Schritt 1: Plan

"Planen" im PDCA-Zyklus bedeutet ein Ziel zu formulieren, Schlüsselindikatoren zu definieren, Annahmen zu treffen und daraus eine Maßnahme abzuleiten, die geeignet ist, eine aktuelle Situation zu verbessern. Das Planen des PDCA-Zyklus unterscheidet sich dadurch vom Planen im Sinne des Projektmanagements. Es entspricht eher dem Formulieren einer Hypothese und nicht dem möglichst genauen Vorwegnehmen eines auf ein spezifiziertes Ergebnis ausgerichteten Handelns.

Schritt 2: Do

Die Umsetzung des Plans im Schritt "Do" höchst unterschiedliche Dimensionen umfassen. Es kann sich um einen eng begrenzten und genau überwachten Versuch einer testweisen Änderung eines Prozessablaufes oder um ein vollständiges Projekt handeln, z.B. zur Entwicklung eines neuen Produkts. Entscheidender Aspekt von "Do" ist, dass hier die beschlossene Maßnahme noch nicht endgültig etabliert wird, sondern eine Reaktion des betrachteten Systems (z.B. des Marktes) ausgelöst werden soll.

Schritt 3: Check / Study

Der Aspekt des Vorläufigen von "Do" wird dadurch deutlich, dass anschließend genau analysiert wird, welche Effekte zu beobachten waren. Deming bekräftigte dies, indem er diese Schritt in späteren Jahren nicht mehr "Check", sondern "Study" nannte und deshalb vom "PDSA Cycle" sprach. Die Ergebnisse dieses Schrittes entscheiden darüber, ob die geplanten Maßnahmen wieder zurückgenommen, modifiziert oder endgültig etabliert werden.

Schritt 4: Act

Erst im letzten Schritt des PDCA-Zyklus werden Änderungen endgültig umgesetzt, z.B. indem Standards neu definiert werden oder eine neue Produktstrategie etabliert wird. Ebenso möglich ist, dass der vorherige Zustand wieder hergestellt wird, da sich die Hypothese, auf die sich "Plan" stützte, als nicht zutreffend erwiesen hat.

Daran schließt sich direkt wieder ein erneuter Schritt "Plan" an, sei es um einen erneuten, modifizierten Ansatz zu überprüfen oder um eine positive Entwicklung weiter voranzutreiben.

PDCA-Zyklus mit Beispielen erklärt

Plan Do Check Act

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Zur Methode

Die Verwendung eines angepassten, vollständigen PDCA-Zyklus' im Projektmanagement bringt zwei wesentliche Vorteile:

Mit den beiden Schritten "Plan" und "Do" wird gewährleistet, dass die Steuerungsmaßnahmen auch wirksam sind und vor allem die richtigen Steuerungsmaßnahmen ergriffen werden.

Darüber hinaus werden die gewonnenen Erkenntnisse in Form von Lessons Learned erfasst und können so zur kontinuierlichen Verbesserung des Projektmanagementsystems selbst beitragen.

Mit unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung erstellen Sie - anhand von anschaulichen Beispielen - ganz einfach einen PDCA-Zyklus.

Herkunft des PDCA-Zyklus

Als Autoren des PDCA-Zyklus gelten William Edwards Deming und Walter Andrew Shewhart. Allerdings legen Ronald D. Moen und Clifford L. Norman dar, dass Deming streng zwischen dem PDCA- und dem PDSA-Cycle unterschied (Moen a. Norma: Circling Back. Clearing up myths about the Deming cycle and seeing how it keeps evolving, Quality Progress, Nov. 2010). Deming sah Moen zufolge den PDCA-Cycle mehr als lokal begrenzte Fehlersuchmethode an, während er den PDSA-Cycle als beständigen Managementprozess der kontinuierlichen Verbesserung betrachtete.

PDCA-Zyklus im Projektmanagement

Der PDCA-Zyklus wird oft als Grundlage für die Überwachung und Steuerung von Projekten beschrieben. So findet er sich in abgewandelter Form bei PRINCE2®:2009 in der Form "Plan, Delegate, Monitor, Control", allerdings verweist das PRINCE2-Manual dabei nicht explizit auf den PDCA-Zyklus. Der PMBOK® Guide stellt den Regelkreis des Projektmanagements mit den Prozessgruppen "Planning, Executing, Monitoring and Controlling" dar, eingerahmt vom "Initiating" und "Closing". Auch dort wird kein expliziter Bezug zum PDCA-Zyklus hergestellt.

Der entscheidende Punkt des vierstufigen Regelkreises — unabhängig davon, wie die einzelnen Schritte genau benannt sind — besteht darin, dass die Auswirkungen einer Steuerungsmaßnahme genau überprüft werden und diese Erkenntnisse wiederum Rückwirkung auf die Steuerung hat. Dieses Vorgehen ist erforderlich bei komplexen Systemen, bei denen die Systemantwort auf einen steuernden Eingriff nicht oder nicht vollständig bekannt ist.