6 Praxistipps: So stellen Sie Wissenstransfer und -management in Projekten auch bei Remote-Work sicher

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Modernes Wissensmanagement beschäftigt sich mit der Frage, wie Unternehmen in Zeiten von Remote-Work das Wissen ihrer Projektteams bündeln und dezentrale Wissens-Silos vermeiden können. Diese 6 Praxistipps helfen den aktiven Austausch und die Dokumentation von Wissen zu fördern.

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6 Praxistipps: So stellen Sie Wissenstransfer und -management in Projekten auch bei Remote-Work sicher

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Modernes Wissensmanagement beschäftigt sich mit der Frage, wie Unternehmen in Zeiten von Remote-Work das Wissen ihrer Projektteams bündeln und dezentrale Wissens-Silos vermeiden können. Diese 6 Praxistipps helfen den aktiven Austausch und die Dokumentation von Wissen zu fördern.

Die Abwesenheit einzelner Projektmitarbeiter und damit auch ihres Wissens kann Projekten schnell schaden. Wenn Mitarbeiter im Home-Office arbeiten und sich kaum noch am Geschehen beteiligen, dann bleiben Fragen unbearbeitet und dringende Aufgaben unerledigt. Das Problem dabei: Jene Personen, die über das notwendige Wissen verfügen, sind für Kollegen und Vorgesetzte nur noch schwer greifbar. Modernes Wissensmanagement beschäftigt sich mit der Frage, wie Unternehmen in Zeiten von Remote-Work das Wissen ihrer Projektteams in der Organisation bündeln und dezentrale Wissens-Silos vermeiden können.  

Warum braucht es Wissensmanagement für erfolgreiche Projekte?

Jeder Projektmitarbeiter verfügt über individuelles Wissen und persönliche Erfahrung. Wissen ist die einzige Ressource, die sich vermehrt, wenn man sie teilt, und wird als das „Vernetzen von Informationen“ definiert. Um die Verbreitung dieser Ressource zu fördern, setzen Unternehmen auf Wissensmanagement. Es zielt darauf ab, den Umgang mit Informationen so zu verbessern, dass das gesamte Projektteam und das Unternehmen davon profitieren. Damit Wissen dauerhaft in der Organisation gehalten werden kann, ist es wichtig sich im ersten Schritt die verschiedenen Arten bewusst zu machen:

  • Individuelles Wissen: an einzelne Personen oder Gruppen gebunden
  • Kollektives Wissen: für alle Mitarbeiter verfügbar
  • Implizites Wissen: Persönlicher Erfahrungsschatz
  • Explizites Wissen: Frei zugängliches und schriftlich dokumentiertes Wissen (z.B. betriebliche Prozesse, strategische Konzepte oder Projektziele)
  • Internes Wissen: im Unternehmen bereits vorhanden
  • Externes Wissen: existiert außerhalb der Organisation

Für den erfolgreichen Abschluss von Projekten ist implizites und individuelles Wissen, das sich aus persönlichen Erfahrungen, aus Entscheidungsprozessen sowie der Interaktion mit anderen Menschen bildet, besonders wichtig. Beispielsweise entwickelt ein langjähriger Projektmanager ein sehr gutes Gefühl für das Zeitmanagement, weil er aus Erfahrung weiß, welche Abläufe mehr Zeit beanspruchen als andere. Eine realitätsgetreue Projektplanung profitiert von diesem Wissen. Ein anderer Projektmitarbeiter weiß wiederum, wie man mit einem schwierigen Partner, der regelmäßig in Projekte involviert ist, am besten umgeht. Seine persönliche Erfahrung trägt dazu bei, dass das Projekt termingerecht abgeschlossen werden kann. Sobald das Projektteam nicht mehr auf das Wissen dieser Personen zugreifen kann, wäre dieses Wissen für die Organisation verloren. Für erfolgreiche Projekte, die vom Erfahrungsschatz der einzelnen Mitarbeiter profitieren, ist es also essenziell, dieses Wissen zu identifizieren und allen zugänglich zu machen. Damit Wissen und Erfahrungen im Unternehmen bleiben braucht es also Strategien, um individuelles und implizites Wissen in kollektives und explizites Wissen umzuwandeln.

6 Praxistipps für Wissensmanagement in Projekten mit räumlicher Distanz

Implizites und individuelles Wissen verlagert sich durch Remote-Arbeit zunehmend aus dem Kern der Organisation. Unter der Home-Office-Situation leidet überwiegend der persönliche Austausch, weswegen modernes Wissensmanagement den Wissenstransfer auch über räumliche Distanz sicherstellen muss. Je größer die Entfernung zwischen einzelnen Mitarbeitern ist, desto wichtiger wird es, Projektinformationen zu bewahren und zu dokumentieren. Projektmanagement-Software unterstützt Unternehmen dabei, den Wissensaustausch auch in remote-arbeitenden Projektteams aufrechtzuerhalten und individuelle Erfahrungswerte für zukünftige Projekte einzubringen. Eine Grundvoraussetzung ist dabei eine funktionierende ortsunabhängige IT-Infrastruktur sowie eine zentrale Projektmanagement-Plattform.

Wie Projektmanagement-Software im Alltag zum aktiven Austausch und zur Dokumentation von Wissen beitragen kann, erfahren Sie in den nachfolgenden Praxistipps:

1. Praxistipp: PM-Software als zentrale Plattform für Projekt- und Wissensmanagement

Vor dem Hintergrund der Remote-Arbeit wird es immer wichtiger, Projektinformationen zentral und ortsunabhängig für Projektteams zugänglich zu machen. Denn Wissen, das bis dato im Büro per Zuruf ausgetauscht wurde, läuft mittlerweile Gefahr überhaupt nicht mehr transferiert zu werden. Weil viele Projektteams von zu Hause aus arbeiten, nimmt der Austausch häufig stark ab oder entfällt sogar gänzlich. Dennoch müssen Informationen weitergegeben, individuelles Wissen dokumentiert und hoher Abstimmungsaufwand vermieden werden. Dabei sollte die Sicherung und das Verfügbarmachen des Wissens einfach in den Arbeitsablauf integrierbar sein. Es empfiehlt sich also mit einer Projektmanagement-Software zu arbeiten, die neben den klassischen Funktionen auch Interaktion sowie die Möglichkeit zur strukturierten und kontextbezogenen Suche und Ablage von Wissen bietet. Zentrale Projektmanagement-Plattformen, wie zum Beispiel die Projektmanagement-Software InLoox, werden so einmal mehr zu einem wichtigen Erfolgsfaktor für Projekte.

2. Praxistipp: Mit Mindmaps Wissen identifizieren und visualisieren

Praxistipp: Mit Mindmaps Wissen identifizieren und visualisieren

Bevor Wissen gesichert werden kann, ist es wichtig zu identifizieren, welches Wissen in den verschiedenen Projektteams oder Abteilungen überhaupt vorhanden ist. Oft kennen einzelne Führungskräfte die Antwort, jedoch fehlt dem Rest der Organisation der Überblick. Um diese Informationen strukturiert und übersichtlich aufzubereiten, wird häufig die Methode des Wissens-Mapping angewandt. Im Idealfall können Sie dies mit Ihrer Projektmanagement-Software umsetzen, damit alles an einem Ort gebündelt wird. Mit InLoox visualisieren Sie verschiedene Wissensfelder intuitiv und einfach in Form von Mindmaps. Erstellen Sie hierfür beispielsweise mehrere Mindmaps und legen pro Abteilung oder Team eine übersichtliche Wissens-Map an, die Sie regelmäßig erweitern können.

3. Praxistipp: Fertigkeiten zentral festhalten

Erfahrene Projektmanager wissen, über welche besonderen Fähigkeiten einzelne Mitarbeiter verfügen. Deshalb werden Sie häufig spontan zu Rate gezogen, wenn es um die Zusammenstellung eines neuen Projektteams geht. Sind jedoch alle im Home-Office und eher schwer greifbar, wird es schnell kompliziert. Anstatt sich spontan auf dem Flur abzustimmen, sollten die Fähigkeiten für alle zugänglich hinterlegt werden. Mit InLoox können Sie verschiedene Fertigkeiten definieren und für jede Ressource die passenden hinterlegen. Diese Information wird dann zum Beispiel bei der Verteilung von Aufgaben genutzt: Bei der Ressourcenauswahl filtern Sie ganz einfach nach der benötigten Fähigkeit und per Knopfdruck werden Ihnen alle relevanten Mitarbeiter angezeigt. So erfolgt die Ressourcenauswahl und Aufgabenverteilung schnell und einfach, ohne hohen Abstimmungsaufwand.

4. Praxistipp: Relevante Dokumente zentral ablegen

Relevante Dokumente zentral ablegen

Effiziente Wissensverteilung kann nur funktionieren, wenn Mitarbeiter die Informationen auch finden. Daher ist es wichtig, dass alle Informationen gesammelt an einem Ort gesammelt und hinterlegt werden, wie etwa im Dokumentenbereich der PM-Software von InLoox. Mit InLoox können Sie Dokumente wie Handbücher, Übergabeprotokolle, Webinar-Aufzeichnungen oder auch Links zu weiteren Wissensquellen direkt im Projekt oder auch mit spezifischen Aufgaben verknüpfen. Die InLoox Web App unterstützt sogar Word-, Excel, und Text-Formate, so dass diese direkt im Browser bearbeitet werden können, was nicht nur hilft Dubletten zu vermeiden, sondern auch dafür sorgt, dass Mitarbeiter gemeinsam an einem Dokument arbeiten können.

5. Praxistipp: Mit digitalen und kontextbezogenen Notizen Wissen bewahren

Damit alle Teammitglieder immer auf dem Laufenden bleiben, bietet InLoox eine Notizfunktion für Projekte und Aufgaben. Wenn der schnelle Austausch über den Schreibtisch hinweg entfällt und für kleinere Rückfragen Anrufe oder E-Mails gescheut werden, leistet die InLoox Notizfunktion für Projekte und Aufgaben wertvolle Dienste. Damit können alle Teammitglieder kontextbezogen auf dem Laufenden gehalten werden. Wer zum Beispiel weiterführende Informationen zum Bearbeitungsstand einer Aufgabe benötigt, wirft einen Blick in die Aufgabennotizen und kann dort nachvollziehen wo der Kollege aktuell steht und welche Hindernisse und Probleme während der Bearbeitung möglicherweise aufgetaucht sind. Auch Rückfragen an Kollegen können direkt über die Notizen gestellt werden, so dass auch alle anderen Teammitglieder im Nachhinein auf die Ergebnisse dieses Austausches zugreifen können. Von dieser detaillierten und transparenten Dokumentation des Projektes und seiner einzelnen Arbeitsschritte profitieren auch künftige Projekte, die einen ähnlichen Verlauf oder vergleichbare Aufgaben haben: Alle Erfahrungswerte, Tipps für den Umgang mit schwierigen Partnern oder Zulieferern und erprobte Vorgehensweisen werden auf der zentralen Projektplattform festgehalten und können bei ähnlichen Projekten zu Rate gezogen werden.

6. Praxistipp: Essenzielle Prozesse für die Zukunft sichern

Essenzielle Prozesse für die Zukunft sichern

Im Laufe von Projekten sammeln Mitarbeiter wertvolle Erfahrungen wie etwa für die Handhabung kritischer Prozesse oder die beste Abwicklung von bestimmten Aufgaben. Es ist wichtig dieses Wissen im Unternehmen so zu verankern, dass es personenunabhängig abgerufen werden kann. Hier kommt die Vorlagenfunktion von InLoox zum Einsatz: Damit erprobte Prozesse nicht verloren gehen, werden wichtige Projektplanungen oder Aufgaben als Vorlagen abgespeichert. Sobald Projekte mit ähnlichen Vorgehensweisen oder Arbeitsschritten anstehen, kann dieses erprobte Wissen genutzt werden.

Die Projektmanagement-Software InLoox ist für Outlook, Web und Smartphone verfügbar und kann 30 Tage kostenlos und unverbindlich getestet werden: InLoox jetzt testen

(Dieser Beitrag wurde nicht von projektmagazin geprüft oder bearbeitet. Die Verantwortung für den Inhalt liegt vollständig bei den Personen oder Organisationen, die den Beitrag verfasst oder in Auftrag gegeben haben.)

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