Wie manage ich Projekte mit Microsoft Project?
Sie haben Microsoft Project auf Ihrem Rechner installiert, bisher aber nur ein paar Balkenpläne damit erstellt? Höchste Zeit, die Leistungsfähigkeit dieser Software endlich zu nutzen! Lesen Sie in unserem Schnelleinstieg, wie Sie Microsoft Project für typische Projektaufgaben effizient einsetzen. Als fortgeschrittener Anwender erfahren Sie, wie Sie mehrere, voneinander abhängige Projekte gleichzeitig managen können. Außerdem erhalten Sie zahlreiche Tipps zur Bedienung der Software und zur Lösung verschiedener Planungs- und Überwachungsaufgaben.
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Schnelleinstieg in Microsoft Project 2003 und 2007
Teil 1: Vorgangsplanung
Microsoft Project kann Ihnen bei der Projektarbeit wertvolle Hilfe leisten – vorausgesetzt, Sie wissen, wie Sie das Programm richtig einsetzen. Neueinsteiger und Anwender, die das Tool nur gelegentlich nutzen, verzweifeln allerdings regelmäßig an dessen Komplexität. Damit Ihnen das nicht auch passiert, leitet Sie dieser vierteilige Schnelleinstieg Schritt für Schritt durch die Projektplanung, steuerung und –überwachung mit Microsoft Project 2003 und 2007. Im ersten Teil erklärt Josef Schwab, wie Sie ein neues Projekt anlegen, eine Vorgangsliste erstellen und den Kalender anpassen. Mehr lesen
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Schnelleinstieg in Microsoft Project 2003 und 2007
Teil 2: Terminmanagement
Im ersten Teil der Artikelfolge haben Sie erfahren, wie Sie Ihr Projekt anlegen und die zugehörigen Vorgänge passend gliedern. Um die Vorgangsplanung abzuschließen, müssen Sie den Projektablauf mit Hilfe von Anordnungsbeziehungen abbilden, Meilensteine definieren und Terminziele als feste Termine in den Plan einbauen. Wie Sie dazu vorgehen und was Sie beachten müssen, damit Ihr Plan übersichtlich und flexibel bleibt, erklärt Josef Schwab in diesem zweiten Teil der vierteiligen Artikelserie. Mehr lesen
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Schnelleinstieg in Microsoft Project 2003 und 2007
Teil 3: Ressourcenplanung
Die Vorgangsplanung ist fertiggestellt, Meilensteine und feste Terminziele sind in den Plan eingebaut. Um die Projektplanung abzuschließen, müssen Sie im letzten Schritt noch den Ressourceneinsatz festlegen. Im dritten Teil dieser vierteiligen Artikelfolge beschreibt Josef Schwab, wie Sie Ressourcen anlegen und zuordnen, wie Sie mit dem Ressourcenkalender arbeiten, Ressourcenüberlastungen erkennen und beheben und wie Sie mit Hilfe eines Ressourcenpools den projektübergreifenden Ressourceneinsatz steuern. Mehr lesen
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Schnelleinstieg in Microsoft Project 2003 und 2007
Teil 4: Projektüberwachung
Nachdem die ersten drei Teile der Artikelfolge das Thema Projektplanung systematisch beleuchtet haben, zeigt dieser vierte und abschließende Beitrag, wie Sie Microsoft Project für die Projektsteuerung in der Umsetzungsphase einsetzen können. Josef Schwab erklärt, welche Funktion der Basisplan hat, wie Sie ihn erstellen, vorhandene Ansichten und Tabellen optimal für die Überwachung anpassen, Ist-Daten erfassen und in Project eintragen und wie Sie Abweichungen vom Soll rechtzeitig erkennen und darauf reagieren können. Konkrete Beispiele verdeutlichen das typische Vorgehen bei der Projektkontrolle und bei Rückmeldungen. Mehr lesen
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Bedienung und Einstellungen
Microsoft Project mit den richtigen Grundeinstellungen sicher im Griff
Microsoft Project wird von vielen Anwendern als komplex wahrgenommen. Legt man aber die Grundeinstellungen richtig fest, lässt sich die Bedienung deutlich vereinfachen. Renke Holert erklärt in seinem Beitrag zum einen, welche voreingestellten Optionen von Microsoft Project man ändern sollte, um unerwünschte Automatismen und böse Überraschungen zu vermeiden. Zum anderen gibt er Empfehlungen, wie man mit Hilfe von standardisierten Vorgehensweisen auch bei komplexen und umfangreichen Projekten den Überblick behält. Mehr lesen
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Microsoft Project 2000:
Individuelle Zeitskala per Knopfdruck
Microsoft Project-Benutzer kennen das Problem: Individuelle Einstellungen der Zeitskala gehen verloren, sobald man auf die Symbole für Vergrößerung / Verkleinerung klickt. Es gibt jedoch eine komfortable Lösungsmöglichkeit. Ein einfaches Makro stellt die bevorzugte Zeitskala mit einem einzigen Klick wieder her. Die vorgestellte Lösung fängt Fehlermeldungen automatisch ab und lässt sich in kurzer Zeit ohne besondere Vorkenntnisse nachvollziehen. Mehr lesen
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Bedingte Formatierungen in Microsoft Project
Durch die gezielte Formatierung von Text und Grafiken lassen sich in Microsoft Project Zusammenhänge klarer darstellen und Zahlen hervorheben, die einen festgelegten Schwellenwert überschreiten. Stavros Georgantzis und Johann Strasser beschreiben, wie sich in Microsoft Project bedingte Formate für Balken und Text sowie Symbole definieren lassen und geben Beispiele für die praktische Anwendung. Mehr lesen
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Microsoft Project leicht gemacht:
Mit einer benutzerdefinierten Ansicht schnell zum gewünschten Projektplan-Ausdruck
Hinsichtlich der Funktionen zur professionellen Projektplanung und -steuerung lässt Microsoft Project kaum Wünsche offen. Dennoch gibt es viele Anwender, denen es schwer fällt, mit der angebotenen Funktionsvielfalt umzugehen und die das Programm schließlich mit der Bemerkung "zu kompliziert" beiseite legen. Schade – denn mit systematischem Vorgehen und ein paar einfachen Praxistricks kommt man auch als Nicht-Profi schnell zu ansehnlichen Ergebnissen. Ein Beispiel dafür ist der Ausdruck von Projektplänen. Manfred Lieber zeigt Schritt für Schritt, wie Sie Microsoft Project so einrichten, dass Sie Balkenpläne schnell und reproduzierbar in der gewünschten Form drucken können. Mehr lesen
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Kalender in Microsoft Project effektiv nutzen
Bei der Terminplanung von Projekten sind Kalender für Ressourcen, Vorgänge und Projekte eine wertvolle Hilfe. Wer z.B. mit den Kalendern in Microsoft Project arbeitet, kann unterschiedliche Einflüsse auf den Projektablauf wie Fehlzeiten oder vorgegebene Zeitfenster besser in der Planung berücksichtigen. So lassen sich Ressourcenüberlastungen oder unrealistische Terminziele frühzeitig erkennen und vermeiden. Renke Holert erklärt in seinem Beitrag, wie man die verschiedenen Kalendertypen in Microsoft Project effektiv für die Ressourcenplanung nutzt. Mehr lesen
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Vereinfachen Sie mit dem Feld "Stichtag" die Planung in Microsoft Project
Microsoft Office Project wird oft als komplex wahrgenommen. Meistens liegt das daran, dass die Planung zu kompliziert umgesetzt wird und der Anwender dann leicht in Verwirrung gerät, wenn Microsoft Project – in Abhängigkeit von der Vorgangsart und gemäß den fest einprogrammierten Regeln – das eine oder andere Feld neu berechnet. Dieser Tipp beschreibt, wie Sie Ihre Planung durch Verwendung des Felds "Stichtag" statt des Felds "Ende" vereinfachen können. Mehr lesen
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Microsoft Project: Terminkonflikte sichtbar machen
Eine der wichtigsten Aufgaben im Termin-Management besteht darin, Terminreserven und -überschreitungen oder drohende Verzögerungen von Terminen und deren Konsequenzen sichtbar zu machen. Obwohl Microsoft Project diesbezüglich über vielfältige Möglichkeiten verfügt, sind diese zum Teil verborgen und müssen erst aktiviert werden. Stavros Georgantzis gibt in diesem Artikel Tipps dazu, wie Sie den Project-Terminplan so einrichten können, dass Sie während des gesamten Projektverlaufs die Terminkontrolle behalten. Mehr lesen
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Microsoft Project:
Kostenplanung und -überwachung
Nur wer die Möglichkeiten kennt, die ein Software-Tool bietet, kann sie auch nutzen. Das gilt auch für die Werkzeuge, die Microsoft Project für die Kostenplanung und Überwachung bietet. Dieser Beitrag von Stavros Georgantzis und Johann Strasser gibt einen systematischen Überblick über die einzelnen Kostenfelder und liefert praktische Hinweise zu ihrer Verwendung. Sie erfahren, wie Sie sich einen detaillierten Überblick über den Kostenfortschritt verschaffen, wie Sie die Ist-Kosten nachträglich anpassen können und was bei Reisekosten, Übernachtung und Spesen zu beachten ist. Mehr lesen
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Kostensätze in Microsoft Project sinnvoll nutzen
Sie suchen Möglichkeiten in Microsoft Project, die internen Ressourcenkosten mit den externen Preisen zu vergleichen oder wollen im Projekt ein und dieselbe Ressource für unterschiedliche Tätigkeiten einsetzen und dafür mit verschiedenen Kostensätzen planen? Beides erreichen Sie über die Anpassung der Kostensätze. Ralph Götze und Johann Strasser erklären in diesem Tipp, wie Sie dazu am besten vorgehen und auf was Sie achten müssen. Mehr lesen
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Microsoft Project 2003: Regeltätigkeiten einfach planen und erfassen
In der Projektarbeit fallen neben projektbezogenen Arbeiten meist auch Tätigkeiten an, die keinen Projektcharakter besitzen. Diese sogenannten Regeltätigkeiten muss ein Projektleiter zusätzlich zu den projektbezogenen Aufgaben erfassen können, um eine zuverlässige Basis für das Ressourcenmanagement, die Projektplanung und das Controlling zu erhalten. Stefan Haffner stellt in diesem Beitrag die vielfältigen Möglichkeiten von Microsoft Project 2003 vor, um Regeltätigkeiten zu erfassen und zeigt die jeweils damit verbundenen Vor- und Nachteile auf. Mehr lesen
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Microsoft Project: Kosten nach benutzerspezifischen Kriterien auswerten
Bei der Planung von Projekten interessieren neben den Termin- und Aufwandsergebnissen vor allem auch die Kosten. Besonders wenn es darum geht, Budgets für die einzelnen Projektphasen oder "Deliverables" zu beantragen, müssen die Kosten eindeutig ermittelt und zugeordnet werden können. Stavros Georgantzis zeigt in seinem Beitrag, wie sich Kosten innerhalb von Microsoft Project 2002 und 2003 transparent darstellen, aufbereiten und auswerten lassen. Das dargestellte Vorgehen können Sie analog verwenden, um andere Parameter – zum Beispiel Arbeit – auszuwerten. Mehr lesen
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Microsoft Project:
Projektauswertungen mit Microsoft Project
Microsoft Project bietet viele Möglichkeiten, um Daten aufzubereiten und auszudrucken. Einige davon sind jedoch nicht offensichtlich oder müssen erst entsprechend vorbereitet werden. Stavros Georgantzis und Johann Strasser zeigen in diesem Beitrag, welche Möglichkeiten Project 2000/2002 bietet, um Daten individuell auszuwerten und zu einem aussagefähigen Bericht zusammenzufassen. Dabei stellen sie die "Bausteine" einer Auswertung vor und erklären Schritt für Schritt, wie man mit individuell definierten Gliederungscodes und der Gruppierungsfunktion zum gewünschten Ergebnis gelangt. Mehr lesen
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Earned Value-Analyse mit Microsoft Project
Wenn jemand nach dem Stand eines Projekts fragt, kommen in den meisten Antworten Größen wie der (ungefähre) Fertigstellungsgrad, das Budget, die Plan- und Ist-Kosten und der Endtermin vor. Lässt sich mit solchen Werten der Stand des Projekts darstellen? Johann Strasser und Stavros Georgantzis von The Project Group zeigen in ihrem Beitrag die Grenzen der genannten Kennzahlen auf und stellen so den Sinn des Earned Value heraus. Dabei steht die direkte Umsetzung in Microsoft Project im Vordergrund. Mehr lesen
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Multi-Projektmanagement mit Microsoft Project
Teil 1: Teilprojekte und Masterplan
Große Projekte teilt man oft in mehrere Teilprojekte auf, wobei jeder Teilprojektleiter eigenverantwortlich seinen Projektplan pflegt. Microsoft Project ermöglicht es, einfach und überschaubar mit solchen Teilprojekten zu arbeiten und projektübergreifende Abhängigkeiten bei der Ablaufplanung zu berücksichtigen – unabhängig davon, ob man mit dem Project Server arbeitet oder "nur" den Client verwenden. In dieser Artikelfolge zeigt Josef Schwab, wie Sie als Gesamtprojektleiter systematisch vorgehen, um Ihren Terminplan im Griff zu behalten. Der erste Beitrag beschreibt, wie Sie einen Masterplan erstellen, mit dem Sie den Projektverlauf überblicken und Terminkonflikte erkennen können. Mehr lesen
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Multi-Projektmanagement mit Microsoft Project
Teil 2: Projektübergreifende Verknüpfungen
Teilt man große Projekte in mehrere Teilprojekte auf, muss man oft sachliche, technische oder organisatorische Abhängigkeiten abbilden. Dies wird mit projektübergreifenden Anordnungsbeziehungen erreicht, die Vorgänge aus externen Plänen mit denen des eigenen Projektplans verknüpfen. Eingehenden Termine müssen dabei "gekapselt" werden, damit sie nicht automatisch die eigene Planung verändern. Josef Schwab stellt die Technik vor, mit der man projektübergreifende Anordnungsbeziehungen einrichtet und Termine kapselt. Außerdem zeigt er, wie sich diese Vorgehensweise bei einer Multi-Level-Terminplanung anwenden lässt. Mehr lesen
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Multi-Projektmanagement mit Microsoft Project
Teil 3: Die neue Funktion "Lieferumfang" und ihre Anwendung in der Praxis
Um Abhängigkeiten zwischen einzelnen Projekten darzustellen, stehen in Microsoft Project die projektübergreifenden Anordnungsbeziehungen zur Verfügung (siehe Teil 2). Terminänderungen im Quellprojekt wirken sich dabei automatisch auf die nachfolgenden Termine im Zielprojekt aus – was nicht immer erwünscht ist. Praktischer wäre es, Termine aus anderen Projekten darstellen zu können, ohne befürchten zu müssen, dass diese die Vorgänge im eigenen Projekt beeinflussen. Microsoft hat diesen Bedarf erkannt und in Project 2007 das neue Feature "Lieferumfang" ("Deliverable") eingeführt (Voraussetzung: Project Server). In diesem dritten und abschließenden Teil der Artikelfolge zeigt Josef Schwab die Anwendung des neuen Features in der Praxis und geht der Frage nach, inwieweit es sich dabei um eine echte Alternative zu den projektübergreifenden Anordnungsbeziehungen handelt. Mehr lesen
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