Aus zwei wird eins – klassisches und agiles Projektmanagement verschmelzen statt verknüpfen

ONEPOINT

Seit Jahren ist die Onepoint Projects GmbH mit einer Lösung für Projekt- und Portfoliomanagement auf dem Markt, die klassische und agile Funktionalität verknüpft. Doch im Laufe der Zeit wuchsen die Kundenwünsche nach mehr Integration, vor allem fürs Portfoliomanagement: eine agile Komponente analog zum Projektstrukturplan PSP, datenbasierte Aussagen über die Zukunft, einheitliche Kennzahlen für das gesamte Portfolio. Geschäftsführer Gerald Aquila berichtet im Interview, wie sich agile Softwarekonzepte weiterentwickelten und wie die neue Stufe der Integration die Software verändert hat.

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Aus zwei wird eins – klassisches und agiles Projektmanagement verschmelzen statt verknüpfen

ONEPOINT

Seit Jahren ist die Onepoint Projects GmbH mit einer Lösung für Projekt- und Portfoliomanagement auf dem Markt, die klassische und agile Funktionalität verknüpft. Doch im Laufe der Zeit wuchsen die Kundenwünsche nach mehr Integration, vor allem fürs Portfoliomanagement: eine agile Komponente analog zum Projektstrukturplan PSP, datenbasierte Aussagen über die Zukunft, einheitliche Kennzahlen für das gesamte Portfolio. Geschäftsführer Gerald Aquila berichtet im Interview, wie sich agile Softwarekonzepte weiterentwickelten und wie die neue Stufe der Integration die Software verändert hat.

Herr Aquila, wie erleben Sie als Anbieter von Projekt- und Portfoliomanagementlösungen derzeit die Diskussion um agile Konzepte?

Momentan gibt es viel Unsicherheit im Markt. Agilität ist ein Hype und manche meinen, jetzt alles agil machen zu müssen, auch wenn es gar nicht passt. Scaled Agile wird als Lösung für alles propagiert, gerne auch von Beratern mit wenig Praxiserfahrung. Doch in vielen Fällen ist klassisches Projektmanagement nach wie vor die bessere Lösung, etwa wenn feste Deadlines und viele Abhängigkeiten zu beachten sind. Wir sind deshalb überzeugt: Was die meisten Unternehmen brauchen sind hoch integrierte hybride Lösungen. Dies gilt umso mehr, wenn nicht nur Einzelprojekte, sondern auch Portfolios und Programme zu managen sind.

Wie haben Sie als Softwareentwickler auf die neuen agilen Ideen reagiert?

Als Ken Schwaber und Jeff Sutherland die Scrum-Lawine ins Rollen brachte, waren die darin enthaltenen Konzepte überwiegend gar nicht so neu, sondern eher die Begriffe. Wir Softwareentwickler hatten damals zwar beispielsweise keine „Sprints“, aber „iterative Entwicklungszyklen“. Wir haben die Features als „komplex, mittel und einfach“ eingestuft, „Story Points“ haben diesen Ansatz weiterentwickelt. Auch Jira kommt ja ursprünglich nicht aus der agilen Welt, sondern war zunächst ein Bug-Tracking-System. Doch mit seinen taktischen Workflows hat es einen Nerv getroffen und wurde, zunächst über das Plugin Greenhopper, zum führenden Tool für agile Software-Entwicklung. Auch wir bei Onepoint waren von Anfang an mit dabei.

Wie haben Sie diese Entwickler-Erfahrungen in Ihrer Onepoint-Kundensoftware umgesetzt?

Getrieben durch unsere eigene Anwendererfahrung waren wir unter den ersten, die Jira in eine Projektmanagementlösung integriert haben. Zudem entwickelten wir eine agile „Planning Option“, die sich eng am Scrum-Standard orientierte, oder auch agile Angebote wie Kanban. Wir haben mit solchen agilen Features jahrelang Erfahrungen gesammelt, die nun in unsere aktuelle Lösung eingeflossen sind.

„Kaum jemand braucht die Trennung zwischen Story und Task.“

Was waren für Sie prägende Erfahrungen mit den bisherigen agilen Tools?

Wir haben erkannt, dass Agilität in der Software oft zu akademisch umgesetzt wird, und das galt anfangs auch für uns. Ein typisches Beispiel ist die Trennung zwischen Story für die Produktseite und Task für die Umsetzungsseite. Diese Trennung gibt es fast immer nur auf dem Papier, was ja schon der Erfolg von Jira zeigt. Millionen Menschen arbeiten damit, und zwar ohne eine Unterscheidung von Story und Task. Die Anwender sehen auch keinen Sinn darin, zweimal nahezu das gleiche zu machen. Im klassischen Projektmanagement gibt es dazu eine passende Parallele: So gut wie niemand definiert erst einmal einen Ergebnisbaum, um davon den Projektstrukturplan abzuleiten. Ausnahmen sind sehr komplexe Projekte, oft im Automotive und Aerospace-Bereich, in denen tatsächlich viele einzelne Ergebnisse von Anfang an definiert sind.

Welche agilen Konzepte gehören denn für Onepoint in eine anspruchsvolle hybride Lösung?

Wir haben uns entschlossen, in unserem neue Release 19 Agilität konsequent und tief in Onepoint zu integrieren. Dafür haben wir die Integration mit Jira nicht nur wesentlich erweitert, sondern auch den agilen Planungsfluss innerhalb von Onepoint so umgesetzt, dass er 100 Prozent konsistent zu Jira funktioniert. Ziel war eine agile Funktionalität nach Scrum-Standard, aber so, wie er wirklich gelebt wird. Also unter anderem wie eben erwähnt: keine Trennung zwischen Story und Tasks. Mit der Story-Liste auf Basis der Kundenanforderungen wird direkt gearbeitet.

Agile Darstellung analog zum PSP, integriertes Sprint Board und datenbasierte Velocity

Was sind weitere Elemente dieser Integration?

Wir haben den häufig geäußerten Kundenwunsch nach einer dem Projektstrukturplan vergleichbaren Darstellung von Epics und Stories umgesetzt. Ergebnis ist eine zweistufige Gliederung: auf der ersten Ebene die Epics, auf der zweiten die Stories, alles mit Drag & Drop einfach zu bearbeiten. Auf beiden Ebenen sind zudem Statusinformationen auf den ersten Blick erkennbar. Beispiel: Gestartete Epics und Stories sind einmal, abgeschlossene sind doppelt durchgestrichen. Damit bekommen die Projektmanager erstmalig etwas, das sich viele ausdrücklich gewünscht haben, nämlich eine klare und aussagekräftige Übersicht auch für agile Projekte.

Es gibt ja bereits in Jira eine gute Sprintplanung. Wo liegen die Vorteile für ein Sprint Board in Onepoint?

In Jira passiert die Sprint-Planung in einer Spalte, die von oben nach unten gelesen wird. Das funktioniert gut, wenn man nur einen Sprint planen möchte oder vielleicht zwei. Will man weiter in die Zukunft schauen, etwa weil es Abhängigkeiten zu berücksichtigen gibt, muss man in Jira viel hin und her scrollen. Unser Ziel war ein Sprint Board, das Übersichten auch für längere Zeiträume schafft. Dazu kommt als weiterer entscheidender Vorteil die Verknüpfung der agilen Planung mit einem professionellen Ressourcenmanagement. Wenn einbezogen wird, welche Mitarbeiter zu wieviel Prozent dem Projekt zugeteilt sind, aber auch Urlaube, Feiertage und Krankenstände in die Planung eingehen, lässt sich die Velocity, also die voraussichtliche Leistung pro Sprint, automatisch und fundiert berechnen. Das unterstützt einen realistischen Forecast, wie viele Story Points voraussichtlich in den nächsten Sprint passen. Freie oder überlastete Kapazitäten werden farblich angezeigt. Nicht zuletzt führt die Verknüpfung von Ressourcenmanagement, Story Points und Velocity-Kalkulation zu stets aktuellen, datenbasierten Hochrechnungen, wann das Projekt voraussichtlich abgeschlossen ist.

Klassische Projektmanagement-Dimensionen, von denen auch agile Projektplanung profitiert

Können weitgehend oder ausschließlich agil arbeitende Onepoint User darüber hinaus vom klassischen Projektmanagement profitieren?

Die Unterschiede zwischen klassisch und agil liegen ja fast ausschließlich in der Planung und Controlling, und zwar in den Kerndimensionen Zeit, Ressourcen und Kosten sowie Qualität. Darüber hinaus gibt es viele Dimensionen, die sich nicht unterscheiden, etwa Risikomanagement oder Stakeholderanalyse. Letzteres ist für agile Projekte, die ja relativ intensiv mit den Kunden interagieren, oft besonders wichtig. Da können klassische Werkzeuge eins zu eins übernommen werden.

Zum klassischen Projektmanagement gehören auch strukturierende Vorlagen wie To-Do-Listen, Besprechungsplanung oder Protokollvorlagen. Gibt es da nach Ihrer Erfahrung Vorbehalte bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus agilen Projekten?

Nein, keineswegs. Vielmehr haben gerade Leute aus dem agilen Bereich oft noch mehr Interesse, auch für diese Themen moderne Tools zu verwenden. Die Vorteile liegen ja auf der Hand: Durch die Wiederverwertbarkeit von Informationen geht vieles deutlich schneller, etwa beim Status-Reporting.

Wie verändert sich die Sicht des Portfolio-Managements durch die neue hybride Integration?

Diese Sicht auf eine neue Ebene zu heben, war für uns ein wesentliches Ziel. Wir wollten ein wirklich hybrides Portfolio mit allen relevanten Projekten schaffen: Projekte mit klassischem Terminplan und agile Projekte mit einer validen Velocity als aussagekräftiger Kennzahl. Nicht zu vergessen kleine Projekte mit spreadsheet-basierter Planung, die sich kompakt und einfach integrieren lassen. Professionelles Ressourcenmanagement und ein Satz von übergeordneten Kennzahlen bilden die Klammer und gehen in ein konsistentes Dashboard ein.  Das alles umzusetzen war nicht einfach, aber ich denke, es ist uns gut gelungen.

Lassen Sie uns zuletzt einen Blick in die Zukunft werfen. Haben Sie bereits Vorstellungen für die weitere Entwicklung?

Jetzt sind wir erst einmal gespannt, wie unsere Kunden mit dieser Lösung arbeiten und welches Feedback von ihnen kommt – dann schauen wir weiter.

Dann viel Erfolg und vielen Dank für das Gespräch.

Das Interview führte Elisabeth Wagner

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