Wie leite ich kleine Projekte?
Kleine Projekte zeichnen sich durch ein geringes Budget, ein kleines Team und eine kurze Laufzeit von meist nur wenigen Wochen oder Monaten aus. Viele Projektmanagement-Methoden eignen sich für solche Projekte nur bedingt, da der Aufwand, diese einzusetzen, zu groß wäre. Dennoch ist auch bei kleinen Projekten eine sorgfältige Planung wichtig. Welche Methoden sich dafür eignen, zeigt dieses Spotlight. Sie erhalten u.a. Tipps zur Auftragsklärung und erfahren, wie Sie Termine, Ressourcen und Kosten im Überblick behalten.
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Kleines Projekt - was tun?
Kleine Projekte stemmen
Kleine Projekte führen oft ein Schattendasein. Sie werden als "Nebenbei"-Arbeiten betrachtet und in ihrem Zeitaufwand häufig unterschätzt. Immer noch haftet ihnen der Mythos an, sie würden ohne Organisation und somit ohne Projektmanagement auskommen. Unklare Ziele, Überschneidungen bei den Ressourcen, eine ungeklärte Rolle des Projektleiters und so fort führen dazu, dass gerade kleine Projekte häufig scheitern oder im Sande verlaufen. Max L.J. Wolf beschreibt in seinem Beitrag, wie solche Vorhaben geplant und durchgeführt werden müssen, um erfolgreich zu sein und zeigt, wo die Fallstricke liegen. Mehr lesen
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Der Projekt-Steckbrief - den Überblick über kleine Projekte behalten
Der Projekt-Steckbrief ist ein hilfreiches Instrument für das Management kleiner Projekte und Arbeitspakete. Projektleiter bzw. Arbeitspaketverantwortliche behalten damit einen umfassenden und vollständigen Überblick über den Status und die laufenden Maßnahmen. Fabian Werren und Peter Corbat beschreiben, wie der Steckbrief aufgebaut ist und wie man in der Praxis mit ihm arbeitet. Als Arbeitshilfe stellen sie eine Vorlage des Steckbriefs zur Verfügung, die man für die eigene Projektarbeit verwenden kann. Mehr lesen
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Wie dimensioniere ich Vorgänge sinnvoll?
Ein Terminplan soll verlässlich sein, da er als Basis für Prognosen und für die Projektsteuerung dient. Damit er diese Voraussetzung erfüllt, müssen Umfang und Dauer von Vorgängen zweckmäßig festgelegt sein. Dr. Georg Angermeier erklärt in diesem Tipp, welche Kriterien Sie bei der Definition von Vorgängen beachten sollten, um ein möglichst verlässliches Ergebnis zu erhalten. Mehr lesen
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Risikomanagement "light": Pragmatisch, praktisch, gut
Tatsächlich scheitern Projekte häufig an Problemen, die man mit gezieltem Risikomanagement hätte verhindern können. Doch gerade in mittelständischen Unternehmen wird Risikomanagement verhältnismäßig selten angewandt – und wenn, dann meist nur in Ansätzen. Oft erscheint der Aufwand dafür unverhältnismäßig hoch – im Gegensatz zu dem relativ geringen Nutzen, der erwartet wird. Darum verzichtet man lieber ganz darauf. Doch diese Annahme ist fatal. Risikomanagement lohnt sich immer, und sei es nur in einer "Light"-Version für kleine Projekte. Cornelia Niklas stellt Ihnen anhand eines Praxisbeispiels fünf wesentliche Vorteile für einen reibungslosen Projektablauf vor, die mit Risikomanagement zu erzielen sind. Mehr lesen
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Auftragsklärung mit elf Fragen
Es ist oft schwierig, herauszufinden, was ein Kunde will. Viele Kunden verwenden Fachbegriffe falsch, machen widersprüchliche Angaben, überschätzen die technischen Möglichkeiten oder wissen nicht genau, was sie wollen. Für einen Projektleiter steckt die Auftragsklärung also voller Stolpersteine. Wer sich auf die Angaben des Kunden verlässt oder dessen schwammige Erläuterungen interpretiert, hat bei der Abnahme des Projektergebnisses oft Probleme, weil der Kunde sich in Wahrheit etwas ganz anderes gewünscht hat. Wilfried Reiter erklärt, wie Sie als Projektleiter herausfinden können, was Ihr Kunde wirklich will. Mehr lesen
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Wenn ein klarer Auftrag fehlt …
Projektbegleitende Auftragsklärung mit der Projektskizze
Viele IT-Projekte starten ohne klaren Projektauftrag. Der Projektleiter steht dann vor der Aufgabe, den Auftrag parallel zur Abwicklung zu definieren. Ein hilfreiches Werkzeug dafür ist die "Projektskizze". Sie dient dazu, systematisch immer mehr Details über das Projekt und seine Rahmenbedingungen zusammenzutragen, um schließlich den Projektauftrag, die Spezifikation des Projektergebnisses und die Abnahmekriterien festlegen zu können. Rüdiger Flockert erklärt in seinem Beitrag, welche Informationen eine solche Projektskizze enthält und wie sie in der Praxis angewendet wird. Mehr lesen
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Mit der Kartenabfrage zum Projektstrukturplan
Um einen Projektstrukturplan zu erstellen, gibt es verschiedene Herangehensweisen, z.B. nach PMBoK oder PRINCE2. Solche Vorgehen sind jedoch oft für kleine Projekte zu aufwändig. Haben zudem die Teammitglieder keine oder nur geringe Projektmanagementkenntnisse und sind ihnen die notwendigen Fachbegriffe fremd, lassen sich solche Standardmethoden kaum verwenden. Für solche Fälle stellt Vera Krichel-Leiendecker eine intuitiv verständliche Methode für einfache Projekte vor, um die notwendigen Arbeitspakete in einem Workshop in Teamarbeit zu erfassen und zu strukturieren. Mehr lesen
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Projektstrukturen mit PowerPoint 2007 erstellen
Für eine übersichtliche Darstellung von Projektstrukturen sind Baumdiagramme besonders gut geeignet. Allerdings bieten einfache Planungstools, die vor allem in kleinen und mittleren Projekten zum Einsatz kommen, häufig keine Möglichkeit, Projektstrukturen als Baumdiagramm darzustellen. Abhilfe können die sogenannten "SmartArts" in PowerPoint 2007 schaffen: Marko Zotschew und Dr. Georg Angermeier zeigen in diesem Tipp, wie Sie damit einfache Strukturpläne schnell und mit ansprechendem Layout erstellen können. Mehr lesen
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Wie groß soll ein Arbeitspaket sein?
Wer danach fragt, wie groß ein Arbeitspaket idealerweise sein sollte, erhält als Antwort oft eine absolute Angabe in Personentagen. So pauschal sollte man bei der Einteilung von Arbeitspaketen jedoch nicht vorgehen, denn der Projektumfang spielt dabei eine wesentliche Rolle. Dr. Georg Angermeier erklärt in seinem Tipp, wie man die optimale Größe eines Arbeitspakets ermittelt und erläutert die Hintergründe seiner Empfehlung. Mehr lesen
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Arbeitspakete richtig übergeben
Die meisten Projektleiter kennen das Problem: Aus ihrer Sicht klar definierte Arbeitspakete werden von Projektmitarbeitern nur mangelhaft abgearbeitet. Mehr Druck auf die Mitarbeiter oder noch genauere Arbeitsbeschreibungen nützen meist wenig – sie verschlechtern eher die Lage. Dr. Frank Lüschow zeigt, wie sich solche Situationen mit Geduld und der richtigen Kommunikationsstrategie auflösen oder ganz vermeiden lassen. Ziel ist, dass die Projektmitarbeiter ein klares Bild davon entwickeln, was zu tun ist, um das gewünschte Ergebnis zu erhalten. Die mitgelieferten Checklisten für die Aufgabenanalyse und das Delegationsgespräch helfen bei der Umsetzung. Mehr lesen
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Kosten, Termine, Ressourcen
Microsoft Excel: Datenaustausch mit externen Mitarbeitern
Häufig sind an Projekten nicht nur interne, sondern auch externe Mitarbeiter beteiligt. Der Daten- und Informationsaustausch mit diesen Mitarbeitern stellt jedoch oft ein Problem dar. Einerseits müssen die externen Mitarbeiter alle benötigten Daten erhalten, andererseits müssen deren Daten wieder in die eigenen Daten integriert werden. Tanja Kuhn und Kathrin Rykart beschreiben in diesem Tipp, wie Sie einen solchen Datenaustausch in Microsoft Excel ab Version 2000 bewerkstelligen und Daten aus verschiedenen Tabellen zusammenführen können. Mehr lesen
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Projektkosten analysieren und auswerten mit Excel
Teil 1: Techniken und Funktionen
Wenn es in Projekten um die Untersuchung der Kosten geht, führt auch beim Einsatz ausgefeilter Projektmanagement-Software kaum ein Weg an Microsoft Excel vorbei. Dieter Schiecke erläutert in seinem Beitrag am Beispiel einer Halbjahresauswertung, mit welchen Techniken und Funktionen Sie in Microsoft Excel komprimierte, übersichtliche und punktgenaue Auswertungen zu den Projektkosten erstellen können. Im ersten Teil erfahren Sie, wie Sie eine Liste mit Projektkosten nach Projekten, Monaten bzw. Kostenarten auswerten und dabei mit Filtern, der Gliederungsfunktion und der Anzeige von Teilergebnissen arbeiten. Teil 2 beschreibt, wie Sie prägnante Übersichten und aussagekräftige Diagramme Ihrer Daten in einem gesonderten Arbeitsblatt erzeugen. Diese Form der Auswertung eignet sich vor allem für umfangreiche Übersichten und Präsentationen. Mehr lesen
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Projektkosten analysieren und auswerten mit Excel
Teil 2: Eine Übersicht erstellen
Im ersten Teil dieses Beitrags wurden am Beispiel einer Halbjahres-Auswertung Techniken vorgestellt, um mit Microsoft Excel eine Liste von Projektkosten nach unterschiedlichen Kriterien auszuwerten. Oft ist es jedoch nicht erwünscht, Veränderungen direkt in der Datenbasis vorzunehmen. In diesem zweiten Teil zeigt Dieter Schiecke, wie Sie die Kosten in separaten Arbeitsblättern, getrennt nach Projekt, Monat und Kostenart auswerten und mit aussagekräftigen Diagrammen ergänzen können. Zusätzlich werden Pivot-Tabellen verwendet, um die Auswertungen flexibel darzustellen. Mehr lesen
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Einfache Kosten- und Terminüberwachung in Excel
Teil 1: Der Projektplan
Wenn es um PM-Software geht, ziehen viele Projektarbeiter das Tabellenkalkulations-Programm Microsoft Excel gegenüber komplexen und damit schulungsintensiven PM-Systemen vor. Microsoft Excel kann zwar nicht alles, was ausgereifte PM-Systeme leisten, hinsichtlich seiner Flexibilität ist es ihnen aber überlegen. Ignatz Schels zeigt in diesem Beitrag, wie Sie Microsoft Excel für die Planung und Fortschrittskontrolle kleiner bis mittlerer Projekte verwenden können. Im ersten Teil der zweiteiligen Artikelfolge erfahren Sie, wie Sie einen übersichtlichen Projektplan in Microsoft Excel ab Version 97 erzeugen, der die Basis für die spätere Kosten- und Terminüberwachung bildet. Das Beispielprojekt können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen. Mehr lesen
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Einfache Kosten- und Terminüberwachung in Excel
Teil 2: Kostentrend- und Meilensteintrend-Analyse
Nachdem Sie im ersten Teil den zugrunde liegenden Projektplan für eine einfache Kosten- und Terminüberwachung in Microsoft Excel erstellt haben, zeigt Ignatz Schels im zweiten und letzten Teil des Beitrags, wie Sie aus den Daten eine übersichtliche Kosten- und Meilensteintrendanalyse erzeugen. Außerdem erfahren Sie, wie sich wiederkehrende Schritte mit Hilfe eines Makros automatisieren lassen, damit Sie diese nicht bei jeder Aktualisierung des Projektplans wiederholen müssen. Die fertige Lösung können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen. Mehr lesen
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Ressourcenmanagement im Mittelstand
Teil 1: Ressourcen planen mit Excel - schnell und übersichtlich
Um eine erfolgreiche Ressourcenplanung im Mittelstand durchzuführen, muss man nicht immer auf teure und aufwändige Tools zurückgreifen. Ganz im Gegenteil: Eine einfache Darstellung der ungefähren Wochenarbeitszeit wird vom Projektteam oftmals eher akzeptiert, als ein mit detaillierten Informationen hinterlegtes Gantt-Diagramm. Gerhard Großberger stellt in diesem Beitrag eine Microsoft Excel-Lösung vor, die Übersichtlichkeit und Funktionalität miteinander verbindet und sich problemlos auf die eigene Projektsituation anpassen lässt. Die fertige Lösung stellen wir Ihnen zusammen mit dem Artikel zum Download zur Verfügung. Mehr lesen
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Ressourcenmanagement im Mittelstand
Teil 2: Auswertung der Ressourcenplanung
Der erste Teil dieser Artikelserie beschrieb, wie man mit Hilfe von Microsoft Excel eine übersichtliche und funktionale Ressourcenplanung erstellt. In diesem zweiten und abschließenden Beitrag zeigt Gerhard Großberger, wie Sie die bereits vorhandene Microsoft Excel-Lösung erweitern können, so dass Sie auch die Auslastung einzelner Mitarbeiter sowie der Fachbereiche oder Abteilungen über mehrere Projekte hinweg übersichtlich auswerten können. Die fertige Lösung stellen wir Ihnen gemeinsam mit dem Artikel zum Download zur Verfügung. Mehr lesen
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Kleine Projekte
Teil 5: Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten
Kleine Projekte werden häufig von Einzelunternehmen oder kleineren Firmen durchgeführt. Ein Büro als Kommunikationszentrale und ein Sekretariat für die Unterstützung bei der Projektarbeit sind nicht vorhanden. Das Projektteam setzt sich aus eigenen und externen Mitarbeitern zusammen, die oft räumlich voneinander getrennt arbeiten. Diese verteilte Struktur darf die Projektdurchführung jedoch nicht behindern. Olaf Clausen stellt Ihnen Ideen und Konzepte für eine erfolgreiche Durchführung von kleinen Projekten verteilt über mehrere Orte vor. Mehr lesen
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Die RACI-Matrix als einfacher Kommunikationsplan
Im Kommunikationsplan wird festgehalten, welche Projektbeteiligten welche Informationen wann, in welchem Format und in welcher Qualität benötigen. Das soll gewährleisten, dass Informationen vollständig und rechtzeitig dort zur Verfügung stehen, wo sie gebraucht werden. Trotz dieser Vorteile wird in der Praxis nur selten ein Kommunikationsplan systematisch erstellt. Dabei lässt sich auf Basis der RACI-Matrix relativ leicht ein vereinfachter Kommunikationsplan anfertigen. Hieraus kann man schnell ersehen, wer welche Informationen benötigt. Dr. Georg Angermeier erklärt, wie man einen solchen Kommunikationsplan aufsetzt. Mehr lesen
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Selbstorganisation in kleinen Teams
Effizienter zusammenarbeiten mit Sozialer Software
In den vergangenen Jahren hat Soziale Software auch im Projektmanagement einen immer höheren Bedeutungsgrad erlangt. Sie bietet verteilten Teams in kleinen Projekten eine gemeinsame Plattform, um Dokumente und Informationen auszutauschen. Dr. Rolf Kremer erklärt, welche Funktionen in Social Software zur Verfügung stehen und wie diese Systeme die Selbstorganisation des Teams und damit die Abwicklung von Kleinprojekten unterstützen können. Mehr lesen
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Widrigen Umständen trotzen
Wenn die Unternehmenskultur bremst – Projekte in schwierigem Umfeld meistern
Nicht jede Unternehmenskultur fördert das Gelingen von Projekten. Im Gegenteil – manchmal ist die Unternehmenskultur ein wahrer Projektkiller. Wo Unverbindlichkeit, Abteilungsdenken und direktive Führungsstile herrschen, steht der Projektleiter schnell auf verlorenem Posten. Aber das muss nicht so bleiben. Marijan Kosel beschreibt, welche kulturellen Aspekte die Projektarbeit in Unternehmen behindern und was ein Projektleiter tun kann, um seine Projekte trotzdem erfolgreich abzuschließen. Mehr lesen
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So unterstützen Sie Vorgesetzte und Auftraggeber bei der Entscheidungsfindung
Ihr Projekt kommt nicht voran, weil Sie seit Tagen oder Wochen auf eine wichtige Entscheidung Ihres Auftraggebers warten? Dieses Problem haben viele Projektleiter. Es gibt jedoch Möglichkeiten, den Auftraggeber zu unterstützen und so schneller eine Entscheidung herbeizuführen. Klaus D. Tumuscheit zeigt in seinem Tipp, was Sie dafür tun können. Mehr lesen
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Führen ohne "Führungsmacht"
Projektleiter führen durchweg lateral, sie haben also keine Mitarbeiterverantwortung und keine hierarchisch legitimierte Weisungsbefugnis gegenüber ihren Teammitgliedern. Da die Projektmitarbeiter nicht nur dem Projekt verpflichtet sind, sondern auch ihren Linienabteilungen oder anderen Divisionen, ist es für die Projektleiter oft schwierig, die Arbeitskraft und das Engagement ihrer Teammitglieder einzufordern. Sonja Radatz beschreibt in diesem Beitrag, wie es Projektleitern trotzdem gelingen kann, eine wirksame Führung auszuüben. Mehr lesen
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