Controlling - Wie überwache ich mein Projekt?
Ein Projekt ohne Controlling ist wie Auto fahren nach Gehör - der Crash ist vorprogrammiert. Um das Projekt auf der Spur zu halten, muss der Projektleiter Soll- und Ist-Daten im Blick haben. Termintreue, inhaltlicher Fortschritt und Kostentreue sind permanent zu überprüfen. Hierbei geht es nicht um Mitarbeiterkontrolle oder Erbsenzählerei. Die Kunst besteht darin, aussagefähige Daten zu erheben, um bei Planabweichungen geeignete Korrekturmaßnahmen einleiten zu können. Das Handwerkszeug für diese anspruchsvolle Aufgabe erhalten Sie hier.
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Einführung in Projektcontrolling
Die erfolgreiche Abwicklung eines Projekts erfordert neben einer ausgefeilten Planung auch ein Instrument zu seiner Überwachung, Steuerung und Lenkung. Diese Aufgaben nimmt das Projektcontrolling wahr. Jürgen Wedelstaedt erläutert dessen Grundlagen: Zunächst beschäftigt er sich mit dem Begriff und den Aufgaben des Projektcontrollings und mit dem Soll-Ist-Vergleich. Mehr lesen
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Projektcontrolling: Kosten, Termine und Leistung pragmatisch überwachen
Wer explodierende Kosten, überzogene Termine oder schlechte Produktqualität vermeiden will, kommt an einer wirksamen Controllingstruktur nicht vorbei. Nur so können Auftraggeber und Projektleitung den Projektverlauf im Griff behalten. Eine solche Struktur lässt sich auch in kleinen Projekten mit wenig Aufwand einrichten. Dr. Martin Kärner beschreibt in seinem Beitrag, was ein wirksames Controlling bringt und wie es aufgebaut werden kann. Mehr lesen
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Projektcontrolling: Der Informations- und Datenfluss
Schlecht organisierte und abgestimmte Informations- und Datenflüsse können selbst das ausgefeilteste Controllingsystem zu Fall bringen. Ein solches System kann nur funktionieren, wenn alle Beteiligten es akzeptieren und ihre Pflichten kennen. Dr. Martin Kärner beschreibt in seinem Beitrag die Schnittstellen im System der Daten- und Informationsflüsse und erklärt, was Projektleiter beim Aufbau einer Projektkommunikation zu Controllingzwecken beachten sollten. Mehr lesen
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Projektcontrolling: Den Controllingprozess vereinfachen und standardisieren
Projektcontrolling ist die Basis des Projekterfolgs. Doch was bringt es, wenn ein übertriebener Controllingaufwand das Budget sprengt und die Mitarbeiter von ihrer fachlichen Projektarbeit abhält? Nichts als Ärger und Akzeptanzprobleme für das Controllingsystem. Deshalb ist es wichtig, Controllingprozesse zu standardisieren und zu vereinfachen. Dr. Martin Kärner beschreibt in seinem Beitrag, wie Projektleiter dabei am besten vorgehen und gibt zahlreiche Praxistipps. Mehr lesen
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Kleine Projekte
Teil 2: Wichtige Daten effizient erheben
Kleine Projekte stehen fast immer unter Zeitdruck. Darunter leidet oft die allgemeine Verwaltung – vor allem während der Durchführung des Projekts. Doch auch wenn wenig Zeit bleibt, können wir auf Verwaltung nicht verzichten, denn der Kunde erwartet auch bei einem kleineren Projektvolumen eine professionelle Begleitung. Olaf Clausen zeigt wie Sie während der Durchführung Ihrer Projekte effizient Daten erheben. Mehr lesen
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Zeiterfassung mit Microsoft Excel
Teil 1: So gestalten Sie Ihren Stundenzettel komfortabel
Viele Projektmitarbeiter schreiben ihre Arbeitszeiten in Microsoft Excel-Tabellen, da diese eine flexible Auswertung der persönlichen Projektarbeitszeiten ermöglichen. Ignatz Schels stellt in diesem mehrteiligen Beitrag eine praktische Microsoft Excel-Lösung vor, mit der sich Arbeitszeiten projektbezogen erfassen und auswerten lassen. Im ersten Teil erfahren Sie, wie Sie eine komfortable Monatstabelle aufbauen, mit der Mitarbeiter ihre Ist-Zeiten erfassen. Die Beispieldatei können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen. Mehr lesen
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Zeiterfassung mit Microsoft Excel
Teil 2: Stundentabellen für Projektmitarbeiter automatisch erzeugen
Microsoft Excel-Tabellen ermöglichen es, persönliche Projektarbeitszeiten einfach zu erfassen und flexibel auszuwerten. Im zweiten Teil dieser Artikelfolge stellt Ignatz Schels eine Makrolösung vor, mit der sich individuelle Monatstabellen für Mitarbeiter automatisch und zeitsparend erzeugen lassen. Das Makro berücksichtigt dabei, welchen Projekten der jeweilige Mitarbeiter im ausgewählten Monat zugeordnet ist. Die einsatzbereite Microsoft Excelmappe können Sie mit dem Artikel herunterladen. Mehr lesen
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Microsoft Project:
Kostenplanung und -überwachung
Nur wer die Möglichkeiten kennt, die ein Software-Tool bietet, kann sie auch nutzen. Das gilt auch für die Werkzeuge, die Microsoft Project für die Kostenplanung und Überwachung bietet. Dieser Beitrag von Stavros Georgantzis und Johann Strasser gibt einen systematischen Überblick über die einzelnen Kostenfelder und liefert praktische Hinweise zu ihrer Verwendung. Sie erfahren, wie Sie sich einen detaillierten Überblick über den Kostenfortschritt verschaffen, wie Sie die Ist-Kosten nachträglich anpassen können und was bei Reisekosten, Übernachtung und Spesen zu beachten ist. Mehr lesen
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Projektstatusabfragen erfolgreich durchführen
Stellen Sie sich vor, Sie sind Programm Manager und haben die Verantwortung für mehrere Projekte. Ihre Aufgabe ist es, die Projekte zu überwachen und gegenüber dem Lenkungsausschuss zu berichten. Dazu müssen Sie regelmäßig den Status der einzelnen Projekte vom jeweiligen Projektleiter erfragen. Doch dieser stellt sein Projekt möglicherweise besser dar, als es der Wirklichkeit entspricht. Petra Berleb beschreibt in diesem Tipp, was Sie tun können, um dennoch den tatsächlichen Status des Projekts herauszufinden. Mehr lesen
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Daten aufbereiten und auswerten
Projektkosten analysieren und auswerten mit Excel
Teil 1: Techniken und Funktionen
Wenn es in Projekten um die Untersuchung der Kosten geht, führt auch beim Einsatz ausgefeilter Projektmanagement-Software kaum ein Weg an Microsoft Excel vorbei. Dieter Schiecke erläutert in seinem Beitrag am Beispiel einer Halbjahresauswertung, mit welchen Techniken und Funktionen Sie in Microsoft Excel komprimierte, übersichtliche und punktgenaue Auswertungen zu den Projektkosten erstellen können. Im ersten Teil erfahren Sie, wie Sie eine Liste mit Projektkosten nach Projekten, Monaten bzw. Kostenarten auswerten und dabei mit Filtern, der Gliederungsfunktion und der Anzeige von Teilergebnissen arbeiten. Teil 2 beschreibt, wie Sie prägnante Übersichten und aussagekräftige Diagramme Ihrer Daten in einem gesonderten Arbeitsblatt erzeugen. Diese Form der Auswertung eignet sich vor allem für umfangreiche Übersichten und Präsentationen. Mehr lesen
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Projektkosten analysieren und auswerten mit Excel
Teil 2: Eine Übersicht erstellen
Im ersten Teil dieses Beitrags wurden am Beispiel einer Halbjahres-Auswertung Techniken vorgestellt, um mit Microsoft Excel eine Liste von Projektkosten nach unterschiedlichen Kriterien auszuwerten. Oft ist es jedoch nicht erwünscht, Veränderungen direkt in der Datenbasis vorzunehmen. In diesem zweiten Teil zeigt Dieter Schiecke, wie Sie die Kosten in separaten Arbeitsblättern, getrennt nach Projekt, Monat und Kostenart auswerten und mit aussagekräftigen Diagrammen ergänzen können. Zusätzlich werden Pivot-Tabellen verwendet, um die Auswertungen flexibel darzustellen. Mehr lesen
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Schnelleinstieg in Microsoft Project 98 und 2000
Von der Planung zur Überwachung
Teil 4: Das Projekt starten, überwachen und abschließen
Die Planung ist abgeschlossen, das Projekt gestartet. Nun muss geprüft werden, ob Kosten und Zeit im Plan bleiben. Ignatz Schels zeigt Ihnen, welche Werkzeuge Microsoft Project zur Fortschreibung und Überwachung bietet. Außerdem erfahren Sie, wie Sie mit individuellen Tabellen und Filtern den Überblick verbessern, Planungsänderungen nachvollziehbar dokumentieren und einen aussagekräftigen Bericht für den Projektabschluss erstellen. Mehr lesen
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Microsoft Project: Kosten nach benutzerspezifischen Kriterien auswerten
Bei der Planung von Projekten interessieren neben den Termin- und Aufwandsergebnissen vor allem auch die Kosten. Besonders wenn es darum geht, Budgets für die einzelnen Projektphasen oder "Deliverables" zu beantragen, müssen die Kosten eindeutig ermittelt und zugeordnet werden können. Stavros Georgantzis zeigt in seinem Beitrag, wie sich Kosten innerhalb von Microsoft Project 2002 und 2003 transparent darstellen, aufbereiten und auswerten lassen. Das dargestellte Vorgehen können Sie analog verwenden, um andere Parameter – zum Beispiel Arbeit – auszuwerten. Mehr lesen
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Kleine Projekte
Teil 4: Projektanalyse mit Kennzahlen
Das Projekt ist abgeschlossen, die Software läuft beim Kunden. Aber war das Projekt erfolgreich? In diesem Artikel über kleine Projekte stellt Ihnen Olaf Clausen einen Vorschlag zur Erfolgsmessung von Projekten vor. Er geht außerdem auf die Behandlung von Bugfixes, Updates und Supportanfragen ein. Mehr lesen
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Plan und Realität effizient vergleichen: Projektcontrolling mit Earned Value Management
Wo steht das Projekt? Passt der Projektfortschritt zu den bisherigen Ausgaben und dem Zeitaufwand? Wenn der Kunde dem Projektteam diese Fragen stellt, bekommt er unterschiedliche Antworten – je nachdem, ob er mit dem Arbeitspaketverantwortlichen, dem Buchhalter oder dem Terminplaner spricht. Mittels Earned Value Management, der Projektsteuerung nach Fertigstellungswert, ist dagegen eine schnelle, einheitliche Positionsbestimmung möglich. Planung und Realität werden über einfache Messgrößen verglichen. Dr. Georg Angermeier erläutert in seinem Beitrag, wie diese Controlling-Methode funktioniert. Falls Sie die Methode gleich selber ausprobieren möchten, können Sie dazu die mitgelieferte Microsoft Excel-Vorlage verwenden. Mehr lesen
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Earned Value-Analyse mit Microsoft Project
Wenn jemand nach dem Stand eines Projekts fragt, kommen in den meisten Antworten Größen wie der (ungefähre) Fertigstellungsgrad, das Budget, die Plan- und Ist-Kosten und der Endtermin vor. Lässt sich mit solchen Werten der Stand des Projekts darstellen? Johann Strasser und Stavros Georgantzis von The Project Group zeigen in ihrem Beitrag die Grenzen der genannten Kennzahlen auf und stellen so den Sinn des Earned Value heraus. Dabei steht die direkte Umsetzung in Microsoft Project im Vordergrund. Mehr lesen
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Meilenstein-Trendanalyse (MTA): Hausmittel gegen Terminrisiken
International kaum beachtet, fristet die Meilenstein-Trendanalyse (MTA) ein bescheidenes Dasein in einigen deutschen Lehrbüchern und Schulungsunterlagen. Zu Unrecht, denn diese Methode zur Überwachung des Zeitplans ist einfach anzuwenden und gibt einen Überblick über die wesentlichen Stationen des Projekts. Für Präsentationszwecke eignet sie sich besonders gut, da sie die Informationsflut auf die entscheidenden Aussagen reduziert. Dr. Georg Angermeier beschreibt in seinem Beitrag das praktische Vorgehen bei der MTA und zeigt anhand verschiedener Beispiele, welche Warnsignale Sie beim Kurvenverlauf beachten sollten. Das mitgelieferte Microsoft Excel-Beispiel gibt eine Anregung, wie Sie die Kurven ansprechend darstellen können. Mehr lesen
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Einfache Kosten- und Terminüberwachung in Excel
Teil 1: Der Projektplan
Wenn es um PM-Software geht, ziehen viele Projektarbeiter das Tabellenkalkulations-Programm Microsoft Excel gegenüber komplexen und damit schulungsintensiven PM-Systemen vor. Microsoft Excel kann zwar nicht alles, was ausgereifte PM-Systeme leisten, hinsichtlich seiner Flexibilität ist es ihnen aber überlegen. Ignatz Schels zeigt in diesem Beitrag, wie Sie Microsoft Excel für die Planung und Fortschrittskontrolle kleiner bis mittlerer Projekte verwenden können. Im ersten Teil der zweiteiligen Artikelfolge erfahren Sie, wie Sie einen übersichtlichen Projektplan in Microsoft Excel ab Version 97 erzeugen, der die Basis für die spätere Kosten- und Terminüberwachung bildet. Das Beispielprojekt können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen. Mehr lesen
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Einfache Kosten- und Terminüberwachung in Excel
Teil 2: Kostentrend- und Meilensteintrend-Analyse
Nachdem Sie im ersten Teil den zugrunde liegenden Projektplan für eine einfache Kosten- und Terminüberwachung in Microsoft Excel erstellt haben, zeigt Ignatz Schels im zweiten und letzten Teil des Beitrags, wie Sie aus den Daten eine übersichtliche Kosten- und Meilensteintrendanalyse erzeugen. Außerdem erfahren Sie, wie sich wiederkehrende Schritte mit Hilfe eines Makros automatisieren lassen, damit Sie diese nicht bei jeder Aktualisierung des Projektplans wiederholen müssen. Die fertige Lösung können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen. Mehr lesen
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