Spotlight: Wie organisiere ich meine Arbeit mit Microsoft Outlook?

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Wie organisiere ich meine Arbeit mit Microsoft Outlook?

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Ob E-Mails bearbeiten und versenden, Termine planen oder Aufgaben verwalten – Microsoft Outlook stellt dafür umfassende Funktionen zur Verfügung. Anwender haben damit die Möglichkeit, sich ihre Zeit besser einzuteilen und die Arbeit strukturiert zu organisieren. Dieses Spotlight zeigt Ihnen viele Tipps und Tricks, wie sich die Arbeitsorganisation mit der aktuellen sowie älteren Outlook-Versionen vereinfachen lässt. Erfahren Sie beispielsweise, wie Sie den Terminkalender komfortabel einrichten und die Aufgabenverwaltung Ihren Bedürfnissen anpassen können oder wie sich Kontaktdaten einfach verwalten lassen.

Inhalt des Spotlights
Kalender einrichten
	Tipp: Komfortable Terminübersicht mit dem Microsoft Outlook Kalender, Teil 1 Um mit dem Kalender von Microsoft Outlook komfortabel zu arbeiten, sollte man ihn zunächst an die eigenen Bedürfnisse anpassen und die Übersichten optimieren. In diesem Tipp zeigen Tanja Kuhn und Kathrin Rykart, welche Einstellungen für die individuelle Gestaltung wichtig sind und wie Sie die Kalenderansichten optimal einstellen. Der Artikel umfasst 3 Seiten. Nur diesen Artikel lesen/herunterladen Spotlight mit allen Artikeln herunterladen

	Tipp: Komfortable Terminübersicht mit dem Microsoft Outlook Kalender, Teil 2 Farbige Markierungen fallen ins Auge und erleichtern die Orientierung – das gilt auch für Termine im Kalender. In Microsoft Outlook ab Version 2002 können Sie Ihren Terminen Farben zuweisen, um bestimmte Terminarten ("privat", "geschäftlich", "Projekt A", "Projekt B", etc. ) im Kalender besser unterscheiden zu können. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, den vorgegebenen Erklärungstext zu jeder Farbe individuell anzupassen sowie die Zuweisung zu automatisieren. Tanja Kuhn und Kathrin Rykart zeigen in ihrem Tipp, wie es geht. Der Artikel umfasst 4 Seiten. Nur diesen Artikel lesen/herunterladen Spotlight mit allen Artikeln herunterladen

	Tipp: Feiertage im Microsoft Outlook Kalender anzeigen Wer für seine Terminplanung den Outlook–Kalender verwendet, benötigt neben der Tages– Wochen– oder Monatsansicht auch einen Überblick über die Feiertage während des Planungszeitraums. Tanja Kuhn und Kathrin Rykart zeigen Ihnen, wie Sie die Feiertage zu Ihrem Outlook Kalender hinzufügen und diese Zeit als "abwesend" definieren können. Der Artikel umfasst 3 Seiten. Nur diesen Artikel lesen/herunterladen Spotlight mit allen Artikeln herunterladen

	Tipp: Feiertage in Microsoft Outlook farbig hervorheben Wer sich mehr Überblick in seinem Outlook–Kalender wünscht, kann die dort eingetragenen Termine ab Version 2002 verschiedenfarbig markieren. Das ist z.B. sehr nützlich, um Feiertage im Kalender farbig hervorzuheben, so dass sie schneller erkennbar sind. Tanja Kuhn zeigt, wie Sie dazu vorgehen müssen. Die Methode eignet sich vor allem für Personen, die im internationalen Umfeld arbeiten und die Feiertage verschiedener Länder in unterschiedlichen Farben kennzeichnen möchten. Der Artikel umfasst 2 Seiten. Nur diesen Artikel lesen/herunterladen Spotlight mit allen Artikeln herunterladen

Aufgaben organisieren
	To–Do–Liste in Microsoft Outlook Teil 1: Tipps und Tricks für die Aufgabenverwaltung Microsoft Outlook eignet sich hervorragend für die Organisation von Aufgaben. Viele Anwender kennen aber nur einen Teil der Funktionen, die das Programm dafür bereit stellt. Burkhard Heidenberger zeigt in seinem zweiteiligen Beitrag, wie Sie die Möglichkeiten von Outlook ausschöpfen, Ihre Aufgaben bequem verwalten und übersichtlich darstellen. Darüber hinaus erhalten Sie wertvolle Praxistipps für das Zeitmanagement. Der Artikel umfasst 7 Seiten. Nur diesen Artikel lesen/herunterladen Spotlight mit allen Artikeln herunterladen

	To–Do–Liste in Microsoft Outlook Teil 2: Gezielt strukturieren mit benutzerdefinierten Ansichten Im zweiten Teil seines Beitrags zeigt Burkhard Heidenberger, wie Sie mit Hilfe individueller Ansichten mehr Überblick in Ihrer Liste schaffen. Auf Knopfdruck können Sie so Aufgaben nach unterschiedlichen Kriterien filtern, nach Aufgabenbereichen strukturieren oder in verschiedenen Darstellungsarten anzeigen, wie z.B. Gantt–Diagramm oder Liste. So können Sie den Fokus gezielt auf das jeweils Wesentliche richten. Der Artikel umfasst 6 Seiten. Nur diesen Artikel lesen/herunterladen Spotlight mit allen Artikeln herunterladen

	Tipp: Kleine Aufgaben mit der Notizfunktion in Outlook organisieren Kleine Aufgaben führt man oft handschriftlich in einer To–Do–Liste oder mit Post–its. Aber auch in Outlook lassen sich die kleinen Aufgaben bequem verwalten: mit virtuellen Notizzetteln. Marko Zotschew zeigt, wie Sie solche Notizzettel anlegen und in einer To–Do–Liste priorisieren können. Der Artikel umfasst 4 Seiten. Nur diesen Artikel lesen/herunterladen Spotlight mit allen Artikeln herunterladen

Kontaktdaten verwalten
	Tipp: Microsoft Outlook: Kontakte schnell und einfach aus Excel importieren Häufig existieren in einer Firma Adresslisten von Kunden, Lieferanten und sonstigen Kontaktpersonen, die in Microsoft Excel erfasst und auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Doch was können Sie mit diesen Daten anfangen, wenn Sie für gewöhnlich Ihre Adressen in Microsoft Outlook verwalten? Tanja Kuhn und Kathrin Rykart zeigen in diesem Tipp, wie Sie vorgehen müssen, um Adressen aus einer Microsoft Excel–Datei in Ihren Microsoft Outlook–Kontaktordner zu importieren und wie Sie Kontakte auch wieder in einer Microsoft Excel–Datei aufbereiten können. Der Artikel umfasst 3 Seiten. Nur diesen Artikel lesen/herunterladen Spotlight mit allen Artikeln herunterladen

	Tipp: Microsoft Outlook: Die häufigsten Probleme rund um Adressbücher und Kontakte Microsoft Outlook bietet einige komfortable Funktionen, um Kontakte und E–Mail Adressen zu organisieren und für die tägliche Korrespondenz zu nutzen. Diese Funktionen haben jedoch auch ihre Tücken, die es zu beachten gilt, wenn man unliebsame Überraschungen vermeiden will. Tanja Kuhn zeigt in diesem Tipp, welche Probleme in der Praxis häufig auftreten und wie Sie diese schnell lösen können. Der Artikel umfasst 4 Seiten. Nur diesen Artikel lesen/herunterladen Spotlight mit allen Artikeln herunterladen

	Tipp: Outlook–Adressen in Word einfügen Viele PC–Anwender pflegen ihre Adressen in Microsoft Outlook. Diese können sie dann mit einem PDA synchronisieren, um immer alle Informationen dabei zu haben. Schreiben sie aber einen Brief mit Microsoft Word, tippen die meisten von ihnen die Anschrift erneut ins Dokument hinein oder kopieren sie sich mühsam aus Microsoft Outlook zusammen. Das muss nicht sein: Es gibt einen einfachen Weg, Adressen aus Microsoft Outlook in ein Microsoft Word–Dokument einzufügen, die automatisch das passende Layout aufweisen. Der Artikel umfasst 2 Seiten. Nur diesen Artikel lesen/herunterladen Spotlight mit allen Artikeln herunterladen

Tricks für den Alltag
	Tipp: Microsoft Outlook: Der Assistent schafft Ordnung im Posteingang Sie arbeiten an verschiedenen Projekten mit und sind im Mailverteiler der einzelnen Projektgruppen? Dann kennen Sie das Problem, dass beim täglichen Mailaufkommen der Posteingangskorb schnell unübersichtlich wird. Folgender Tipp hilft Ihnen, Ordnung in Ihrem Posteingang zu schaffen. Der Artikel umfasst 2 Seiten. Nur diesen Artikel lesen/herunterladen Spotlight mit allen Artikeln herunterladen

	Tipp: So versenden Sie personalisierte Serien–E–Mails In Projekten werden oft Mails an eine größere Gruppe von Personen gesendet. Mit einer Serien–E–Mail lässt sich sicherstellen, dass der Verteiler nicht allen Empfängern bekannt wird, außerdem kann das Anschreiben individualisiert werden (z.B. persönliche Anrede). Jessika Herrmann und Nicole Riedler zeigen, wie Sie mit Microsoft Word eine Serien–E–Mail erstellen und über Microsoft Outlook verschicken, wenn die Adressdaten in Microsoft Excel vorliegen. Der Artikel umfasst 4 Seiten. Nur diesen Artikel lesen/herunterladen Spotlight mit allen Artikeln herunterladen

	Tipp: Microsoft Outlook: Schneller arbeiten mit Drag–and–drop Microsoft Outlook ist im Lauf der letzten Jahre zu einem unserer wichtigsten Arbeitsinstrumente geworden. Wir schreiben E–Mails mithilfe des Programms, pflegen unsere Kontakte und verwalten unsere Termine darin. Doch leider investieren wir unnötig viel Zeit in die Pflege dieser Daten. Dieser Tipp zeigt Ihnen, wie sich einige Abläufe in Microsoft Outlook ab Version 98 durch Drag–and–drop erheblich vereinfachen lassen. Der Artikel umfasst 2 Seiten. Nur diesen Artikel lesen/herunterladen Spotlight mit allen Artikeln herunterladen

	Tipp: Die wichtigsten E–Mail–Empfänger auf einen Klick Projektbeteiligte tauschen Informationen und Daten heute zum großen Teil über E–Mails aus. Für einen gewissen Zeitraum nimmt dabei der Nachrichtenverkehr mit bestimmten Personen sprunghaft zu. Daher bietet es sich an, nach Rationalisierungspotenzialen zu suchen, um solche Routinearbeiten zu vereinfachen und zu beschleunigen. Der Artikel umfasst 2 Seiten. Nur diesen Artikel lesen/herunterladen Spotlight mit allen Artikeln herunterladen