Microsoft Excel wird sehr oft als Projektmanagement-Software eingesetzt – sei es für die Planung, das Controlling, die Zeiterfassung oder die Analyse von Projektdaten. In diesem Spotlight erhalten Sie Empfehlungen und Anleitungen, wie Sie die Funktionen von Microsoft Excel für Ihre Projektarbeit einsetzen können. Die zahlreichen Vorlagen und Arbeitshilfen zu den einzelnen Beiträgen ermöglichen Ihnen eine schnelle Umsetzung.
Inhalt des Spotlights |
| Terminplanung visualisieren |
 
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Projektberechnung und Visualisierung mit Excel
Teil 1: Anleitung zur Terminplanung
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Projektberechnung und Visualisierung mit Excel
Teil 2: Projektkosten berechnen und steuern
Neben der Planung und Kontrolle von Terminen spielt die Übersicht über die Kosten eine große Rolle. Hier hat Excel wohl seine größten Vorteile gegenüber spezialisierter Projektmanagement–Software und wird deshalb auch gern und oft eingesetzt. Dieter Schiecke stellt im zweiten Teil dieser Serie Techniken vor, die typische Probleme lösen.
Der Artikel umfasst 6 Seiten.
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Projektberechnung und Visualisierung mit Excel
Teil 3: Projektdauer visualisieren mit einfachen Balken
Nach der Berechnung der finanziellen und zeitlichen Ressourcen geht es jetzt darum, die Dauer von Projekten oder einzelnen Phasen visuell attraktiv und übersichtlich aufzubereiten. Auch hier lassen sich mit Excel schnell Lösungen aufbauen, die optisch ansprechend und aussagekräftig sind. Vorgestellt werden in dieser und den beiden nächsten Folgen drei Varianten, mit denen Sie den kompletten Projektverlauf oder einzelne Projektphasen in Excel anhand von Gantt–Diagrammen grafisch darstellen können.
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Projektberechnung und Visualisierung mit Excel
Teil 4: Projektdauer visualisieren per Balkendiagramm
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Projektberechnung und Visualisierung mit Excel
Teil 5: Automatische Balkenlänge und Zeitleiste
Im letzten Teil dieser Serie beschreibt Dieter Schiecke die Abbildung der Projektdauer basierend auf dem Einsatz von Tabellenfunktionen und der Bedingten Formatierung. In dieser komfortablen Variante werden, entsprechend der Projekttermine, die Balken für die Zeitleiste automatisch gebildet.
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Projektberechnung und Visualisierung mit Excel
Teil 6: Übersichtliche grafische Gliederung von Projekten
Wie sich in Excel die Dauer eines Projekts grafisch abbilden lässt, haben wir bereits in einer mehrteiligen Artikelfolge beschrieben. Dass sich das Ergebnis noch komfortabler gestalten lässt, zeigte uns einer unserer Leser – er erweiterte die vorhandene Lösung kurzerhand um einige nützliche Funktionen. Mit welchem Trick sich Projekte, Teilaufgaben und Meilensteine farbig unterscheiden lassen und wie einzelne Vorgänge zur besseren Übersicht ein– und ausgeblendet werden können, lesen Sie in diesem Beitrag von Jürgen Stagge. Damit Sie die fertige Lösung sofort ausprobieren können, stellen wir sie Ihnen als Datei zur Verfügung.
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Projekte überwachen und steuern |
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Einfache Kosten– und Terminüberwachung in Excel
Teil 1: Der Projektplan
Wenn es um PM–Software geht, ziehen viele Projektarbeiter das Tabellenkalkulations–Programm Excel gegenüber komplexen und damit schulungsintensiven PM–Systemen vor. Excel kann zwar nicht alles, was ausgereifte PM–Systeme leisten, hinsichtlich seiner Flexibilität ist es ihnen aber überlegen. Ignatz Schels zeigt in diesem Beitrag, wie Sie Excel für die Planung und Fortschrittskontrolle kleiner bis mittlerer Projekte verwenden können. Im ersten Teil der zweiteiligen Artikelfolge erfahren Sie, wie Sie einen übersichtlichen Projektplan in Excel ab Version 97 erzeugen, der die Basis für die spätere Kosten– und Terminüberwachung bildet. Das Beispielprojekt können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen.
Der Artikel umfasst 9 Seiten.
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Einfache Kosten– und Terminüberwachung in Excel
Teil 2: Kostentrend– und Meilensteintrend–Analyse
Nachdem Sie im ersten Teil den zugrunde liegenden Projektplan für eine einfache Kosten– und Terminüberwachung in Excel erstellt haben, zeigt Ignatz Schels im zweiten und letzten Teil des Beitrags, wie Sie aus den Daten eine übersichtliche Kosten– und Meilensteintrendanalyse erzeugen. Außerdem erfahren Sie, wie sich wiederkehrende Schritte mit Hilfe eines Makros automatisieren lassen, damit Sie diese nicht bei jeder Aktualisierung des Projektplans wiederholen müssen. Die fertige Lösung können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen.
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Fix und fertig: Excel–Tool für die Earned Value Analyse
Das Excel–Tool EasyEarnedValueManager (EasyEVM) ermöglicht es, die Vorteile der Earned Value Analyse auch für kleinere Projekte nutzbar zu machen, für die der erforderliche Aufwand ansonsten zu hoch wäre. Detlef Zimmermann stellt das Tool mit seinem Beitrag zur Verfügung und liefert eine ausführliche Nutzungsbeschreibung. Das Tool kann ab der Excel–Version 2000 verwendet werden.
Der Artikel umfasst 15 Seiten.
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Projekte sicher steuern mit einem Cockpitchart in Excel
Sie sind für das Programmmanagement verantwortlich und benötigen für die Geschäftsleitung eine aussagekräftige Darstellung der Projektentwicklung? Oder Sie möchten den Projektleitern Feedback zum Status ihrer Projekte geben? Ein "Projekt–Cockpit" in Excel kann Ihnen dabei gute Dienste leisten. Die von Tanja Kuhn und Dr. Andreas Leifeld vorgestellte Lösung ist flexibel einsetzbar und liefert eine grafisch übersichtliche Darstellung des Projektgeschehens. Die Autoren beschreiben den Aufbau des Cockpits Schritt für Schritt und stellen praxiserprobte Einsatzszenarien vor. Die fertige Lösung steht auch als Download zur Verfügung.
Der Artikel umfasst 9 Seiten.
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Projektdaten analysieren und auswerten |
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Projektkosten analysieren und auswerten mit Excel, Teil 1
Wenn es in Projekten um die Untersuchung der Kosten geht, führt auch beim Einsatz ausgefeilter Projektmanagement–Software kaum ein Weg an Excel vorbei. Dieter Schiecke erläutert in seinem Beitrag am Beispiel einer Halbjahresauswertung, mit welchen Techniken und Funktionen Sie in Excel komprimierte, übersichtliche und punktgenaue Auswertungen zu den Projektkosten erstellen können. Im ersten Teil erfahren Sie, wie Sie eine Liste mit Projektkosten nach Projekten, Monaten bzw. Kostenarten auswerten und dabei mit Filtern, der Gliederungsfunktion und der Anzeige von Teilergebnissen arbeiten. Teil 2 beschreibt, wie Sie prägnante Übersichten und aussagekräftige Diagramme Ihrer Daten in einem gesonderten Arbeitsblatt erzeugen. Diese Form der Auswertung eignet sich vor allem für umfangreiche Übersichten und Präsentationen.
Der Artikel umfasst 6 Seiten.
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Projektkosten analysieren und auswerten mit Excel, Teil 2
Im ersten Teil dieses Beitrags wurden am Beispiel einer Halbjahres–Auswertung Techniken vorgestellt, um mit Excel eine Liste von Projektkosten nach unterschiedlichen Kriterien auszuwerten. Oft ist es jedoch nicht erwünscht, Veränderungen direkt in der Datenbasis vorzunehmen. In diesem zweiten Teil zeigt Dieter Schiecke, wie Sie die Kosten in separaten Arbeitsblättern, getrennt nach Projekt, Monat und Kostenart auswerten und mit aussagekräftigen Diagrammen ergänzen können. Zusätzlich werden Pivot–Tabellen verwendet, um die Auswertungen flexibel darzustellen.
Der Artikel umfasst 7 Seiten.
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Pivot–Tabellen in Excel: Übersichtliche Auswertungen schnell erstellt
Pivot–Tabellen eignen sich hervorragend für wiederkehrende Auswertungen. Haben sich die zugrunde liegenden Daten geändert, genügen ein paar Mausklicks, um die Tabellen wieder zu aktualisieren. Tanja Kuhn zeigt in ihrem Beitrag, wie Sie aus einer Datenbank mit Hilfe von Pivot–Tabellen aussagekräftige Berichte erzeugen. Anhand zweier Praxisbeispiele erklärt sie die Vorgehensweise Schritt für Schritt und beschreibt, wie Sie die Auswertungen durch zusätzliche Berechnungen erweitern können. Damit Sie das vorgestellte Beispiel leicht nachvollziehen können, liefern wir Ihnen die Excel–Vorlage mit der Datenbank und den einzelnen Lösungsschritten gleich mit.
Der Artikel umfasst 6 Seiten.
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Nützliche Techniken zur komfortablen Lösung
Einfache Projektportfolio–Auswertung in Excel
Eine flexible Projektplanung bietet die Möglichkeit, Plandaten zu variieren und mit Alternativen zu arbeiten – eine wichtige Voraussetzung, um Risiken früh zu erkennen und abzuwehren. Standard–Projektmanagementsoftware ist für solche Aufgaben nicht immer optimal ausgerüstet, da der Fokus hier meist auf dem Vergleich zwischen "Plan" und "Ist" liegt. Mit Microsoft Excel lassen sich hingegen Planszenarien in allen Ausprägungen definieren. Ignatz Schels zeigt in seinem Beitrag, wie Sie mit Excel ein Projektportfolio aufsetzen und dieses mit Formularelementen, Matrixfunktionen und anderen nützlichen Techniken analysieren und auswerten.
Der Artikel umfasst 11 Seiten.
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Flexibles Reporting leicht gemacht: Dynamische Excel–Diagramme
Wer in Excel häufig mit Diagrammen arbeitet, kennt das Problem: Man möchte etwas darstellen, dessen Inhalt sich regelmäßig ändert. Eine heute erstellte Analyse ist aber schon im nächsten Monat nicht mehr aktuell, wenn Daten ergänzt werden. Erst wenn man den Quellbereich des Diagramms anpasst, zeigt Excel das richtige Diagramm. Man kann Excel aber auch dazu bringen, die Anpassung vollautomatisch vorzunehmen. Wie das geht und wie man auf diese Weise ein gut funktionierendes dynamisches Reporting aufbauen kann, beschreibt Tanja Kuhn in diesem Artikel. Die fertige Lösung können Sie als Excel–Datei herunterladen.
Der Artikel umfasst 6 Seiten.
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Ressourcenplanung und Zeiterfassung |
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Ressourcenmanagement im Mittelstand.
Teil 1: Ressourcen planen mit Excel – schnell und übersichtlich
Um eine erfolgreiche Ressourcenplanung im Mittelstand durchzuführen, muss man nicht immer auf teure und aufwändige Tools zurückgreifen. Ganz im Gegenteil: Eine einfache Darstellung der ungefähren Wochenarbeitszeit wird vom Projektteam oftmals eher akzeptiert, als ein mit detaillierten Informationen hinterlegtes Gantt–Diagramm. Gerhard Großberger stellt in diesem Beitrag eine Excel–Lösung vor, die Übersichtlichkeit und Funktionalität miteinander verbindet und sich problemlos auf die eigene Projektsituation anpassen lässt. Die fertige Lösung stellen wir Ihnen zusammen mit dem Artikel zum Download zur Verfügung.
Der Artikel umfasst 6 Seiten.
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Ressourcenmanagement im Mittelstand.
Teil 2: Auswertung der Ressourcenplanung
Der erste Teil dieser Artikelserie beschrieb, wie man mit Hilfe von Excel eine übersichtliche und funktionale Ressourcenplanung erstellt. In diesem zweiten und abschließenden Beitrag zeigt Gerhard Großberger, wie Sie die bereits vorhandene Excel–Lösung erweitern können, so dass Sie auch die Auslastung einzelner Mitarbeiter sowie der Fachbereiche oder Abteilungen über mehrere Projekte hinweg übersichtlich auswerten können. Die fertige Lösung stellen wir Ihnen gemeinsam mit dem Artikel zum Download zur Verfügung.
Der Artikel umfasst 5 Seiten.
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Zeiterfassung mit Excel
Teil 1: So gestalten Sie Ihren Stundenzettel komfortabel
Viele Projektmitarbeiter schreiben ihre Arbeitszeiten in Excel–Tabellen, da diese eine flexible Auswertung der persönlichen Projektarbeitszeiten ermöglichen. Ignatz Schels stellt in diesem mehrteiligen Beitrag eine praktische Excel–Lösung vor, mit der sich Arbeitszeiten projektbezogen erfassen und auswerten lassen. Im ersten Teil erfahren Sie, wie Sie eine komfortable Monatstabelle aufbauen, mit der Mitarbeiter ihre Ist–Zeiten erfassen. Die Beispieldatei können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen.
Der Artikel umfasst 7 Seiten.
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Zeiterfassung mit Excel
Teil 2: Stundentabellen für Projektmitarbeiter automatisch erzeugen
Excel–Tabellen ermöglichen es, persönliche Projektarbeitszeiten einfach zu erfassen und flexibel auszuwerten. Im zweiten Teil dieser Artikelfolge stellt Ignatz Schels eine Makrolösung vor, mit der sich individuelle Monatstabellen für Mitarbeiter automatisch und zeitsparend erzeugen lassen. Das Makro berücksichtigt dabei, welchen Projekten der jeweilige Mitarbeiter im ausgewählten Monat zugeordnet ist. Die einsatzbereite Excelmappe können Sie mit dem Artikel herunterladen.
Der Artikel umfasst 7 Seiten.
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Zeiterfassung mit Excel
Teil 3: Tabellen zusammenfassen und auswerten
Mit Excel können Sie Projektarbeitszeiten bequem erfassen und auswerten. In den ersten beiden Teilen dieser Artikelserie zeigte Ignatz Schels, wie Sie komfortable Stundenblätter mit Feiertags– und Kalenderwochenberechnung für Ihre Mitarbeiter erzeugen. In diesem dritten und letzten Teil erfahren Sie, wie Sie die Daten der Stundenblätter in einer zentralen Tabelle zusammenfassen und auswerten. Die fertige Lösung können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen.
Der Artikel umfasst 8 Seiten.
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Arbeitstechniken |
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Tipp: Schneller arbeiten mit Excel
Das Tabellenkalkulationsprogramm Excel kann weit mehr, als selbst geübte Anwender vermuten. Darunter fallen nicht nur komplizierte Berechnungen und ausgeklügelte grafische Darstellungen, sondern auch nützliche Befehle, die den Umgang mit Tabellen und Formeln erleichtern. Tanja Kuhn hat einige Tipps zusammengestellt, wie Sie mit diesen Ihre Arbeit in Excel beschleunigen können.
Der Artikel umfasst 2 Seiten.
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Tipp: In Microsoft Excel komfortabel mit verschiedenen Ansichten arbeiten
Haben Sie sich auch schon gewünscht, unterschiedliche Ansichten für Ihre Microsoft Excel Tabelle festzulegen und bei Bedarf schnell abzurufen? Oder verschiedene Filterkriterien beim Arbeiten mit dem Autofilter zu speichern, so dass Sie später rasch wieder darauf zurückgreifen können? Tanja Kuhn zeigt in ihrem Tipp, wie Sie dazu vorgehen.
Der Artikel umfasst 2 Seiten.
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Profitipps zur Datums– und Zeitberechnung in Excel
Wer in Excel die Dauer– und den Endtermin von Arbeitspaketen errechnen oder Meilensteine und Aufgaben im Überblick behalten möchte, kommt um das Thema Datums– und Zeitberechnung nicht herum. Das Prinzip dahinter ist zwar einfach, die Tücke steckt jedoch oft im Detail. Ignatz Schels erklärt in diesem Beitrag, wie Datums– und Zeitberechnung in Excel funktionieren, welche Berechnungsfunktionen wichtig sind und wo die Stolpersteine liegen. Die Beispiele können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen.
Der Artikel umfasst 7 Seiten.
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Nie mehr im Kalender nachsehen
Feiertage berechnen mit Excel
Excel bietet zahlreiche Funktionen zur Datums– und Zeitberechnung und ist damit hervorragend für Terminberechnungen aller Art geeignet. Einige dieser Funktionen können dabei sogar eine Liste mit Feiertagen berücksichtigen und diese als projektfreie Tage werten. Wer diese Liste nicht manuell erstellen möchte, indem er die Feiertage aus einem Kalender abtippt, erhält mit dem von Ignatz Schels vorgestellten Feiertagskalender eine universelle und leistungsfähige Lösung, die sogar die individuellen Regelungen der deutschen Bundesländer berücksichtigt. Die fertige Lösung können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen.
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Komfortable Projektformulare mit Excel erstellen
Ohne Formulare geht nichts im Projekt: Checklisten, Fragebögen, Besprechungsprotokolle und Statusberichte gehören zur Projektdokumentation wie Meilensteine und Strukturpläne. Da das Erstellen von Formularen nicht unbedingt zum Standard–Repertoire einer PM–Software gehört, weichen viele Anwender auf alternative Programme, wie z.B. MS Excel aus, das über alle benötigten Werkzeuge verfügt. Ignatz Schels erklärt in diesem Beitrag, wie die Formularwerkzeuge in Excel funktionieren und wie man sie benutzen kann, um komfortable Projektformulare zu erstellen. Alle Beispiele können Sie als Datei gemeinsam mit dem Artikel herunterladen.
Der Artikel umfasst 8 Seiten.
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