Das folgende Szenario dürfte jedem bekannt vorkommen: Sie übernehmen ein neues Projekt und sprühen vor Energie, Kreativität und Arbeitslust. Dann beginnen Sie mit der Arbeit und im Laufe der Wochen lässt Ihr Eifer nach. Irgendwann haben Sie einen Berg unerledigter Aufgaben vor sich und keine Lust, diesen Berg abzubauen. Was bleibt, sind ein schlechtes Gewissen, stetig wachsender Druck und Selbstkritik.

Das muss aber nicht sein! Hier lernen Sie fünf häufige Gründe kennen, weshalb Sie Aufgaben offen lassen und was Sie dagegen tun können.

1. Falsche Zeitschätzungen

Im Zeitmanagement gibt es eine zentrale Grundregel: Alles dauert länger, als wir meinen. Wenn wir Aufgaben planen, sind wir meistens zu optimistisch. Natürlich planen wir einen Zeit-Puffer für Unvorhergesehenes ein, aber trotzdem ist die Zeit meistens schneller fertig als die Aufgabe.

Das liegt oft daran, dass wir uns nicht fragen, was genau zu tun ist und wir die Aufgabe zu wenig aufteilen. Wir nehmen Zeitschätzungen häufig ohne genaue Kenntnis der Aufgabe vor. Deshalb liegen wir auch dann falsch.

Das Parkinsonsche Gesetz

Gleichzeitig gilt das Parkinsonsche Gesetz (s. Wikipedia): Arbeit dehnt sich in dem Maße aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Wenn Sie also für eine 30-Minuten-Aufgabe plötzlich 45 Minuten zur Verfügung haben, brauchen Sie auch die 45 Minuten. Sind es aber nur 20 Minuten, schaffen Sie die Aufgabe (meistens) auch in dieser Zeit – bei gleich hoher Qualität!

Natürlich hat das Gesetz Grenzen, doch macht es Sinn, sich sportliche Zeitvorgaben zu geben. Wenn Sie also eine komplexere Aufgabe oder Ihren Tag planen, dann analysieren Sie zuerst:

• Was ist genau zu tun?
• Welche Einzelschritte muss ich gehen?

Geben Sie sich danach sportliche, aber nicht unrealistische Zeitvorgaben. Nehmen Sie dann als Richtschnur eine Verkürzung um 15 bis 20% vor und schauen Sie, ob Sie das gewünschte Ergebnis auch in dieser Zeit hinbekommen.

Um ein besseres Gefühl für Ihre Schätzungen zu bekommen, lohnt es sich, vor der Bearbeitung die geplante Zeit aufzuschreiben und dann die tatsächliche Arbeitszeit zu erfassen. Ein solcher SOLL-IST-Vergleich fördert manchmal erstaunliche Erkenntnisse zutage.

2. Zu viele Unterbrechungen

Der größte Feind der produktiven Arbeit ist die Unterbrechung. Die Wissenschaft beweist schon längst: Multitasking funktioniert nicht. Lassen wir uns ständig unterbrechen, bleiben wir deutlich unter unseren Möglichkeiten, da die Konzentration darunter leidet.

Gleichzeitig müssen wir in unserem Arbeitsalltag häufig von einer zur anderen Aufgabe springen. So ist die heutige Arbeitswelt nun einmal. Deshalb sollten wir aufhören, Multi- gegen Singletasking auszuspielen, sondern uns bewusst für das eine oder das andere entscheiden.

Störfaktoren beseitigen