Der Telekommunikationssektor ist geprägt von einer erhöhten Komplexität, enormen Marktdynamik und neuen Playern am Markt. A1 ist eine etablierte Organisation im Telekommunikationssektor, die in weiten Teilen durch eine effiziente Arbeitsteilung gekennzeichnet ist, in der jedoch in den vergangenen Jahren der Abstimmungsbedarf aufgrund von Abhängigkeiten zwischen IT und Fachbereichen stark angestiegen ist.

Nach unzähligen einzelnen Meetings und zahlreichen Anrufen hat man jedoch oft nicht nur viel Zeit investiert, sondern erzielt auch nicht das erwünschte Ergebnis: eine möglichst sichere, haltbare Planung. Um diese Herausforderung anzugehen, bedient sich die A1 Telekom AG nun eines neuen Lösungsansatzes: dem Big Room Planning (BRP).

In diesem Beitrag stellen wir Ihnen das Meetingformat des Big Room Plannings vor. Sie erfahren, welche Voraussetzungen dafür geschaffen werden müssen und welche Materialien benötigt werden.

Was ist ein Big Room Planning?

Ein Big Room Planning ist ein operatives Planungsmeeting zwischen IT und Fachbereichen, bei dem VertreterInnen aller agilen IT Teams (Squads) und Projekte, die an den Lieferungen für den kommenden Planungszeitraum (z. B. das kommende Quartal) beteiligt sind, regelmäßig in einem Raum zusammenkommen und die Planung und Klärung der Abhängigkeiten gemeinsam an einem Ort und Face-to-Face durchführen.

Das Format eignet sich besonders, um komplexe Planungsaufgaben mit diversen Handlungssträngen und hohen Abhängigkeiten gemeinsam mit relevanten Stakeholdern zu planen, Zwischenbilanzen zu ziehen, Aufgaben in Bewegung zu halten oder zu bringen.

Das PMO von A1 hat sich gemeinsam mit der IT gegen ein vorgegebenes Skalierungsmodell, z.B. SAFe, in seiner Gesamtheit ausgesprochen. Das zeitliche und örtliche Zusammenführen von Business und IT für die Synchronisation ist aber ein Kernmodul nahezu aller etablierten Frameworks. Aufbauend auf diesem Grundgedanken und einem offenen Austausch mit anderen Organisationen hat sich A1 für das BRP entschieden.

Komplexität meistern und die eigene Organisation dabei beobachten

Die Umsetzung des Planungsmeetings bei A1 erfolgte in enger Kooperation zwischen dem Berater, dem A1 Portfoliomanagement und den internen agilen Coaches. Dabei konnte das Format Big Room Planning, das dem Product Increment Planning im Framework SAFe ähnelt (mehr als ein Team, zahlreiche Abhängigkeiten, auch hohe Teilnehmerzahl von über 100 Menschen möglich), für die eigenen individuellen Transformationsherausforderungen und kulturellen Eigenheiten adaptiert werden, Phasen verlängert oder verkürzt und Elemente – wie z.B. ein Validation Board zur Abstimmung mit der Management-Ebene – hinzugefügt werden.

Die Kombination von Innensicht und Außensicht ermöglicht dem Moderationsteam aus dem PMO maßgeschneiderte Interventionen, bei denen neue Formen der Zusammenarbeit erlebt und erlernt werden können.

So konnten etwa kulturelle Gegebenheiten der Organisation durch den Berater bewusst herausgefordert und wertvolles Feedback zurückgespielt werden, wie z.B.: Was darf ein Projektleiter / Product Owner entscheiden? Damit möchte das PMO erreichen, von der Hierarchie- zu Expertenentscheidungen zu kommen.

Das BRP schafft eine hohe soziale Dichte, die Dynamik in Prozesse bringt. So kann sich die Organisation selbst beim Arbeiten zusehen, Führung und Zusammenarbeit reflektieren. Das ermöglicht in der Folge anhaltendes organisationales Lernen.