Asta Powerproject 12.0 – Projektplanung mit Komfort

Das Planungswerkzeug Asta Powerproject will komplexes Projektmanagement und Bedienungsfreundlichkeit miteinander verbinden. Das zeigt sich auch an seinen neuen Funktionalitäten, wie z.B. dem Vorgangspool zur einfacheren Planung, den Liniendiagrammen zur kompakten Ressourcenabstimmung und der Möglichkeit, auch von unterwegs auf wichtige Daten zugreifen zu können. Elisabeth Wagner hat sich die aktuelle Version 12.0 für Sie angesehen und stellt die wichtigsten Neuerungen vor.

Das als Bausoftware gestartete Asta Powerproject will den Spagat meistern, komplexes Projektmanagement zu ermöglichen und gleichzeitig die Bedienfunktionen einfach zu halten. Diese Zielsetzung spiegelt sich in den neuen Features der Version 12.0 wider, zu denen z.B. "Vorgänge ohne Ressourcenzuweisung", Abspeichern von Vorgangspools oder Liniendiagramme für den kompakten Ressourcenüberblick gehören. Optisch wurde die Oberfläche an das aktuelle "Look and Feel" des Windows-Office-Designs angepasst: Menü und Symbolleiste wurden in ein Menüband integriert. Zudem hat der Hersteller Asta Development GmbH ihrer PM-Software mit Version 12 einen schnellen Draht zur Baustelle etabliert: Per WLAN-Verbindung kann z.B. der Projektmanager "remote" wichtige Funktionen aufrufen, Mitarbeiter können auf demselben Weg ihre eingesetzten Stunden rückmelden. Dabei ist das für Asta Powerproject häufigste Anwenderszenario "Baustelle" nicht allzu eng zu verstehen: Die Software ist nicht nur in Architektur- und Baubüros im Einsatz, sondern zunehmend auch im Maschinen- und Anlagenbau oder in Einrichtungen der öffentlichen Hand.

Das Unternehmen "Asta Development"

Der Software- und Lösungsanbieter Asta Development mit Sitz in Karlsruhe vertreibt seit 1991 Projektmanagement-Software im deutschsprachigen Raum und bietet dazu sämtliche Trainings-, Integrations-, Beratungs- und Betreuungsleistungen an. Rund 8.000 Systeme mit rund 20.000 Installationen und 60.000 Anwendern sind derzeit installiert.

Neues Menüband in der Bedienoberfläche

Das erste, was beim Öffnen der neuen Version auffällt, ist der überarbeitete obere Bildschirmbereich. Statt in Menü und Symbolleiste sind die Bedienelemente nun im sogenannten "Ribbon Design" angeordnet. Das Band nimmt in der Standardeinstellung mehr Raum ein als die einfachen Leisten, bietet dafür aber auch mehr Informationen. Die Symbole sind aufgabenbezogen gruppiert, wobei sich die Darstellung der Befehlsschaltflächen an Bildschirmauflösung und Fenstergröße automatisch anpasst, z.B. indem die Unterpunkte wegfallen und nur noch ein kleines Feld mit Titel sichtbar ist. Der Klick auf ein Thema wie z.B. "Format" öffnet hier nebeneinanderstehende Befehlsgruppen, über die die wichtigsten Formatierungsthemen, etwa Formatierungen für den Balkenplan oder die Standardschriftart, direkt aufrufbar sind. Da im Menüband zusätzliche Befehle Platz finden, sind weniger Untermenüs nötig und es gibt mehr Platz für die Bezeichnung der Befehle.

Bild 1: Das Bedienfeld im neuen Ribbon Design.
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Vorgangs, Zeit- und Ressourcenplanung

Teile der Projektplanung einfach aus dem "Pool" fischen

Im Sinne einer einfachen Bedienbarkeit sind in Asta Powerproject viele Aufgaben mit der Maus zu erledigen. So legt der Projektleiter z.B. alle für sein aktuelles Projekt relevanten Planungsgrößen mit den relevanten Attributen in der Bibliothek am linken Bildrand einmal grundsätzlich an, indem er sie aus den allen Projekten zur Verfügung stehenden Codebibliotheken übernimmt oder selbst eingibt: z.B. Mitarbeiter einschließlich ihrer Verfügbarkeit, Teams einschließlich ihrer Mitarbeiter, Abteilungen inklusive charakteristischer Farbmarkierung, externe Firmen, Verbrauchsressourcen wie Materialien und Geräte, Kalender inklusive Feiertagen. Hat der Projektplaner eine zu leistende Aufgabe ins System eingetragen, kann er ein Element aus dieser Bibliothek, z.B. die Ressource, die diese Aufgabe erledigen soll, einfach anklicken und bei gedrückter Maustaste auf den entsprechenden Vorgangsbalken ziehen. Schon ist dieser Vorgang einem Team zugewiesen, einer Abteilung oder einem Dienstleister.

Bild 2: Beispiel eines Vorgangs-Pools in der Planungsbibliothek.

In Version 12 ist in dieser Bibliothek eine wichtige Funktionalität dazugekommen: der Vorgangspool (Bild 2). Darin können einzelne Vorgänge oder Teile der Planung abgespeichert werden, die sich innerhalb eines Projekts bzw. innerhalb des Projektportfolios wiederholen. Sie stehen dann projektübergreifend für die Planung zur Verfügung. Zwar gab es auch schon vorher die Möglichkeit, Teile der Planung abzuspeichern – man konnte z.B. eine frühere Planung in Kopie übernehmen und auf ein neues Projekt anpassen –, neu ist aber die Möglichkeit, mit einem leeren Projektplan zu starten und die im Vorgangspool abgespeicherten Arbeitspakete bzw. Teilpläne einfach mit der Maus in den Balkenplan zu ziehen. Vor allem Anwender aus dem Bau- bzw. Anlagenbau, wo routinemäßiges Vorgehen nach erprobten Abläufen an der Tagesordnung ist, werden dieses neue Feature schätzen.

Nicht zu verwechseln ist dieses Feature mit den bereits vorhandenen "Sammelvorgängen". Darunter versteht Powerproject etwas anderes als viele andere PM-Tools, nämlich eine Zusammenstellung von im Balkenplan verstreuten Vorgängen, die man sich zwecks besserer Übersicht unter einem bestimmten Begriff "sammeln" möchte. So kann sich die Projektleitung beispielsweise alle Abnahmevorgänge im Balkenplan, alle Projektmarketingvorgänge oder alle Zahlungstermine noch einmal eigens anzeigen lassen. Das, was weit häufiger unter Sammelvorgang definiert wird, nämlich ein Vorgang, der mehrere andere zusammenfasst, stellt Asta Powerproject unter dem Begriff "Summenvorgang" zur Verfügung.

Ressourcenauslastung, -überlastung und -konflikte im Liniendiagramm erkennen

Beim Bau von Gebäuden oder Anlagen ist eine gute Organisation der zwingend aufeinander abfolgenden Arbeiten das A und O für eine zügige, pünktliche Durchführung. Da Asta Powerproject aus dem Bau-Projektmanagement stammt und bis heute dort seinen Einsatzschwerpunkt hat, will es die Anwender bei dieser Aufgabe möglichst gut unterstützen. In der Version 12 gibt es daher eine neue Funktion, die dem Benutzer nach dem Motto "je kompakter die Zusammenfassung, desto besser" einen guten Überblick über die Ressourceneinteilung liefert: Das Liniendiagramm. Einfache Striche oder Balken zeigen unterhalb des Gantt-Diagramms, wann welche Ressource – Mitarbeiter, Firma, Maschine etc. – eingeplant ist. Anfang und Ende entsprechen denen der Vorgänge.

Bild 3: Mit Hilfe des neuen Liniendiagramms (unterhalb des Balkenplans) lässt sich schnell erkennen, ob die Ressourcen gleichmäßig ausgelastet sind.
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Das Liniendiagramm wird verwendet, um die Ressourcen möglichst gleichmäßig auszulasten und so die Geschwindigkeit von Arbeitsschritten zu optimieren. Bild 3 zeigt eine "wiederkehrende Vorgangsabfolge", bei der sich an der Gleichmäßigkkeit und Durchgängigkeit der Linien auf eine Blick erkennen lässt, dass es weder Leerlauf noch Überschneidungen noch Konflikte gibt. Anders sieht es in den Beispielen in Bild 4 aus. Im linken Diagramm signalisiert die Unterbrechung der rechten Linie, dass die Ressource zwei (unerwünschte) Ruhephasen hat. Das rechte Diagramm zeigt eine Planung, bei der sich die Linien überschneiden, weil die Abfolge der Arbeiten teilweise falsch geplant ist.

Solche Konflikte würde man in den hier gezeigten, stark vereinfachten Darstellungen zwar auch im Balkenplan erkennen, in realen, großen Projektplänen ist diese schnelle Übersicht aber keinesweg immer gegeben. Das Liniendiagramm hilft dabei, Konflikte und Optimierungspotenzial schnell zu erkennen.

Bild 4: Konflikte wie Leerlauf (links) oder Überschneidungen (rechts) lassen sich im Liniendiagramm schnell erkennen.

Vorgänge ohne Ressourcenzuweisungen einstellen

Manchmal ist es sinnvoll, einen Terminplan zunächst ohne eine Ressourcenzuweisung zu erstellen – z.B. wenn eine Straßensanierung in der verkehrsarmen Urlaubszeit abgeschlossen sein muss und man zunächst nur den möglichen Ablauf darstellen möchte. Dann wäre es hilfreich, die Vorgänge, basierend auf Erfahrungswerten, mit einer gewissen Dauer zu versehen und erst hinterher das "Wer macht´s?" zu planen. Bisher war das jedoch nicht so einfach möglich; das Progamm folgte der Projektmanagement-Logik, dass sich die Dauer – bei zuvor geschätztem Aufwand – aus der Leistungsfähigkeit der zur Verfügung stehenden Ressourcen ergibt. Um eine gewünschte Dauer zu erreichen, musste man ein wenig tricksen und dem Vorgang z.B. mehr Ressourcen zuweisen als ursprünglich geplant. In der Version 12 von Asta Powerproject ist das nicht mehr nötig. Die Dauer kann jetzt über die erforderliche Leistung, die Vorgangsmenge und einen geschätze Leistung pro Zeiteinheit definiert werden. Sind z.B. 100 km Straße zu planieren, wobei 5 km pro Tag zu schaffen sind, ergibt sich eine Vorgangsdauer von 20 Tagen.

Ein weiteres typisches Anwenderszenario wäre es, wenn eine Firma einem Angebot auch eine plausible Terminplanung beifügen will oder muss. Der Kunde erkennt daran, auf welchen geschätzten Leistungen die Planung beruht, was die Seriosität unterstreicht. Gedanken über die Zuteilung von Menschen und Maschinen muss sich in dieser Phase noch niemand machen.

Die nachträgliche Ressourcenzuweisung erfolgt wie gehabt durch einfaches Drag-and-Drop, indem ein Mitarbeiter, Team und/oder Gerät aus dem Ressourcenbaum ganz links auf den Vorgang im Balkendiagramm oder in der danebenstehenden Tabelle gezogen wird. Aber woher weiß der Projektplaner in einem komplexen Projektumfeld, welche Ressource zu welcher Zeit verfügbar ist? Auch dafür bietet das neue Asta Powerproject eine hilfreiche Visualisierung. Innerhalb des Kosten- und Ressourcenstrukturplans kann sich der Projektmanager unterhalb des Balkendiagramms alle noch freien Vorgänge anzeigen lassen, oben sieht er die Belegung der einzelnen Mitarbeiter, Teams oder Maschinen. Jetzt kann er die Vorgangsbalken von unten einfach nach oben schieben und so mit einer Ressource verknüpfen. Bei einfachem Drag-and-Drop ist gleichzeitig eine Verschiebung auf der Zeitachse möglich. Wird beim Ziehen die Alt-Taste gedrückt, ist die bisherige Terminierung des Vorgangs während des "Transports" zur Ressource geschützt. Für diese Planungsaktivitäten ist eine bereits in Version 11 realisierte Funktion von Asta Powerproject hilfreich, nämlich die Möglichkeit, aufeinanderfolgende Vorgänge hintereinander in einer Zeile darzustellen (in diesem Fall die Vorgänge, die jeweils einer Ressource zugeordnet sind).

Bild 5: Mit Drag-and-Drop z.B. einen der Konstrukteure einem Monatagevorgang zuweisen.
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"Multiprojektplanung" auch für kleine Betriebe

Asta Powerproject wird nach wie vor zu ca. 80% von Einzelplatzanwendern genutzt, die in der Regel keine große Projektlandschaft betreuen. Dennoch ist es sinnvoll, sich dem Thema Multiprojektmanagement auch in der Einzelplatzversion zu widmen. Denn in der Hierachie unterhalb des "Hauptbaums" lassen sich recht einfach verschiedene Projekte anlegen und bei Bedarf in einer Zwischenhierarchie strukturieren – z.B. in aktuelle, abgeschlossene und geplante Projekte. Dann werden die Bibliotheken, wie z.B. Kalender, Codierungen und vor allem Ressourcen, projektübergreifend verwendet. Kleine Unternehmen, die zwar kaum "richtige" Projekte, aber vielleicht 20 oder 30 Kundenaufträge gleichzeitig in Arbeit haben, können diese hier eintragen und profitieren dann von der integrierten Sicht über Ressourcen, Kalender etc. und damit von einer deutlich höheren Transparenz.

Asta Powerproject unterwegs

Wie lassen sich mobile Geräte wie Tablets so einbinden, dass die Datensicherheit gewährleistet bleibt? In der Enterprise Edition ist das jetzt mit dem neuen Zusatzmodul "Web Access" möglich, mit dem sich Programmfunktionen einfach über den Browser aufrufen lassen. Welche Sichten auf die Projektdaten welchem Nutzer übers Netz zur Verfügung stehen, lässt sich zuvor im Projektstrukturplan festlegen.

Geleistete Stunden per Timesheet mobil melden

Eine der meistgefragten Funktionen von Projektmitgliedern, die viel unterwegs sind, ist die Rückmeldung von geleisteten Zeiten. Asta Powerproject stellt dafür in der Version 12 als Add-on das "Timesheet" zur Verfügung. Dieses Formular gibt jedem Projektmitarbeiter eine einfache Übersicht, welche Arbeiten in welcher Woche in welchem Projekt anstehen. Für jeden Tag gibt es ein kleines Feld, in dem der Mitarbeiter auf seinem mobilen Gerät seine geleisteten Stunden einträgt; darunter ein Feld für Kommentare. Ein integrierter Workflow sieht vor, dass die übertragenen Daten erst durch eine weitere Instanz, z.B. den Projektleiter, freigegeben werden müssen, bevor sie in den Plan implementiert werden. Einmal gesendete Daten sind für weitere Veränderungen gesperrt. Möglich wird das durch den Zugriff auf ein Online-Formular mittels Browser und ein Passwort; so lassen sich auch die Meldungen von Zulieferern und Subunternehmern einfach in die Projektplanung einbinden.

Bild 6: Das Time Sheet für die schnell Rückmeldung von Zeiten und bei Bedarf kurzen Kommentaren.
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Aktuelle Daten fürs mobile Management

Über die Funktion "Business Intelligence" kann die Projektleitung übersichtliche Statusreports zusammenstellen, die alle wesentlichen Schlüsselelemente enthalten, in einem vereinbarten Rhythmus – z.B. jeden Freitagnachmittag – aktualisiert werden und von überall einfach abrufbar sind. Technisch betrachtet werden Projektdaten dazu aus den aktuellen Plänen ausgelesen, innerhalb einer neuen Datenbank in übersichtlichen Tabellen gesammelt und daraus die Reports generiert. Dieses Vorgehen bedeutet einen zusätzlichen Schutz der Life-Projektdaten einerseits und reduziert die benötigte Übertragungskapazität andererseits, so dass Abfragen auch mit mobilen Endgeräten wie Tablets oder Smartphones bzw. bei schlechter Netzanbindung gut realisierbar sind. Zur erstmaligen Einrichtung empfielt der Hersteller dringend, einen seiner Berater oder einen Datenbankspezialisten einzubinden.

Einarbeitungsaufwand und Hilfeunterstützung

Asta Powerproject ist ein Programm, in dem konsequent auf einfache Bedienbarkeit geachtet wurde. Da die Funktionalität jedoch kontinuierlich wächst, ist für Anwender der Besuch eines vom Hersteller angebotenen Trainings ratsam, um auch solche Möglichkeiten kennenzulernen, die über die Grundfunktionen hinausgehen. Das Programm selbst enthält ein Trainingshandbuch, eine ausführliche kontextsensitive Online-Hilfe einschließlich einer Einführung in grundlegende PM-Prozesse und kurze Erläuterungen für Felder und Funktionen per "Mouse over". Asta Development GmbH bietet ihren Nutzern Wartungs- und Supportverträge an, die Produkt-Updates und kostenfreien Support beinhalten. Kunden, die sich nicht binden möchten, können auf eine kostenpflichtige Hotline zurückgreifen.

Systemvoraussetzungen und Lizenzen

Asta Powerproject benötigt ein Microsoft-Windows-Betriebssystem, in Linux- oder Mac-Umgebungen läuft es nicht. Der Einsatz auf einem Windows Terminalserver und Citrix ist möglich, wenn der Asta Lizenzserver eingesetzt wird, der für den reibungslosen Betrieb ein Microsoft Acitve Directory verlangt.

Die Software kann zunächst ohne Lizenzierung installiert und 30 Tage lang getestet werden. Danach kostet die Einzelplatzlizenz 1.490,- Euro zzgl. MWSt. Die frühere Netzwerklizenz wird nicht mehr verkauft, statt dessen bietet Asta Development eine Serverlizenz für 1.790,- Euro für jeden gleichzeitig arbeitenden Benutzer (Concurrent User) an. Enterprise-Installationen werden, auf Grund der sehr unterschiedlichen Bedürfnisse, immer kundenspezifisch konfiguriert und angeboten. Im Rahmen dieser Beratung stellt sich auch sehr schnell heraus, inwieweit Zusatzmodule wie Timesheet, Web Access oder Business Intelligence die Prozesse im Unternehmen sinnvoll unterstützen. Einen Project Viewer gibt es kostenfrei auf der Webseite des Herstellers.

Fazit

Die Software punktet ganz besonders durch die ausgefeilten Möglichkeiten, Elemente in Bibliotheken zu hinterlegen und projektübergreifend zu verwenden. Per Drag-and-Drop lassen sich dann z.B. ganze Teilplanungen als Blöcke bereitstellen. Diese Möglichkeiten bieten – einmal eingerichtet – hohen Komfort. Die konsequente Strategie, möglichst viele Funktionen für die Mausbedienung zu programmieren, trägt jetzt bei der Integration von mobilen Anwendungen neue Früchte. Oberflächen ohne große Eingabefunktionen passen gut zur neuen Hardware wie Tablets oder Smartphones.

Die Software enthält inzwischen für viele Standardprozesse der Projektplanung Möglichkeiten, die man nicht unbedingt braucht, die aber manche Arbeitsabläufe erleichtern und manche Wege auf angenehme Weise verkürzen. Um sie zu entdecken, ist eine sorgsame Einarbeitung und eine aufmerksame Beschäftigung mit der mitgelieferten Literatur auch zu neuen Versionen ausdrücklich empfohlen.

Kontakt

Asta Development GmbH, Gablonzer Str. 4, 76185 Karlsruhe, Tel. +49 (0)721 95 25 -0, Fax: +49 (0)721 95 25 -100, info@astadev.de, www.astadev.de

 
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