Projektcontrolling

Die Istkosten im Projekt richtig zu erfassen, fällt vielen Mitarbeitern nicht leicht – besonders wenn im Unternehmen nur selten Projekte durchgeführt werden. Fehlerhafte und fehlende Buchungen gehören zum Projektalltag. Häufig müssen die grundlegenden organisatorischen Voraussetzungen und ein durchgängiges Erfassungssystem erst noch geschaffen werden. Wie ein Projektleiter die Weichen hierfür stellt und welche Regeln Projektmitarbeiter bei der Zuordnung von Kosten zu einem Projekt befolgen sollten, zeigt Cornelia Niklas im vierten Teil ihrer Artikelserie. Mehr lesen

Wird das Budget für alle Projekte des Unternehmens gekürzt, kann es notwendig sein, einige Projekte aus dem Portfolio zu entfernen, obwohl sie wirtschaftlich gesund sind. Eine anteilige Budgetkürzung quer über alle Projekte erscheint aus Controllersicht wenig erfolgversprechend; denn so würden auch gewinnbringende und strategisch wichtige Projekte beschnitten. Cornelia Niklas beschreibt in ihrem Beitrag, wie sich aus dem Projektportfolio die Projekte identifizieren lassen, die in wirtschaftlich schwierigen Zeiten eingestellt werden sollten. Mehr lesen

Projekte werden durchgeführt, um für das Unternehmen einen wirtschaftlichen Nutzen zu generieren. Manche Projekte verlieren aber die ursprünglich erwartete Rentabilität – z.B. weil ein wichtiger Kunde abspringt, der Markt sich verändert oder unerwartet neue Gesetze in Kraft treten. Unrentable Projekte sollten nicht weitergeführt werden, denn sie schwächen das Unternehmen. Oft ist der Rentabilitätsverlust aber ein schleichender Prozess und schwer zu erkennen. Cornelia Niklas beschreibt, wie Controller kritische Projekte identifizieren und in Zusammenarbeit mit Projektleiter und Auftraggeber zu einer Entscheidung darüber gelangen, ob ein Projekt eingestellt wird oder nicht. Mehr lesen

Wird Projektcontrolling eingeführt, müssen die dabei geschaffenen Strukturen und Prozesse nachhaltig sein. D.h. sie müssen auch dann noch gelebt werden, wenn die erste Euphorie der Einführung verflogen ist und die Beteiligten zum Tagesgeschäft übergehen. Nach der Vorarbeit, die in den Teilen 1 bis 4 dargestellt wurde, empfiehlt Cornelia Niklas im letzten Artikel ein Stufenkonzept: In ausgewählten Teilbereichen sollten die Methoden mit den größten Nutzeffekten schrittweise und in enger Zusammenarbeit mit den Betroffenen eingeführt werden. Mehr lesen

Ein Controlling-Konzept darf weder starres Korsett noch übertriebener Formalismus sein, wenn es im Unternehmen akzeptiert werden soll. Damit Projektcontrolling gelebt wird und die angestrebte Transparenz bewirkt, kommt es vor allem auf eine klare Linie mit leicht verständlichen Anforderungen an. Wie Sie ein solches Konzept erstellen und auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen, zeigt Cornelia Niklas in diesem zweiten Teil der vierteiligen Artikelfolge. Als Grundlagen dienen das Ergebnis des Fragebogens aus dem ersten Teil und eine Microsoft Word-Vorlage, die Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen können. Mehr lesen

Probleme in Projekten sollten schnell und möglichst auf Dauer gelöst werden. Um dies zu erreichen, setzt das Finanzinstitut UBS ein siebenstufiges Projektmanagement-Audit zur Erarbeitung konkreter Verbesserungsmaßnahmen ein. UBS nennt dieses Verfahren betriebsintern "Project Management Improvement" (PMI). Dieses Instrument wird erfolgreich im Bereich IT eingesetzt, so dass die Projektabwicklung verbessert und die Kundenzufriedenheit erhöht werden konnte. Verena Korn stellt das PMI vor und beschreibt Ziele, Ablauf und Einsatzmöglichkeiten. Mehr lesen

Das Magische Dreieck: Jede PM-Einführung präsentiert es als Symbol für den Balanceakt zwischen Zeit, Aufwand und Ergebnis. In der Praxis aber bestimmen abstrakte Methoden wie die Earned Value Analyse die Projektarbeit. Dabei könnte man mit dem Magischen Dreieck und seiner einprägsamen Visualisierung die Überwachung und Steuerung von Projekten sehr viel intuitiver gestalten. Dr. Georg Angermeier zeigt, welche Möglichkeiten in dem Symbol stecken. Mehr lesen

Der Schnelleinstieg "Projektmanagement" zeigt, wie Sie ohne Vorkenntnisse die wichtigsten Projektmanagementaufgaben "Planen", "Überwachen" und "Steuern" auch in einem spontan entstandenen Projekt bewältigen können. Im zweiten Teil beschreibt Dr. Georg Angermeier, wie Sie Ihr Projekt nach der Grobplanung zum Laufen bringen und wie Sie es mit klaren Regeln und weiteren Vereinfachungen traditioneller Methoden auf Zielkurs halten. Mehr lesen

"Bis ich das jemandem erkläre, habe ich es schon längst selbst gemacht!" Dieser Satz ist oft von Projektverantwortlichen zu hören. Was sich zunächst so tatkräftig anhört, entpuppt sich bei genauerer Betrachtung als schwerwiegender Führungsfehler. Was ein Projektleiter tun muss, um entspannt in den Feierabend gehen zu können, ist nur scheinbar einfach: fragen, zuhören, mit anderen reden, mitteilen und befähigen. Dr. Georg Angermeier zeigt, auf was es bei den wesentlichen Aufgaben eines Projektleiters, dem Führen, Planen, Überwachen und Steuern, ankommt und wie sich typische Fehler vermeiden lassen. Mehr lesen

Studien zeigen immer wieder, dass komplexe Projekte häufig ihre Ziele nicht erreichen, ja sogar vielfach abgebrochen werden. Welche Versäumnisse liegen vor? Gibt es allgemein gültige Regeln bei der Durchführung eines Projekts? Oder ist es die Persönlichkeit des Projektleiters, die über Erfolg oder Misserfolg entscheidet? Helmut Krüger hatte die Gelegenheit, an einem komplexen IT-Projekt teilzunehmen, bei dem mehrere unterschiedliche SAP-Systeme erfolgreich zusammengeführt wurden. Warum es dort funktionierte und die Erwartungen vom Projektergebnis sogar noch übertroffen werden konnten, legt der Autor durch eine klare Analyse der Erfolgsfaktoren dar. Mehr lesen

Wer in Microsoft Excel häufig mit Diagrammen arbeitet, kennt das Problem: Man möchte etwas darstellen, dessen Inhalt sich regelmäßig ändert. Eine heute erstellte Analyse ist aber schon im nächsten Monat nicht mehr aktuell, wenn Daten ergänzt werden. Erst wenn man den Quellbereich des Diagramms anpasst, zeigt Microsoft Excel das richtige Diagramm. Man kann Microsoft Excel aber auch dazu bringen, die Anpassung vollautomatisch vorzunehmen. Wie das geht und wie man auf diese Weise ein gut funktionierendes dynamisches Reporting aufbauen kann, beschreibt Tanja Kuhn in diesem Artikel. Die fertige Lösung können Sie als Microsoft Excel-Datei herunterladen. Mehr lesen

Zahlen sind nicht jedermanns Sache. Bei Präsentationen kommt es deshalb darauf an, sie geschickt darzustellen, um die Aufmerksamkeit des Publikums wach zu halten. Dieter Schiecke zeigt in seinem Beitrag, wie Ihnen das in Microsoft PowerPoint ab Version 97 gelingt. Er stellt mehrere Varianten vor, um die wichtigsten Zahlen hervorzuheben und so das Interesse der Zuschauer zu lenken. Die Beispiele, die Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen können, lassen sich leicht an die eigenen Bedürfnisse anpassen und ersparen Ihnen Zeit, wenn Sie Ihre eigene Präsentation erstellen. Mehr lesen

Ein kühler Kopf ist in einer Projektkrise schon die halbe Miete. Nur ein Projektleiter, der die Nerven behält, kann trotz des Drucks in einer Krisensituation die richtigen Entscheidungen fällen. Im zweiten Teil seines Beitrags beschreibt Dr. Martin Kärner, Leiter des Fachgebiets Projektmanagement im Learning Campus der Siemens AG, wie ein Projektleiter drohende Krisen erkennt, was er im Krisenfall tun kann und welche Fähigkeiten er als Krisenmanager braucht. Am Beispiel eines anspruchsvollen Projekts, das er gemeinsam mit seinem Team erfolgreich aus einer Krise führte, gibt der Autor wertvolle Tipps im Umgang mit dieser Situation. Mehr lesen

Projekte, die nicht klar an die Unternehmensstrategie gekoppelt sind, geraten leicht in Schwierigkeiten. Abhilfe kann die Project Scorecard schaffen. Mit der Methode – einer Weiterentwicklung der Balanced Scorecard – lassen sich Projekte zur Umsetzung von Unternehmens- oder Bereichsstrategien initialisieren und steuern. Die Project Scorecard soll diese Projekte transparenter machen, damit Probleme frühzeitig erkennbar werden. Markus Selders und Luz Märkle stellen in diesem Beitrag den Management Prozess der Project Scorecard vor, erläutern die Komponenten und die Vorgehensweise und zeigen, wann es sinnvoll ist, die Project Scorecard einzusetzen. Mehr lesen

Pivot-Tabellen eignen sich hervorragend für wiederkehrende Auswertungen. Haben sich die zugrunde liegenden Daten geändert, genügen ein paar Mausklicks, um die Tabellen wieder zu aktualisieren. Tanja Kuhn zeigt in ihrem Beitrag, wie Sie aus einer Datenbank mit Hilfe von Pivot-Tabellen aussagekräftige Berichte erzeugen. Anhand zweier Praxisbeispiele erklärt sie die Vorgehensweise Schritt für Schritt und beschreibt, wie Sie die Auswertungen durch zusätzliche Berechnungen erweitern können. Damit Sie das vorgestellte Beispiel leicht nachvollziehen können, liefern wir Ihnen die Microsoft Excel-Vorlage mit der Datenbank und den einzelnen Lösungsschritten gleich mit. Mehr lesen

Wenn es in Projekten um die Untersuchung der Kosten geht, führt auch beim Einsatz ausgefeilter Projektmanagement-Software kaum ein Weg an Microsoft Excel vorbei. Dieter Schiecke erläutert in seinem Beitrag am Beispiel einer Halbjahresauswertung, mit welchen Techniken und Funktionen Sie in Microsoft Excel komprimierte, übersichtliche und punktgenaue Auswertungen zu den Projektkosten erstellen können. Im ersten Teil erfahren Sie, wie Sie eine Liste mit Projektkosten nach Projekten, Monaten bzw. Kostenarten auswerten und dabei mit Filtern, der Gliederungsfunktion und der Anzeige von Teilergebnissen arbeiten. Teil 2 beschreibt, wie Sie prägnante Übersichten und aussagekräftige Diagramme Ihrer Daten in einem gesonderten Arbeitsblatt erzeugen. Diese Form der Auswertung eignet sich vor allem für umfangreiche Übersichten und Präsentationen. Mehr lesen

Unternehmen machen immer wieder die bittere Erfahrung, dass selbst Software-Entwicklungsprojekte auf Festpreis-Basis gegen Budgetüberschreitungen, Krisen oder Abbrüche mit hohen Verlusten auf Auftraggeber- und Auftragnehmerseite nicht gefeit sind. Trotzdem tendieren Auftraggeber häufig zu dieser Vertragsvariante. Reinhard P. Oechtering untersucht in seinem Beitrag kritisch die möglichen Wirkungen eines Festpreisvertrags auf die Projektabwicklung. Hierzu erläutert er die Grundzüge von Dienst- und Werkverträgen. Als mögliche Alternative skizziert der Autor das Target-Preis-Modell, das Unternehmen in der Praxis noch immer selten anwenden. Mehr lesen

Projektbudgets werden in wirtschaftlich angespannten Zeiten oft bedingungslos gekürzt. Soll diese Sparmaßnahme nicht alle Projekte gleichermaßen treffen, muss das Project Office den strategischen und ökonomischen Nutzen jedes einzelnen Projekts neu bewerten. Das Projektportfolio ist dafür jedoch nicht immer transparent genug oder die erforderlichen Projektkennzahlen sind nicht vorhanden. Somit fehlt die Grundlage für notwendige Entscheidungen. In diesem Artikel zeigt Campana & Schott, wie Sie das aktuelle Projektportfolio richtig bewerten und zukünftige Projektbudgets mit Hilfe des Project Management Return on Investment (PMRoI) optimieren können. Mehr lesen

Kleine Projekte werden häufig von Einzelunternehmen oder kleineren Firmen durchgeführt. Ein Büro als Kommunikationszentrale und ein Sekretariat für die Unterstützung bei der Projektarbeit sind nicht vorhanden. Das Projektteam setzt sich aus eigenen und externen Mitarbeitern zusammen, die oft räumlich voneinander getrennt arbeiten. Diese verteilte Struktur darf die Projektdurchführung jedoch nicht behindern. Olaf Clausen stellt Ihnen Ideen und Konzepte für eine erfolgreiche Durchführung von kleinen Projekten verteilt über mehrere Orte vor. Mehr lesen

"Man sollte nicht mehr ausgeben, als man hat" lautet ein Sprichwort aus dem Volksmund. Was für den Normalbürger gilt, lässt sich auch auf Unternehmen übertragen. Allerdings ist es dort aufwendiger festzustellen, wie sich der Cash flow während eines Projekts entwickelt. Hier hilft die projektbezogene Zahlungsstromrechnung weiter, mit der Liquiditätsengpässe und Zahlungsmittelbedarf bestimmt werden können. Alexander Kogler stellt die Methode vor und zeigt, wie sich die Zahlungsströme im Projekt erfassen, steuern und optimieren lassen. Mehr lesen

Nicht überall, wo Projekte ausgeschrieben werden, sind sofort begeisterte Freiwillige zur Stelle. Projekte sind oft mit Mehrarbeit verbunden, reißen den Mitarbeiter aus seinem gewohnten Arbeitsumfeld und nicht zuletzt aus seinem sozialen Gefüge heraus. Um dennoch Interesse für die Projektarbeit zu wecken, muss man effektive Anreizsysteme etablieren. Wolfgang Rabl, Geschäftsführer von next level consulting, gab Antworten auf Fragen zu Chancen und Risiken in der Projektkarriere. Mehr lesen

Neben der Planung und Kontrolle von Terminen spielt die Übersicht über die Kosten eine große Rolle. Hier hat Microsoft Excel wohl seine größten Vorteile gegenüber spezialisierter Projektmanagement-Software und wird deshalb auch gern und oft eingesetzt. Dieter Schiecke stellt im zweiten Teil dieser Serie Techniken vor, die typische Probleme lösen. Mehr lesen

Häufig reicht es nicht aus, nur "harte" Bewertungskriterien wie Kosten für die Auswahl eines Projekts heranzuziehen. Gerade im betriebswirtschaftlichen Bereich müssen auch qualitative Einflussgrößen berücksichtigt werden, wie z.B. Kundenzufriedenheit, strategische Eignung und Erhöhung der Flexibilität . In diesem Fall liefern die rein quantitativ ausgerichteten Wirtschaftlichkeitsverfahren kein befriedigendes Ergebnis. Eine gute Entscheidungsgrundlage kann man sich mit der Nutzwertanalyse erarbeiten, die Prof. Dr. Rudolf Fiedler im dritten und letzten Teil dieser Serie vorstellt. Mehr lesen

Aufgabe des strategischen Projektcontrollings ist es, Informationen für die Bewertung der Projektvorschläge bereitzustellen und damit die Entscheidung über die Auswahl, den Freigabezeitpunkt und u.U. den Abbruch von Projekten zu unterstützen. Prof. Dr. Rudolf Fiedler beantwortet im ersten Teil dieser Serie u.a. die folgenden Fragen: Wie werden Attraktivität und Risiko eines Projekts beurteilt? Wie kann man Projektrisiken erkennen und bewerten? Mehr lesen

Dieser Artikel beschäftigt sich mit den Grundlagen des Kosten- und Termincontrollings. Nach einer Übersicht über mögliche Abweichungen im Rahmen der Termin-, Kapazitäts- und Kostenplanung lernen Sie grundlegende Instrumente des Kosten- und Termincontrollings kennen. Denn: Ohne eine zielorientierte und systematische Planung und Überwachung von Terminen und Kosten haben Projekte nur eine geringe Erfolgschance! Mehr lesen

Projektleiter müssen nicht nur hochgesteckte Ziele, Termine und Qualitätsanforderungen erfüllen, sondern häufig sitzt Ihnen auch noch ein Projektcontroller im Nacken und verlangt eine genaue Kostenplanung mit vollständiger Zuordnung aller Kosten. Sinn und Zweck dieser Genauigkeit sind nicht immer transparent und so mancher Projektleiter sieht dies eher als Behinderung bei der "eigentlichen" Projektarbeit. Ein Trugschluss! Denn Kostenmanagement gehört zu den wesentlichen Aufgaben des Projektleiters und dient dazu, das Projektbudget einzuhalten. Cornelia Niklas erklärt im ersten Teil dieser Artikelfolge die wichtigsten Begriffe des Kostenmanagements und zeigt, wie sich Projektkosten strukturiert und übersichtlich darstellen lassen. Mehr lesen

Unternehmen, die sich mit der Professionalisierung ihres Projektmanagements beschäftigen, gelangen schnell zur Frage, wie sich die Vielzahl von Projekten und deren Ressourcenabhängigkeiten sinnvoll steuern lassen. Dieser Artikel skizziert einen Fahrplan, um vom elementaren Projektmanagement zum umfassenden Multi-Projektmanagement zu gelangen. Zentraler Punkt ist der Aufbau eines einheitlichen Daten-Fundaments, das die wesentlichen Fragen zum Stand einzelner Projekte und des Projektportfolios beantwortet. Norman Frischmuth beschreibt, wie man die dafür benötigten Daten ermittelt und die verfügbaren Datenquellen identifiziert. Mehr lesen

Thomas Walenta führt in die Thematik Earned Value ein, stellt dabei das Problem der Fortschrittskontrolle in Projekten dar und vermittelt die Voraussetzungen für die Anwendung von Earned Value. Dabei werden Kennzahlen erarbeitet und die Prognosemöglichkeiten durch Earned Value aufgezeigt. Mehr lesen

Obwohl IT-Projekte sehr unterschiedlich sind, ähneln sich die auftretenden Probleme. Regina Wolf beschreibt in ihrem Artikel die kritischen Faktoren, von denen abhängt, ob Projekte scheitern oder erfolgreich sind. Mehr lesen

Damit das Management von geschäftstragenden Internet-Projekten nicht zum Himmelfahrtskommando wird, sind Controlling-Methoden gefragt, die aussagekräftiger sind als ein Businessplan oder eine Liquiditätsanalyse. Mit der sogenannten "Balanced Scorecard" erobert gerade ein solches Beurteilungsinstrument die Vorstandsetagen der großen Unternehmen. Betrachtet man die zugrunde liegenden Ideen genauer, wird man feststellen, dass sie gerade für risikobehaftete Internet-Projekte eine ausgezeichnete Methode zur Beobachtung und Steuerung bietet, schreibt Autor Dr. Georg Angermeier. Teil 2 folgt in der nächsten Ausgabe. Mehr lesen