Berichtswesen / Dokumentation

Textmarken erfüllen die Funktion von Lesezeichen in einem Dokument und sind äußerst hilfreich bei der Erstellung umfangreicher Projektdokumentationen. Sie können an beliebiger Stelle positioniert werden, dienen als Ansprungpunkte zum schnellen Navigieren, verweisen auf andere Textstellen im Dokument und helfen bei einfachen Berechnungen. Olaf Clausen beschreibt in seinem Tipp, wie Sie Microsoft Word-Textmarken in Ihrer Projektdokumentation sinnvoll einsetzen. Mehr lesen

Es gibt viele Techniken und Strategien, um die Datenablage im DV-System zu organisieren - und alle haben ihre Vor- und Nachteile. Einige einfache Regeln und Hinweise sind aber in jedem Fall von Nutzen und können helfen, Daten zu sichern und den richtigen Workflow zu finden. Frank Gürgens hat in seinem Tipp einige Ratschläge zusammengestellt, die Sie vor Datenverlust und anderen bösen Überraschungen bewahren können. Mehr lesen

Die MindMapping-Software MindManager wird in der Projektarbeit vor allem zur Visualisierung eingesetzt. Komplexe Zusammenhänge lassen sich damit einfach darstellen und dem Projektteam leicht verständlich vermitteln. Doch das Tool bietet auch umfassende Möglichkeiten zur grafischen Auswertung. Robert Bruch und Dieter Schiecke zeigen in diesem Beitrag, wie Sie in der neuen Version X5 Pro des MindManagers projektrelevante Informationen mit Hilfe von Darstellungs- und Filtertechniken leicht erfassen und schnell auswerten können. Die vorgestellten Beispiele stehen Ihnen als Datei zum Download zur Verfügung. Mehr lesen

Wer in Microsoft Excel häufig mit Diagrammen arbeitet, kennt das Problem: Man möchte etwas darstellen, dessen Inhalt sich regelmäßig ändert. Eine heute erstellte Analyse ist aber schon im nächsten Monat nicht mehr aktuell, wenn Daten ergänzt werden. Erst wenn man den Quellbereich des Diagramms anpasst, zeigt Microsoft Excel das richtige Diagramm. Man kann Microsoft Excel aber auch dazu bringen, die Anpassung vollautomatisch vorzunehmen. Wie das geht und wie man auf diese Weise ein gut funktionierendes dynamisches Reporting aufbauen kann, beschreibt Tanja Kuhn in diesem Artikel. Die fertige Lösung können Sie als Microsoft Excel-Datei herunterladen. Mehr lesen

Informationen nützen nur etwas, wenn sie schnell zu finden sind. Durch systematisches Informationsmanagement sollte die Projektleitung deshalb sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter schnell auf alles Wichtige zugreifen kann. Dazu müssen zu Projektbeginn alle Abläufe und Strukturen des Informationssystems definiert und an die Bedürfnisse der Projektbeteiligten angepasst werden. Jürgen Rohr stellt eine Architektur für ein systematisches Informationsmanagement in Projekten vor und gibt Tipps für die Umsetzung. Mehr lesen

In vielen Projekten gibt es keine zentrale Datenhaltung. Dokumente und Informationen sind oft schwer aufzufinden, mühsame Suchaktionen kosten Zeit und Geld. Stefan Gregorzik empfiehlt deshalb: "Kein Projekt ohne zentrale, softwaregestützte Projektakte." In seinem Beitrag erklärt er, wie Sie mit der richtigen Tool-Kombination für Ordnung im Projekt sorgen können. Er zeigt Möglichkeiten auf, um Projektdaten konsistent und aktuell zu halten, einen zentralen Datenzugriff für alle Projektbeteiligten zu ermöglichen und eine Projektplanung und -verfolgung einfach anzulegen. Mehr lesen

Microsoft Excel bietet gute Möglichkeiten, um Daten mit Hilfe von Formularen einheitlich zu erfassen. Oft müssen diese Daten allerdings später umständlich manuell gesammelt und zusammengefasst werden, um sie auswerten zu können. Das Problem lässt sich elegant lösen, indem man die dezentral erfassten Daten automatisch in einer zentralen Datenbank, z.B. in einer Microsoft Excel-Tabelle speichert. Wie das geht, zeigt Tanja Kuhn in diesem Beitrag. Am Beispiel einer monatlichen Projektzeiten-Abrechnung für Mitarbeiter erfahren Sie, wie Sie eine gute Vorlage in Microsoft Excel aufbauen und die erfassten Daten für spätere statistische Auswertungen in einer Datenbank sammeln können. Die Autorin führt Sie dabei Schritt für Schritt durch den Erstellungsprozess und macht Sie auf Fallen und Hindernisse aufmerksam. Mehr lesen

Egal, ob es sich um eine einfache Checkliste, eine Reisekostenabrechnung oder einen Statusbericht handelt – Formulare findet man in der Projektarbeit überall. Einen Beitrag zur effizienten Arbeit leisten sie jedoch nur, wenn sie ein einheitliches Erscheinungsbild aufweisen. Schon einfache, zentral verwaltete Formulare erfüllen diese Anforderung. "Intelligente" Formulare nehmen dem Team zusätzlich Hand- bzw. Rechenarbeit ab. Tanja Kuhn führt Sie in diesem Beitrag Schritt für Schritt durch die Erstellung eines Projektauftrag-Formulars in Microsoft Word. Sie erfahren außerdem, wie sich bestimmte Funktionen durch einfache VBA-Routinen vereinfachen und automatisieren lassen. Mehr lesen

Wichtiger Baustein erfolgreicher Projektarbeit ist eine funktionierende und effektive Kommunikation. Hierzu gehören Projektberichte, die meist in periodischen Abständen präsentiert und häufig mit Microsoft PowerPoint angefertigt werden. Verwendet man dafür Vorlagen, sichert das einerseits ein einheitliches Erscheinungsbild der Projektberichte und spart andererseits Zeit, die sonst für langwierige Formatierungsarbeiten aufgewendet wird. Dieter Schiecke zeigt in diesem Artikel, wie Sie dabei in Microsoft PowerPoint 97/2000 vorgehen. Zwei Beispielvorlagen zum Herunterladen helfen Ihnen bei der praktischen Umsetzung. Mehr lesen