Informationen nützen nur etwas, wenn sie schnell zu finden sind. Durch systematisches Informationsmanagement sollte die Projektleitung deshalb sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter schnell auf alles Wichtige zugreifen kann. Dazu müssen zu Projektbeginn alle Abläufe und Strukturen des Informationssystems definiert und an die Bedürfnisse der Projektbeteiligten angepasst werden. Jürgen Rohr stellt eine Architektur für ein systematisches Informationsmanagement in Projekten vor und gibt Tipps für die Umsetzung.

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Projektberichterstattung wird oft als lästige Pflichterfüllung betrachtet. Dabei ist sie eine Visitenkarte des Projekts nach außen und gleichzeitig ein wesentliches Marketing–Instrument. Wie in Marketing und Werbung gilt auch hier: Unterschiedliche Ziele und Zielgruppen erfordern unterschiedliche, individuell angepasste Maßnahmen. Manager müssen ins Boot geholt, Controller beruhigt, Mitarbeiter motiviert werden. Doch wie sieht ein Berichtswesen aus, das mit vertretbarem Aufwand eine optimale Wirkung erzielt? Dr. Peter Duwe zeigt in seinem Beitrag, worauf es dabei ankommt und gibt Tipps, wie Sie ein eigenes wirkungsvolles Berichtssystem entwerfen.

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Im Kommunikationsplan wird festgehalten, welche Projektbeteiligten welche Informationen wann, in welchem Format und in welcher Qualität benötigen. Das soll gewährleisten, dass Informationen vollständig und rechtzeitig dort zur Verfügung stehen, wo sie gebraucht werden. Trotz dieser Vorteile wird in der Praxis nur selten ein Kommunikationsplan systematisch erstellt. Dabei lässt sich auf Basis der RACI–Matrix relativ leicht ein vereinfachter Kommunikationsplan anfertigen. Hieraus kann man schnell ersehen, wer welche Informationen benötigt. Dr. Georg Angermeier erklärt, wie man einen solchen Kommunikationsplan aufsetzt.

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Obwohl heute Digitalisierung und Computerisierung unseren Arbeitsalltag weitgehend bestimmen, scheint sich die Idealvorstellung vom papierlosen Büro nicht durchgesetzt zu haben. Im Laufe eines Projekts häufen sich auf unseren "virtuellen" und "realen" Schreibtischen Unmengen an Dokumenten und Informationen und versperren oft den Blick auf das Wesentliche. Wie Sie Ordnung in Ihre Unterlagen und Transparenz in die Projektdokumentation bringen erfahren Sie im Artikel von Olaf Clausen.

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Sie ist ein echtes Ärgernis: Die zeitraubende Suche nach Dateien, von denen niemand mehr weiß, wo sie abgespeichert wurden. Das Problem: Verzeichnissysteme für die Dateiablage können nur eine Dimension abbilden, Dokumente enthalten aber in der Regel mehrere Dimensionen (z.B. die Kategorien "Person", "Dokumenttyp", "Inhalt", etc.). Trotz dieser Einschränkung können Sie ein leistungsfähiges Dateisystem erstellen, wenn Sie nur einige Grundregeln beachten. Jonathan Siegel beschreibt in seinem Beitrag, auf was es dabei ankommt und zeigt, wie die "Objektorientierung" aus der Softwareentwicklung dabei hilft, eine übersichtliche Dokumentationsstruktur zu erstellen. Neben zahlreichen praktischen Tipps für die Umsetzung stellt der Autor eine Vorlage zur Verfügung, mit der Sie die Logik Ihrer Struktur dokumentieren können.

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Ein wesentlicher Erfolgsfaktor im Projekt ist das menschliche Verhalten. Bestimmte, meist unbewusste Handlungsweisen – so genannte Verhaltensmuster – sind jedoch für den Projektfortschritt hinderlich und können letztendlich zum Scheitern eines Projekts führen. Ein ausuferndes Berichtswesen, das die eigentliche Projektarbeit lähmt, ist z.B. eine häufig anzutreffende Folge solcher Muster. Chris Rupp und Christian Pikalek beschreiben in diesem Artikel, welche Ursachen für diesen so genannten "Reportismus" verantwortlich sind, wie man ihn frühzeitig erkennt und was man tun kann, um ihn von Anfang an wirkungsvoll zu vermeiden.

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Sie wollen eine Projektidee, den Projektstatus oder ein anderes komplexes Thema präsentieren, Ihnen fehlt aber eine klare Struktur? Weiterhelfen kann Ihnen das "Prinzip der Pyramide. Es ist eine bewährte Technik, um Präsentationen vorzubereiten. Dr. Tomas Bohinc stellt die Technik vor und beschreibt anhand von Beispielen, wie man Projektpräsentationen so aufbauen kann, dass sie auch für Zuhörer ohne themenspezifisches Fach– oder Detailwissen leicht zu verstehen sind.

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Sie müssen einen Text formulieren und wissen nicht, wo und wie Sie anfangen sollen? Jessika Herrmann zeigt, wie Sie in drei Schritten einen gut gegliederten und leicht verständlichen Text erstellen. Wenn Sie Ihre Texte auf die jeweilige Zielgruppe ausrichten und überlegt formulieren, finden Sie nicht nur schnell einen guten Einstieg, sondern vermeiden auch Missverständnisse bei den Empfängern. Im Beitrag finden Sie dazu konkrete Anleitungen und anschauliche Textbeispiele.

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Projektanträge, Lastenhefte, Arbeitspaketbeschreibungen, Protokolle, Berichte – Projektverantwortliche verfassen laufend Texte. Die Verständlichkeit und Eindeutigkeit dieser Texte hat entscheidenden Einfluss auf den Projekterfolg: Schriftliche Projektdokumente haben im Zweifelsfall immer Vorrang vor mündlichen Absprachen. Dr. Georg Angermeier stellt einfache Methoden vor, mit denen es auch "Schreib–Muffeln" gelingt, ihre Anliegen und Ergebnisse in Schriftform verständlich zu übermitteln.

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Viele Texte im Geschäftsleben, wie z.B. Berichte oder Dokumentationen, sind kompliziert geschrieben und deshalb schwer verständlich: Der Empfänger muss die Sätze zweimal lesen und verliert dabei eine Menge Zeit und manchmal auch den letzten Nerv. Oft ergeben sich auch Missverständnisse. Dabei ist es gar nicht schwer, Texte so zu verfassen, dass sie leicht zu lesen und gut verständlich sind. Jessika Herrmann zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Texte mit drei einfachen Regeln verbessern können.

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In den meisten Projekten fallen sehr viele Dokumente an, die von den Projektbeteiligten erstellt und in elektronischer Form untereinander ausgetauscht werden. Da Dokumente häufig jedoch nicht leserfreundlich gestaltet sind, übersehen die Empfänger leicht wichtige Informationen. Das geschieht insbesondere dann, wenn der Text nur am Bildschirm gelesen wird. Norbert Hanke stellt in seinem Artikel typische Probleme mit Bildschirmtexten dar und erläutert, wie Berichte, Konzepte und Beschreibungen so erstellt werden, dass die anderen Projektbeteiligten sie zügig am Bildschirm lesen und die Inhalte leichter erfassen können.

Der Artikel umfasst 7 Seiten.

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In vielen deutschen Texten wimmelt es vor Anglizismen. Manche davon sind notwendig, weil es für sie im Deutschen keinen gebräuchlichen Begriff gibt. Andere Anglizismen lassen sich allerdings leicht übersetzen. Oft ist die deutsche Übersetzung sogar präziser, so dass der Text an Informationsgehalt gewinnt. Jessika Herrmann hat Anglizismen und deren deutsche Übersetzungen in einer Liste zusammengestellt. Diese Liste können Sie heranziehen, wenn Ihr Text viele Anglizismen enthält und Sie stattdessen deutsche Begriffe verwenden möchten.

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Der Projekt–Steckbrief ist ein hilfreiches Instrument für das Management kleiner Projekte und Arbeitspakete. Projektleiter bzw. Arbeitspaketverantwortliche behalten damit einen umfassenden und vollständigen Überblick über den Status und die laufenden Maßnahmen. Fabian Werren und Peter Corbat beschreiben, wie der Steckbrief aufgebaut ist und wie man in der Praxis mit ihm arbeitet. Als Arbeitshilfe stellen sie eine Vorlage des Steckbriefs zur Verfügung, die man für die eigene Projektarbeit verwenden kann.

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Kein Projekt kommt ohne Besprechungen aus. Die Besprechungsinhalte werden protokolliert und an die Teilnehmer versandt. Doch bei der Vielzahl an Besprechungen können sich schnell zahlreiche Dokumente anhäufen. Wie kann man hier die Übersicht behalten? Dr. Thomas Mathoi stellt Ihnen dazu eine besonders effiziente Methode vor: Das Endlosprotokoll. Von der ersten bis zur letzten Projektbesprechung werden alle Besprechungspunkte in einer einzigen Excel–Liste erfasst. Filter ermöglichen es dem Projektleiter, u.a. schnell eine Übersicht über sämtliche Aufgaben, Termine oder Zuständigkeiten zu bekommen. Die Beispieldatei können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen.

Der Artikel umfasst 13 Seiten.

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"Beim nächsten Projekt wird alles anders!" – und dann passieren doch wieder dieselben Fehler wie beim letzten Mal. Ein guter Vorsatz garantiert eben noch keine Verbesserung. Wer aus gemachten Erfahrungen klug werden will, muss diese nachvollziehen, analysieren und bewerten können. Eine gute Grundlage hierfür liefert das Projekttagebuch. Gisela Müller zeigt in ihrem Artikel die verschiedenen Möglichkeiten, ein solches Projekttagebuch zu führen.

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Der Statusbericht hilft, Entscheidungen systematisch vorzubereiten und auftretende Probleme zu dokumentieren. Als notwendiger Bestandteil des Projektmanagements sichert er sowohl die Projektleitung als auch den Auftraggeber über den gesamten Projektverlauf ab. Bernd Hilgenberg beantwortet in diesem ersten Teil allgemeine Fragen nach der Notwendigkeit, dem Zeitpunkt der Erstellung und den Empfängern.

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Der Statusbericht ist ein wichtiges Instrument zur Kommunikation zwischen den Verantwortlichen im Projekt. Im zweiten Teil dieser Serie beleuchtet Bernd Hilgenberg detailliert die inhaltliche Struktur und die formale Aufbereitung eines Statusberichts und stellt Ihnen für Ihre Projektarbeit zusätzlich eine individuell anpassbare Vorlage zur Verfügung.

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Stellen Sie sich vor, Sie sind Programm Manager und haben die Verantwortung für mehrere Projekte. Ihre Aufgabe ist es, die Projekte zu überwachen und gegenüber dem Lenkungsausschuss zu berichten. Dazu müssen Sie regelmäßig den Status der einzelnen Projekte vom jeweiligen Projektleiter erfragen. Doch dieser stellt sein Projekt möglicherweise besser dar, als es der Wirklichkeit entspricht. Petra Berleb beschreibt in diesem Tipp, was Sie tun können, um dennoch den tatsächlichen Status des Projekts herauszufinden.

Der Artikel umfasst 2 Seiten.

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Der Projektabschluss ist eine sehr wichtige und spannende Projektphase. Seine Bedeutung für das gesamte Projekt wird häufig unterschätzt. Fehler, die in dieser Phase gemacht werden, sind nicht mehr behebbar und wirken langfristig auf das Projekt. Er gliedert sich grob in zwei Teile. Zum einen geht es um den formalen Abschluss des Projekts. Diesem Thema widmet sich Bernd Hilgenberg im 1. Teil dieses Artikels. Zum anderen geht es um die Aufbereitung des Projekts, in der die Ergebnisse reflektiert und Schlüsse für folgende Projekte gezogen werden. Diese äußerst wichtige Aufgabe wird in Teil 2 behandelt.

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Der Projektabschlussbericht beschreibt das Gesamtergebnis des Projekts und dient vor allem dazu, Erfahrungen für zukünftige Vorhaben zu sichern. Dazu analysiert das Team Stärken und Schwächen in der Projektarbeit. Berta Schreckeneder beschreibt in ihrem Tipp, was bei der Erstellung eines solchen Berichts zu beachten ist.

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