Den Projektauftrag klären

4 Kernfragen, die ein Projektauftrag beantworten muss

Ein erfolgreiches Projekt beginnt mit einem vollständig und präzise formulierten Projektauftrag. Wenn Sie nur vier Kernfragen beantworten, sind alle wichtigen Informationen gebündelt. Alin Javorsky zeigt in seinem Beitrag und einer Checkliste, welche vier Fragen das sind und wie Sie Ihr Projektziel nicht aus den Augen verlieren.
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Wie hat Ihr letzter Projektauftrag ausgesehen? Hat er ein klares Bild geliefert oder mehr offene Fragen hinterlassen als beantwortet? Erkennen Sie im Nachhinein einen Zusammenhang zwischen dem Projektauftrag - also der Art, wie er erteilt wurde, dessen Inhalt und Form - und dem Projektverlauf?

Selbst bekannte Normen und Standards des Projektmanagements sind sich bei diesem entscheidenden Projektbestandteil nicht einig, was denn ein Projektauftrag genau ist und welche Inhalte ihn zu einem vollständigen Projektauftrag machen.

Es geht in diesem Artikel nicht um Vorlagen oder Methoden. Das Ziel ist, die Essenz eines Projektauftrags zu erfassen und Ihnen praktische Tipps für eine präzise Auftragsklärung an die Hand zu geben. In Beispielen beziehe ich mich auf meine Erfahrung aus zehn Jahren in der Automotive-Branche.

Der Projektauftrag als "Leuchtturm" des Projekts

Im Projektauftrag beschreibt der Auftraggeber das Ergebnis, das er bei Projektende "in den Händen" halten will. Damit kann er seinen Wunsch verbindlich einem Projektteam übertragen. Der Projektauftrag dient dazu, den Projektumfang (engl. project scope) zu definieren, also die Ziele und Aufgaben im Projekt gegenüber anderen Vorhaben abzugrenzen. Er ist Orientierungspunkt für die Ausrichtung der Aktivitäten im Projekt, für die Bewertung des Fortschritts und für die Priorisierung der Aufgaben während der Projektdurchführung – er hat eine Leuchtturmfunktion.

Noch vor Projektstart dient der Projektauftrag den Entscheidern als Entscheidungsgrundlage bei der Projektgenehmigung. Bei Projektabschluss ist der Projektauftrag üblicherweise der Maßstab für die Bewertung des Projekterfolgs. Er enthält die Vorgaben, die bei Projektabnahme dem Ergebnis gegenübergestellt werden. Er wirkt weiterhin als Vertrag zwischen Projektmanager und Auftraggeber. Nicht zuletzt bildet ein gemeinsamer und verstandener Projektauftrag den Kitt für die Teambildung. Ein fest umrissener Projektauftrag ist also unverzichtbar.

Der Projektauftrag als Startpunkt

Ein Projektauftrag ist das Fundament der Projektplanung und in aller Regel der Startpunkt für das Projekt. Dessen Inhalte, insbesondere die darin enthaltenen Vorgaben und Anforderungen, definieren das Projekt. "Planning begins with requirements that define the product and project", heißt es im Prozess-Referenzmodell CMMI for Development 1.3 (CMMI 1.3 2010, S. 44).

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