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aXc-Project – SharePoint einfach ausgebaut

Viele Unternehmen nutzen Microsoft SharePoint, um an einer zentralen Stelle den Überblick über relevante Projektdaten zu behalten. Doch für ein fortgeschrittenes Projektmanagement mit fundiertem Ressourcenmanagement und einer anspruchsvollen Budgetverwaltung reichen die Bordmittel in SharePoint meist nicht aus. Diese Lücke füllt aXc-Project. Die Software lässt sich nahtlos in SharePoint einbinden und ermöglicht ein integriertes, unternehmensweites Projekt- und Ressourcenmanagement. Dr. Mey Mark Meyer stellt Ihnen aXc-Project vor.

aXc-Project – SharePoint einfach ausgebaut

Viele Unternehmen nutzen Microsoft SharePoint, um an einer zentralen Stelle den Überblick über relevante Projektdaten zu behalten. Doch für ein fortgeschrittenes Projektmanagement mit fundiertem Ressourcenmanagement und einer anspruchsvollen Budgetverwaltung reichen die Bordmittel in SharePoint meist nicht aus. Diese Lücke füllt aXc-Project. Die Software lässt sich nahtlos in SharePoint einbinden und ermöglicht ein integriertes, unternehmensweites Projekt- und Ressourcenmanagement. Dr. Mey Mark Meyer stellt Ihnen aXc-Project vor.

Microsoft SharePoint hat sich in zahlreichen Unternehmen als Hilfsmittel im Projektalltag etabliert. Dokumentenablagen, Wiki-Funktion, Terminübersichten und rasch konfigurierte Listen mit Informationen aller Art sind zweifellos nützlich, um an einer zentralen Stelle die Übersicht über alle Projektdaten zu behalten. Wenn allerdings fortgeschrittenes Projektmanagement mit fundiertem Ressourcenmanagement und womöglich noch einer anspruchsvollen Budgetverwaltung erforderlich ist, stößt man mit den Bordmitteln von SharePoint schnell an Grenzen. In diese Nische springt aXc-Project. Die Software lässt sich nahtlos in SharePoint einbinden und ermöglicht ein integriertes, unternehmensweites Projekt- und Ressourcenmanagement.

Intelligente, vernetzte Listen für SharePoint

Listen sind in SharePoint die zentralen Bausteine. aXc-Project synchronisiert sich permanent mit den SharePoint-Listen und stellt so die Datenkonsistenz und die Einhaltung der Projektmanagement-Logik sicher. Hinzu kommen etliche eigene Listen, die aXc-Project als Templates zur Verfügung stellt. Sie lassen sich leicht in die SharePoint-Oberfläche einbinden und sind wie alle gewöhnlichen SharePoint-Listen einfach zu konfigurieren. Zusätzliche Spalten, eigene Eingabeformulare und gefilterte oder gruppierte Ansichten stellen damit kein Problem dar. Eine Liste aller Arbeitspakete oder übergreifende Dashboards sind auf diese Weise rasch erstellt. Wichtig dabei: Die Standardfunktionalität von SharePoint bleibt in vollem Umfang erhalten. Sie wird lediglich um wichtige Funktionen des Projektmanagements ergänzt.

Bewusst vermeidet aXc-Project den Ansatz, speziell programmierte SharePoint-Bausteine, sog. Webparts, zur Verfügung zu stellen, um über diese Zugriff auf die Projektdaten zu erhalten. Denn auf diesem Weg wären die Informationen nur mittels dieser speziellen Webparts zugänglich. Bei der Nutzung von aXc-Project liegen stattdessen alle Projektdaten in gewöhnlichen SharePoint-Listen vor, wodurch den Anwendern und Administratoren sämtliche Bordmittel von SharePoint zur Verfügung stehen, um mit diesen Daten zu arbeiten. So kann aXc-Project angepasst und ein individuelles Projektinformationssystem entworfen werden (Bild 1). Auf diese Weise lassen sich beispielsweise die im Standard gelieferten Eingabeformulare bei Bedarf schnell ergänzen oder durch komplett neue Versionen ersetzen.

Bild 1: Individuelle Projektlisten mit den eigenen Projekten sind schnell erstellt. Über die einfache und intuitive Kachelnavigation werden auch schnell die zugehörigen Arbeitspakete, Risiken und To-Dos zugänglich.
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Jederzeit konsistente Daten

Der entscheidende Vorteil von aXc-Project ist, dass die Software die Listen im Hintergrund logisch sinnvoll miteinander verknüpft, zusammenhängende Daten synchronisiert und Einzelwerte aufsummiert. Damit sorgt das Programm für konsistente Daten. Werden beispielsweise die Ausführungstermine von Arbeitspaketen geändert, beeinflusst dies je nach den vorhandenen Abhängigkeiten auch die anderen Arbeitspakete sowie die Auslastung der betroffenen Mitarbeiter. Auch eine Liste der wichtigsten Projektmeilensteine wird in diesem Fall automatisch aktualisiert.

Schon ab Werk stellt SharePoint viele Workflow-Funktionen zur Verfügung, die auch für alle Listenobjekte von aXc-Project genutzt werden können. Damit ist es z.B. möglich, eine Zeitrückmeldung zunächst von der Projektleitung überprüfen und anschließend durch den zuständigen Vorgesetzten freigeben zu lassen. Auch hier sorgt die Logik von aXc-Project im Hintergrund dafür, dass alle Summenlisten sofort aktualisiert werden und beispielsweise die kumulierten Projektkosten nach der Freigabe der Zeitrückmeldung sofort den aktuellen Stand widerspiegeln.

Dem Informationsbedarf der einzelnen Nutzer tragen individuell angepasste Ansichten und Berichte Rechnung. SharePoint bietet von Haus aus vielfältige Möglichkeiten, um die Projektdaten in Dashboards aufzubereiten oder als Bericht zu Papier zu bringen (Bild 2). Mit aXc-Project kommen vordefinierte Projekt-Auswertungen für Microsoft Office hinzu.

Bild 2: Dashboards und Berichte aus aXc-Project integrieren sich vollständig in SharePoint und lassen sich mit dessen Konfigurationsmitteln leicht anpassen.

Einfache Entwicklung von Schnittstellen

Das Prinzip, Projektdaten als Listen direkt in SharePoint verfügbar zu machen, bietet auch Vorteile bei der Entwicklung von Schnittstellen. Wer z.B. Finanzdaten aus dem ERP-System mit SharePoint verknüpft, kann diese Informationen dank der Excel-Verknüpfung in SharePoint direkt in ein Tabellenkalkulationsblatt übernehmen. Dieses bleibt mit SharePoint verbunden und spiegelt fortan stets automatisch den aktuellen Datenbestand wider. Im Offline-Modus kann zumindest auf den zuletzt aktualisierten Stand zurückgegriffen werden, falls etwa unterwegs einmal keine Verbindung zum Server bestehen sollte.

Auch Drittkomponenten, die SharePoint-Apps, arbeiten in der Regel auf der Grundlage von Listen. Wer z.B. bereits ein bevorzugtes Gantt-Diagramm verwendet, kann es weiter nutzen. Statt lediglich von Hand eingegebene Daten zu visualisieren, stellt das Diagramm auf der Basis einer aXc-Project-Liste dann die jeweils aktuell berechneten Projekttermine dar.

Der aXc-Client für die Projektplanung

Die Integration in SharePoint eignet sich hervorragend, um viele verschiedene Anwender in einer einfach zu bedienenden Oberfläche mit Projektinformationen zu versorgen und von ihnen Rückmeldungen zu sammeln. Typische Beispiele für Aufgaben, die sich auf diese Weise gut unterstützen lassen, sind das Management von Projekt- und Änderungsanträgen oder die…

Bewertungen und Kommentare

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Alle Kommentare

Robert
Oehler
Liebe Freunde, mich würde interessieren, ob diesem Tool auch der Datenaustausch mit SAP gelingt? Weiß das vielleicht jemand? Schöne Grüße Robert
Klaus Peter
Roy
Dr.
Wir haben bei uns eine Schnittstelle für Rückmeldungen ins SAP im Einsatz: Der Mitarbeiter erfasst Aufwände. Über die Middleware SAP-PI prüft die Anwendung im SAP ERP, ob Auftragsnummer etc. passt und bucht dann die Rückmeldung in SAP CATS. Dann erfolgt die Buchung in aXc-Projekt. Die Daten im SAP werden dann für die interne Leistungsverrechnung und Rechnungsstellung an Kunden weiter verwendet. Die Schnittstelle läuft seit ca. 3 Jahren produktiv.
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