar auf die zwei anderen Spitzen aus. Mit Veränderungen sollte jedoch immer gerechnet werden, daher gilt es, in allen Bereichen Puffer einzubauen, damit die Zusammenhänge flexibel sind und weiter bestehen bleiben.

Verschwendung mit Lean Project Management vermeiden

Auf einmal stecken Sie mitten in einer Projektkrise – ohne zu wissen, wie es dazu kommen konnte: Zu Projektbeginn waren doch alle notwendigen Bedingungen erfüllt und das Budget erschien ausreichend – einem erfolgreichen Abschluss stand nichts im Wege. Häufig ist Verschwendung im Projekt das Problem, sagt Peter Pautsch. In seinem Beitrag verrät er Ihnen seinen Universalschlüssel, mit dessen Hilfe Sie Verschwendung vermeiden.

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Welche Kritik gibt es am Magischen Dreieck?

Die Kernaussage des Magischen Dreiecks ist, dass die drei Dimensionen Zeit, Kosten und Leistung nicht verändert werden können, ohne dass die zwei anderen Faktoren angepasst werden müssen. Doch mittlerweile hat sich das Verständnis rund um Projekte verändert und die Umsetzung eines Projekts wird von deutlich mehr als nur drei Faktoren beeinflusst.

Das moderne Verständnis hat sich daher gewandelt, so werden dem Magischen Dreieck zusätzlich die Faktoren Qualität, Risiko und Nutzen zugeordnet. Lässt man innerhalb eines Projekts Abstriche im Bereich der Produktqualität zu, verringert dies den Aufwand und somit die Leistung, die Kosten sinken und auch die Projektdauer verringert sich. Ebenso kann das Risiko erhöht werden, zum Beispiel nicht alle Produktfehler zu erkennen, dafür lässt sich das Projekt frühzeitig abschließen. Genauso kann der Nutzen alle drei ursprünglichen Variablen beeinflussen.

In den letzten Jahren kam zusätzlich die Dimension Nachhaltigkeit mit dazu. Sie spielt heutzutage eine wichtige Rolle in vielen Projekten. Damit ist die Verantwortung für die Umwelt, soziale Gerechtigkeit und ein Augenmerk auf die Lebensbedingungen zukünftiger Generationen gemeint. Diese Faktoren werden von immer mehr Projektverantwortlichen gefordert und sollten je nach Art des Projekts miteinbezogen werden. Das Magische Dreieck lässt sich also individuell ergänzen.