Ausgabe 23/09

Software-Besprechung
Projectplace - SaaS für Projektmanagement

von Dr. Mey Mark Meyer

Vor über zehn Jahren ging die Projectplace International AB mit ihrer Webplattform für Projektmanagement an den Start. Inzwischen ist aus dem schwedischen Startup längst ein etablierter Spieler auf dem Markt für Projektmanagement-Software geworden, dessen Software nach eigenen Angaben heute mehr als 80.000 aktive Anwender in über 16.000 Projekten nutzen. Zu den Kunden zählen einerseits unzählige kleine Unternehmen, die einzelne Projekte mit Projectplace planen und steuern. Andererseits nutzen aber auch zahlreiche bekannte größere Firmen die Software, die in der Enterprise-Edition auch Multiprojektfunktionalität bietet. Vodafone, Deutsche Post, Volkswagen AG, Vestas oder Capgemini sind nur einige der Namen auf der Referenzliste von Projectplace.

Eine webbasierte Projektmanagement-Lösung wie Projektplace spielt ihre Stärken dort aus, wo verteilte Teams gemeinsam Projekte bearbeiten oder Projektinformationen firmenübergreifend ausgetauscht werden sollen. Bei Projectplace kommt hinzu, dass das Tool als Software as a Service (SaaS) angeboten wird: Die Kunden erhalten Zugangsdaten, mit denen sie das Programm auf den Servern des Anbieters nutzen. Das ermöglicht einen schnellen Start mit der Projektarbeit, da die Software nicht erst auf dem Server des Kunden installiert werden muss. Betrieb und Wartung der Server übernimmt Projektplace.

Willkommen im System

Den Zugang zu einem Projekt bietet bei Projectplace die Projektübersicht (Bild 1). Am linken Rand des Programmfensters finden sich die Links zum privaten Arbeitsbereich des Anwenders, den eigenen Projekten und dem Mitarbeiter-Arbeitsbereich für die Zeiterfassung sowie die persönlichen Aufgaben. Die Funktionen für das aktuelle Projekt bietet Projectplace über Reiter am oberen Rand des Fensters an.

Bild 1: Willkommen im Projekt – die Projektübersicht fasst die wichtigsten Informationen zusammen.

Die Übersicht zeigt dem Anwender die wichtigsten Informationen zum Projekt auf einen Blick. Dazu gehört beispielsweise die Ereignisvorschau, die über die kommende Fälligkeit von Projektaufgaben informiert. Nützlich ist auch der Zeitstrahl in der rechten oberen Ecke, der wichtige Meilensteine des Projekts anzeigt. Während die Maus über einem dieser Meilensteine ruht, zeigt Projectplace die verbleibenden Tage sowie eine kurze Beschreibung.

Dokumente per Drag and Drop

Ein Klick auf den Reiter "Dokumente" bringt den Anwender in die Dateiablage. Hier ist Platz für alle Dateien des Projekts – je nach Teamgröße stellt Projectplace zwischen zwei und acht Gigabyte Speicherplatz zur Verfügung. Mit wenigen Klicks lassen sich im Browser Ordner anlegen und Dateien zum Hochladen auswählen. Zusätzlichen Komfort im Umgang mit der Dateiablage bietet das Projectplace-Plug-In. Ist dieses im Internet Explorer oder in Firefox installiert, lassen sich Dateien per Drag and Drop aus Ordnern auf dem eigenen PC direkt in die Dateiablage kopieren. Das Plug-In erweitert zudem die Menüs von Microsoft Office Programmen um einen zusätzlichen Menüpunkt zum Speichern. Somit lässt sich beispielsweise eine Kostenübersicht direkt aus Excel heraus in Projectplace speichern.

Arbeiten mehrere Anwender parallel an den gleichen Dateien, besteht das Risiko, dass ein Anwender die Änderungen eines anderen versehentlich überschreibt. Um das zu verhindern, lässt sich in Projectplace jede Datei sperren – dazu reicht ein Klick auf den gleichnamigen Befehl im Kontextmenü der entsprechenden Datei aus. Erst wenn die Datei nach erfolgter Änderung wieder freigegeben ist, können andere Kollegen sie bearbeiten. Wurde das Sperren vergessen, besteht dank der Versionierung jederzeit die Möglichkeit, auf ältere Versionsstände zurückzugreifen.

Sollen Protokolle und andere wichtige Dokumente im Projektteam verteilt und von den Empfängern verbindlich zur Kenntnis genommen werden, eignet sich dafür die Dokumentprüfung. Der Anwender wählt dafür diejenigen Teammitglieder aus, die das Dokument erhalten sollen, und versendet eine entsprechende Anfrage. Die betreffenden Kollegen finden daraufhin in ihrem individuellen Arbeitsbereich einen Link auf das Dokument und die Bitte um Prüfung als Aufgabe. Nachdem alle Teilnehmer das Dokument eingesehen und die Prüfung bestätigt haben, versieht Projectplace das Dokument mit einem Signaturvermerk und informiert den Initiator der Prüfung per E-Mail.

Aufgaben und offene Punkte – den Terminplan im Blick

Wenn es darum geht, den Projektplan zu bearbeiten, hat der Anwender die Qual der Wahl. Über das Register "Aufgaben" erreicht er direkt die Projektplan-Ansicht, in der sich ein Balkenplan erstellen lässt. Einfache Ende-Anfangs-Beziehungen sind hier möglich, eine Terminrechnung erfolgt jedoch nicht. Liegt aber beispielsweise der eingegebene Starttermin eines Vorgangs vor dem rechnerischen Ende des Vorgängers, dann stellt Projectplace die entsprechende Verknüpfung rot dar.

Neu in der Projectplace-Familie ist der "Planner". Diese eigenständige, webbasierte Anwendung bietet eine einfache Planungsoberfläche, in der Vorgänge und Phasen per Maus eingezeichnet werden können (Bild 2). Die so erstellten Projektpläne lassen sich dann in Projectplace importieren. Abhängigkeiten vermag der Planner allerdings noch nicht zu verwalten, ebensowenig können hier Ressourcen eingeplant werden. Dies erfolgt dann ggf. später in der eigentlichen Projectplace-Oberfläche.

Der Planner soll noch weiter integriert werden. In seiner ersten Version vermittelt er aber bereits ein interessantes Bild, wie Projektpläne später mit allen Funktionen in Projectplace bearbeitet werden könnten. Zukünftig dürfte der Planner voll integriert werden, so dass der notwendige Daten-Import entfallen würde. Mit einem erweiterten Funktionsumfang könnte der Planner auch die Bearbeitung der in Projectplace möglichen Anordnungsbeziehungen, Fixtermine und Ressourcenzuweisungen erlauben, was die Bedienung bei der Projektplanung ähnlich einfach gestalten würde wie bei einer Desktop-Software.

Bild 2: Im Planner lassen sich Projektpläne mit der Maus zeichnen und dann in Projectplace importieren.

Egal auf welche Weise der Projektplan letztlich angelegt wurde – sind Ressourcen und Planstunden erst einmal zugewiesen, finden die Teammitglieder diese zur Verbuchung in ihrer Zeiterfassung wieder. Hier lassen sich die aktuellen Ist-Aufwände intuitiv erfassen. Eine Restaufwandsabschätzung würde diese Funktion abrunden.

Bild 3: Auch Ist-Aufwände lassen sich in Projectplace erfassen.

Effizienter Helfer bei der täglichen Teamarbeit

Projektarbeit besteht nicht nur aus der Organisation von Projektinformationen, sondern umfasst vor allem die Arbeit an den eigentlichen Inhalten des Projekts. Unter dem Reiter "Meeting" unterstützt Projectplace die Zusammenarbeit im Projektteam beispielsweise durch eine Abstimmungsfunktion für Termine. In ein bis zwei Minuten erstellt der Anwender hier eine Anfrage an beliebig viele Teammitglieder, in der mehrere Termine vorgeschlagen werden können. Die Rückmeldungen sind später direkt als Abstimmungsergebnis sichtbar. So fällt es leichter, den optimalen Termin zu finden, als wenn sich die Beteiligten per E-Mail oder über Telefon abstimmen müssen.

Vor allem für verteilte Teams hält Projectplace noch ein weiteres nützliches Extra bereit. Mit der integrierten Netviewer-Funktion können bis zu 50 Teilnehmer gemeinsam an einer Webkonferenz teilnehmen. Dabei wird die Bildschirmdarstellung des Präsentators jeweils an die Teilnehmer übertragen. Diese Funktion eignet sich auch gut dafür, gemeinsam an Projektdokumenten zu arbeiten und diese parallel via Telefon oder Voice over IP zu diskutieren. Dazu wird eventuell die Rolle des Präsentators gewechselt oder Tastatur und Maus des eigenen PC werden einem anderen Teilnehmer anvertraut.

Nützliches und Komfortfunktionen

Projectplace erleichtert die alltägliche Projektarbeit mit einer Reihe zusätzlicher Funktionen. Dazu gehört vor allem die PowerTab-Funktion. Sie wird mit dem Projectplace-Plugin installiert und vereinfacht den Zugriff auf die Software erheblich. Einmal gestartet, macht sich die Funktion nur durch ein unauffälliges Projectplace-Symbol in der oberen Mitte des Bildschirms bemerkbar. Klickt der Anwender dieses an, erscheint ein Menü-Fenster (Bild 4). Über dieses Menü erhält der Anwender direkten Zugriff auf die ihm zugewiesenen Aufgaben, wichtige Dokumente und Ordner oder individuell erstellte Verknüpfungen zu den am häufigsten benötigten Seiten. Dabei braucht der Browser nicht geöffnet zu sein: Weil sich die PowerTab-Funktion den Nutzernamen und das Passwort merken kann, gelangt man ohne gesonderte Abfrage direkt zu den entsprechenden Funktionen von Projectplace.

Da Projectplace zur Ausführung lediglich einen Browser benötigt, eignet sich das Programm auch für die Nutzung unterwegs. Wem sein Note- oder Netbook allerdings immer noch zu sperrig ist, der kann die Software auch vom iPhone aus verwenden. Eine kostenfreie Anwendung dafür findet sich in Apples AppStore. Auch wenn eine umfangreiche Projektplanung auf dem iPhone sicher keine attraktive Vorstellung ist und das iPhone nicht unbedingt als Gerät mit dem Fokus auf Geschäftsanwendungen bekannt ist – der Zugriff auf Kontaktdaten und aktuelle Aufgaben sowie die Möglichkeit, Projekt-Dokumente lesen zu können, kann im Alltag durchaus hilfreich sein.

Eine weitere nützliche Funktion sind die automatischen Projektberichte. Sie sorgen dafür, dass das Projektteam auf dem Laufenden bleibt. Wenn Dokumente überarbeitet wurden, eine neue Aufgabe im Projektplan auf ihre Erledigung wartet oder ein Offener Punkt überfällig ist, informiert Projectplace die Teammitglieder darüber in einem täglichen oder wöchentlichen Ereignisbericht. Hier sieht der Leser dann auf einen Blick, was im Projekt passiert ist. Es kann durchaus disziplinierende Wirkung haben, wenn in diesem Newsletter die eigene Aufgabe als "überfällig" aufgelistet wurde. Spätestens jetzt wird man sich einloggen und den Endtermin verschieben.

Bild 4: Mit der PowerTab-Funktion
kann der Anwender bequem auf
wichtige Menüpunkte in Projectplace zugreifen.

Für regelmäßige Projectplace-Nutzer sind zudem die Projektmodelle wertvolle Hilfsmittel. Diese Vorlagen für neue Projekte ermöglichen es, ähnliche Projekte schnell und effizient aus Schablonen heraus anzulegen.

Enterprise – Das Multiprojektmanagement-Paket

Die Funktionen der Team-Edition dienen vor allem dazu, den Überblick über einzelne Projekte zu behalten und die Arbeit innerhalb dieser Teams zu unterstützen. Mit der Enterprise-Edition kommt die projektübergreifende Sichtweise hinzu.

Der wesentliche Unterschied zur Oberfläche der Team-Edition ist ein zusätzlicher Link mit der etwas irreführenden Bezeichnung "Projektbüro" in der linken Navigation, der auch in der englischen Version etwas unglücklich "Project Office" benannt wurde. Hierunter finden sich die Nutzerverwaltung, eine Projektliste, die Portfolioübersicht und ein Projektkatalog.

Vor allem die Portfolioübersicht dürfte in größeren Projektumgebungen hilfreich sein. Mit ihr werden beliebige Projekte zu Portfolios zusammengefasst. Projectplace führt die wesentlichen Eckdaten der Projekte eines Portfolios in übersichtlichen Tabellen auf. Mittels der Ressourcenübersicht ist zudem leicht zu erkennen, welche Mitarbeiter derzeit in welchen Projekten eingesetzt sind und wie hoch die jeweils geplanten Aufwände sind. Für Unternehmen, die Projectplace nicht nur für gelegentliche Ad-Hoc-Projekte nutzen, sondern als zentrales Werkzeug für die Projektarbeit einsetzen, dürfte eine solche Gesamtauswertung unverzichtbar sein.

Wer einen Überblick über sämtliche im System befindlichen Projekte benötigt, findet diese tabellarisch aufgelistet im Projekt-Katalog. Durch die Sortierfunktion dieser Tabelle gewinnt der Anwender rasch eine Übersicht über die laufenden, abgeschlossenen oder archivierten Projekte, die Projekte eines bestimmten Typs oder eines einzelnen Projektmanagers.

Bild 5: Die Portfolio-Übersicht in Projectplace.

Systemvoraussetzungen

Projectplace erfordert als Webanwendung grundsätzlich keine lokale Installation. Ein Rechner mit aktuellem Browser (z.B. Internet Explorer 7 oder 8, Firefox 3.x oder Safari) reicht prinzipiell aus, um die Software zu nutzen. Damit ist diese z.B. auch auf Mac OS X oder Linux einsetzbar.

Wer allerdings den vollen Komfort wünscht, kommt derzeit um ein Windows-Betriebssystem kaum herum. Denn das Projectplace-Plugin, das Voraussetzung für die PowerTabs sowie für Drag and Drop ist, stellt Projectplace derzeit nur für den Internet Explorer und für Firefox zur Verfügung. Von letzterem gibt es zwar auch eine Version für Mac OS X, die ließ sich aber im Test nicht zur Zusammenarbeit mit dem Plugin bewegen.

Lizenzbedingungen

Als Einstieg bietet Projectplace die Personal Edition. Sie umfasst das Dokumentenmanagement und den Planner, eignet sich aber als Ein-Personen-Version nicht, um Projektteams zu koordinieren. Wer effektiv mit der Software arbeiten möchte, benötigt die Team Edition. Hier kosten die ersten drei Teammitglieder insgesamt 58,50 Euro brutto. Jedes weitere Teammitglied, das die Software nutzen möchte, schlägt mit weiteren 19,50 Euro im Monat zu Buche. Ab elf Nutzern beginnt eine Mengenstaffelung. Für Firmen, die mehrere Projekte gleichzeitig mit Projectplace abwickeln und bei denen Mitarbeiter häufig in mehreren Projektteams eingebunden sind, lohnt sich schon allein wegen der Multiprojektmanagement-Funktionen ein Blick auf die Enterprise Edition. Die Preise hierfür nennt Projectplace auf individuelle Anfrage.

Fazit

Projectplace überzeugt mit durchdachten Funktionen, welche die Arbeit für ein Projektteam vor allem dann vereinfachen, wenn nicht alle Teammitglieder an einem Ort arbeiten oder unterschiedlichen Organisationen angehören. Hier kommt z.B. die zentrale Dateiablage oder die Netviewer-Funktion voll zur Geltung. Aber auch für Teams am selben Unternehmensstandort sind Funktionen nützlich, wie z.B. die Dokumentensignatur, die Nachverfolgung von Aufgaben und Offenen Punkten einschließlich der Aufwandserfassung und des regelmäßigen Ereignisberichts. Da Projectplace als SaaS-Anwendung keinen nennenswerten Installations- und Konfigurationsaufwand erfordert und die Oberfläche eine leichte Bedienung ermöglicht, eignet sich die Software ideal für den schnellen Start in ein Projekt. Mit der Enterprise-Edition bietet Projectplace eine Lösung für Unternehmen, die kontinuierlich eine Vielzahl von Projekten abwickeln und einen Überblick über deren wesentliche Eckdaten benötigen.

Kontakt

Projectplace GmbH, Westhafenplatz 1, 60327 Frankfurt, Tel.: +49 69 380700000, sales@projectplace.de, www.projectplace.de