Ausgabe 02/10

Software-Besprechung
Planisware 5: Integriertes Projekt- und Portfoliomanagement

von Stefanie Supper

Planisware 5 ist eine vollständig webbasierte Software für das Management von komplexen Projekten und Projektportfolios. Die Software bildet einerseits den gesamten Projektlebenszyklus von der Idee bis zur Marktreife des entwickelten Produkts ab und umfasst andererseits alle Managementebenen von der operativen Projektsteuerung bis hin zur Simulation umfangreicher Portfolioszenarien. Hersteller ist das französische Unternehmen Planisware, das seinem seit 1996 auf dem Markt befindlichen Produkt OPX2 mit der Version 5 auch den eigenen Firmennamen gab. Planisware 5 ist damit – trotz des geänderten Produktnamens – der direkte Nachfolger von OPX2 R4.

Großunternehmen mit Portfolios von mehr als hundert bis zu mehreren zehntausend Projekten und einem hohen Anspruch an ihr Projektmanagement sind die Zielgruppe dieser Software. Denn Planisware 5 ist eines der wenigen Portfolio-Tools auf dem Markt, das die bei diesen Anforderungen anfallenden äußerst großen Datenmengen mit hoher Geschwindigkeit verarbeiten kann. Eine Stärke von Planisware 5 ist, dass es sich individuell an die kundenspezifischen Prozesse anpassen lässt und nahezu beliebig erweiterbar ist. Da Planisware 5 keine "Out-of-the-Box"-Lösung ist, kann seine Einführung selbst ein anspruchsvolles Projekt sein, z.B. wenn die Geschäftsprozesse des Unternehmens mit ihm modelliert werden sollen. Für die kundenspezifischen Anpassungen stellt Planisware 5 dem Anwender alle erforderlichen Funktionen zur Verfügung, die Software kann also selbst gewissermaßen als Entwicklungsoberfläche betrachtet werden.

Im Folgenden erfahren Sie, wie dieses umfangreiche und leistungsfähige Werkzeug die Steuerung des Projektportfolios unterstützt. Der Schwerpunkt liegt dabei auf den neuen Funktionalitäten von Planisware 5.

Projektportfoliomanagement: Welche Projekte sind die richtigen?

Projektportfolioverantwortliche und das Top-Management projektorientierter Großunternehmen stehen vor der Aufgabe, aus einer Vielzahl von Projektideen bzw. Projektanträgen die Projekte mit den größten Erfolgschancen, den geringsten Risiken und dem größten Strategiebeitrag zu identifizieren. Die ausgewählten, potentiell geeigneten Projekte werden wiederum in ihrer Wechselwirkung mit den laufenden Projekten und den verfügbaren Ressourcen analysiert. Nur Vorhaben, die in diesen Analysen gut abschneiden, werden tatsächlich ins Projektportfolio aufgenommen.

Selbst wenn ein Projekt gestartet worden ist, bedeutet das nicht, dass es in jedem Fall bis zum Ende "durchgezogen" wird. Ein ernst zu nehmendes Projektportfoliomanagement legt großen Wert auf Transparenz bis zur Ebene des einzelnen Projekts. Jedes Projekt muss dem Portfoliomanagement beständig seine Berechtigung beweisen, z.B. hinsichtlich seines Ressourceneinsatzes, der erzielten Ergebnisse oder seiner Synergien mit anderen Projekten. Laufende Projekte mit einer Negativbilanz werden abgebrochen. So haben viele Branchen einen "Gate-Prozess", in dem bei bestimmten Meilensteinen geprüft wird, ob das Projekt den Erwartungen gerecht wird. Ziel kann hier, wie z.B. in der Pharmabranche, sogar sein, möglichst viele Projekte abzubrechen, um die kostbaren Ressourcen den Top-Projekten oder neuen, viel versprechenden Projekten zukommen lassen zu können.

Der Portfoliomanager muss also das Einzelprojekt immer hinsichtlich seines Beitrags für die Unternehmensstrategie betrachten und das Projektportfolio als Ganzes optimieren, so dass langfristig maximaler Nutzen für das Unternehmen entsteht.

Für diese Aufgabe benötigt er umfangreiche Datenauswertungen, Modellrechnungen und Szenarioanalysen. Planisware 5 stellt ihm die dafür erforderlichen Werkzeuge zur Verfügung.

Projektportfolio und Unternehmensstrategie in Einklang bringen

Wie schon die Vorgängersoftware OPX2 R4 bietet Planisware 5 die Möglichkeit, potentielle Projekte im Ideenstatus aufzunehmen und im Rahmen eines individuell gestaltbaren Prozesses zu analysieren und zu bewerten. In Szenarien können die Portfolio- und Ressourcenverantwortlichen Kosten, Erträge, Ressourcenauslastung und vieles mehr durchspielen, um zu entscheiden, welche Projekte genehmigt werden. Planisware 5 bietet darüber hinaus die Möglichkeit, das für alle Projekte zur Verfügung stehende Budget auf verschiedene Unternehmensziele ("Strategic Buckets" / "Strategische Töpfe") zu verteilen.

Bild 1: Strategische Töpfe nach verschiedenen Strukturen.

Die Unternehmensführung vergibt dabei die Investitionsmittel, di für Projekte zur Verfügung stehen, top-down an verschiedene Geschäftsbereiche, Marktsegmente oder strategische Ziele und stellt auf diese Weise gewissermaßen einen Investitionshaushalt für Projekte auf. Diesen strategischen Vorgaben können anschließend die geplanten Ausgaben der verschiedenen Projekte des Portfolios gegenübergestellt werden. Somit kann der Portfoliomanager über alle Projekte eines Unternehmens hinweg analysieren, ob die laufenden Projektausgaben noch im Einklang mit der Unternehmensstrategie stehen. Auf dieser Basis entscheidet er, welche Projektideen die strategischen Vorgaben am besten umsetzen.

Ergänzend zu den "strategischen Töpfen" hat Planisware mit der "strategischen Roadmap" die Möglichkeit geschaffen, den groben strategischen Zeitplan eines Unternehmens darzustellen, ohne sich in den Details der individuellen Projektplanung zu verlieren. In Form eines Gantt-Diagramms können strategische Meilensteine wie z.B. Markteinführungstermine oder Laufzeiten von Programmen eingetragen werden. Es können beliebig viele, miteinander verknüpfte Roadmaps erstellt werden, z.B. für das Unternehmen insgesamt und für verschiedene Abteilungen. Analog zu den Projektportfolios können auch für die Roadmaps Szenarien durchgespielt werden. Mit Hilfe der strategischen Roadmap kann die Unternehmensführung die strategischen Budgets gezielt auf die Investitionszeiträume verteilen.

Bild 2: Strategische Roadmap.

Planisware 5 kann mehrere unterschiedliche Budgetverteilungen gleichzeitig darstellen, so dass Entscheider verschiedene Szenarien miteinander vergleichen können. Beispielsweise könnte für den Vertriebsleiter eine Budgetaufteilung zur Gewinnung neuer Märkte nach Regionen dargestellt werden. Eine Budgetverteilung nach Technologien ist hingegen für den Entwicklungsleiter relevant, wenn er die Strategie für Produktinnovationen in Projekte umsetzen will. Eine traditionelle Darstellung, z.B. für den Vorstand, wäre eine Budgetaufteilung nach den Organisationseinheiten eines Unternehmens.

Die kalkulierten Kosten neuer und bestehender Projekte können so mit den verschiedenen strategischen Budgets nach unterschiedlichen Gesichtspunkten und Strategien analysiert und geplant werden. Auf diese Weise verschmilzt der Top-Down-Planungsansatz der strategischen "Budgettöpfe" mit dem Bottom-up-Planungsansatz der individuellen Projektplanung.

Die Umsetzung des Stage-and-Gate-Modells

Das sogenannte "Stage-and-Gate-Modell" von Prof. Dr. Robert Cooper (Michael G. DeGroote School of Business an der McMaster University Ontario, Kanada) zur Optimierung von Innovations- und Entwicklungsprozessen unterteilt Prozesse von der Ideenentwicklung über die Produktentwicklung bis zur Markteinführung in einzelne Stages (Abschnitte), die durch Gates (Tore) getrennt werden. Diese Gates entsprechen letztendlich den im Projektmanagement bekannten Meilensteinen. An den Gates überprüft jeweils ein Gremium, ob das Projekt fortgeführt oder abgebrochen wird. Dieses Gremium setzt sich meist aus Managern der Bereiche zusammen, die Ressourcen für den nächsten anstehenden Prozessabschnitt stellen. Damit wird sichergestellt, dass die wertvollen Unternehmensressourcen nur in Erfolg versprechenden Projekten eingesetzt werden.

Das US-amerikanische Stage-and-Gate-Institut hat Planisware 5 mit dem Prädikat "Stage-and-Gate Ready" ausgezeichnet. Damit wird bestätigt, dass Planisware 5 alle erforderlichen Funktionalitäten aufweist, um Best Practice-Prozesse des Stage-and-Gate-Modells im Unternehmen zu implementieren.

Bild 3: Einzelprojektbericht inklusive Stage and Gate Darstellung.

Dezentrale Projektplanung

Planisware 5 bietet weiter die Möglichkeit, große Projektpläne in einzelne Teile (Work Packages) zu splitten und die Planung dieser Work Packages an andere Benutzer (Work Package Manager) zu delegieren. Dieses "Work Package Management" bietet Unternehmen die Funktion einer dezentralen Projektplanung, bei der mehrere Personen gemeinsam an einem Projektplan arbeiten. Dies wird dadurch ermöglicht, dass einzelne Teile des Projektplans mit unterschiedlichen Lese- und Schreibrechten versehen werden können. Jeder Planer sieht dadurch den gesamten Plan, kann aber nur seinen eigenen Teilplan editieren.

Ressourcenmanagement in Matrixorganisationen

Ein flexibler Prozess zur Ressourcenanfrage und -freigabe und die Möglichkeit der dezentralen Projektplanung unterstützen die in Großunternehmen weit verbreiteten Matrixorganisationen beim Management von Projekten.

Der Anwender kann den Workflow zur Ressourcenanfrage und -freigabe selbst durch einfache Parametrisierung an die Bedürfnisse jeder Matrixorganisation anpassen, eine Programmierung ist hierfür nicht erforderlich. Der Workflow bildet alle Tätigkeiten von Projektleitern und Linienmanagern bei der Ressourcenallokation in einer Matrixorganisation ab. Er bietet zu jedem Zeitpunkt die Möglichkeit, abteilungs-, projekt- oder personenbezogen die Verfügbarkeit einer Ressource mit der Nachfrage zu vergleichen und diese Ressource sinnvoll zuzuordnen. So können Ressourcenengpässe über viele Projekte und Abteilungen hinweg frühzeitig erkannt werden. Projekte können hierfür priorisiert werden, so dass ihr Ressourcenverbrauch auf Grundlage dieser Prioritäten beurteilt werden kann.

Neu an Planisware 5 ist das "Supply und Demand Modell". Der Projektleiter, der die Ressource beim Ressourcenmanager anfragt, und der Ressourcenmanager, der die Ressource freigibt, arbeiten in diesem Modell mit unterschiedlichen Ressourcenzuordnungen. Dies hat zur Folge, dass Ressourcenzuordnungen, die der Ressourcenmanager verändert, erstellt oder entfernt, keine Auswirkungen auf den individuellen Projektplan des Projektleiters haben. Statt dessen lassen sich "Demand" (die Ressourcenzuordnung des Projektleiters) und "Supply" (die Ressourcenzuordnung des Ressourcenmanagers) miteinander vergleichen. Dies vereinfacht Kommunikation und Planung in einer Matrixorganisation.

Bild 4: Ressourcenmanagement mit Supply and Demand.

Das Rückmeldemodul von Planisware 5 "TimeCard", mit der die Mitarbeiter ihre Ist-Stunden für ein Projekt melden, ist nun voll in die Benutzeroberfläche von Planisware 5 integriert. In früheren Versionen der Software musste diese Funktionalität separat angesteuert werden. Technisch ist es nun auch nicht mehr nötig, einen eigenen Applikationsserver für TimeCard zu betreiben.

Berichtsfunktionen

Dem Projektleiter, Portfoliomanager, Ressourcenmanager oder Geschäftsführer hilft es nicht, wenn eine mächtige Datenbankanwendung sämtliche Daten aller Projekte in den Tiefen ihrer Tabellen enthält – für die Benutzer lautet die entscheidende Frage: Wie bekomme ich die eingegebenen Informationen in einer übersichtlichen Darstellung wieder aus der Anwendung heraus?

Planisware 5 bietet dem Anwender vielfältige Möglichkeiten, Berichte und Auswertungen selbst zu erstellen. Eine attraktive Funktionalität ist der sogenannte "Reporting Wizard", mit dem sich menügeführt auch komplexere Ansichten anfertigen lassen. Grafiken wie Balkendiagramme, Wert-Zeit-Tabellen, Bubblecharts und Netzdiagramme kann ein Benutzer auch ohne Programmierkenntnisse komfortabel per Mausklick selbst erzeugen.

Der Anwender kann alle Ansichten an seine individuellen Bedürfnisse anpassen und sich genau die Daten zusammenzustellen, die er benötigt. Die entsprechenden Einstellungen lassen sich speichern und stehen somit beim nächsten Login wieder zur Verfügung.

Bild 5: Reporting Wizard.

Eine dynamische Schnittstelle zu Microsoft Office-Anwendungen – die "XML Mapping" Funktionalität – ermöglicht, Daten im XML-Format aus Planisware 5 nach Excel zu exportieren und dort auszuwerten. Dieser Datenexport kann in Echtzeit erfolgen, so dass Microsoft Excel auf die aktuellen Daten zugreift und somit unmittelbar als Berichtswerkzeug für Planisware 5 verwendet werden kann.

Technische Neuerungen

Die Erfahrung mit OPX2 R3 und R4 zeigt, dass 90% aller Planisware-Implementierungen mit Schnittstellen zu SAP betrieben werden. Planisware 5 verfügt nun über eine solche von SAP zertifiziert Standardschnittstelle, die mit der Webservices Technologie realisiert wurde. SAP zertifizierte nur solche Lösungen, die für bestimmte Geschäftsprozesse einen deutlichen Zusatznutzen zu den bestehenden SAP Lösungen bieten.

Mit der Version Planisware 5 hat Planisware die Web 2.0 Technologie umgesetzt und bietet nun neben dem Applet-basierten Client auch einen Ajax-basierten Client. Dieser ist in den gängigsten Browsern wie Microsoft Internet Explorer, Firefox und Opera voll einsatzfähig. Damit sind keine weiteren Softwareinstallationen wie z.B. VMSUN erforderlich. Durch diese Technologie wird das Laden von Intranetseiten der Planisware 5-Applikation beschleunigt. Nachteilig ist, dass Unternehmen, die Java Script in ihrem Unternehmen unterbinden, diese Technologie nicht einsetzen können, da AJAX mit Java Script arbeitet.

Planisware 5 bietet im Gegensatz zu seinem Vorgänger viele sinnvolle Vorbelegungen für die benutzerspezifischen Anpassungsmöglichkeiten. Unternehmen können aus einer großen Auswahl von Funktionen und Rollen diejenigen auszuwählen, die für ihre jeweilige Organisation relevant sind; nicht benötigte Funktionen können leicht deaktiviert werden. Diese Vorparametrisierung funktioniert wie ein Baukastensystem und beschleunigt die Einführung im Vergleich zu seinen Vorläufern OPX2 R3 und R4 enorm.

Systemvoraussetzungen und Lizenzbedingungen

Planisware 5 hat eine skalierbare 3-Schichten-Architektur, bestehend aus Webclients, Applikationsserver und Datenbankserver. Als Datenbankserver kommen Oracle oder Microsoft SQL Server in Frage. Für den Applikationsserver und den Webserver kommen als Betriebssysteme Windows, Unix oder Linux (64-Bit-Plattformen empfohlen) zum Einsatz. Für die Applikationsschicht können mehrere Server in einem Cluster betrieben werden. Der Client läuft als Java-Applet oder im AJAX Modus mit einem herkömmlichen Web-Browser wie Microsoft Internet Explorer, Firefox, oder Safari.

Die Server-Lizenz von Planisware 5 kostet 70.000 Euro zzgl. MwSt. Hinzu kommen die Kosten für die erforderlichen Anwenderlizenzen, diese hängen von der Anwender-Rolle (Planer, Mitarbeiter usw.) ab.

Fazit

Planisware 5 ist geeignet, sehr große Datenmengen zu verarbeiten und bietet gleichzeitig eine enorme Flexibilität, die Software an die Bedürfnisse der eigenen Organisation anzupassen. Somit ist Planisware 5 besonders für Großunternehmen geeignet, die hohe Anforderungen an das Projektmanagement stellen und eine integrierte Lösung von Corporate Portfoliomanagement sowie klassische Projektmanagement-Funktionalitäten implementieren möchten. Diesen Unternehmen bietet Planisware 5 einen großen Umfang vordefinierter Funktionalitäten, die individuell entsprechend den Unternehmensanforderungen implementiert und in die Geschäftsprozesse eingepasst werden können.

Kontakt

Le Bihan Consulting GmbH, Guwastraße 3, 65510 Hünstetten-Wallbach, Tel. +49 6126 95917-0, kontakt@lebihan.de, www.lebihan.de