Wie vereinbare ich ein Ergebnis?
Projekte haben nur einen Zweck: Sie sollen das vereinbarte Ergebnis liefern. Auftraggeber und Auftragnehmer müssen sich vor Projektbeginn aber nicht nur auf dieses Ergebnis, sondern auch auf Abnahmekriterien, Lösungsweg, Kosten und Termine einigen. Im Projektauftrag dokumentieren sie diese Vereinbarung. Während des Projektablaufs ergeben sich aber noch häufig Änderungen der Kundenanforderungen, die systematisch erfasst und geregelt werden müssen. Dieses Spotlight begleitet Sie auf dem Weg von der Vision und Zieldefinition über Lastenheft, Pflichtenheft und Projektauftrag bis hin zum projektbegleitenden Anforderungsmanagement. Abschließend beschreiben Beispiele aus den Branchen Bau, Anlagenbau und IT weitere Wege zur Spezifikation von Projektergebnissen.
Spotlight (127 Seiten)
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Ziele und Ergebnisse definieren
Methoden zur Zielformulierung in Projekten
Eine exakte Zieldefinition ist eines der wichtigsten Schritte innerhalb der Projektinitiierung. Alles, was hier an Vorarbeit versäumt wird, muss hinterher bitter gebüßt bzw. nachgeholt werden. Nur durch ein eindeutig definiertes Projektziel wird eine realistische Planung erst möglich. Regina Wolf stellt hier eingehend fundierte Methoden zur Zielfindung und Gewichtung vor. Mehr lesen
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Von der Vision zum Ergebnis: Projektziele definieren
Wer eine Reise plant, muss nicht nur das Ziel kennen, sondern auch wissen, wo es losgehen soll. Denn wer am falschen Ort startet, kann auch realistische Ziele nicht erreichen. Nicht anders ist es bei der Planung eines Projekts: Erst wenn Start- und Zielpunkt geklärt sind, lassen sich Aufgaben, Zeiten und Ressourcen planen. Dr. Georg Angermeier verdeutlicht anhand eines Praxisbeispiels den Weg von der Projektidee bis zur Definition eines belastbaren Projektziels. Er erklärt die Vorgehensweise bei der Stärken/Schwächen-Analyse (SWOT-Analyse), die zur Analyse von Ausgangs- und Zielsituation dient und veranschaulicht den Unterschied zwischen Vision, Ziel, Projektgegenstand, Lieferobjekt und Ergebnis anhand einer übersichtlichen Aufstellung. Mehr lesen
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Anforderungsanalyse: In 5 Schritten zum klaren Projektziel
Die (heimlichen) Erwartungen der künftigen Anwender an das Projektergebnis bereiten Projektleitern so manche böse Überraschung. Präsentiert das Team erste Ergebnisse, heißt es plötzlich: "Das haben wir uns ganz anders vorgestellt." Die Folge sind Verzögerungen, Zusatzkosten, Akzeptanzprobleme und oft sogar der Projektabbruch. Hedwig Kellner beschreibt in diesem Tipp, wie Sie Anforderungen in fünf Schritten erfassen, filtern, festhalten und den Betroffenen vermitteln bzw. präsentieren. Checklisten helfen Ihnen dabei, die richtigen Fragen zu stellen. Im Fokus steht dabei der Workshop zur Erwartungsabfrage. Mehr lesen
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Ein Lastenheft professionell erstellen
Das Lastenheft beschreibt das angestrebte Projektergebnis. Es wird vom Auftraggeber erstellt und ist eines der zentralen und unverzichtbaren Projektdokumente. Dennoch scheuen viele vor dem Aufwand zurück, der mit seiner Erstellung verbunden ist. Der Nutzen eines professionellen Lastenhefts übertrifft aber diesen Aufwand bei weitem. Zudem enthält bei einem systematischen Vorgehen das Lastenheft ausschließlich Informationen der ohnehin nötigen Projektplanung. Dr. Georg Angermeier beschreibt in diesem Artikel, was ein Lastenheft genau ist, welchen Nutzen es hat und was alles in ihm enthalten sein sollte. Mehr lesen
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Das Pflichtenheft - Basis für den Projekterfolg
Lastenheft und Pflichtenheft bilden gemeinsam den Grundstein eines Projekts. Der Auftraggeber beschreibt im Lastenheft, was er will, der Auftragnehmer im Pflichtenheft, wie er es macht. Die korrekte Erstellung von Lastenheft und Pflichtenheft fördert einen reibungslosen Projektverlauf und reduziert somit die Projektrisiken. Viele Projektverantwortliche wissen aber nicht, nach welchen Kriterien sie diese Dokumente erstellen sollen. Dr. Georg Angermeier gibt Orientierung und beschreibt in seinem Artikel die Erstellung des Pflichtenhefts als Antwort auf das Lastenheft. Mehr lesen
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Achtung Stolperfallen!
Häufige Fehler bei Angebot und Pitch
Für das Verfassen von Angeboten gilt: Kleiner Fehler - große Wirkung! Frank Gürgens beschreibt in seinem Artikel häufige Stolperfallen bei der Erstellung von Angeboten und Pitch-Teilnahmen, in die auch so manch gestandener Projektmanager hin und wieder tritt. Die aufgeführten Beispiele beziehen sich auf Projekte im Bereich Software und Multimedia, die Tipps und Ratschläge lassen sich jedoch auch auf andere Projekte übertragen. Mehr lesen
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Auftragsklärung mit elf Fragen
Es ist oft schwierig, herauszufinden, was ein Kunde will. Viele Kunden verwenden Fachbegriffe falsch, machen widersprüchliche Angaben, überschätzen die technischen Möglichkeiten oder wissen nicht genau, was sie wollen. Für einen Projektleiter steckt die Auftragsklärung also voller Stolpersteine. Wer sich auf die Angaben des Kunden verlässt oder dessen schwammige Erläuterungen interpretiert, hat bei der Abnahme des Projektergebnisses oft Probleme, weil der Kunde sich in Wahrheit etwas ganz anderes gewünscht hat. Wilfried Reiter erklärt, wie Sie als Projektleiter herausfinden können, was Ihr Kunde wirklich will. Mehr lesen
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Projektvereinbarungen erfolgreich gestalten
Erfolgreiche Projektarbeit steht und fällt mit einer klaren Projektvereinbarung. Dabei kommt es nicht nur auf die Klärung inhaltlicher Fragen an, sondern auch die Art und Weise des Vorgehens beeinflusst den Klärungsprozess entscheidend. Doch wie geht man vor, um bei widersprüchlichen Zielvorgaben, einem ungeklärten Budget und einer schwammigen Projektpriorität Klarheit zu schaffen? Gero Lomnitz zeigt in diesem Beitrag, wie man Klippen und Untiefen eines Projekts frühzeitig erkennt und gibt Tipps, wie man auch in schwierigen Situationen einen klaren verbindlichen Projektauftrag erreicht. Mehr lesen
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Der Projektauftrag
Ein Projekt hat immer zwei Parteien: Einen Auftraggeber und einen Projektleiter. Beide Parteien haben innerhalb des Projekts eine definierte Rolle. Damit beide Parteien ein Projekt mit den gleichen Vorstellungen und Wünschen beginnen, ist es notwendig einen Projektauftrag zu definieren. Bernd Hilgenberg erläutert deshalb in seinem Artikel, was genau unter einem Projektauftrag zu verstehen ist und ab welcher Projektgröße er Anwendung findet. Dabei definiert er die kritischen Erfolgsfaktoren sowie die Rollen des Auftraggebers und Projektleiters im Projektauftrag. Abgerundet wird der Artikel durch eine Vorlage für die Erstellung eines Projektauftrags als RTF-Datei, die Sie Ihren Bedürfnissen entsprechend ändern können. Mehr lesen
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Auftragsklärung - Klare Sicht für den Projektstart
Zu Beginn eines Projekts stürzen sich viele Projektleiter sofort in die Arbeit. Wer aber zu schnell in die Projektinhalte eintaucht, übersieht leicht wichtige Zusammenhänge oder Einflussgrößen. Man sollte deshalb zunächst mit kühler Distanz auf das Projekt blicken und eine umfassende Auftragsklärung vornehmen. Ina Wohlgemuth zeigt in ihrem Tipp, wie man dabei am besten vorgeht. Mehr lesen
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Der Abschluss von Projektverträgen: Darauf sollten Sie achten
Oft gehört es zu den Aufgaben des Projektleiters, Verträge auszuhandeln und abzuschließen. Um dabei Fehler, ungewollte Verbindlichkeiten und Missverständnisse zu vermeiden, sollten sich Projektleiter mit den Grundzügen des Vertragsabschlusses vertraut machen. Tanja Kaul und Thomas Diegelmann geben in ihrem Artikel Empfehlungen, die man beachten sollte, damit der Vertragsabschluss keine bösen Überraschungen nach sich zieht. Mehr lesen
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Projektbegleitendes Auftragsmanagement
Methodeneinsatz alleine ist nicht genug
Der Anforderungsmanager als Vermittler zwischen den Welten
Um die Anforderungen und Wünsche des Kunden lückenlos zu erfassen, ist ein sauber aufgesetztes Anforderungsmanagement unverzichtbar. Die entsprechenden Methoden zu kennen und formal richtig anzuwenden, reicht alleine jedoch nicht aus. Damit die zukünftigen Anwender gut eingebunden werden, muss der Anforderungsmanager noch weitere Anforderungen erfüllen. Welche das sind, erklären Dr. Peter Duwe und Michèle Mégroz in diesem Beitrag. Mehr lesen
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Projektbegleitendes Anforderungsmanagement: unnötige Kosten und Ärger vermeiden
Die Anforderungen an ein Projektergebnis werden während des Projektverlaufs häufig geändert, ergänzt oder präzisiert. Um zu vermeiden, dass diese Änderungen unerwartete Auswirkungen auf das Projekt haben, ist es wichtig, sie sorgfältig zu prüfen und koordiniert umzusetzen. Dafür ist ein fundiertes Anforderungsmanagement notwendig. In vielen Unternehmen ist ein solches aber nicht implementiert, stattdessen werden die Änderungswünsche bestimmter Personen oder Abteilungen oft spontan von einzelnen Projektmitarbeitern umgesetzt. Dirk Heche und Oliver Ollech erläutern, welche Erfolgsfaktoren man beachten sollte, um ein Anforderungsmanagement effizient und nutzbringend umzusetzen und welche Probleme sich so vermeiden lassen. Mehr lesen
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Feedbackschleifen in iterativen Softwareprojekten
"Schon wieder ein Meeting, muss das sein?", "Wir brauchen unsere Ressourcen für Wichtigeres.", "Uns läuft die Zeit davon." – das klingt vertraut, oder? Doch ist das nicht zu kurz gedacht? Ist nicht die Kommunikation bei Softwareprojekten die wichtigste Voraussetzung dafür, dass effizient entwickelt werden kann, und ein systematisches Feedback von Kundenseite ein Garant für kundennahes, flexibles Vorgehen in der Softwareentwicklung? Nach der Lektüre des Artikels von Dag Frommhold und Fabian Röken sollte einmal mehr klar werden, warum sinnvolle Rückmeldeschleifen in einem iterativen Softwareprojekt niemals verlorene Zeit sind. Mehr lesen
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Hinderliche Verhaltensmuster in Projekten
Featuritis: Merkmale, Vorbeugung und Heilung
Sie entwickeln gerade ein kleines Tool, das bestimmte Arbeiten erleichtern soll. Die dafür erforderlichen Funktionalitäten sind klar, Ihre Kollegen und Vorgesetzten haben aber darüber hinaus noch jede Menge zusätzlicher Wünsche. Vorsicht – hier besteht Featuritis-Gefahr! Die Software droht von Anforderungen überfrachtet zu werden. Die Folgen sind erhöhte Kosten, verlängerte Laufzeiten und eine schlechtere Bedienbarkeit. Christof Geißel und Matthias Strößner zeigen Ihnen, woran Sie Featuritis erkennen und wie Sie sie bekämpfen. Mehr lesen
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Auftragsklärung: Branchenbeispiele
Vollständig und schnell: standardisierte Auftragsklärung im Sondermaschinenbau
Im Sondermaschinenbau ist eine vollständige Auftragsklärung von besonderer Bedeutung. Werden Anforderungen übersehen oder falsch formuliert, sind nachträgliche Änderungen extrem teuer. Im Rahmen des Projekts eLOP (electronic Lean Order Processing) wurde eine Vorgehensweise entwickelt, die eine frühzeitige und umfassende Auftragsklärung ermöglicht und somit Folgekosten verhindert. Ulf Wagner und Prof. Egon Müller von der TU Chemnitz stellen die Vorgehensweise vor. Mehr lesen
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Value Engineering bei Bauprojekten
Mit Value Management ist es möglich, unnötige Projektkosten zu identifizieren und so eine höhere Kostensicherheit zu gewährleisten. Im Baubereich wird das Value Management als Value Engineering bezeichnet und ist insbesondere im anglo-amerikanischen Sprachraum bereits Bestandteil der Projektabwicklung im öffentlichen Bereich. Ein zentraler Aspekt ist die Einbindung des bauausführenden Auftragnehmers. Gemeinsam können Planer und Ausführende leichter neue Wege finden, um Kosten einzusparen und das Projektergebnis verbessern. Dr. Thomas Mathoi stellt das Value Engineering vor. Mehr lesen
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Pareto-Prinzip für IT-Projekte
Die Anforderungen auf das Machbare reduzieren
Ein großer Mobilfunkanbieter stand 2007 vor dem Problem, dass die Fachabteilungen immer mehr Anforderungen an die Neu- und Weiterentwicklung der internen IT-Systeme stellten. Arbeitskapazität und Budget der IT-Abteilung reichten aber nicht aus, um diese umzusetzen. Es wurde deshalb ein Verfahren entwickelt, mit dem sich Projektinhalt und –umfang reduzieren und an die Ressourcensituation anpassen lassen. Dabei werden die besonders nützlichen Funktionsanforderungen herausgefiltert und umgesetzt, Anforderungen mit einem niedrigeren Nutzen fallen weg. Das Verfahren basiert auf dem Pareto-Prinzip und wird im Unternehmen deshalb als Pareto-Analyse bezeichnet. Tim Krüger stellt Ablauf und Nutzen der Pareto-Analyse vor. Mehr lesen
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Schnellere Systemanalyse
Nichtfunktionale Anforderungen strukturiert erfassen und wieder verwenden
Bei der Systementwicklung in Softwareprojekten wird die Formulierung nichtfunktionaler Anforderungen (NFA) oft vernachlässigt. In der Folge kann es geschehen, dass das Endprodukt zwar alle funktionalen Anforderungen erfüllt, aber umständlich zu bedienen ist oder nicht in die bestehende Systemarchitektur integriert werden kann. Es ist deshalb wichtig, die NFA solide zu erstellen. Das ist zwar aufwändig, doch NFA von hoher Qualität können gesammelt und in Folgeprojekten erneut verwendet werden. Das spart Zeit und Kosten. Chris Rupp und Christof Geißel stellen ein Verfahren vor, mit dem NFA entsprechend angepasst für andere Systementwicklungen wieder verwendet werden können. Mehr lesen
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Das Pflichtenheft in der Softwareentwicklung
Lästiges Übel oder unverzichtbare Notwendigkeit? Im Bereich der Softwareentwicklung wird die Erstellung eines qualifizierten Pflichtenhefts oft mit geringer Priorität behandelt. Doch der Katzenjammer kommt meist hinterher, wenn immer wieder neue Forderungen die Entwicklungskosten in das Unermessliche treiben oder zugesagte Funktionen fehlen. Bernd Hilgenberg erläutert die wichtigen Bestandteile eines Pflichtenhefts. Eine fertig erstellte Vorlage zum Downloaden führt Sie Schritt für Schritt durch die Pflichtenhefterstellung. Mehr lesen
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Das Management der Pflichtenhefterstellung
Vielfach reduzieren sich die Arbeiten an einem Pflichtenheft auf die für die Softwareerstellung relevanten Inhalte. Es wird meist einfach nur eine Vorgabe für die Programmierung geschrieben. Doch das ist für die effiziente Erstellung eines Pflichtenhefts nicht genug. Es gibt viele Fallstricke organisatorischer und politischer Natur, die durch den rein fachlichen Teil nicht abgedeckt werden können. Bernd Hilgenberg gibt Ihnen Tipps, wie Sie Ihr Team erfolgreich durch die schwierige Phase der Pflichtenhefterstellung führen. Mehr lesen
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