ZEP - Zeiterfassung für Projekte 4.2
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provantis IT Solutions GmbH
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(„Zeiterfassung für Projekte“) ist eine webbasierte Software zur vollständigen Aufwandserfassung und zur projektorientierten Auftragsabwicklung.
Die Projektplanung ist einfach und unkompliziert. Alle Aufwandsdaten werden von den Mitarbeitern selbst erfasst und Projekten zugeordnet. Die Daten stehen für linien- und projektbezogene Auswertungen zur Verfügung: Zeitnachweis, Reisekostenabrechnung, Projektstand, Abrechnung und Ertragsauswertung.
ZEP bietet vor allem kleinen und mittleren Unternehmen ein Programm für den kompletten Projektablauf von der Planung, der Aufwandserfassung, über verschiedene Controllingelemente bis zur Abrechnung. Die Wahl zwischen verschiedene Produktlinien und der modulare Aufbau von ZEP ermöglichen je nach Größe und Anforderungen eines Unternehmens eine individuelle und passgenaue Lösung.
- Zeit- und Aufwandswerfassung
- Fakturierung von Projektaufwänden
- Projekt- und Unternehmens-Controlling
- inkl. Reisekosten
- geringer Einführungsaufwand
| Titel/Inhalt | Größe | Format |
| Flyer: ZEP - Weil Zeit Geld ist. | 244 kByte | ![]() |
| Anwenderbericht: IT-CUBE SYSTEMS GmbH | 261 kByte | ![]() |
| Anwenderbericht: Rechnungsprüfungsstelle für die Industrie- und Handelskammern | 233 kByte | ![]() |
| Anwenderbericht: Kogit GmbH | 328 kByte | ![]() |
| Anwenderbericht: hkc Hackmann + Kollath Ingenieur-Consult GmbH | 327 kByte | ![]() |
ZEP wird in der Regel ohne vorherige Schulung eingesetzt. Die Benutzeroberfläche von ZEP ist übersichtlich und funktional, die Navigation orientiert sich an der Berechtigungsstufe des Nutzers. Die Bedienung des Programms ist intuitiv und komfortabel. Durchgängige kontextsensitive Hilfe erleichtert die Arbeit.
Projektmitarbeiter beherrschen nach ca. ½ Stunde die Anwendung. Geringe Einarbeitungszeiten auch für Administratoren und Projektleiter. Kontextsensitive Hilfestellung direkt bei der Anwendung und ausführlichen Beschreibung aller relevanten Themen (Zeiterfassung, Projektplanung, Faktura, Tickets,…) in Handbüchern. Schulungen auf Wunsch.
Nur bei Software-Kauf:
Installation nur auf einem zentralen Rechner (Server). Der Installationsaufwand ist minimal, ca. 0,5 bis 1 Stunde bei vorhandener Systemumgebung. In der Mietvariante (ASP) kann ZEP ohne jeglichen Aufwand sofort genutzt werden.
In der Regel ist keine Schulung nötig. Auf Wunsch bietet provantis Schulungen für bestimmte Fragestellungen und spezielle Anforderungen an. Schulungen finden Online oder beim Anwender vor Ort bzw. bei provantis in Ditzingen statt.
Die branchenunabhängige Software ZEP wird seit 2001 von über 3.000 Projektmitarbeitern in mehr als 200 Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz eingesetzt, z.B. von FSP GmbH, Köln; Dr. Malcher Unternehmensberatung, Köln; IMPLEMENTUS Information Technologies Consulting GmbH, Miltenberg; Research Studios Austria GmbH, Salzburg (Österreich); Holzforschung Austria, Wien (Österreich); KSN Kommunales Systemhaus Niedersachsen GmbH, Oldenburg; ELAU GROUP, Marktheidenfeld; Dr. Fried & Partner, München.
Supportanfragen werden per Telefon, E-Mail und Online-Präsentation beantwortet.
Im Mietpreis ist die Wartung enthalten. Bei Kauf kann optional ein Wartungsvertrag abgeschlossen werden (20% des Lizenzpreises pro Jahr). Im Wartungsvertrag enthalten sind alle Updates, Aktualisierungen bei gesetzlichen Änderungen, Support.
Nur bei Software-Kauf:
Systemvoraussetzungen Betriebssysteme:
- Aktuelle Linux Distribution 32bit oder 64bit (z.B. SuSE ab 10.x, CentOS ab 5.x)
- Sparc Solaris 2.x
- FreeBSD 3.4 / 4.0
- Windows XP / Windows 7
- Windows 2003 (R2) / 2008 (R2) Server
Softwarevoraussetzungen:
- Webserver: Apache 2.2.14 oder MS IIS 6 / 7.x
- PHP 5.2.13
- Datenbanksystem MySQL 5.0.67
Zend Optimizer 3.3.9 (32 bzw. 64bit)
Der Preis setzt sich zusammen aus der eingesetzten Produktlinie, der Anzahl der Benutzer (Named User Modell) und den eingesetzten Zusatzmodulen. ZEP kann als Kauf oder als Mietvariante genutzt werden
Preisbeispiele Stand 01.04.2011
Kauf:
Basisversion für 10 Benutzer: 1.328 Euro für ZEP Compact (ZEP Professional: 3.320 Euro)
Miete:
Basisversion für 10 Benutzer: 64 Euro/Monat für ZEP Compact (ZEP Professional: 160 Euro/Monat)
Zusatzmodule als prozentualer Aufschlag zur Basisversion (Miete/Kauf).
| Aufwandserfassung | ![]() |
Kriterien |
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Einfache Eingabe der Aufwände durch den Projektleiter aus anderen Quellen wie z.B. Tabellenkalkulationsprogrammen. |
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Das Tool ist mehrbenutzerfähig und unterstützt die direkte Eingabe der Aufwände durch Mitarbeiter. |
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Nicht nur Arbeitszeiten, sondern auch alle anderen projektrelevanten Kostenarten sind erfassbar. Die Arbeitszeiten lassen sich mit unterschiedlichen Stundensätzen in Kosten umrechnen. |
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Die Eingabe durch die Mitarbeiter wird durch die Zuordnung zu Projekten, Zeitfenster und andere Regelmechanismen gesteuert und erleichtert. Ein Arbeitsablauf unterstützt Genehmigungsprozesse durch Vorgesetzte bzw. Projektleiter. |
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Die Arbeitszeiterfassung erfolgt redundanzfrei ausschließlich durch das Tool. Aufwände für Linientätigkeit und Abwesenheitszeiten werden ebenfalls erfasst. Eine Schnittstelle zum ERP-System versorgt die Personalverwaltung mit den benötigten Daten. Umgekehrt übernimmt die Software projektrelevante Kostenstellendaten wie z.B. AfA. |
| Controlling | ![]() |
Kriterien |
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Es kann ein detaillierter Kostenplan erstellt werden. Mindestens ein Basisplan steht als Referenz für das Controlling zur Verfügung. |
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Statusinformationen (Arbeitsaufwände, andere Kosten, Fertigstellungsgrade u.ä.) können erfasst werden. Einfache Soll-Ist- bzw. Plan-Ist-Vergleiche erlauben ein einfaches Controlling. |
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Es stehen Standardverfahren des Projekt-Controllings wie Trendanalysen oder Earned Value Analysis zur Verfügung. |
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Benutzerspezifische Controlling-Größen und Metriken zur Statusbewertung lassen sich definieren. Automatische Benachrichtigungen abhängig von diesen Messgrößen sind aktivierbar. Arbeitsabläufe unterstützen die Überwachung und Steuerung, z.B. durch Eskalationsmechanismen. |
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Das Tool unterstützt projektübergreifendes und unternehmensweites Controlling. Mit Hilfe von Szenarien können die Auswirkungen von steuernden Maßnahmen analysiert werden. |
| Finanzmittelmanagement | ![]() |
Kriterien |
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Unabhängig vom Kostenplan können Erträge aller Art in Höhe und Zeitpunkt kalkuliert und so ein Finanzierungsplan erstellt werden. |
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Vollständige Zahlungsstromrechnung unter Berücksichtigung des Obligo. Überprüfung der Zahlungseingänge. |
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Das Tool kann das Finanzmittelmanagement des Projekts konsistent mit dem Rechnungswesen des Unternehmens durchführen. |
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Arbeitsabläufe des Finanzmittelmanagements werden unterstützt. |
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Für das Projekt kann ein Business-Plan erstellt werden, dessen Erfüllung während des Projekts überwacht wird. |
| Informationsmanagement | ![]() |
Kriterien |
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Integration von einzelnen Projektinformationen in der Projektdatei / -datenbank. Hierzu gehören z.B. Bemerkungen zu Arbeitspaketen oder die Beschreibung von Aufgaben. |
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Von den einzelnen Projektelementen ist ein Verweis auf externe Dokumente möglich. Die Integrität der Verweise wird jedoch nicht überprüft. |
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Die Integration eines externen Dokumentenmanagementsystems ist möglich, um dessen Leistungsfähigkeit nutzen zu können. Beispielsweise Versionsverwaltung oder Suchfunktion. |
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Das Tool realisiert ein eigenes Dokumentenmangement. Es verwaltet den Zugriff auf die Dokumente und garantiert die Integrität der Verweise auf sie. Mit Check-In/Check-Out, Versionsverwaltung, Metainformation und Suchfunktion bietet es die Grundmerkmale eines Dokumentenmanagementsystems. Soweit vorhanden, verbindet es das Dokumentenmanagement mit den anderen Leistungsmerkmalen wie z.B. Workflow und Änderungsmanagment. |
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Das Dokumentenmanagement kann eine projektübergreifende Wissensbasis abbilden und die dazugehörigen Prozesse. Hierzu zählen neben Such- und Strukturierungsfunktionen auch Dokumentationsfunktion nach Projektende und Archivierungsmöglichkeit. Das Erfahrungswissen aus Projekten kann in Form von "Lessons Learned " abgelegt und den nächsten Projekten zur Verfügung gestellt werden. |
| Konfigurationsmanagement | ![]() |
Kriterien |
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Im Rahmen von Issues lassen sich Änderungsanforderungen definieren. |
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Es gibt eine eigenständige Verwaltung von Änderungsanforderungen. |
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Das Änderungsmanagement erlaubt eine Zuordnung der Änderungsanforderunge zu Projektelementen und die Vergabe von Verantwortlichkeiten. |
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Das Tool beherrscht eine vollständige Konfigurationsbuchführung. |
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Das Tool bildet einen Konfigurationsmanagement-Prozess wie z.B. CMII vollständig ab. |
| Kostenmanagement | ![]() |
Kriterien |
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Arbeitspaketen oder Vorgängen lassen sich Kosten zuordnen. Ein einfacher Kostenplan kann tabellarisch oder auch grafisch erstellt werden. |
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Projektkostenarten können definiert und im Kostenplan dargestellt werden. |
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Kosten lassen sich als zeitbezogene Sätze definieren, so dass das Tool aus Einsatzdauern direkt Kosten errechnen kann. Dies gilt für alle Arten von Ressourcen. Die Stundensätze können zeitabhängig sein (z.B. Nachtarbeitszuschläge) und für jede Ressource individuell festgelegt werden. Auch abstrakten Ressourcen wie Qualifikationen können Kosten zugeordnet werden. |
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Eine vollständige Projektkostenrechnung nach Projektkostenarten, Projektkostenträgern und Projektkostenstellen ist möglich. |
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Vollständige Abbildbarkeit der Projektkostenrechung und der Kostenrechnung des Unternehmens, so dass konsistent mit einem Enterprise Resource Planning-System kommuniziert werden kann. |
| Multiprojektmanagement | ![]() |
Kriterien |
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Das Tool kann mehr als ein Projekt gleichzeitig verwalten, die Projekte können jedoch nicht verknüpft werden. |
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Die Ressourcen werden projektübergreifend verwaltet. Eingpässe werden erkannt und angezeigt. |
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Das Zeitplanungsmodul beherrscht projektübergreifende Anordnungsbeziehungen und kann diese auf definierbare Weise bei der Berechnung des Netzplans berücksichtigen. Es lassen sich Teilprojekte definieren. |
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Alle Projekte sind in einer konsistenten Datenbasis zusammengeführt, wobei die einzelnen Projekte ggf. lokal bearbeitet werden. Das Tool kann alle Projekte in einer Portfoliostruktur (z.B. Programme, Teilprojekte) abbilden. |
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Alle Projektinformationen werden in einer zentralen Datenbank in Echtzeit in einer Multi-User-Umgebung konsistent verwaltet. Mehrere Planer können gleichzeitig Veränderungen an ihren Projekten vornehmen, ohne die Konsistenz der Daten zu gefährden. |
| Projektorganisation | ![]() |
Kriterien |
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Das Tool verfügt über eine eigene Zugriffsverwaltung. D.h. Anwender erhalten nur über Kennung und Passwort Zugang zu den Projektdaten. |
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Für jeden Anwender können Zugriffsrechte individuell vergeben werden. |
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Den Anwendern können Rollen zugeordnet werden, die Zugriffsrechte und Leistungsmerkmale des Tools den jeweiligen Bedürfnissen entsprechend definieren.. |
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Die Zugriffsrechteverwaltung sieht Gruppenrechte und vererbbare Rechte vor. Rollen können vom Anwender selbst definiert werden. |
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Mit einer einmaligen Anmeldung im Projektmanagement-Tool werden die Rollen und Zugriffsrechte situationsgemäß angepasst, ohne dass ein neues Einloggen stattfinden muss (Single-Sign-On). Je nach aufgerufenem Projekt oder Dokumentenbereich weiß das Tool, welche Rechte der Anwender hat und welche Möglichkeiten ihm zur Verfügung gestellt werden. |
| Projektportfoliomanagement | ![]() |
Kriterien |
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Das Tool bietet eine Sicht auf alle Projekte mit einfachen Kennzahlen wie z.B. dem aktuellen Fertigstellungsgrad und den Soll-Ist-Varianzen. |
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Es gibt projektübergreifende Auswertungen. Berechnete Kennzahlen sind durch den Anwender definierbar. Reporting- und Präsentationsfunktionen stehen auch projektübergreifend zur Verfügung. |
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Der Projektlebenszyklus wird bereits in der Ideenphase unterstützt. Das Tool bildet einen Genehmigungsprozess ab, der das Projekt vom Antragsstatus in den aktiven Status überführt. |
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Es stehen Verfahren zur Wirtschaftlichkeitsrechnung zur Verfügung. Die Projekte lassen sich nach einem vom Anwender definierbaren Schema bewerten. Die Projekte sind priorisierbar, die Priorität steht auch in anderen Leistungsmerkmalen zur Verfügung. |
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Der gesamte Lebenszyklus eines Projekts wird abgebildet. Es stehen Prognosetools (z.B. Szenariotechnik) zur wirtschaftlichen Bewertung des gesamten Projektportfolios zur Verfügung. Ein Benchmarkingsystem erlaubt den Vergleich der laufenden Projekte. Es können freie Metriken zur Projektbewertung definiert werden, das Tool verfügt bereits über ein vordefiniertes Schema (z.B. Balanced Scorecard o.ä.). |
| Projektstrukturierung | ![]() |
Kriterien |
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Das Tool kann eine ein- oder mehrstufige Liste an Arbeitspaketen bzw. Aufgaben erstellen und verwalten. |
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Das Tool kann eine mindestens 32 Ebenen tief strukturierbare, hierarchische Liste an Arbeitspaketen bzw. Aufgaben erstellen und verwalten. |
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Das Tool vergibt eindeutige Kennzeichen für die Strukturelemente und kann mindestens Projektgegenstand und Ressourcen strukturieren. |
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Das Tool kann die Projektstruktur nach DIN 69901 bzw. PMBOK ® Guide grafisch darstellen und erlaubt eine grafische Bearbeitung. Es kann beliebig viele Projektgrößen strukturieren |
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Das Tool unterstützt mehrfache, parallele Projektstrukturen auf einer Größe und kann diese für Auswertungen und Berichte einsetzen |
| Reporting | ![]() |
Kriterien |
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Vorgefertigte Berichte stellen den aktuellen Projektstatus dar. |
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Es lassen sich eigene Berichte erstellen und abgespeichern. Die Projektdaten können zur externen Auswertung exportiert werden. |
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Es lassen sich Felder erstellen, deren Werte mit benutzerdefinierten Formeln aus den Projektdaten berechnet werden. Diese Felder stehen ebenfalls in vollem Umfang zur Auswertung zur Verfügung. |
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Vollständige Filter- und Strukturierungsmöglichkeiten erlauben die Beantwortung aller Fragestellungen zu den Projektdaten. Diese können durch eigene oder integrierte Module von Technologiepartnern auch grafisch aufbereitet werden. |
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Das Reporting ist auf Projekt- und Ressourcenebene möglich. Projektübergreifende und unternehmensweites Reporting wird unterstützt. Die Daten werden für Online Analytical Processing (OLAP) aufbereitet. |
| Ressourcenmanagement | ![]() |
Kriterien |
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Den Vorgängen aus der Terminplanung können Ressourcen zugeordnet werden. Daraus entsteht umgekehrt eine Sicht der Ressourcen über ihre zugewiesenen Aufgaben. |
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Die Einlastung von Ressourcen erlaubt die neutrale Zuordnung aus Ressourcenpools. Bei der Zuordnung von Ressourcen wird die Auslastung der Ressource direkt angezeigt. Die Verfügbarkeit der Ressourcen kann individuell modelliert werden (z.B. Kalender pro Ressource). |
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Ressourcen und Ressourcengruppen können Eigenschaften zugewiesen werden, nach denen gefiltert, organisiert und geordnet werden kann. Ressourcen können mit Hilfe eines Anforderungsprofils angefordert werden. Ein Abgleich von Anforderungsprofil und Leistungsprofil erlaubt das Auffinden geeigneter Ressourcen. |
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Das Tool verfügt über Algorithmen zur Optimierung der Ressourcenauslastung und kann eine kapazitätstreue Terminplanung in einer Multiprojektumgebung durchführen. |
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Das Ressourcenmanagement umfasst das gesamte Unternehmen mit allen Projekten. Es vereinheitlicht Linien- und Projektorganisation. Es prognostiziert aus dem Portfolio laufender und geplanter Projekte heraus die zukünftigen Anforderungen an den Personalbestand. |
| Schnittstellen | ![]() |
Kriterien |
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Input und Output einfacher Basisinformationen über ASCII-Dateien (z.B. CSV-Format). |
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Alle Projektinformationen sind exportierbar, auch benutzerdefinierte und berechnete Felder, so dass ihre Weiterverarbeitung in anderen Auswertungsprogrammen (z.B. Tabellenkalkulationsprogrammen) möglich ist. |
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Über standardisierte Datenbankschnittstellen (z.B. ODBC) kann ein bidirektionaler Datenaustausch mit anderen Anwendungen stattfinden. |
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XML-Import und -Export wird unterstützt. Mit Hilfe von Zuordnungstabellen können XML-DTD auf die interne Projektdatendarstellung abgebildet werden |
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Über einen Software-Development-Kit (SDK) sowie ein Application Programming Interface (API) können benutzerdefinierte Schnittstellen für eine vollständige Integration der Software in alle IT-Umgebungen erstellt werden. |
| Workflow | ![]() |
Kriterien |
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Es stehen einfache, vorgefertigte Arbeitsabläufe zur Verfügung, wie z.B. die Abnahme von Arbeitspaketen oder die automatische Berichterstellung nach bestimmten Ereignissen. |
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Durch Kombination von benutzerdefinierten Feldern und Makros lassen sich einfache Arbeitsabläufe abbilden. |
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Das Tool benachrichtigt automatisch die verantwortlichen Personen, wenn bestimmte Ereignisse eintreten. Dies kann durch Meldung auf der personifizierten Startseite des Programms oder durch E-Mail-Benachrichtigungen geschehen. |
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Lineare Arbeitsabläufe können anwenderspezifisch abgebildet werden. |
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Die Software verfügt über ein vollständiges Workflow-Modul, das verzweigte und bedingte Arbeitsabläufe mit mehreren Beteiligten in unterschiedlichen Rollen dokumentiert abbilden kann. |


















