Häufig sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr. Für eine Führungskraft – egal ob in der Linie oder im Projekt – ist das fatal. Denn wer sich ständig in Details verzettelt, der leitet nicht mehr, vielmehr leidet er durch den Beruf. Dr. Martin Kärner, selbst viel beschäftigter Projektleiter, richtet sich mit diesem Artikel an alle, die sich gerne in der Arbeitsmenge und –vielfalt verlieren. Er gibt praxiserprobte Hinweise, wie man den Überblick bewahrt und die Zügel des Projekts in der Hand behält. Dabei können die Methoden des Projektmanagements Hilfestellung leisten.

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Auch in turbulenten Projektphasen lässt sich der Überblick bewahren und das notwendige Mindestmaß an Organisation aufrecht erhalten. Dazu muss man nur ein paar einfache Regeln befolgen. Cornelia Niklas hat für Sie einige praxiserprobte Ansätze zusammengestellt, die ohne großen Aufwand Wirkung zeigen. Finden Sie heraus, welche Methoden für Sie am besten geeignet sind und erleichtern Sie sich so die tägliche Projektarbeit.

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Eine wesentliche Führungsaufgabe von Projektleitern ist das Delegieren von Aufgaben oder Arbeitspaketen. Dabei muss der Projektleiter sicherstellen, dass der Mitarbeiter alle Vorgaben verstanden hat und über die Möglichkeiten verfügt, diese umzusetzen. Das klingt einfach, in der Praxis kommt es aber häufig zu Missverständnissen und die Delegation misslingt. Dabei ist richtiges Delegieren im Grunde nicht schwer. Cornelia Niklas beschreibt einige einfache Regeln, die Projektleitern dabei helfen, Kommunikationsprobleme zu vermeiden und Aufgaben wirksam zu delegieren.

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Manchmal haben wir so viel Arbeit, dass wir gar nicht wissen, wo wir anfangen sollen. Wir müssen an viele Dinge gleichzeitig denken, alles erscheint dringend und wichtig. An manchen Tagen kommen wir gut damit zurecht, aber an anderen Tagen lasten Druck und Verantwortung schwer auf uns. Ralf Senftleben stellt eine einfache Methode vor, mit der Sie Ihren Kopf wieder frei bekommen und Gefühle von Druck und Überforderung auflösen können.

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Was wären Batman ohne Robin, Holmes ohne Watson oder Derrick ohne Harry? Sicher wären sie auch ohne ihre Helfer genial – aber wahrscheinlich mit ihrem Job überlastet. Deshalb haben sie genau das Richtige getan und sich kongeniale Assistenzkräfte gesucht. Auch Projektleiterinnen und Projektleiter könnten sich viel Arbeit ersparen, wenn sie sich eine verlässliche und hoch qualifizierte Unterstützung ins Team holten. Christine Walker zeigt in ihrem Beitrag, welche Anforderungen eine solche Projektassistenz erfüllen sollte und wie die Zusammenarbeit gestaltet sein muss, damit die Projektleitung wirksam entlastet wird und sich ganz ihren Kernaufgaben widmen kann.

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Verlegte Notizzettel, unauffindbare Telefonnummern, der Schreibtisch voller Post–its – sind Sie es leid? Eine effizientere Arbeitsorganisation erreichen Sie mit einem Notizbuch mit System. Es ist einfach zu pflegen, und alle Aufgaben, Termine und wichtigen Informationen liegen Ihnen jederzeit übersichtlich vor. Burkhard Heidenberger gibt Tipps, wie Sie ein solches – von ihm als "Super–Buch" bezeichnetes – Notizbuch anlegen, pflegen und optimal in Ihren Arbeitsalltag integrieren.

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Microsoft Outlook eignet sich hervorragend für die Organisation von Aufgaben. Viele Anwender kennen aber nur einen Teil der Funktionen, die das Programm dafür bereit stellt. Burkhard Heidenberger zeigt in seinem zweiteiligen Beitrag, wie Sie die Möglichkeiten von Outlook ausschöpfen, Ihre Aufgaben bequem verwalten und übersichtlich darstellen. Darüber hinaus erhalten Sie wertvolle Praxistipps für das Zeitmanagement.

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Im zweiten Teil seines Beitrags zeigt Burkhard Heidenberger, wie Sie mit Hilfe individueller Ansichten mehr Überblick in Ihrer Liste schaffen. Auf Knopfdruck können Sie so Aufgaben nach unterschiedlichen Kriterien filtern, nach Aufgabenbereichen strukturieren oder in verschiedenen Darstellungsarten anzeigen, wie z.B. Gantt–Diagramm oder Liste. So können Sie den Fokus gezielt auf das jeweils Wesentliche richten.

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Kleine Aufgaben führt man oft handschriftlich in einer To–Do–Liste oder mit Post–its. Aber auch in Outlook lassen sich die kleinen Aufgaben bequem verwalten: mit virtuellen Notizzetteln. Marko Zotschew zeigt, wie Sie solche Notizzettel anlegen und in einer To–Do–Liste priorisieren können.

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Es gibt immer Aufgaben, zu denen man keine Lust hat. Hedwig Kellner gibt in ihrem Tipp drei Empfehlungen, wie man mit diesen Aufgaben am besten verfährt. Sie erklärt, warum es wichtig ist, unangenehme Arbeiten möglichst schnell vom Tisch zu haben, warum Sie sich nicht von Mini–Aufgaben ablenken lassen sollten und was Sie gegen "Aufschieberitis" tun können.

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Damit Besprechungen handfeste Resultate haben, muss man festhalten, welche Aufgaben anstehen und wer diese Aufgaben bis wann erledigen soll. Das mag banal erscheinen, in der Praxis gibt es jedoch viele Treffen, an deren Ende niemand weiß, wer was zu tun hat. Nicolai Andler beschreibt, wie man Aufgaben als "Next Steps" aussagekräftig und ergebnisorientiert formuliert, um zügig zu Ergebnissen zu kommen. Außerdem zeigt er, wie "Next Steps" verwendet werden können, um nach einer Beschlussfassung Bedenken und Einwände von Besprechungsteilnehmern auszuräumen.

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Richtig telefonieren kann doch jeder – oder nicht? Zumindest kann es jeder lernen. Denn beim Telefonieren gibt es ein paar einfache Regeln, welche die Kommunikation mit dem Gesprächspartner erleichtern. Sie wirken professioneller und Ihr Gesprächspartner wird sich während des Telefonats gut aufgehoben fühlen. Sabin Bergmann gibt Empfehlungen für gute Telefongespräche.

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Buchstabiert man Namen, Adressen oder Produktbezeichnungen am Telefon, entstehen leicht Missverständnisse. Dann klingt ein S wie ein F oder umgehrt. Um solche Fehler zu vermeiden, verwenden viele das so genannte Buchstabier–Alphabet: A wie Anton, B wie Berta usw. Nur wenige kennen es allerdings komplett auswendig. Damit Sie das Buchstabier–Alphabet immer zur Hand haben, listet Jessika Herrmann in ihrem Tipp die Buchstabiertafeln für Deutschland, Österreich und die Schweiz auf, außerdem den Buchstabier–Code für den internationalen Geschäftsverkehr.

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Wer in internationalen Projekten arbeitet, für den gehört Englisch zum Alltag. Wer aber neu in ein internationales Projekt einsteigt oder nur gelegentlich auf Englisch kommunizieren muss, der kann schon mal ins Schleudern kommen, wenn sich am Telefon plötzlich jemand auf Englisch meldet. Dann ist es hilfreich, zumindest die gängigsten Redewendungen für Telefongespräche zu kennen. Sabin Bergmann hat eine Auswahl für Sie zusammengestellt.

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Wenn Teammitglieder bei der Übergabe eines Arbeitspakets nicht alle ihre Fragen dazu stellen oder Auftraggeber ihre Wünsche an das Projektergebnis nicht vollständig darlegen, entgehen dem Projektmanager wichtige Informationen. Für ihn ist es also wichtig, dass alle Projektbeteiligten in Gesprächen möglichst offen mit ihm kommunizieren. Nur wie stellt er das an? Die 3–Sekunden–Regel hilft. Dr. Michael Franz stellt die Regel vor und zeigt, wie man sie einsetzt.

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E–Mails sind mittlerweile das wichtigste Kommunikationsmedium im geschäftlichen Alltag und auch aus dem Projektalltag nicht mehr wegzudenken. Jeder Projektbeteiligte sollte deshalb das "E–Mailing" beherrschen. Dazu gehört nicht nur die Handhabung des Mailprogramms, sondern auch die gute Form und inhaltliche Ausgestaltung von Mails. Nicolai Rathmann hat Empfehlungen zusammengestellt, wie Sie die tägliche E–Mail–Flut beherrschen und dafür sorgen, dass die eigenen Mails ihren beabsichtigten Zweck erreichen.

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Sie arbeiten an verschiedenen Projekten mit und sind im Mailverteiler der einzelnen Projektgruppen? Dann kennen Sie das Problem, dass beim täglichen Mailaufkommen der Posteingangskorb schnell unübersichtlich wird. Folgender Tipp hilft Ihnen, Ordnung in Ihrem Posteingang zu schaffen.

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Wer eine geschäftliche E–Mail auf Englisch schreiben muss, dem stellt sich schnell die Frage: Welche Formulierungen und Floskeln sind im englischen Geschäftsverkehr üblich und angemessen? Marko Zotschew zeigt Ihnen in diesem Beitrag, wie man einen guten Betreff schreibt, was Sie bei der Anrede und der Verabschiedung beachten sollten und welche Wendungen in englischen Geschäftsbriefen gängig sind.

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In Projekten werden oft Mails an eine größere Gruppe von Personen gesendet. Mit einer Serien–E–Mail lässt sich sicherstellen, dass der Verteiler nicht allen Empfängern bekannt wird, außerdem kann das Anschreiben individualisiert werden (z.B. persönliche Anrede). Jessika Herrmann und Nicole Riedler zeigen, wie Sie mit Microsoft Word eine Serien–E–Mail erstellen und über Microsoft Outlook verschicken, wenn die Adressdaten in Microsoft Excel vorliegen.

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Telefonkonferenzen sind eine kostengünstige Alternative zu persönlichen Treffen und werden immer häufiger durchgeführt. Allerdings sind sie anstrengender als Präsenzmeetings, weil die Informationen ausschließlich akustisch ausgetauscht werden und die Teilnehmer sich stark konzentrieren müssen. Dr. Tomas Bohinc stellt Regeln vor, mit denen sich Telefonkonferenzen angenehmer und effizienter gestalten lassen. Außerdem beschreibt er die Phasen einer Telefonkonferenz und erklärt, welche Aufgaben der Moderator in jeder Phase wahrnehmen muss und wie er am besten auf Störungen von Seiten der Teilnehmer reagieren sollte.

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Videokonferenzen sind eine gute Alternative zu Präsenzmeetings – insbesondere wenn die Projektmitarbeiter an verschiedenen Standorten arbeiten. Denn Videokonferenzen ermöglichen zum einen eine persönliche Atmosphäre und zum anderen lassen sich Reisekosten einsparen. Nicolai Rathmann erklärt, wann Videokonferenzen sinnvoll sind und worauf Sie bei Vorbereitung, Technik und Durchführung achten sollten.

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Obwohl heute Digitalisierung und Computerisierung unseren Arbeitsalltag weitgehend bestimmen, scheint sich die Idealvorstellung vom papierlosen Büro nicht durchgesetzt zu haben. Im Laufe eines Projekts häufen sich auf unseren "virtuellen" und "realen" Schreibtischen Unmengen an Dokumenten und Informationen und versperren oft den Blick auf das Wesentliche. Wie Sie Ordnung in Ihre Unterlagen und Transparenz in die Projektdokumentation bringen erfahren Sie im Artikel von Olaf Clausen.

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Sie ist ein echtes Ärgernis: Die zeitraubende Suche nach Dateien, von denen niemand mehr weiß, wo sie abgespeichert wurden. Das Problem: Verzeichnissysteme für die Dateiablage können nur eine Dimension abbilden, Dokumente enthalten aber in der Regel mehrere Dimensionen (z.B. die Kategorien "Person", "Dokumenttyp", "Inhalt", etc.). Trotz dieser Einschränkung können Sie ein leistungsfähiges Dateisystem erstellen, wenn Sie nur einige Grundregeln beachten. Jonathan Siegel beschreibt in seinem Beitrag, auf was es dabei ankommt und zeigt, wie die "Objektorientierung" aus der Softwareentwicklung dabei hilft, eine übersichtliche Dokumentationsstruktur zu erstellen. Neben zahlreichen praktischen Tipps für die Umsetzung stellt der Autor eine Vorlage zur Verfügung, mit der Sie die Logik Ihrer Struktur dokumentieren können.

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Während der Projektabwicklung werden auf dem eigenen Rechner oder dem Server zahlreiche Dateien mit Projektunterlagen angelegt. Um hier den Überblick zu behalten, müssen die Dateien sinnvoll bezeichnet und strukturiert abgelegt werden. Andernfalls passiert es leicht, dass die Mitarbeiter wichtige Dokumente nicht finden oder versehentlich überschreiben. Dr. Thomas Mathoi stellt Strukturen für eine rein digitale Projektablage vor, die nach Projektabschluss gleichzeitig eine vollständige Projektdokumentation darstellt.

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Es gibt viele Techniken und Strategien, um die Datenablage im DV–System zu organisieren – und alle haben ihre Vor– und Nachteile. Einige einfache Regeln und Hinweise sind aber in jedem Fall von Nutzen und können helfen, Daten zu sichern und den richtigen Workflow zu finden. Frank Gürgens hat in seinem Tipp einige Ratschläge zusammengestellt, die Sie vor Datenverlust und anderen bösen Überraschungen bewahren können.

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