Ausgabe 22/09

Software-Besprechung
Projektron BCS 6.14 – Agiles Werkzeug für Dienstleister

von Dr. Mey Mark Meyer

Längst hat sich die Software der 2001 gegründeten Berliner Projektron GmbH zu einem etablierten Produkt auf dem Markt webbasierter Multiprojektmanagement-Softwaresysteme entwickelt. Neben den klassischen Projektmanagement-Funktionen für Termin- und Ressourcenplanung können Projektron-Anwender mit der Software den kompletten Lebenszyklus eines Projekts von der Angebotsplanung bis zur Fakturierung abbilden. Auch alltägliche Aufgaben wie die Spesenabrechnung oder die Verwaltung von Urlaubs- und Arbeitszeitkonten beherrscht die Software. Die aktuelle Version 6.14 bringt vor allem neue Funktionen für das agile Projektmanagement. Dazu kommen eine Meilensteintrendanalyse, die Projektabrechnung nach Tagessätzen, verbesserte Basispläne und noch flexiblere Assistenten für neue Projekte.

Mit seinem Funktionsspektrum bietet sich Projektron als Rundumlösung für Unternehmen an, bei denen Projekte im Kundenauftrag das Tagesgeschäft darstellen. So finden sich in den Referenzen zahlreiche Agenturen und IT-Dienstleister, wie z.B. die Multimedia-Agentur Aperto oder das SAP-Beratungshaus apsolut. Zunehmend setzen allerdings auch größere Unternehmen die Software ein, darunter beispielsweise Forschungs- und Entwicklungsabteilungen von EADS oder Bosch sowie IT-Abteilungen von Wöhrl oder der HanseMerkur Versicherungsgruppe.

Webbasiertes Multiprojektmanagement

Nach dem Öffnen im Web-Browser empfängt Projektron BCS den Anwender mit einer übersichtlichen Bedienoberfläche, die den Zugriff auf die einzelnen Module über Karteireiter ermöglicht (Bild 1). Das Register "Mein BCS" stellt jedem Anwender eine individuell gestaltbare Übersicht für Termine, Aufgaben und besondere Projektereignisse sowie Schnellzugriffe auf häufig genutzte Funktionen zur Verfügung. Über das Register "Zeiterfassung" verwaltet der Anwender seine zurückgemeldeten Ist-Zeiten. Für die Erfassung bietet Projektron BCS mehrere Möglichkeiten, u.a. eine Stundenrückmeldung im Wochentakt oder eine Zeiterfassung mit der Stoppuhr, z.B. zur Abrechnung für Mitarbeiter am Helpdesk. Hinter dem Register "Extern" verbirgt sich eine leistungsfähige Adressverwaltung mit CRM-Funktionalität, während das Register "Intern" zur Ressourcenverwaltung führt. Hier werden alle Angaben zu Personal- und Materialressourcen übersichtlich nach der Unternehmensstruktur geordnet zusammengestellt. Das aus Projektsicht wichtigste und auch umfangreichste Modul ist allerdings zweifellos das Register "Projekte".

Bild 1: Die Ressourcenübersicht lässt sich flexibel filtern und liefert per Drill-Down Detailinformationen zur Auslastung.

Termin- und Ressourcenplanung

Wer sich mit der Oberfläche vertraut gemacht hat, kann mit der Planung seines Projekts beginnen. Größere Projekte wird der Anwender möglicherweise in Teilprojekte aufteilen und diese an andere Anwender als Teilprojektleiter delegieren. Wer häufig Projekte ähnlich strukturierte Projekte plant und steuert, wird die Projektvorlagen zu schätzen wissen. Sie ermöglichen es, mit wenigen Mausklicks eine erste Fassung des Projektplans einschließlich Ressourcenzuweisungen zu erstellen. Dabei unterstützt die Software den Anwender mit einem Assistenten.

Seit Version 6.14 lassen sich die Assistenten in Projektron BCS anpassen: Eingabefelder und Informationen können flexibel ein- und ausgeblendet werden, um die Assistenten für bestimmte Firmenstandorte, einzelne Mitarbeiter oder einige Rollen individuell einzurichten. Das gleiche gilt auch für Programm-Menüs, Tabellen und Eingabeformulare. Nicht mehr als nötig zeigen – mit diesem Prinzip lässt sich die Einarbeitungszeit verringern und die Akzeptanz bei den Anwendern fördern. Projektleiter, die keine Kosteninformationen bearbeiten dürfen, sehen diese dann z.B. auch nicht im Assistenten, sie sehen lediglich die unbewerteten Mitarbeiterstunden.

Für die Ablaufplanung stellt die Software alle vier Anordnungsbeziehungen einschließlich Zeitversatz zur Verfügung. Im Balkenplan zeigt Projektron BCS auf Wunsch den Projektfortschritt und hebt Vorgänge rot hervor, bei denen Ressourcenprobleme drohen (Bild 2). Wie derzeit bei webbasierten Anwendungen meist üblich, nimmt der Anwender dabei Änderungen an der Projektstruktur und den Terminen in einer eher tabellarischen Eingabemaske vor. Für neue Vorgänge kann er sich zusätzliche Eingabefelder einblenden lassen und diese dann füllen. Projektron BCS bietet zudem neben dem Ansichts-Balkenplan auch eine interaktive Fassung des Balkenplans, in dem sich Termine und Abhängigkeiten in entsprechende Eingabefelder eintippen lassen. Einzelne Aktionen, etwa das Verschieben oder Verlängern von Vorgängen, können auch grafisch per Drag and Drop durchgeführt werden. Mit einem Klick auf "Übernehmen" werden die Änderungen dann gespeichert. Um den Terminplan neu zu berechnen, wählt der Anwender die betreffenden Vorgänge oder das komplette Projekt aus. Anschließend kann er über ein Kontextmenü den Terminplan in frühester oder spätester Lage berechnen und dabei auch die Ressourcenverfügbarkeit zur Terminberechnung heranziehen lassen.

Bild 2: In der Balkenplanansicht signalisiert Projektron BCS optional auch drohende Ressourcenkonflikte.

Alle wichtigen Daten zu einem Projekt sind im sogenannten Projektüberblick zusammengefasst (Bild 3). Hier finden sich – unternehmensspezifisch anpassbar – Angaben zu Kundendaten, Laufzeiten, Meilensteinen, Kosten etc. Wer genauere Angaben benötigt, klickt von hier aus auf einen der zahlreichen Links, die ihn zu detaillierteren Ansichten führen.

Bild 3: Der Projektüberblick fasst die wichtigsten Eckdaten zum Projekt zusammen.

Ist der Ablauf des Projekts erst einmal geplant, geht es darum, die passenden Mitarbeiter zu finden. Bei der Suche danach unterstützt Projektron BCS den Anwender mit einer hierarchisch gegliederten Skill-Liste. Eine skillbasierte Planung, bei der das Programm selbstständig geeignete Mitarbeiter auf Basis der geforderten Kenntnisse und Fähigkeiten vorschlägt, ist zwar bisher noch nicht umgesetzt. Für das vorgesehene Einsatzumfeld mit einer überschaubaren Anzahl von Ressourcen erscheint diese Funktion jedoch auch verzichtbar, da sich mit der Ressourcensuche recht leicht diejenigen Mitarbeiter finden lassen, die bestimmte Skill-Anforderungen erfüllen.

Derzeit unterstützt die Software die Ressourcenplanung bereits mit einer Reihe nützlicher Features. So ist es beispielsweise möglich, die maximale Auslastung einer Ressource vorzugeben, die ein bestimmtes Projekt verursachen darf. Auch ein automatischer Kapazitätsabgleich ist vorhanden. Wichtiger noch sind die umfangreichen Möglichkeiten, mit denen Grundlasten und Urlaubszeiten berücksichtigt werden können.

Vom Angebot zur Abrechnung

Bei der Weiterentwicklung der Software standen zuletzt meist die Angebotsfunktionen im Vordergrund. Mittlerweile bietet Projektron BCS alle Funktionen für einen durchgängigen Workflow – von der ersten Projektplanung und den daraus ermittelten Aufwänden über zusätzlich benötigte Gegenstände bis hin zum fertigen Angebotsschreiben als PDF-Datei. Beispielsweise stellt die Software eine Artikeldatenbank zur Verfügung, mit der sich auch die erforderlichen Sachgüter für ein Projekt einkalkulieren lassen.

Mit dem Start des Projekts rückt die Fakturierung der Projektleistungen in den Vordergrund. Neben Festpreisbeträgen kann Projektron BCS auch Sachkosten, Spesen und die per Zeiterfassung eingegangenen Ist-Stunden mit kunden- oder projektspezifischen Stundensätzen zur Rechnungsstellung heranziehen. Falls gewünscht, kann der Projektleiter dazu die Rückmeldungen der Ressourcen mit Blick auf die Abrechenbarkeit überarbeiten. Die neue Version 6.14 bietet zusätzlich die Möglichkeit, Tagessätze statt Stundensätzen zu verarbeiten. Je nach Vereinbarung mit dem Kunden rechnet die Software dann die Ist-Zeiten in Stundensätze um, rundet auf ganze oder halbe Tage auf oder berücksichtigt individuelle Vorgaben, die sich über das Customizing festlegen lassen.

SCRUM – Agiles PM mit Projektron

Die umfangreichste Neuerung der aktuellen Version 6.14 verbirgt sich hinter einem zunächst unscheinbaren Menüeintrag. Im Register "Projekt" steht nun im Menü "Planung" der Punkt "Product Backlogs" zur Verfügung. Ein Product Backlog ist in SCRUM, vereinfacht ausgedrückt, die Wunschliste für Neuentwicklungen am Produkt. Aus der priorisierten Backlog-Liste werden von Zeit zu Zeit mehrere Punkte für den nächsten Entwicklungsschritt – einen sogenannten Sprint, der typischerweise vier Wochen dauert – ausgewählt. Ist dieser abgeschlossen, wird erneut für den nächsten Sprint ausgewählt.

Die Backlogs sind produktbezogen. Konsequenterweise verwaltet Projektron BCS sie unabhängig von konkreten Projekten. Backlogs lassen sich in sogenannte User Stories unterteilen. User Stories wiederum bündeln thematisch zusammengehörende Einzelanforderungen, Aktivitäten und Produkttests (Bild 4).

Sollen nun die im Backlog dokumentierten Themen umgesetzt werden, plant der Projektleiter zunächst den entsprechenden Sprint als gewöhnlich terminierten Vorgang in seinem Projekt ein. Anschließend wählt er eines der Backlogs für das Projekt aus und übernimmt daraus eine oder mehrere Einzelanforderungen für den neu geschaffenen Sprint. Auf diese Weise kann er sich die konkrete Aufgabenliste, das sogenannte Sprint-Backlog, für die kommenden Wochen zusammenstellen.

Bild 4: Das Product Backlog fasst die Anforderungen an verschiedene Produkte zusammen. Diese Anforderungen werden später als Teil eines Projekts umgesetzt.

Ist der anstehende Sprint fertig geplant, finden die Teammitglieder die zugehörigen Aufgaben im Bereich "Aufgabenübersicht" (Bild 5). Hier präsentiert Projektron BCS grafische Auswertungen, etwa Burndown-Charts, welche die im aktuellen Sprint noch offenen Aufgaben nach Storypoints oder Arbeitsstunden bewertet anzeigen. Vor allem aber finden sich hier die einzelnen Anforderungen, Aktivitäten und Tests des Sprint-Backlogs.

Bild 5: Die Aufgabenübersicht liefert statistische Werte zum aktuellen Sprint und verwaltet zugleich das Sprint-Backlog.

Aus dem Ticketsystem in den Sprint

Ein interessantes Leistungsmerkmal von Projektron BCS ist das Ticketsystem. Mit ihm können E-Mails von Kunden – beispielsweise an den technischen Support – direkt in Projektron BCS bearbeitet werden. Eine Anfrage zu einem technischen Problem geht so beispielsweise zunächst an einen Support-Mitarbeiter, der sie – falls ein größeres Problem dahintersteckt – an die Testabteilung weiterleitet. Diese sendet die Anfrage entweder an ihn zurück oder übergibt sie – z.B. bei einem Produktfehler – an die Entwicklungsabteilung. Der Mitarbeiter dort erstellt ggf. mit wenigen Mausklicks aus dem Ticket eine Aufgabe, für die er den erforderlichen Aufwand planen kann. Über die einzelnen Bearbeitungsschritte eines Tickets wird der Kunde auf Wunsch per E-Mail informiert. Alle Tickets finden sich zudem in der "Kundenakte" der Kontaktdatenbank. Wird nach SCRUM vorgegangen, dann kann ein solches Ticket auch direkt als Teil eines Sprints übernommen werden. Dadurch ist es leicht möglich, Fehlermeldungen von Kunden durchgängig in einem System zu verifizieren und eventuell notwendige Produktanpassungen direkt in die agile Entwicklungsplanung zu übernehmen.

Systemvoraussetzungen

Anwender von Projektron BCS benötigen lediglich einen aktuellen Browser, der das Ausführen von JavaScript zulassen muss. Zur Verbindung der Software mit anderen Anwendungen des Unternehmens stehen zahlreiche Schnittstellen, z.B. zu SageKHK, Nautilus, Lotus Notes oder über den Exchange Connector zu Microsoft Exchange zur Verfügung. Eine Anbindung ist ebenfalls über SOAP oder eine Programmierschnittstelle (API) möglich. Zusätzlich bietet Projektron BCS Schnittstellen zu SAP, Datev, und Microsoft Navision. Über LDAP lassen sich Benutzerdaten aus vorhandenen Verzeichnissen abfragen oder mit ihnen synchronisieren.

Lizenzbedingungen

Projektron BCS wird nach der Anzahl der Benutzer lizenziert, die sich jeweils innerhalb von 24 Stunden anmelden. Die Zahl der benötigten Lizenzen dürfte damit bei gleicher Nutzerzahl deutlich höher sein als bei sogenannten Concurrent-Lizenzen für gleichzeitig aktive Nutzer. Sie liegt jedoch z.B. wegen Urlaubszeiten noch unter der Zahl der im System erfassten Nutzer.

Das Lizenzmodell folgt einem fein abgestuften Rollenmodell. Eine Lizenz für Projektleiter kostet beispielsweise 450 Euro, für zeiterfassende Ressourcen sind 100 Euro zu veranschlagen (Preise zzgl. USt.). Ein Update-Vertrag, der die regelmäßig erscheinenden Aktualisierungen der Software (durchschnittlich alle drei Monate) einschließt, wird für einen jährlichen Betrag von 18% des Lizenzpreises angeboten.

Fazit

Projektron BCS ist dank einer Vielzahl von Funktionen inzwischen mehr als nur eine reine Multiprojektmanagement-Software. Die Software bietet für viele Alltagsarbeiten eine wertvolle Unterstützung. Dafür sorgen etwa die Personalverwaltung mit Arbeitszeitkonten, Collaboration-Funktionen wie Aufgaben, E-Mail und Kalender sowie CRM-Funktionen.

Die zentrale Zielsetzung der Software bleibt jedoch das Projektmanagement. Gerade die Kombination von Alltagsfunktionen mit umfangreichen Möglichkeiten für das Management einzelner Projekte sowie der Projektelandschaft macht das Programm interessant. Mit den neuen Funktionen für agile Methoden im Projektmanagement richtet sich das Programm etwas stärker auf die IT-Klientel aus, die einen wesentlichen Anteil der bestehenden Kunden ausmacht. Mit der nochmals erhöhten Flexibilität beim Layout und den Datenfeldern bietet Projektron BCS gerade kleinen und mittleren Dienstleistern eine gute Basis, um einen ganzheitlichen Überblick über ihre Aktivitäten zu erhalten.

Kontakt

Projektron GmbH, Gneisenaustraße 2, 10961 Berlin, Tel. +49 30 6120-1398, info@projektron.de, www.projektron.de