Wenn bei einem Projekt Umfang, Termin oder Kosten von der ursprünglichen Zielsetzung abweichen, kann das verschiedene Ursachen haben. Häufig liegt es daran, dass Ressourcenengpässe zu spät erkannt werden. Stehen die erforderlichen Ressourcen mit der benötigten Qualifikation dann für bestimmte Vorgänge nicht zur Verfügung, muss umgeplant werden. Das führt zu zusätzlichem Aufwand bei der Ressourcenplanung und erzeugt u.U. Zusatzkosten durch Überstunden oder kurzfristig engagierte, teurere Ressourcen. Weitere mögliche Folgen sind unzufriedene Mitarbeiter und Kunden oder sogar Vertragsstrafen.

Ein Lösungsansatz, um Ressourcenengpässe in Microsoft Project früher zu erkennen und damit Projektziele besser einzuhalten, ist, das Ressourcenmanagement zu verbessern. Potential gibt es u.a. beim Ermitteln von Ressourcenbedarf und ‑verfügbarkeit sowie beim Vereinbaren der Ressourcenbuchungen sowie der Überwachung. Die Herausforderung besteht darin, den Aufwand dafür gering zu halten, damit der Nutzen gegenüber dem Aufwand überwiegt.

Dieser Beitrag zeigt, wo typische Probleme bei der Ressourcenplanung liegen, stellt pragmatische Lösungsansätze vor und beschreibt, wie sich diese in Microsoft Project umsetzen lassen.

Folgende Fragen helfen dabei, typische Probleme und Verbesserungspotential aufzuzeigen:

• Wurde der Ressourcenbedarf realistisch geschätzt?
• Wurde die Ressourcenverfügbarkeit realistisch ermittelt?
• Wurden passende Vereinbarungen getroffen?
• Halten sich alle Beteiligten an die Vereinbarungen?

Wurde der Ressourcenbedarf realistisch geschätzt?

Den Ressourcenbedarf richtig zu schätzen, ist die wichtigste Voraussetzung, um für die Projektdurchführung ausreichend Ressourcen zu buchen. Wie kann man dies sicherstellen? Und welche Fehler sollte man bei der Umsetzung in Microsoft Project vermeiden?