Warum wir eine „Appifizierung“ der Projektmanagement-Software brauchen und wie wir diese gestalten können

collaboration Factory

Wie sollte die Software aussehen, die Unternehmen hilft, die heftigen, teils disruptiven Veränderungen in der Produktentwicklung zu meistern? Dr. Rupert Stuffer ist Vorstand der collaboration Factory, die mit cplace eine agile Software-Plattform bietet, die führenden High-Tech Unternehmen hilft, ihre Projekte erfolgreich zu managen.

Warum wir eine „Appifizierung“ der Projektmanagement-Software brauchen und wie wir diese gestalten können

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Wie sollte die Software aussehen, die Unternehmen hilft, die heftigen, teils disruptiven Veränderungen in der Produktentwicklung zu meistern? Dr. Rupert Stuffer ist Vorstand der collaboration Factory, die mit cplace eine agile Software-Plattform bietet, die führenden High-Tech Unternehmen hilft, ihre Projekte erfolgreich zu managen.

Herr Dr. Stuffer, Sie vertreten derzeit leidenschaftlich die These, dass aktuelle Entwicklungen in der Industrie eine radikal andere Projektmanagement-Software erfordert. An welche Veränderungen denken Sie dabei?

Da gibt es eine ganze Reihe: In den letzten Jahren sind in den Industriegesellschaften zunehmend disruptive Phänomene aufgetaucht. Globalisierung und Digitalisierung bringen eine bisher unbekannte Dynamik mit sich. Kommunikation über alle Grenzen hinweg und zu jeder Zeit ist heute selbstverständlich, Mobilitätskonzepte beginnen sich radikal zu ändern. Im Zuge der massiven internationalen Konkurrenz und rasant gewachsener Technikaffinität haben sich die Innovationszyklen stark verkürzt. Das alles führt zu neuen Anforderungen an die Projektmanagement-Software, vor allem in der Produktentwicklung.

Hat sich da nicht schon sehr viel geändert in den letzten Jahren, etwa in Richtung agiler Konzepte?

Der Siegeszug der Agilität war zweifellos ein wichtiger Schritt. Aber das, was bisher geschehen ist, reicht bei weitem nicht aus. Nehmen Sie die Automobilindustrie: Unternehmen, die über Jahrzehnte als Marktführer bestimmen konnten, wohin die Entwicklung geht, sehen sich auf einmal Anforderungen gegenüber, die der Markt definiert – Stichwort Elektromobilität.

Früher hätten sie bei vergleichbaren Herausforderungen eigene Kompetenz aufgebaut. Doch heute dauert das viel zu lange und der Markt für die benötigten Ressourcen ist leergefegt. Nur agile  Prozesse in internen Entwicklerteams einzuführen greift also zu kurz.

Wie sieht stattdessen eine Erfolg versprechende Reaktion aus?

Etwa indem die Unternehmen neue Kooperationen mit Spezialfirmen eingehen und sehr aktiv neue Lieferantennetzwerke aufbauen. Das erfordert ganz andere Prozesse und Muster als bisher. Die Fähigkeit zum Lernen und zum Wandel wird auf eine harte Probe gestellt.

Die Unternehmen beziehungsweise die Netzwerke der Zukunft brauchen deshalb ein extrem flexibles Mindset, das über die aktuell verbreiteten agilen Ansätze hinausgeht. 

Hier gilt es, gegebenenfalls über Unternehmens- und Methodengrenzen hinaus, Projekte zu synchronisieren und allen Beteiligten zu jeder Zeit die benötigten Informationen passgenau zur Verfügung zu stellen.

Wie erleben Sie denn den aktuellen Stand des Projektmanagements bei potenziellen neuen Kunden?

Es gibt Teilbereiche, in denen die Teams nach agilen Konzepten arbeiten. Doch nach wie vor finden sich an zu vielen Stellen sequentielle Abläufe. Dazu kommt die trügerische Einstellung, man habe als Auftraggeber das Steuer in der Hand, während die Zulieferer halt zuliefern. Aber wenn nur noch ein Drittel der Wertschöpfung bei den OEMs selbst liegt, dann wird eine ernsthafte und vernetzte Zusammenarbeit mit Lieferanten und Sublieferanten zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor.

 

Akzeptanz durch App Usability und Co-Creation

Was sind die wichtigsten Anforderungen an eine neue Software für solche Ausgangssituationen?

Grundsätzlich gilt: weg von den Silo-Lösungen für einzelne Teilbereiche, von PM-Systemen mit Fokus auf Controlling-Funktionen, von der Do-it-yourself-Excel-Schatten-IT. Stattdessen hin zu einer flächendeckenden Gesamtlösung mit konsequent agiler Ausrichtung. Wenn schnell und effizient gearbeitet werden soll, muss Gestaltungskompetenz von oben nach unten verlagert werden. Die Software muss da brillieren, wo es um Eigenverantwortung und Zusammenarbeit geht, also Koordination, Kollaboration und Kommunikation bestmöglich unterstützen. Natürlich soll und kann auf eine übergeordnete Gesamtsteuerung und Kontrolle nicht gänzlich verzichtet werden. Auch klassische Ansätze wie Stage-Gate-Modelle sind in manchen Situationen durchaus sinnvoll.

Verschiedene Projektmanagement-Ansätze, Einbindung externer Partner bis hin zu komplexen Netzen, bessere Unterstützung der Kollaboration – das klingt nicht nach einer einfachen Lösung.

Versuche, all diese Ansätze in einen großen Feature-Topf zu werfen, führen tatsächlich zu sehr komplexen Systemen. Doch die haben vor allem bei der Generation der Digital Natives kaum Chancen auf Akzeptanz. Die Lösung kann deshalb nur ein modulares Softwarekonzept sein, ein Baukasten aus „Apps“, die sich nach Bedarf individuell kombinieren und konfigurieren lassen. Für mich ist das die zentrale Forderung an die Projektmanagement-Software in Zeiten starker Umbrüche: eine „atmende“, eine lernende Architektur im Sinne einer „Appifizierung“ der Systemlandschaft. Mit No-Code- oder Low-Code-Ansätzen ist vieles ohne Programmierkenntnisse gestaltbar.

Ebenso wichtig wie diese individuellen Auswahlmöglichkeiten ist eine kollaborative Entwicklung, eine Co-Creation von Angeboten. Das ist ein weiteres großes Plus für die Akzeptanz. Was man selbst mitentwickelt hat und individuell anpassen und gestalten kann, ist gleich viel sympathischer.

Sie hatten zuvor über den Bedarf vieler Unternehmen gesprochen, sich viel besser als bisher mit Partnern, etwa Zulieferern, zu vernetzen. Wie kann die IT das unterstützen?

Das ist tatsächlich ein Thema, das zunehmend an Bedeutung gewinnt. Im Interesse einer nahtlosen Zusammenarbeit ist es sinnvoll, alle Projektteilnehmer an das verwendete Projektmanagement-Tool anzudocken – trotz der gerade im internationalen Umfeld sehr unterschiedlichen Prozesse und Systeme. Damit das ohne großen Aufwand möglich ist, muss die Software hochentwickelte Funktionen für einen sicheren Datenaustausch haben. Nach dem Prinzip „Appifizierung“ sollte die Architektur auch hier einfach bleiben und nur die wichtigsten Funktionen anbieten. Hilfreich ist es, wenn die Anwender dieses Angebot mit nur geringem Aufwand selbst ergänzen und diese Entwicklungen der Community anbieten können. Eine so aufgebaute Lösung lebt und setzt der Kreativität keinerlei Grenzen.

 

Hohe Anforderungen jenseits der Usability

Unternehmenssoftware unterliegt in der Regel hohen Anforderungen hinsichtlich Verfügbarkeit, Sicherheit, Compliance et cetera. Wie sehen Sie deren Bedeutung in den beschriebenen Szenarien?

Sie haben völlig recht: Für eine Unternehmenssoftware, die tief in die Arbeitsabläufe integriert ist, gibt es hohe Anforderungen jenseits der Usability. Sie muss maximal verfügbar sein, und zwar auf allen Geräten, und höchste Informationssicherheit und Datenschutz gewährleisten. Dazu kommen die verschärften Anforderungen der DSGVO und immer strengere Archivierungs- und Dokumentationspflichten, die eine lückenlose Nachvollziehbarkeit der Datenbewegungen fordern.

Lassen sich diese Anforderungen mit unkomplizierten, schnell programmierten Apps verbinden?

Tatsächlich ist das eine zentrale Herausforderung für uns Hersteller von Unternehmenssoftware: Die Lösungen müssen kompakt, einfach und flexibel sein wie Smartphone Apps. Doch im Hintergrund gelten viele weitere höchst anspruchsvolle Anforderungen. Auflösen lässt sich dieses vermeintliche Dilemma mit klugen Datenmodellen und flexiblen Software-Architekturen. Appifizierung bedeutet hier standardisierte Teildatenmodelle, die nach Bedarf kombiniert werden können, plus individuelle Erweiterungsmöglichkeiten, ohne das Grundmodell anzutasten.

Welche Praxiserfahrungen gibt es dazu bereits?

Wir sprechen hier nicht über Zukunftsmusik. Die Thesen wurden im harten, praktischen industriellen Einsatz bestätigt. Unserer Plattform cplace mit ihren Apps hat sich im praktischen Einsatz bestens bewährt und zwar bei fast allen großen deutschen Automobilherstellern sowie zunehmend auch in anderen Branchen wie Aerospace, Maschinen- und Anlagenbau oder Logistik. Dort haben wir sehr erfolgreich Softwarelösungen für unterschiedliche Anwendungsfälle wie Projektterminplanung, Multiprojektplanung, Risikomanagement, Reifegradmanagement, Shopfloor Management oder Konzernstrategieplanung gemeinsam entwickelt und eingeführt.

Gibt es mit Blick in die Zukunft noch weitere Ziele, die Sie vor Augen haben?

Ich fände es interessant, die Einbindung der Experten auszubauen. Wie können sich in den großen, global aufgestellten Unternehmen Experten-Communities entwickeln, die ein gemeinsames Ökosystem gestalten, um schneller und effizienter zu werden? Wäre es denkbar, dass darüber hinaus unternehmensübergreifende Branchenstandards entstehen, die von allen anerkannt werden? Ich glaube, der Markt ist reif für eine solche „Sharing Economy“.

 

Herr Dr. Stuffer, vielen Dank für das Gespräch.

 

Das Interview führte Elisabeth Wagner

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