Speziallösungen mit Microsoft Excel
Mit Microsoft Excel ist es möglich, auch komplexe Spezialaufgaben des Projektmanagements zu unterstützen. So enthält dieses Spotlight Lösungen für die SWOT-Analyse, das Testmanagement in IT-Projekten oder ein Endlosprotokoll zur projektbegleitenden Dokumentation offener Punkte. Sogar Daten aus mehreren Teilprojektdateien können mit Hilfe von ODBC für ein übergreifendes Controlling in Excel zusammengeführt werden. Die dafür mitgelieferten Vorlagen lassen sich mit allen Excel-Versionen verwenden. Außerdem erfahren Sie in diesem Spotlight, wie Sie Excel effizient für vielfältige Aufgaben im Projektmanagement einsetzen können. Einige dieser Anleitungen setzen die neuen Funktionen von Excel 2007 voraus.
Spotlight (90 Seiten)
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Protokollieren, Strategien entwickeln, Testen und Daten zusammenführen
Das Endlosprotokoll mit Microsoft Excel
Kein Projekt kommt ohne Besprechungen aus. Die Besprechungsinhalte werden protokolliert und an die Teilnehmer versandt. Doch bei der Vielzahl an Besprechungen können sich schnell zahlreiche Dokumente anhäufen. Wie kann man hier die Übersicht behalten? Dr. Thomas Mathoi stellt Ihnen dazu eine besonders effiziente Methode vor: Das Endlosprotokoll. Von der ersten bis zur letzten Projektbesprechung werden alle Besprechungspunkte in einer einzigen Excel-Liste erfasst. Filter ermöglichen es dem Projektleiter, u.a. schnell eine Übersicht über sämtliche Aufgaben, Termine oder Zuständigkeiten zu bekommen. Die Beispieldatei können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen. Mehr lesen
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Auswertung leicht gemacht
SWOT-Analyse mit Microsoft Excel
Die SWOT-Analyse ist in der strategischen Planung ein wichtiges Instrument für die Entscheidungsfindung. Bei der Auswertung der Analysedaten kann Microsoft Excel wertvolle Hilfe leisten. Der Anwender behält so selbst bei einer großen Datenmenge einen guten Überblick und kann komplexe Zusammenhänge zu einfachen Aussagen verdichten. Ignatz Schels stellt eine Excel-Lösung vor, in der die eigentliche SWOT-Analyse um eine strukturierte Bestimmung der Stärken und Schwächen erweitert wurde. Die Excel-Arbeitsmappe können Sie als Vorlage zusammen mit dem Artikel herunterladen. Mehr lesen
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Testmanagement in IT-Projekten
Teil 2: Ein einfaches Testwerkzeug auf Excel-Basis
Da IT-Projekte selten ohne Fehler verlaufen, kommt man um ein Testmanagement nicht herum. Kommerzielle Test-Suiten sind jedoch als Test-Werkzeug meist überdimensioniert, da ihr Leistungsumfang die Anforderungen vieler IT-Projekte übersteigt. Dass oft auch einfache Mittel ausreichen, zeigt Bernhard Schloß in diesem zweiten und letzten Teil der Artikelfolge: Er stellt eine einfache Excel-Lösung vor, die alle grundlegenden Funktionen und Inhalte eines Testwerkzeugs bietet. Die mitgelieferte Beispieldatei kann der Anwender leicht an seine spezifischen Fragestellungen anpassen und weiterentwickeln. Mehr lesen
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Verteilte Excel-Daten mit ODBC zusammenführen
Wer Projekte plant, steuert und überwacht, hat in der Praxis mit vielen Daten zu tun und die sind nicht immer komfortabel in einigen wenigen Dateien untergebracht. Für die Auswertung müssen die Daten oft erst mühsam zusammenkopiert werden – eine Aufgaben, die sich mit Hilfe von ODBC (open database connectivity), einer von Microsoft entwickelten Datenbank-Schnittstelle, erheblich vereinfachen lässt. Ignatz Schels führt anhand eines praktischen Beispiels in die Arbeitstechniken von ODBC ein und zeigt, wie Sie damit Teilprojekt-Daten aus verschiedenen Arbeitsmappen in einer zentralen Projektübersicht zusammenführen können. Die Beispieldateien können Sie gemeinsam mit dem Artikel herunterladen. Mehr lesen
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Excel-Techniken für Projektmanager
Blasendiagramme in Excel: Projektvergleich nach Quantität und Qualität
In den meisten Unternehmen laufen mehrere Projekte parallel. Projekt-Lenkungsgremien prüfen in periodischen Abständen die Effektivität der einzelnen Projekte und entscheiden über deren weitere Zukunft. Zur besseren Beurteilung lassen sich dabei sowohl quantitative als auch qualitative Parameter heranziehen. Für einen Vergleich müssen diese allerdings verständlich zusammengefasst und übersichtlich dargestellt werden. Dieter Schiecke zeigt, wie sich diese Aufgabe mit Hilfe eines Blasendiagramms in Microsoft Excel elegant lösen lässt. Mehr lesen
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Matrixformeln als nützliche Helfer in Microsoft Excel
Wer das Wort "Matrix" hört, denkt dabei vielleicht unwillkürlich an komplizierte Formeln für Experten. Doch keine Angst: Matrixformeln in Microsoft Excel sind leicht zu erstellen. Sie beziehen sich – im Gegensatz zu den besser bekannten Einzelwertformeln – auf einen ganzen Zellbereich und ermöglichen es, auch kompliziertere Aufgabenstellungen einfach zu lösen. Tanja Kuhn stellt die prinzipielle Funktionsweise von Matrixformeln vor und gibt einige Anwendungsbeispiele als Anregung. Mehr lesen
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Wichtige Informationen auf einen Blick
Die Bedingte Formatierung in Excel 2007
Teil 1: Daten einfach und schnell hervorheben
Wenn eine Tabelle zu groß wird, geht schnell die Übersicht verloren. Abhilfe schafft die "Bedingte Formatierung" in Excel, mit der Sie wichtige Informationen stets im Blick behalten. In Version 2007 hat Microsoft den Umfang dieser Funktion deutlich erweitert und zugleich die Bedienung erleichtert. Wie Sie mit der Bedingten Formatierung arbeiten und mit wenigen Mausklicks z.B. doppelte Datensätze, identische Zahlenwerte, Projekttermine im kommenden Monat oder Daten außerhalb bestimmter Grenzen hervorheben, zeigt Dieter Schiecke im ersten Teil dieses Beitrags. Im zweiten und abschließenden Teil erfahren Sie, wie Sie die neuen Funktionen wie Datenbalken, Farbskalen und Symbole individuell anpassen und verwenden. Mehr lesen
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Wichtige Informationen auf einen Blick
Die Bedingte Formatierung in Excel 2007
Teil 2: Mit grafischen Elementen arbeiten
Nachdem Sie im ersten Teil des Beitrags erfahren haben, wie Sie Daten mit Hilfe der bedingten Formatierung in Excel 2007 schnell und einfach hervorheben können, zeigt Dieter Schiecke in diesem zweiten und abschließenden Teil, wie Sie Datenbalken, Farbskalen und Symbole einsetzen und individuell anpassen, um übersichtliche Statusberichte zu erstellen. Lernen Sie außerdem nützliche Techniken kennen, um alle bedingten Formate im Tabellenblatt aufzuspüren, Formate auf andere Bereiche zu übertragen oder sie zu löschen. Mehr lesen
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Auswahllisten in Excel erstellen
Um Auswertungen in Excel zu erstellen, müssen alle Projektdaten fehlerfrei eingetragen werden. Schon Buchstabendreher oder Leerzeichen führen dazu, dass beim Filtern ein oder mehrere Datensätze fehlen und eine Auswertung nicht mehr einwandfrei ist. Eine korrekte Datenerfassung lässt sich sicherstellen, indem man die Excel-Felder mit Listen hinterlegt, aus denen man die entsprechende Eingabe wählen kann. Dieter Schiecke erklärt, wie man solche Auswahllisten anlegt. Mehr lesen
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Mittelwerte in Excel berechnen – aber richtig!
Wenn Sie mit Microsoft Excel ein arithmetisches Mittel berechnen möchten, können Sie dafür die "Mittelwert"-Funktion verwenden. Doch diese hat gewisse Eigenheiten – wer sie nicht beachtet, erhält leicht ein falsches Ergebnis. Dieter Schiecke beschreibt, wie Sie Fehler vermeiden und wie Sie mit Hilfe einer Matrixformel auch gewichtete Mittelwerte einfach berechnen können. Mehr lesen
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Zeiten in Microsoft Excel runden
Sicher kennen Sie das von Ihrem Mobilfunkanbieter: Es gibt Tarife, die immer automatisch auf 1 Minute aufrunden, auch wenn Sie nur 30 Sekunden telefoniert haben. Auch andere Branchen rechnen in Zeitintervallen ab: z.B. Kfz-Mechaniker oder Servicetechniker, die jede angefangene halbe oder viertel Stunde in Rechnung stellen. Dieter Schiecke zeigt in diesem Tipp, welche Funktionen Microsoft Excel für das Runden bietet und was Sie beachten müssen, wenn Sie diese Funktionen für die Zeitrechnung verwenden wollen. Mehr lesen
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Fehler beim Runden in Microsoft Excel vermeiden
Zum Runden von Zahlen bietet Microsoft Excel unter anderem die einfach zu handhabende Funktion "VRUNDEN". Sie wird oft dazu verwendet, Beträge in einer bestimmten Schrittweite zu runden. Trotz der einfachen Syntax hat die Funktion einen Haken: Sie liefert nicht immer ein korrektes Ergebnis. Tanja Kuhn und Kathrin Rykart zeigen Ihnen, wie Sie das Problem elegant umgehen können. Mehr lesen
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Einfache Excel-Beispiele fürs Projekt
Microsoft Excel - Offene Aufgaben auf einen Blick
Wenn Sie Aufgaben oder Arbeitspakte in einem Projekt mit Hilfe von Microsoft Excel-Listen verwalten, werden Sie in regelmäßigen Abständen wissen wollen, welche der Aufgaben oder Arbeitspakete noch nicht beendet wurden. Dazu brauchen Sie aber nicht Zeile für Zeile Plan- und Ist-Daten miteinander zu vergleichen, sondern können Microsoft Excel die Arbeit überlassen. Dieter Schiecke zeigt in diesem Tipp, wie Sie Schritt für Schritt vorgehen müssen, damit Microsoft Excel alle unerledigten Aufgaben farbig hervorhebt. Guido Fergin, ein Leser des Projekt Magazins, hat uns einen Vorschlag geschickt, wie man die hier vorgestellte Lösung um eine praktische Funktion erweitern kann. Er beschreibt, wie sich zusätzlich auch Aufgaben hervorheben lassen, deren Termin bereits überschritten wurde. Wie das im Einzelnen geht, lesen Sie am Ende dieses Tipps. Mehr lesen
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Projektstatus in Exceltabellen abfragen
Wenn Sie mehrere Projekte zu verwalten haben, stellt sich häufig die Frage, welche davon tagesaktuell noch laufen und welche bereits abgeschlossen sind. Oder aber Sie benötigen für Quartals- und Halbjahres-Auswertungen Informationen darüber, welche Projekte zu einem bestimmten Zeitpunkt aktiv bzw. schon beendet waren. Mit Hilfe von Microsoft Excel können Sie solche Auswertungen mit nur wenigen Handgriffen erstellen. Dieter Schiecke verrät Ihnen in diesem Tipp, wie Sie Schritt für Schritt solche Statusabfragen realisieren und welche Funktionen Sie dafür einsetzen. Mehr lesen
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Mit der Excel-Funktion "Spezialfilter" eine flexible Projektkostenauswertung aufbauen
Sie benötigen alle Daten zu einem bestimmten Projekt oder wollen wissen, an welchem Projekt welche Mitarbeiter mit welchem Zeitvolumen beteiligt waren? Solche oder ähnliche Fragen lassen sich in Microsoft Excel komfortabel durch den Einsatz des "Spezialfilters" beantworten. Diese Funktion lässt auch komplexe Kriterien zur Auswertung Ihrer Projektdaten zu und kopiert das Ergebnis auf Wunsch in einen beliebigen Bereich des Arbeitsblatts. Dieter Schiecke beschreibt, wie Sie mit Hilfe des "Spezialfilters" eine flexible Projektkostenauswertung aufbauen können. Mehr lesen
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Mit wenigen Klicks einen Jahreskalender in Microsoft Excel erstellen
Ein Kalender, der jedes Jahr erneut verwendet werden kann, lässt sich in Excel mit wenigen Formeln anlegen – z.B. für Jahresübersichten von Meilensteinen, Mitarbeiterverfügbarkeiten oder Zahlungsterminen. Ignatz Schels zeigt, wie Sie dazu am besten vorgehen. Mehr lesen
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